La gestion de projet est souvent un défi important pour les entreprises. Sans outils adaptés, elles coordonnent difficilement les efforts entre les différentes équipes. Elles manquent également de visibilité sur les différentes tâches accomplies.
Le diagramme de Gantt est un excellent outil pour résoudre ces problèmes. Il répertorie les activités et les tâches liées à un projet pour visualiser plus facilement leur avancement dans le temps. Il permet aussi de scinder les projets complexes en tâches de plus petite taille.
Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ? À quoi sert-il ? Comment le réaliser et avec quels outils ? Découvrez les réponses à ces questions dans la suite de cet article.
Diagramme de Gantt : définition
Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet. Il facilite la planification de projet en offrant une représentation graphique de chaque tâche à effectuer et de son avancement.
Le colonne de gauche du diagramme liste les différentes tâches à effectuer. La ligne d’en-tête correspond à l’unité de temps du projet (en jours, semaines ou mois). Chaque tâche est matérialisée sur le diagramme par une barre horizontale, aussi appelée barre de Gantt. La position et la longueur des barres définissent la date de début, la durée et la date de fin de chaque tâche.
Les chefs de projet utilisent très souvent les diagrammes de Gantt pour avoir une compréhension globale de ce que font leurs équipes. Ils leur permettent de centraliser dans un seul document les actions à effectuer, le chevauchement des tâches et la durée escomptée du projet.
Même s’il est très populaire de nos jours (il se prête très bien au format numérique), le diagramme de Gantt ne date pas d’hier. En 1896 déjà, l'ingénieur polonais Karol Adamiecki a conçu un outil très similaire appelé harmonogramme. Toutefois, ce dernier ne franchit pas les frontières de la Pologne. C’est en 1910 qu’un ingénieur américain, Henry Gantt, invente le désormais célèbre diagramme de Gantt.
À quoi sert un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt s’utilise pour différents types de projets. Très souvent couplé au diagramme de PERT, il offre de nombreux avantages :
Une planification efficace des tâches
Le diagramme de Gantt facilite la planification de projet en offrant une vue d'ensemble détaillée. Il permet notamment d'identifier les tâches les plus longues. Ces dernières sont centrales car un retard dans leur exécution impacte significativement le reste du projet. Le diagramme de Gantt permet donc de définir facilement les tâches qui demandent le plus de temps et qui sont prioritaires dans la planification.
La création d'un diagramme de Gantt est souvent la première étape d’un plan de gestion de projet plus global. Cette approche permet de le diviser en tâches plus simples, de les planifier et de peaufiner le plan général. Il est ensuite possible de transposer ces données dans un format plus adapté aux équipes concernées.
Une meilleure vue d’ensemble du projet
L’intérêt du diagramme de Gantt réside dans la visualisation de projets complexes dans le temps. Il fournit une vision globale des différentes tâches et des parties prenantes du projet.
Avec cet outil de planification, les équipes comprennent mieux :
Les étapes et les tâches à effectuer pour mener à bien le projet
Les délais à respecter pour chaque tâche grâce aux barres horizontales dont la taille indique la durée
Les personnes responsables de chacune des tâches
Les étapes clés qui représentent les moments importants de l’avancement du projet
Les ressources nécessaires à chaque tâche (matériel, personnes, financement)
Grâce au diagramme de Gantt, chaque salarié sait qui fait quoi, dans quel ordre et à quel moment.
Une identification claire des dépendances entre les tâches
Sur un diagramme de Gantt, les dépendances entre les différentes tâches sont affichées sous forme de flèches. L’affichage de ces relations entre chaque étape du projet permet de planifier le projet de manière réaliste.
Avec un plan d’action clair, les retards sont moins fréquents. En cas d’imprévu, le chef de projet peut allouer les ressources humaines au bon endroit. Il peut alors éviter les goulets d’étranglement. C’est cette adaptabilité qui rend le diagramme de Gantt essentiel dans de nombreuses méthodes de gestion de projet.
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Comment créer un diagramme de Gantt ?
Les informations à inclure
Dans sa forme la plus simple, le diagramme de Gantt comprend trois éléments :
La liste des tâches : affichée sur l’axe vertical et à gauche du document, elle recense toutes les tâches et les activités liées au projet.
La chronologie : elle est affichée sur l’axe horizontal et en haut du diagramme. Elle permet de visualiser la durée du projet en jours, semaines ou mois.
Les barres horizontales, ou barres de Gantt : chaque barre représente une tâche à effectuer. Son positionnement et sa longueur indiquent la date de début, la durée et la date de fin de la tâche concernée.
Ces trois éléments permettent de créer un diagramme basique. Cependant, ils ne permettent pas de définir des responsables ou des dépendances entre chaque étape. C’est pourquoi il faut généralement ajouter d’autres composants :
Les flèches : elles permettent d’indiquer les dépendances et l’ordre des tâches à effectuer.
Les losanges ou étoiles : ils indiquent des étapes clés et les jalons du projet. Ce sont des échéances importantes.
Les responsables : par le biais d’une photo ou d’une couleur, les responsables sont affichés sur le diagramme de Gantt. Chaque tâche est assignée à une ou plusieurs personnes.
Le chemin critique : il représente une suite de tâches interdépendantes qui est essentielle au respect du délai imparti.
Les étapes à suivre
Il existe plusieurs approches pour créer un diagramme de Gantt. De manière générale, les étapes à suivre sont toujours les mêmes :
Définir les tâches du projet et les étapes clés
L’objectif de cette étape est de découper le projet en plusieurs tâches concrètes. Chaque tâche peut contenir des sous-tâches. Par exemple, la tâche « construire une maison » peut être découpée en plusieurs sous-tâches : « bâtir les fondations », « construire les murs », et « poser la toiture ».
Il faut ensuite identifier les étapes clés du projet. Ce sont des objectifs à atteindre et qui segmentent le projet en plusieurs grandes phases.
Estimer la durée de chaque tâche
Cette étape est parfois compliquée, surtout quand elle dépend d’éléments externes à l’entreprise. De manière générale, plus une tâche implique de personnes, plus vous pouvez estimer une durée longue.
Créer des connexions entre les tâches
Établir une dépendance entre différentes tâches permet de définir un enchaînement logique. Dans l’exemple précédent, la tâche « construire les murs » ne peut pas avoir lieu avant la tâche « bâtir les fondations ». Il existe différents types de dépendances :
Début à début (DD) : la tâche ne peut débuter que si l’autre a démarré aussi.
Début à fin (DF) : la tâche ne peut se terminer que si la précédente a démarré.
Fin à début (FD) : la tâche ne peut débuter que si la précédente est terminée.
Fin à fin (FF) : les deux tâches doivent se terminer en même temps.
Planifier les tâches
Cette étape est simple : vous devez placer chaque tâche sur le diagramme. Comme vous avez estimé le délai de chacune d’entre elles en amont, il ne vous reste plus qu’à organiser le planning.
Assigner les tâches
Pour finir, le responsable du projet doit attribuer chaque tâche à un ou plusieurs membres de l’équipe. L’affectation s’exprime sous forme de taux. Par exemple, une personne à temps plein sur une tâche correspond à un taux de 100 %. Un taux de 300 % signifie qu’une équipe de trois personnes est à temps plein sur une action.
Comment faire un diagramme de Gantt sur Excel ?
Il est tout à fait possible de faire un diagramme de Gantt sur Excel sans utiliser de logiciel de gestion de projet. Voici les étapes à suivre :
Créez 4 colonnes : nom de la tâche, date de début, date de fin et durée de la tâche.
Ajoutez les données du projet à la feuille de calcul.
Accédez au menu Insertion > Graphiques > Histogramme > Barres 2D.
Ajoutez les données au diagramme.
Mettez en page pour plus de lisibilité.
Pour gagner du temps, Microsoft propose également des modèles de diagramme gratuits (lien en anglais).
Comment faire un diagramme de Gantt sur Google Sheets ?
Créer un diagramme de Gantt sur Google Sheets est simple et rapide. Voici les étapes à suivre :
Créez un tableur dans Google Sheets. Il doit au minimum inclure trois colonnes : une pour les tâches à effectuer, une pour la date de début de chacune d’entre elles et une dernière pour la date de fin. Vous pouvez également ajouter une quatrième colonne avec les responsables de chaque tâche.
2. Copiez l’en-tête du tableau et collez-le à l’endroit où vous souhaitez afficher le diagramme de Gantt. Remplacez les en-têtes « Date de début » par « Jour » et « Date de fin » par « Durée ». Dans la colonne « Jour », ajoutez cette formule : « =ENT(B2)-ENT($B$2) » et appliquez-là à toutes les tâches. Cette formule permet de calculer le nombre de jours entre le début du projet et le début de chaque tâche. Dans notre exemple, la construction des murs débute 12 jours après le lancement du projet.
3. Dans la colonne « Durée », ajoutez cette formule : « =C2-B2 ». Elle permet de calculer la durée de chaque tâche. Appliquez cette formule à toutes les tâches.
4. Sélectionnez le tableau que vous venez de créer puis cliquez dans le menu sur « Insertion » puis « Graphique ». Une fenêtre s’ouvre alors sur la droite. Sélectionnez l’option « Graphique à barres empilées » pour créer le votre diagramme de Gantt dans Google Sheets. Cliquez sur une des barres bleues sur le graphique puis modifiez le paramètre d’opacité du remplissage à 0 %.
Vous avez désormais la base de votre diagramme. Il ne vous reste plus qu’à le personnaliser selon vos besoins.
Cas d’utilisations du diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est utilisé par les entreprises de toutes tailles, de la startup aux grandes entreprises. Sa simplicité d’utilisation en fait un outil de gestion de projet très prisé par les chefs d’entreprise en quête de croissance. Mais son utilisation ne s’arrête pas là :
Lancement d’un nouveau produit ou service : le diagramme de Gantt offre une vision claire dans le cas d’un lancement. Il permet de visualiser les étapes nécessaires au bon déroulement du projet et leur chronologie. Il est particulièrement utile pour les équipes de vente qui peuvent comprendre où en est le processus et donc communiquer plus efficacement.
Mise en place d’une campagne marketing : lancer une campagne marketing sur plusieurs canaux de communication peut être un véritable casse-tête. Le diagramme de Gantt garantit une approche structurée et logique. L’entreprise peut également définir des jalons qui correspondent à chaque étape du cycle de vie client.
Présentation des livrables par les équipes de vente : les commerciaux le savent bien, leurs prospects sont constamment dans l’urgence. Le diagramme de Gantt est un très bon support pour présenter un calendrier des livrables. Il permet de présenter les délais estimés de manière claire et précise. Il est d’ailleurs très souvent utilisé pour répondre à la question « Quand ? » de la méthode QQOQCCP.
S’il est très populaire, le diagramme de Gantt est toutefois loin d’être la seule option pour gérer efficacement un projet. La méthode agile Scrum et la méthode Lean sont sans aucun doute les alternatives les plus populaires. Si votre entreprise est dans le secteur de l’informatique, la méthode waterfall est une autre option à considérer.
Pour conclure
Le diagramme de Gantt est un excellent outil pour les chefs de projet et les entreprises à la recherche de clarté. Il permet de structurer les différentes stratégies pour mener à bien un projet. Malgré son apparente simplicité, il fait preuve de flexibilité sur des projets de grande envergure.
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