Dans l’univers de la gestion de projet, il est crucial de disposer des bons outils pour planifier, organiser et suivre l’ensemble de ses tâches. Parmi ces outils, le diagramme de PERT (pour « Program Evaluation and Review Technique ») se distingue comme une méthode traditionnelle (par opposition aux méthodes alternatives comme la méthode agile Scrum), et peut s’avérer très efficace pour optimiser la gestion de projet. Cette dernière est plus facile à comprendre grâce à la représentation graphique de PERT.
Cet article explore en détail cette technique, ses avantages, ses étapes de création et comment elle peut être utilisée pour améliorer la planification et l'exécution de vos projets.
PERT : définition
Le diagramme de PERT (souvent simplement « diagramme PERT ») est un outil de gestion de projet et de planification. Il permet d'analyser les tâches nécessaires et de les visualiser sous forme de réseau pour accomplir un projet. Il met notamment l'accent sur les délais et les dépendances de chacune des composantes du projet (on parle de réseau PERT).
Le diagramme PERT permet de décomposer un projet en tâches plus petites, de déterminer les dépendances entre ces tâches et d'estimer le temps nécessaire pour chacune d'elles. Ce diagramme est notamment utile pour la conduite de projets complexes, où la coordination et la planification sont essentielles.
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Les avantages du diagramme de PERT
Planification précise : aide à estimer avec précision la durée de chaque tâche et à identifier le chemin critique, c'est-à-dire la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet.
Identification des dépendances : permet une visualisation très concrète des relations entre chaque tâches. Le gestionnaire de projet peut alors mieux comprendre les interdépendances et planifier les tâches qui peuvent être effectuées en parallèle.
Anticipation des ressources : guide la planification des ressources humaines, financières et techniques nécessaires pour chaque phase du projet.
Gestion des risques : met en exergue les tâches clés et les points de blocage potentiels pour faciliter la gestion proactive des risques.
Flexibilité : offre une flexibilité dans la re-planification des tâches en fonction des imprévus ou des changements dans les priorités du projet.
Amélioration de la communication : facilite la communication entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Il peut alors être complémentaire à des méthodes de résolution de problèmes comme le diagramme d’Ishikawa.
Distinguer le diagramme de PERT et le diagramme de GANTT
Les diagrammes de PERT et de GANTT sont deux outils de gestion de projet souvent utilisés de manière complémentaire, et ils sont parfois confondus.
Le diagramme de PERT est généralement utilisé en amont de projets majeurs pour les décomposer en tâches plus petites, tandis que le diagramme de Gantt sert à organiser ces tâches chronologiquement, puis à suivre leur progression. Ces deux outils se distinguent aussi par leur :
Histoire : la méthode PERT a été imaginé en 1958 par l’US Navy, l’armée marine des États-Unis. Le diagramme de GANTT est plus âgé : il a été élaboré en 1910 par l’ingénieur en mécanique américain Henry Gantt.
Objectif principal : le diagramme de PERT est axé sur l'analyse des tâches et des délais, en se concentrant sur les dépendances et le chemin critique. Le diagramme de GANTT est un outil de planification qui s’attache à exposer les tâches sur une échelle de temps.
Représentation visuelle : visuellement, les deux diagrammes sont radicalement différents. Le diagramme PERT utilise des nœuds et des flèches pour représenter les tâches et leurs relations, il n’a pas d’axe. À l’inverse, le diagramme de GANTT représente les tâches sous forme de barres, sur une échelle chronologique linéaire (l’axe X correspond à la chronologie et l’axe Y aux tâches).
Complexité : le diagramme de PERT est adapté aux projets complexes avec de très nombreuses dépendances, alors que le diagramme de GANTT est plus utilisé pour des projets moins « tentaculaires », ou pour fournir une vue d'ensemble rapide des échéances.
Comment créer un diagramme de PERT ?
Nous allons passer en revue les étapes nécessaires pour créer un diagramme de PERT. Vous pouvez choisir de faire votre diagramme à la main sur une feuille de papier ou un tableau (utile pour représenter un projet visuellement pendant une réunion), ou utiliser un outil numérique dédié pour réaliser votre diagramme de PERT.
1. Définir les tâches et les événements
Commencez par lister toutes les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet. Décomposez le projet en tâches individuelles et notez chaque tâche. Cette première étape peut être réalisée sur un simple tableur. Ne négligez aucune tâche, même celles qui vous sembleraient anecdotiques. Une tâche évidente pour une personne ne l’est pas forcément pour une autre, veillez donc à ne rien laisser au hasard. Pour ce faire, vous pouvez par exemple organiser une session de brainstorming avec toutes les parties prenantes ou utiliser la méthode Kanban (un bon moyen de comprendre les étapes d’un processus de A à Z).
2. Déterminer les dépendances
Pour chaque tâche, identifiez les dépendances (ou antécédents), c'est-à-dire les tâches qui doivent être terminées avant qu’une autre puisse commencer. Cette étape est essentielle pour construire un diagramme cohérent.
3. Estimer les durées
Estimez la durée nécessaire pour accomplir chaque tâche. Pour une estimation précise et une fois de plus, cohérente, utilisez trois valeurs : une durée optimiste, une durée pessimiste et la durée la plus probable.
La formule PERT pour estimer une durée est :
Durée estimée = (Durée optimiste + 4 × Durée la plus probable + Durée pessimiste) / 6
4. Intégrer des marges libres
Les marges libres représentent la flexibilité disponible pour chaque tâche. Elles indiquent le délai maximum possible pour une tâche sans que cela retarde l’achèvement du projet. En calculant ces marges, identifiez les tâches indépendantes dont les retards n’impactent pas le chemin critique. En liant les durées estimées aux marges de liberté, vous pouvez optimiser davantage la planification et la gestion des ressources.
5. Dessiner le diagramme
Votre diagramme va commencer à prendre forme. Utilisez des nœuds pour représenter les étapes et des flèches pour représenter les tâches. Connectez les nœuds en fonction des relations de dépendance identifiées. Indiquez la durée estimée pour chaque tâche sur les flèches correspondantes.
Si plusieurs tâches se rejoignent à une même étape (c’est souvent le cas pour l'étape finale), prenez en compte la date la plus éloignée parmi toutes les options possibles pour déterminer la date au plus tôt.
Remarque : il existe une multitude d’outils pour réaliser le diagramme à proprement parler, dont Miro, que vous pouvez intégrer facilement à Pipedrive.
6. Identifier le chemin critique
Le chemin critique est la séquence des tâches les plus importantes, qui détermine la durée totale du projet. Il est capital car tout retard dans cette séquence peut entraîner un retard dans l'ensemble du projet. Identifiez ce chemin sur votre diagramme : il correspond au délai incompressible de réalisation de votre projet.
7. Mettre à jour au fil du temps
Comme avec tout outil organisationnel, il est essentiel de maintenir des données à jour. Le diagramme de PERT doit être mis à jour régulièrement pour refléter d’éventuels changements dans les tâches ou les délais. Revoyez votre diagramme régulièrement pour l’ajuster en fonction de l'avancement réel du projet.
Quand utiliser le diagramme PERT : exemples
Voici quelques cas d'utilisation typiques de la méthode PERT :
Développement de logiciels : pour un projet de développement logiciel, le diagramme de PERT aide à la planification des différentes phases de développement, de la conception initiale aux tests finaux. L'identification des interdépendances est particulièrement utile entre les différentes tâches de codage et de test.
Bâtiment : dans un projet de construction, le diagramme de PERT peut être utilisé pour planifier les différentes étapes, de l'excavation à la finition, en s'assurant que les tâches critiques comme l'installation des fondations et des structures sont correctement coordonnées.
Promotion marketing, B2C : pour le lancement d'un nouveau produit, le diagramme de PERT aide à planifier les nombreuses étapes : recherche de marché, création de contenu, planification des médias online et offline, lancement des campagnes…. Cela permet d'identifier les interdépendances et de coordonner efficacement les différents prestataires (agence, annonceur, ressources freelance…).
Action caritative, ONG : pour une campagne de sensibilisation, le diagramme de PERT sera utile pour structurer les différentes phases, de la conception jusqu’à l'évaluation de l'impact. Cela passe par la collecte de données, le développement de la stratégie de communication et la mise en œuvre d’actions. Cette approche optimise la gestion des ressources.
Pour conclure
Le diagramme de PERT est un outil puissant pour optimiser la gestion de projet. Il permet une planification précise, une gestion des interdépendances et une identification proactive des risques. Il aide les chefs de projet à mener leurs projets plus efficacement, et donc avec plus de rentabilité. Que vous utilisiez des méthodes agiles ou d'autres techniques de gestion de projet, intégrer le diagramme PERT dans votre boîte à outils peut améliorer vos résultats de façon très importante.
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