Vous avez une petite entreprise et vous souhaitez vous simplifier la vie ? Vous venez de vous lancer dans l’entrepreneuriat et vous avez vendu votre premier produit ou terminé votre première mission ? Félicitations ! Et comme tout travail mérite salaire, il est maintenant temps de préparer votre facture.
Pour ce faire, vous devrez dans un premier temps créer et envoyer une facture à votre client. Mais une question à laquelle vous n’avez peut-être pas pensé se pose alors : comment créer une facture et quels sont les éléments à inclure impérativement ? Pas d’inquiétude, même si cette étape peut paraître intimidante au début, la création de factures n’est pas si compliquée : après tout, le travail que vous avez accompli l’était beaucoup plus !
Voyons ensemble tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet et de quelle façon vous pouvez vous simplifier la vie en utilisant un exemple de facture comme base pour vos propres factures.
Doit-on obligatoirement envoyer une facture ?
Lorsque le client est un professionnel, l’émission d’une facture est obligatoire pour chaque vente de produit ou prestation de service. Il est bon de noter que les factures sont généralement envoyées au moment de la livraison du produit ou lorsque la prestation de service est terminée.
Vous avez jusqu’au 15 du mois suivant pour envoyer votre facture s’il s’agit d’une prestation de service ou, dans le cas d’une vente de produit, si vous êtes exonéré(e) de la TVA.
Facture électronique ou format papier ?
Un nouveau projet de loi va rendre obligatoire la réception et l’émission de factures électroniques. Initialement prévue pour 2024, l’obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques a été repoussée à 2026. Cela signifie qu’en 2026, toutes les entreprises, peu importe leur taille ou capital social, devront être en mesure de recevoir et d’intégrer les factures qu’elles reçoivent électroniquement dans leur système de comptabilité.
L’obligation d’émettre des factures électroniques entrerait quant à elle en vigueur à partir du 1er septembre 2027.
Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture ?
Afin d’être en accord avec la loi française, les professionnels doivent inclure les éléments et mentions suivants dans leurs factures :
La date d’émission de la facture.
Le numéro d'identification de la facture. Ce numéro doit suivre une suite chronologique logique (01, 02, 03, etc.).
La numérotation des pages si votre facture comporte plusieurs pages.
L’adresse de facturation ainsi que les informations relatives à votre entreprise.
La dénomination sociale de l’acheteur ou client(e). Dans le cas où le client est un ou une professionnel(le), il faudra faire apparaître l’adresse de son siège social, son numéro SIRET, son statut juridique, le montant de son capital social, ainsi que son numéro RCS s’il s’agit d’un commerçant.
Le numéro de TVA du vendeur, ainsi que celui du client. La seule exception concerne les factures dont le montant hors taxe est égal ou inférieur à 150 €.
Le nom du produit ou de la prestation.
Les détails des quantités et prix de chaque type de produit ou service.
Le taux de TVA appliqué.
Les éventuelles majorations ou réductions de prix appliquées.
La somme totale à payer par le ou la client(e) et les conditions de paiement.
Les délais et modalités de paiement, ainsi que les pénalités de retard de paiement.
Si une assurance professionnelle est requise (ce qui est le cas pour certaines professions artisanales), celle-ci doit être mentionnée sur la factur
Bon à savoir : facture auto-entrepreneur et micro-entreprise
Les auto-entrepreneurs et autres professionnels assujettis à la TVA doivent obligatoirement faire apparaître sur la facture la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
De même, les micro-entreprises doivent faire apparaître la mention « EI » ou « Entrepreneur Individuel » depuis le 15 mai 2022.
Il est important de noter que vos factures, y compris les mentions qui y figurent, doivent préférablement être rédigées en français. Si vous facturez en langue étrangère, l’administration est dans le droit de vous demander une traduction certifiée par un traducteur ou une traductrice assermenté(e).
5 exemples de factures courantes et quand les utiliser
Maintenant que vous en savez plus sur vos obligations en tant que professionnel(le), voyons quelques exemples de factures communément utilisées par les auto-entrepreneurs et autres prestataires de services.
Exemple de facture 1 : la facture classique
Comme son nom le laisse deviner, la facture classique est la facture standard émise par les entreprises à leurs clients après une vente de produit ou une prestation de service. Son but est de formaliser la transaction entre le vendeur et le client et garder une trace de la vente.
En France, elle doit comporter les mentions obligatoires légales mentionnées plus haut et est essentielle pour la comptabilité du vendeur (et de l’acheteur s’il s’agit d’une entreprise).
Exemple de facture 2 : la facture pro forma
La facture pro forma sert de devis entre le vendeur et l’acheteur. Elle ressemble à une facture classique, à la différence près qu’elle ne constitue pas une demande de paiement immédiate.
Elle est généralement utilisée pour :
Donner une estimation précise des coûts
Lister les produits ou livrables qui seront vendus
Informer l’acheteur des termes et conditions de la vente
Il est important de noter que la facture pro forma n’a aucune valeur juridique ou comptable : elle n’est utilisée qu’à titre d’information. Le vendeur est dans l’obligation de mentionner clairement sur le document qu’il s’agit d’une facture pro forma afin d’éviter toute confusion possible avec une facture classique.
Exemple de facture 3 : la facture d'acompte
La facture d'acompte est utilisée lorsqu’un paiement partiel doit être effectué avant la livraison complète des produits ou services vendus. Ce type de facture est particulièrement utile pour les projets qui s’étendent sur une période de temps de plusieurs mois ou plus. Un acompte garantit au vendeur ou prestataire de service de toucher une rémunération partielle avant la conclusion du projet.
La facture d'acompte doit comporter les informations suivantes :
Les coordonnées du vendeur et de l’acheteur
Les conditions générales et la date d’échéance du paiement
Un numéro de facture (si possible lié au numéro de la facture finale qui sera émise afin de faciliter le suivi)
La description des biens ou services
Le montant de l'acompte qui peut être un montant fixe ou un pourcentage du prix total du projet
À noter que le vendeur peut inclure uniquement les biens ou services qui correspondent spécifiquement à la portion du projet facturée s’il le souhaite.
Une facture de solde est émise après l'émission d’une facture d'acompte. Elle indique le montant restant à payer par l’acheteur.
Exemple de facture 4 : la facture récapitulative
La facture récapitulative regroupe plusieurs prestations de service ou livraisons de produits sur une période donnée en une seule facture. Ce type de facture est utilisé pour simplifier la facturation et la comptabilité.
Elle est particulièrement utilisée par les vendeurs qui travaillent régulièrement avec un client (vente de marchandise récurrente, prestations mensuelles de service, etc.)
La facture récapitulative doit inclure les éléments suivants :
Les mentions obligatoires communes à toutes les factures
La période couverte (par exemple “Facture récapitulative pour les prestations de service du mois d’août 2024”)
Le détail de chaque transaction (description, date, prix unitaire, quantité)
Le montant total dû pour la période donnée
Exemple de facture 5 : la facture d’avoir
La facture d’avoir est utilisée pour corriger ou annuler une facture déjà émise. Elle est principalement utilisée pour :
Corriger une erreur présente sur une ancienne facture
Accorder un remboursement partiel ou total
Accorder une réduction après que la facture initiale a été envoyée
Annuler la vente d’une ou de plusieurs transactions
Elle peut également être utilisée lors d’un retour de marchandises.
En plus des mentions légales classiques, la facture d’avoir doit également :
Inclure un numéro de facture unique
Faire référence au numéro de la facture initiale
Contenir les détails de l’ajustement (“15% de remise accordé sur le total pour cause de délais de livraison”)
Afficher montant total du crédit accordé à l’acheteur
Inclure les éventuelles conditions spécifiques comme la méthode de remboursement utilisée
L’importance d’utiliser un modèle de facture
Rien ne sert de réinventer la roue et de risquer d’oublier d’inclure des mentions légales importantes. Pour parer à cela vous pouvez utiliser un modèle de facture.
Les avantages sont nombreux :
Gain de temps. Inutile de recréer vos tableaux de calcul ou de saisir à nouveau les informations relatives à votre entreprise pour chaque nouvelle facture que vous faites. Avec un modèle de facture, vous n’avez qu’à renseigner les informations relatives au client ou au projet en question.
Moins d’erreurs de calcul. L’utilisation d’un template vous permet de limiter les erreurs de calcul car les formules sont déjà prérenseignées.
Conformité. Un modèle de facture de qualité respecte les exigences légales comme l’affichage des mentions légales et le respect de la réglementation en vigueur.
Une image de marque renforcée. Si vous travaillez avec un même client régulièrement, l’envoi de factures cohérentes à l’image de votre marque (logo, code couleur) permettra de renforcer votre branding.
Lisibilité améliorée. Vos factures suivent toutes la même logique et structure, ce qui vous permet de mieux vous y retrouver.
L’utilisation de modèles de facture peut donc vous faire gagner un temps précieux, tout en vous assurant que vos calculs sont justes et que les mentions obligatoires apparaissent réellement. Bien que le format Word puisse être utilisé, nous préconisons le format Excel ou Google Spreadsheet afin de faciliter les calculs et éviter les erreurs manuelles.
Téléchargez notre modèle de facture
Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez consulter notre modèle de facture pour auto-entrepreneur et TPE/PME fait sur Excel. N’oubliez pas que la législation change fréquemment, et il vous appartient de vérifier tous les critères juridiques applicables à votre situation propre.
Ce modèle contient cependant les formules qui vous permettront de calculer votre prix total HT et TTC à partir du prix unitaire que vous aurez renseigné pour chaque service ou produit que vous vendez.
Modèle de facture
De même, nous vous avons indiqué quelles mentions obligatoires ajouter en fonction de votre situation, ce qui vous permettra de vous assurer que vos obligations en tant que vendeur/vendeuse ou prestataire de service sont respectées.
Vous pouvez facilement imprimer votre facture en cliquant sur Fichier > Imprimer, puis en sélectionnant votre imprimante. N’hésitez pas à consulter la page officielle de Microsoft sur le sujet pour plus d’informations.
Si vous envoyez votre facture par e-mail, vous pouvez facilement convertir votre fichier Excel en format PDF en cliquant simplement sur Fichier > Enregistrer sous, puis en sélectionnant PDF dans le menu déroulant qui s’affiche dans la partie « Type de fichier ». Pour plus d’information sur la procéduire pour exporter en PDF, vous pouvez consulter cette page.
L’intégration Quickbooks pour une facturation encore plus pro
Bien que le modèle de facture fourni dans cet article suffise amplement à la plupart des auto-entrepreneurs et TPE, l'utilisation d'un logiciel de facturation et de gestion de comptes dédié permet d’accélérer le processus de création et d’envoi des factures pour les entreprises qui souhaitent automatiser leurs opérations.
C’est le cas par exemple de Quickbooks, qui s’intègre entièrement avec le CRM Pipedrive et qui propose des fonctionnalités d’automatisation qui vous feront gagner un temps précieux, notamment concernant le remplissage des informations relatives à vos clients. De plus, vous pouvez visualiser et envoyer vos factures directement depuis Pipedrive, ce qui vous permet de centraliser votre comptabilité et de l’intégrer entièrement à vos activités commerciales et marketing.
Pipedrive s’intègre également avec d’autres logiciels de facturation populaires : n’hésitez pas à consulter la liste complète des applications disponibles dans la Marketplace.
Pour conclure
En utilisant des modèles de facture ou des outils de facturation dédiés, vous pouvez limiter les oublis et vous assurer que vos factures sont bel et bien en accord avec la réglementation française.
Pour les entreprises qui opèrent dans des secteurs du B2B, l’utilisation d’un CRM commercial qui inclut nativement des intégrations de logiciels de comptabilité tiers offre également la possibilité de fluidifier leurs processus et limiter les saisies manuelles grâce à l’automatisation du remplissage de certains champs relatifs au client ou produit/service en question. N’hésitez pas à profiter de votre essai gratuit de Pipedrive pour constater par vous-même comment cette solution peut vous simplifier la vie.
