Nous avons toutes et tous 24 heures dans une journée. Pourtant, certaines personnes parviennent à signer 4 nouveaux clients pendant que d’autres se sentent surchargées au point de rentrer exténuées sans avoir un sentiment de journée productive. Le secret de l’atteinte de ses objectifs réside dans un concept simple, mais pas toujours évident à mettre en place : la gestion du temps.
Nos habitudes, nos méthodes pour appréhender nos tâches et nos outils conditionnent la productivité des employés d’une entreprise. Même si votre productivité est déjà satisfaisante, il existe toujours des systèmes et des logiciels dédiés à la bonne gestion du temps. Dans cet article, découvrez l’importance de la gestion du temps, sept méthodes pour optimiser vos journées et les outils pour accomplir davantage, sans travailler plus longtemps.
Qu’est-ce que la gestion du temps ?
La gestion du temps est la capacité à organiser, à planifier et à exécuter ses tâches pour atteindre ses objectifs. Cette compétence est particulièrement recherchée par les professionnels souhaitant atteindre leurs objectifs et évoluer dans leur carrière. Elle est également utile pour celles et ceux qui souhaitent combiner vie professionnelle et activité personnelle à haut niveau (sport, art ou investissement personnel dans une cause, par exemple).
Pendant des décennies, la gestion du temps n’était pas une question fondamentale pour être productif. Le secteur primaire et le secteur secondaire imposent des contraintes (comme le fordisme ou le taylorisme) qui rythment la journée de travail des professionnels et laissent peu de place à la gestion du temps au niveau individuel. Néanmoins, l’essor du secteur tertiaire et de la bureaucratie a profondément bouleversé ces systèmes. Les employés peuvent s’installer à leurs bureaux durant huit heures, sans pour autant être productifs. La gestion du temps devient alors un point capital pour optimiser ses journées de travail.
L’importance de la gestion du temps pour la productivité
La bonne gestion de son temps aide à rester réguliers et performants sur le long terme. Elle peut donc aider à atteindre ses objectifs, améliorer son équilibre vie professionnelle et vie personnelle, obtenir une rémunération plus élevée, atteindre ses quotas et développer sa carrière.
Les avantages de mieux gérer son temps sont nombreux, tant sur le développement de sa vie professionnelle que sur l’avancée de ses objectifs personnels :
Réduire sa charge mentale : planifier et prioriser les tâches peut réduire la charge mentale, les imprévus de dernière minute et aider à accomplir plus et se sentir accompli en fin de journée (pour véritablement couper de ses activités professionnelles).
Accomplir plus, en moins de temps : pour atteindre de meilleurs résultats ou se dégager du temps libre, la gestion efficace de son temps permet d’effectuer plus de tâches dans une période impartie.
Avoir plus d’énergie au travail : la gestion du temps entraîne une clarté d’esprit importante pour accomplir plus de tâches, se concentrer sur les projets et apporter des résultats à son entreprise.
Ce concept est aujourd’hui une priorité pour les entreprises, et ces dernières organisent régulièrement des séances de formation pour améliorer les compétences des salariés en gestion du temps.
Gestion d’équipes et scaling des ventes
Les 7 méthodes de gestion du temps à connaître
Il n’existe aucune recette miracle pour augmenter la durée de votre journée à 28 heures. Cependant, certaines stratégies de gestion reconnues et approuvées au cours des dernières décennies permettent de tirer davantage des 1440 minutes de chacune de nos journées.
La méthode Pomodoro
La technique de Pomodoro est une méthode de gestion par blocs de temps de travail avec des phases de concentration intensives et des phases de pause. Réduire le temps de travail à des sessions courtes permet d’augmenter la concentration et d’éviter les moments de distraction.
Comment appliquer la méthode Pomodoro ?
Trouver un minuteur ou ouvrez l’application sur votre téléphone. Ensuite, vous appliquez les principes de la méthode de travail Pomodoro :
Définir la tâche à accomplir (ou regrouper les tâches similaires)
Placer le minuteur sur la durée de votre choix
Travailler sur cette tâche jusqu’à la fin du temps imparti
Prendre une courte pause lorsque le minuteur sonne
Prendre une pause plus longue tous les 4 cycles
Les périodes de concentration avec la méthode Pomodoro sont généralement de 25 minutes, avec 5 minutes de pause après la période de travail. Après 4 sessions de concentration, les adeptes aiment prendre une pause de 15 minutes
En matière de gestion de temps, il n'existe pas de bonne stratégie sans personnalisation. Testez par vous-même et adaptez les laps de temps de concentration et de pause si vous en ressentez le besoin.
La loi de Pareto (20/80) pour se concentrer sur l’essentiel
Un économiste italien, dénommé Vilfredo Pareto, a découvert un ratio récurrent dans la vie du 19ᵉ siècle :
20 % des propriétaires possédaient 80 % des terres
20 % de ses plantations produisaient 80 % de ses fruits
Suivre la loi de Pareto dans l’organisation de ses journées revient à détecter les 20 % d’actions qui amènent 80 % de résultats. Ce concept vise à améliorer la gestion des priorités. Pour des commerciaux, la méthode vise à comprendre quelles sont les tâches importantes pour conclure la majorité des ventes de l’entreprise.
Matrice d’Eisenhower : faire ce qui est véritablement important
Le président Dwight D. Eisenhower cite le Dr J. Roscoe Miller dans son discours de 1954 : « J’ai deux types de problèmes : ceux urgents et ceux importants ». C’est sur cette notion que repose la matrice d’Eisenhower, qui vise à regrouper les tâches en fonction de leur urgence et leur importance dans deux colonnes distinctes.
Urgent | Pas urgent | |
Important | À faire | À planifier Les tâches sans délai précis contribuant à la réussite à long terme |
Non important | À déléguer Les tâches avec un délai court mais sans conséquence majeure | À supprimer Les tâches superflues, sans conséquence sur la réussite |
Suivre son temps avec des applications pour optimiser ses journées
La semaine est terminée et vous vous demandez où est passé votre temps ? Il défile souvent plus vite que prévu, et nous perdons parfois de vue nos actions. Suivre son temps réel à l’aide d’applications dédiées permet de prendre de la hauteur sur nos activités, pour mieux comprendre le temps qu’elles prennent concrètement.
Installez une application et trackez votre temps durant une semaine complète sans y prêter attention. À la fin de cette semaine, observez les tâches qui vous prennent du temps, les projets qui accaparent le plus de temps, les distractions et les améliorations possibles. Avec l’application de la loi de Pareto, vous pouvez distinguer les tâches à forte valeur ajoutée à protéger dans votre calendrier et les tâches à déléguer ou à supprimer.
Quelles applications utiliser pour tracker son temps ?
Voici une liste non exhaustive d’applications de suivi efficaces :
Toggl Track pour analyser précisément vos activités
Hubstaff pour prendre des captures d’écran de votre ordinateur
Clockify pour suivre ses tâches par jour facilement
La plupart de ces applications offrent des versions gratuites. Pensez à essayer l’outil afin de savoir s’il convient à vos besoins avant de vous engager dans une version payante.
Avoir une vision claire des tâches à effectuer
La clé d’une vision claire de ses tâches réside souvent dans l’écriture et dans les notes. Il est impossible d’oublier ce qui est noté sur un carnet, sur une note ou dans un outil. Pour les équipes Produit ou Marketing, l’outil adapté peut prendre la forme d’un logiciel de gestion de projet. Dans cet outil, l’équipe vient noter les tâches associées au projet en cours et les délais pour accomplir ces missions. Cela permet d’avancer plus efficacement.
Pour les équipes commerciales, l’utilisation d’un outil de Customer Relationship Management (CRM) est particulièrement adaptée. Un logiciel comme Pipedrive vous aide à maintenir à jour le pipeline commercial, à automatiser les tâches de ventes et à relancer les prospects au moment idéal. Les commerciaux réduisent les tâches quotidiennes chronophages comme la gestion manuelle des fiches clients et se concentrent sur la conclusion de plus d’affaires, en moins de temps.
Associer des récompenses à l’accomplissement des tâches
À l’heure où la gratification instantanée est présente dans notre quotidien via nos smartphones, il est important d’associer du mérite à l’accomplissement de tâches importantes. Pour ce faire, pensez à planifier des récompenses après l’atteinte d’objectifs. Plus une tâche est difficile, plus la gratification qui en découble est importante. Un léger accomplissement mérite une pause-café ou une promenade, et une réussite majeure peut donner lieu à quelque chose de plus ambitieux.
Couper les notifications de son téléphone
Selon une étude menée par Statista, les utilisateurs passent en moyenne 3 h 37 par jour sur leur smartphone. Avec de multiples distractions, il est facile de commencer à scroller sur les réseaux sociaux ou lancer un jeu mobile et y passer de nombreuses minutes. Et bien sûr, la dopamine sécrétée par le cerveau peut avoir un impact négatif sur la concentration. Selon une autre étude menée par Eric Lim et d’autres co-auteurs (lien en anglais), elle peut même entraîner les utilisateurs dans un cercle vicieux pour la santé mentale et la productivité.
Mieux gérer son utilisation revient à appliquer des gestes simples, mais essentiels :
Couper les notifications lors d’une phase de concentration
Mettre en place des limites de temps pour les applications addictives
Réserver des créneaux spécifiques pour l’utilisation du smartphone
Note: While he said this in his 1954 speech, Eisenhower actually quoted university president Dr J. Roscoe Miller when he said the above.
5 outils de gestion du temps utiles
Bien gérer son temps est une problématique du quotidien pour toutes les personnes ayant des objectifs ambitieux. De la simple prise de notes jusqu’au marketing automation, il existe des outils conçus spécialement pour vous aider à atteindre vos résultats rêvés. Voici une liste des meilleurs outils pour mieux gérer votre temps :
Trello et Jira : ces outils de gestion de projet aident à collaborer en équipe, avancer sur les tâches et respecter les délais impartis grâce à un tableau Kanban.
Todoist : l’application de gestion idéale pour optimiser le temps passé sur vos tâches avec un format que l’on connaît tous, la to-do list. Ajoutez simplement une tâche et assignez-la à un membre de votre équipe.
Evernote : organiser ses idées représente un gain de temps phénoménal. Adoptez un outil de prise de notes avec une interface intuitive comme Evernote. Profitez même de l'application mobile pour ajouter vos tâches essentielles depuis votre téléphone.
Pipedrive : le CRM est un des outils commerciaux essentiels pour automatiser vos tâches, relancer vos prospects efficacement et augmenter les chances de conclure vos affaires. Appliquez les tactiques commerciales pour gagner du temps et optimisez vos ventes.
Noota et Praiz : enregistrer ses appels avec les prospects et les clients permet de ne rater aucune information importante pour conclure une vente ou satisfaire vos clients. Intégrez un de ces outils à votre processus de vente. Ces deux applications bénéficient d’une intégration avec Pipedrive.
Pour conclure
La gestion efficace du temps et des priorités est un challenge quotidien pour les professionnels aux objectifs ambitieux. Avec l’application de méthode comme Pomodoro, la matrice d’Eisenhower, la loi de Pareto ou encore le tracking de son temps, vous pouvez optimiser vos journées pour améliorer votre productivité. Certains outils comme Trello, Todoist ou Pipedrive sont une aide majeure pour atteindre vos résultats rêvés.
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