Organisation de l’équipe, gestion de la comptabilité et de la facturation, optimisation du cycle de vente pour augmenter son chiffre d’affaires… les logiciels de gestion d’entreprise sont un véritable atout pour une entreprise. Toutefois, il peut être difficile de s’y retrouver avec une offre si saturée. Ainsi, il est crucial d’examiner vos besoins et de repérer les outils adéquats, en prenant en compte vos activités et la manière dont vous souhaitez travailler. Dans cet article, vous découvrirez en quoi consiste un logiciel de gestion d’entreprise, les 9 outils principaux à connaître sur le marché, quelle solution est adaptée à votre société et un guide complet pour faire votre choix.
Définition d’un logiciel de gestion d’entreprise
Un logiciel de gestion d’entreprise est un outil qui permet à une entreprise de piloter différents aspects de son activité grâce à des fonctionnalités pertinentes. Ce type de solutions est aussi connu sous le nom d’Entreprise Resource Planning (ERP) ou de Progiciel de Gestion Intégré (PGI).
Les outils de gestion d’entreprise peuvent vous aider notamment dans les tâches suivantes :
La gestion commerciale
La gestion du stock des produits
La gestion des ressources humaines
L’automatisation des tâches chronophages
La planification et l’organisation des projets
La gestion de la facturation et de la comptabilité
Fluidifiez les activités de votre entreprise, automatisez les tâches répétitives et accélérez les processus chronophages pour gagner en productivité. Un ERP ou un PGI s’adresse à toutes les entreprises, puisque l’outil se module en fonction de vos besoins.
Quels sont les principaux types de logiciels de gestion d’entreprise ?
De nombreuses entreprises ont développé des solutions efficaces et performantes pour vous aider dans la gestion de votre entreprise. La plupart des solutions sont spécifiques à des besoins précis. Découvrez les principaux types de logiciels de gestion d’entreprise et les outils performants pour chacun de vos besoins.
Pipedrive : le logiciel de Customer Relationship Management (CRM)
Un logiciel de Customer Relationship Management (CRM) est un outil permettant de gérer ses contacts, ses prospects et ses clients. Le CRM est un avantage majeur pour une entreprise. Il inclut toutes les relations de la société, notamment :
Les clients
Les prospects froids
Les prospects chauds
Les sources d’affaires
Les abonnés à des listes d’e-mails
Une multitude de champs personnalisables
… et bien plus encore
Il permet de gérer la relation avec ses (futurs) clients à chaque point de contact du parcours d’achat avec des rapports commerciaux précis. Cet outil est utile pour trouver des prospects, établir des relations plus solides, conclure des deals et fidéliser les clients. Vous fluidifiez votre gestion commerciale et vous maximisez chaque opportunité grâce à un système simple. De plus, ce CRM avec des fonctionnalités de gestion de projet facilite le travail en équipe.
Logiciel de facturation et de comptabilité
La gestion d’entreprise passe avant tout par sa santé financière. Suivez précisément vos devis, vos factures et votre trésorerie grâce à un outil de comptabilité adapté. Selon votre taille, votre statut et vos besoins, sélectionnez un logiciel qui comprend toutes les fonctionnalités nécessaires à votre gestion comptable.
Pennylane
Pennylane est un outil de comptabilité et de gestion financière qui compte plus de 200 000 clients. Avec son système de facturation, sa gestion des achats et de trésorerie, le logiciel correspond aux besoins des petites et moyennes entreprises. Pour s’intégrer dans vos processus au quotidien, l’outil comprend des intégrations avec les autres outils métiers répandus sur le marché.
Indy
Indy est une solution performante pour facturer vos clients, gérer votre comptabilité et automatiser vos déclarations. Vous simplifiez votre gestion financière grâce à une interface intuitive pour vos notes de frais, vos devis, vos factures et le suivi des paiements sur votre compte professionnel. Cet outil s’adresse aux indépendants, aux petites et aux moyennes entreprises.
Logiciel de gestion de projet
Quand on pense aux logiciels de gestion d’entreprise, les systèmes de facturation ou les CRM sont les premiers à venir en tête. Or, il existe une multitude d’autres outils de gestion de projet pour vous aider à booster la productivité de vos équipes. Choisir le bon outil est donc crucial dans votre stratégie marketing, de produits et dans l’augmentation du chiffre d’affaires de l’entreprise.
Asana
Asana est un logiciel de gestion de projet réputé auprès des entreprises. Cet outil permet aux équipes de collaborer avec performance sur les projets grâce à :
Des vues de l’avancée du projet adaptée (comme la méthode Kanban)
L’allocation efficace des tâches
L’automatisation des flux de travail
Le suivi des opérations
Le logiciel intègre l’intelligence artificielle afin d’accélérer les tâches récurrentes d’un projet, de vous conseiller pour concentrer vos efforts et d’obtenir des informations rapidement.
Monday
L’outil de gestion de projet Monday intègre des fonctionnalités avancées pour les missions de petites, moyennes et grandes entreprises. Avec des tableaux de bord conçus pour prendre des décisions éclairées, Monday utilise les données pour redonner le pouvoir à la conduite de projet. La plateforme offre des intégrations avec les principaux outils des TPE et PME pour centraliser toutes vos informations directement au sein de l’outil.
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Quel logiciel de gestion pour quel type d’entreprise ?
Jusqu’ici, vous avez découvert des outils conçus pour les TPE et les PME. Cependant, certains types d’entreprise ont des besoins spécifiques. Des logiciels de gestion d’entreprise sont développés pour répondre parfaitement aux particularités de ces entreprises.
Logiciel de gestion pour les micro-entreprises
Les besoins des micro-entreprises sont spécifiques. Avec une comptabilité et une fiscalité simplifiées, les auto-entrepreneurs doivent gérer leurs devis, leurs factures et leurs déclarations par eux-mêmes. Professions libérales, consultants, e-commerçants, les outils conçus pour les micro-entreprises s’adaptent à votre nature d’activité.
Portail auto-entrepreneur
Le Portail Auto-entrepreneur est un outil web pour créer, gérer et piloter sa micro-entreprise. Cette solution de gestion de micro-entreprise est un véritable accompagnement à la création de son activité. Pour les micro-entreprises actives, le Portail comprend un outil de facturation, de création de pages de paiement par carte bancaire et même une page web pour votre activité.
Abby
Ce logiciel de comptabilité conçu pour les indépendants comprend les fonctionnalités essentielles pour piloter les finances de sa micro-entreprise. Avec une solution de gestion des clients, des devis, de la facturation électronique et de la comptabilité, vous assurez le bon règlement de vos prestations et vous suivez la santé financière de votre activité avec précision. Abby inclut une intégration avec l’URSSAF pour simplifier la déclaration de chiffre d’affaires et le paiement des cotisations. Votre comptabilité est désormais à portée de clics.
Logiciel de gestion d’entreprise BTP
Facturer et gérer des chantiers s’avère différent d’une entreprise de service plus « ordinaire ». Un logiciel de gestion d’entreprise du bâtiment est alors une excellente option pour ce type de société. Ces outils incluent des spécificités sur le chiffrage pour créer des devis sur-mesure, gérer les stocks et piloter le projet.
Pour développer votre activité de BTP, utilisez un CRM pour le bâtiment performant afin de développer vos opportunités, optimiser votre gestion commerciale et transformer vos prospects en clients.
Les logiciels de gestion d’entreprise gratuits sont-ils une bonne idée ?
Imaginez paramétrer un logiciel de gestion d’entreprise complet de bout en bout et commencer à y intégrer vos données pendant plusieurs mois au début de votre activité. Au bout d’un certain temps, vous vous apercevez que les fonctionnalités dont vous avez désormais besoin sont payantes ou nécessitent l’achat de crédit. Les solutions gratuites sont souvent séduisantes au début. Néanmoins, lorsque vous souhaitez paramétrer un système puissant pour votre entreprise, ce type de solutions peut engendrer des frais ou demander des mises à jour du plan d’abonnement.
Le conseil de Pipedrive : préférez examiner vos besoins et sélectionner un logiciel adapté à votre entreprise dès le début de votre démarche. Il vaut mieux opter pour un outil abordable conçu pour les petites entreprises plutôt qu’un logiciel gratuit, qui peut vous réserver des surprises.
Exemples de logiciels de gestion d’entreprise gratuits
Si vous souhaitez mettre en place un logiciel de gestion d’entreprise gratuit pour votre entreprise, voici une sélection de trois outils pertinents pour collaborer, planifier vos projets et organiser vos équipes.
Trello : l’outil de gestion de projet
Trello est un outil d’organisation de projet sous forme de tableau Kanban. Grâce à sa simplicité, il permet aux équipes de collaborer et d’allouer des tâches en toute simplicité. Avec un système simple de cartes, chaque membre de l’équipe peut ajouter des tâches aux colonnes, faire avancer les cartes au sein d’un système de pipeline ou attribuer des missions à un membre de l’équipe. Les colonnes sont personnalisables en fonction de votre activité et de votre projet.
Notion : la plateforme pour planifier et rédiger
Espace collaboratif dédié aux entreprises, Notion dispose de nombreuses options de gestion de projet, de création de documents et d’organisation au sein d’une société. Sa force est dans sa personnalisation : le logiciel prend la forme que vous désirez grâce à votre paramétrage.
Google Drive : stocker tous les documents de son entreprise
La solution complète de stockage de documents de Google permet d’organiser les projets de l’entreprise par dossiers. Au-delà du système de stockage et d’organisation des dossiers, Google Drive offre aussi des outils de traitement de texte (Google Docs), de tableau (Google Sheets) et de présentation (Google Slides).
Remarque : pour découvrir toutes les intégrations Pipedrive, rendez-vous ici.
Comment choisir le logiciel de gestion d’entreprise qui vous convient ?
Avec le panel d’offres disponibles sur le marché, le choix de l’outil idéal pour votre entreprise peut s’avérer difficile. C’est pourquoi nous avons préparé un guide en 4 étapes pour vous aider à sélectionner le logiciel de gestion des entreprises adapté à votre société.
Vos besoins et les fonctionnalités du logiciel
Pour trouver le logiciel de gestion d’entreprise pertinent dans votre situation, il est important de commencer par définir les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Cela peut inclure :
La gestion commerciale
La gestion des stocks
La gestion comptable
La gestion de trésorerie
La facturation et l’envoi de devis
La planification et gestion de projet
Et bien d’autres selon vos spécificités.
Pour trier votre sélection, listez clairement vos besoins avec vos équipes et comparez les fonctionnalités des outils les plus pertinentes. L’idée est d’obtenir une liste claire de vos besoins, que vous pouvez classer par priorité, et dont vous avez une idée précise des coûts.
Votre budget et les tarifs des logiciels
Tous les logiciels de gestion d’entreprise proposent des plans d’abonnement différents selon les fonctionnalités, le nombre d’utilisateurs, le support client et l’engagement. En fonction de votre sélection, le tarif de l’abonnement diffère. Définissez votre budget en amont et choisissez la solution avec le meilleure rapport fonctionnalités/prix.
Le support et le service client
Préférez toujours un outil aimé par ses utilisateurs, avec une réponse efficace aux demandes des clients et un service irréprochable. En effet, la phase d’installation et de débogage fait partie de la relation entre une entreprise et un logiciel. Si le service client est satisfaisant, votre entreprise gagne des heures de travail. De plus, l’outil satisfait vos collaborateurs et vous réduisez la charge mentale des managers.
Votre vision à moyen et long-terme
Enfin, posez-vous une dernière question avant de faire votre choix final : quelle est votre vision à moyen et long-terme ? Si vous souhaitez réaliser une croissance exceptionnelle au cours des prochains mois et années, pensez à l’inclure dans vos critères. Réfléchissez également à vos besoins futurs : le logiciel doit s’adapter à votre évolution. Imaginez votre scénario de croissance idéale, et prévoyez vos besoins futurs en fonction. Pensez à choisir une solution logicielle capable de s’adapter à ces changements.
Pour conclure
Un logiciel de gestion d’entreprise est un outil qui permet aux entreprises de piloter et de gérer leur activité grâce à des fonctionnalités pertinentes. Cette appellation inclut les outils CRM, les logiciels de gestion de projet et les logiciels de comptabilité. Pour faire votre sélection, listez vos besoins, cherchez les outils avec les fonctionnalités adaptés à votre entreprise, analysez les offres avec des tarifs dans votre budget et adéquats avec votre vision à court, moyen et long-terme.
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