Qu’est-ce que la méthode des 5S et comment l’appliquer au travail ?

Dans un cadre professionnel, une bonne organisation de son temps et de son espace permet bien souvent de se simplifier la vie. La méthode des 5S, originaire du Japon tout comme la méthode des 5M, vise précisément cet objectif : optimiser les espaces de travail (qu’ils soient physiques ou virtuels) afin de favoriser une meilleure organisation, accroître la productivité des employés et assurer un travail de qualité.

Qu’est-ce que la méthode des 5S ?

La méthode des 5S est une technique conceptualisée au Japon, qui a pour objectif d’optimiser les espaces de travail pour augmenter la productivité et l’efficacité des salariés, grâce à un environnement propre et ordonné de façon logique. Le terme « 5S » fait référence aux cinq mots japonais qui définissent chacune des étapes de cette méthode : Seiri (Trier), Seiton (Ranger), Seiso (Nettoyer), Seiketsu (Standardiser) et Shitsuke (Respecter).

Comment fonctionne la méthode des 5S ?

Contrairement à d’autres méthodes purement commerciales comme l’analyse SWOT ou les techniques de growth hacking, la méthode des 5S se rapproche plus du lean management en se concentrant sur le bon fonctionnement interne de l’entreprise.

Comme son nom l’indique, elle repose sur cinq étapes clés à suivre pour obtenir les résultats attendus. Voyons sans plus tarder chacune de ces étapes en détail.

1. Seiri (Trier)

La première étape consiste à trier et à se débarrasser des éléments inutiles, c’est-à-dire de tous les outils, équipements et documents présents dans votre espace de travail physique ou virtuel qui n’ont aucune influence sur la productivité, l’efficacité ou la qualité du travail.

Cette étape permet de ne garder que l’essentiel à proximité et de ne pas s’encombrer des éléments qui n’ont finalement aucun impact (si ce n’est un impact négatif) sur le travail.

2. Seiton (Ranger)

Une fois que vous avez fait le tri, vous devez organiser et ranger les éléments restants. Voici quelques bonnes pratiques à suivre :

• L’organisation de votre espace de travail doit suivre une logique cohérente

• Chaque objet ou fichier doit avoir une place désignée

• Chaque objet ou fichier important doit être facilement accessible par vous ou les membres de votre équipe qui l’utilisent régulièrement

• Assurez-vous d'avoir une solution de remplacement pour les éléments qui sont voués à être changés (piles de rechange, boîte d'agrafes, cartouche d’encre, etc.)

3. Seiso (Nettoyer)

Cette étape préconise un nettoyage régulier et approfondi de votre espace de travail, afin qu’il reste optimisé et adapté à vos besoins (lesquels peuvent être amenés à évoluer avec le temps). Lors de ce nettoyage, assurez-vous également que tout est en bon état de fonctionnement. L’objectif ici est d’identifier les éventuelles anomalies le plus rapidement possible afin d’éviter qu’elles ne se transforment en problèmes plus importants.

Par exemple, si vous travaillez dans une usine, vous pouvez vérifier que les machines ne présentent pas de signes d'usure (fuites, rouille, chauffe) qui pourraient gêner la production ou affecter la sécurité des salariés. Si vous travaillez dans un bureau, vous pouvez vous assurer que les ordinateurs, téléphones ou imprimantes sont en bon état pour éviter les problèmes techniques ou pannes futures.

4. Seiketsu (Standardiser)

La quatrième étape vise à standardiser les bonnes pratiques que vous avez mises en place lors des trois premières étapes. L’objectif est d’éviter de retomber dans de mauvaises habitudes. Pour cela, vous devez établir des protocoles et autres listes de contrôle hebdomadaires qui vous permettent de vous assurer que vous prenez régulièrement le temps nécessaire pour analyser votre environnement de travail.

5. Shitsuke (Respecter)

La dernière étape incite au sérieux et à la persévérance en faisant de la méthode une habitude adoptée et globalisée dans l’ensemble de l’entreprise. Pour y parvenir, vous pouvez :

• Opérer des audits réguliers (en plus des protocoles hebdomadaires) afin de vous assurer que la méthode est suivie par tous les salariés

• Envoyer des rappels par email à vos équipes

• Inciter les salariés à réserver un créneau dédié dans leur calendrier pour répéter les quatre premières étapes

L’objectif est de faire de la méthode une véritable philosophie de travail afin qu’elle puisse être intégrée durablement dans votre routine, tout comme dans celle de vos salariés.

Les avantages de la méthode des 5S

Une productivité améliorée

Comme vu plus haut, la méthode des 5S permet d’optimiser les espaces de travail en organisant les ressources de façon logique. Passer une demi-heure à chercher un document important fait désormais partie du passé : en organisant efficacement leur espace de travail, les salariés peuvent se concentrer sur les choses qui comptent réellement et améliorer leur productivité.

Réduction des déchets et des coûts

En préconisant le tri et en instaurant un contrôle régulier, la méthode des 5S permet d’éviter l'accumulation d’objets inutiles et donc de limiter le gaspillage. Cela se traduit par des économies faites par l’entreprise, puisqu’elle ne dépense plus d’argent pour des choses qui ne sont pas strictement nécessaires.

Une meilleure qualité de travail

Un espace de travail régulièrement contrôlé permet de réduire les risques de dysfonctionnements impromptus qui affectent la qualité du travail. Par exemple, un ordinateur ou une imprimante en panne peuvent provoquer plus qu’un simple retard ponctuel sur l’envoi d’un livrable. Ce type d'imprévu génère de la frustration et du stress chez les salariés, ce qui peut nuire à leur concentration et la qualité de leur travail.

Renforcement de la sécurité

En disposant d’un espace de travail dégagé et ordonné, vous réduisez les risques d’accidents comme les chutes ou blessures dues à un équipement qui traîne par terre ou qui tombe d’une table par exemple. Cela est particulièrement crucial dans les secteurs primaires et secondaires (usines, industries lourdes, construction, etc.) où une chute causée par un objet ou un outil qui n’est pas bien rangé peut avoir de lourdes conséquences sur la santé.

Création d’une culture d’entreprise responsabilisée

Lorsqu’elle est appliquée à l’ensemble de l’entreprise, la méthode des 5S permet d’instaurer une certaine rigueur chez tous les salariés et renforce la responsabilité individuelle de chacun. Chaque salarié(e) se sent impliqué(e) dans le maintien d’un environnement de travail sain et est responsable du nettoyage de son propre espace. Cette démarche favorise un cadre de travail harmonieux et agréable pour chaque personne.

Les limites de la méthode des 5S

Temps et ressources nécessaires à la mise en place

Lors de sa mise en place initiale, la méthode des 5S demande un investissement en temps et en ressources pour faire le tri complet des espaces de travail. Cela peut avoir l’effet indésirable d’interrompre ou de déranger les activités. Si possible, il est préférable de mettre en place la méthode à un moment où votre activité est réduite.

Un changement parfois compliqué

Certaines personnes peuvent percevoir la méthode des 5S comme une contrainte supplémentaire ou une intrusion dans leur façon de travailler. Cette résistance au changement peut rendre la mise en place de la méthode plus difficile. Mais convaincre les salariés de son effet bénéfique sur leur travail est nécessaire car, sans l’adhésion de tous, l’efficacité de la méthode est limitée.

Demande un engagement sur le long terme

Le principal défi de la méthode des 5S réside sans doute dans l'engagement nécessaire pour en faire une véritable philosophie de travail (c’est d’ailleurs ce que préconise la cinquième étape). Sans un suivi constant des protocoles mis en place, il est facile de retomber dans les anciennes habitudes. Chaque employé doit donc faire preuve de discipline et s'engager pleinement dans cette démarche afin qu’elle puisse véritablement faire partie de la culture d’entreprise et avoir un impact sur le long terme.

Comment mettre en place la méthode des 5S ?

Voyons désormais ensemble en détail de quelle façon vous pouvez mettre en place chacune des étapes qui composent la méthode des 5S.

1. Éliminer les éléments superflus

Comme vu plus haut, la première étape consiste à trier son espace de travail physique tout comme numérique afin de ne garder que le nécessaire. Réduisez les distractions en éliminant les objets, applications et autres contenus numériques qui ne vous aident pas à vous concentrer et qui vous retardent quotidiennement dans votre travail.

Exemple :

Lors de cette étape, les équipes de vente peuvent mettre par exemple revoir l’ensemble de leurs prospects pour ne garder que ceux qui ont un véritable potentiel. Cela leur permet non seulement de libérer de l’espace de stockage dans leur CRM mais également d’éviter l’encombrement de leur pipeline commercial.

2. Ranger son espace de travail

Une fois que seuls les éléments essentiels sont conservés, organisez votre espace de travail pour rendre chaque composante facilement accessible. Pour cela, attribuez un emplacement précis à chaque type d’élément, qu’il soit physique ou numérique.

Exemple :

De nombreuses équipes commerciales organisent leurs documents en répertoriant toutes les informations relatives à un client dans un même dossier (qui peut à son tour contenir plusieurs sous-dossiers pour chaque type de fichier).

3. Maintenir un environnement de travail propre

Il est important de maintenir un espace de travail propre qui favorise la concentration. Cela inclut bien entendu la propreté de votre espace de travail physique (table propre, ordinateur dépoussiéré régulièrement), mais également le rangement de votre espace numérique. Ne laissez pas des fichiers dans des dossiers auxquels ils n'appartiennent pas par exemple.

Exemple :

Lors de cette étape, vos commerciaux peuvent trier leur CRM pour archiver les fichiers et données relatifs aux clients inactifs depuis longtemps. Cela leur permet de maintenir un CRM propre qui ne contient que les informations essentielles dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs.

4. Protocoles et standards

À ce stade, les choses devraient aller bien mieux et votre espace de travail devrait être beaucoup moins congestionné. Afin de continuer sur cette voie, il est important de mettre en place des protocoles que l’ensemble de vos équipes se doivent de respecter.

Exemple :

Si la congestion de votre pipeline commercial est un problème récurrent dans votre entreprise, il peut être judicieux de standardiser la qualification des leads. En établissant des critères clairs et partagés par toute l’équipe, vous réduisez le suivi des leads non qualifiés et permettez à vos commerciaux de se concentrer sur les opportunités qui sont réellement prometteuses.

5. Un engagement sur le long terme

Maintenant que vous avez suivi toutes les étapes précédentes et que vous avez mis en place des protocoles solides qui vous permettent d’assurer un suivi régulier, il ne vous reste plus qu’à continuer sur cette voie.

Pour ce faire, vous pouvez organiser des points réguliers avec vos équipes. C’est l’occasion d’en savoir plus sur les améliorations constatées depuis l’adoption de la méthode (meilleure gestion du temps, stress au travail réduit, pipeline de vente plus clair, etc.) et de réfléchir à des ajustements de la méthode qui seraient potentiellement bénéfiques pour tout le monde.

Pour conclure

En adoptant la méthode des 5S, les entreprises peuvent fondamentalement transformer leur organisation interne et la façon dont le travail est réalisé. L’objectif est de gagner en efficacité et de créer un environnement stimulant pour toutes les équipes. Cela permet à ces dernières de fournir un travail de meilleure qualité qui contribue à améliorer la satisfaction client et, par conséquent, qui a un impact positif sur les ventes.

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