Pour atteindre ses objectifs et obtenir des résultats en équipe, une excellente méthode de gestion de projet est incontournable. Un processus clair favorise la coopération entre les collaborateurs, l’optimisation des ressources et une organisation optimale. Les méthodes de gestion de projet prennent différentes formes, mais ont toutes le même objectif : amener les professionnels vers l’atteinte de leurs objectifs le plus rapidement possible avec l’utilisation idéale des ressources à disposition. Cet article présente 7 méthodes essentielles de gestion de projet, avec des guides pour les appliquer au sein de votre entreprise.
La méthode de gestion de projet agile
La méthode agile est une approche de gestion de projet alternative aux techniques traditionnelles. Elle vise à apporter flexibilité et performance dans la gestion de projet. Les projets agiles placent l’utilisateur final au centre de l’attention, avec une écoute attentive des retours d’expérience et la recherche d’interaction avec les utilisateurs pour valider chaque hypothèse.
Dans les années 1990, 17 développeurs en informatique se réunissent pour réfléchir à une gestion de projet plus efficiente. Ils créent donc le Manifeste Agile, qui comporte quatre principes fondamentaux :
Privilégier les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils.
Privilégier des logiciels fonctionnels plutôt qu’une documentation exhaustive.
Privilégier la collaboration avec les clients plutôt que la négociation contractuelle.
Privilégier l’adaptation au changement plutôt que le suivi d’un plan fixe.
La gestion de projet en méthode agile offre plus de flexibilité face aux imprévus comme des coûts supplémentaires, de nouvelles demandes des clients ou une innovation technologique majeure sur le marché. L’approche permet de s’adapter en toute circonstance et de rester le plus proche possible de la réalité des besoins des utilisateurs. La collaboration en équipe et la philosophie d’agilité sont pertinentes pour de nombreux corps de métiers.
La méthode Agile englobe aujourd’hui d’autres approches, parfois apparues avant le Manifeste.
Méthode Kanban
La méthode Kanban a été développée dans les années 1950 par Taiichi Ono. Cet ingénieur de Toyota conceptualise une technique pour optimiser la fabrication d’automobiles en flux tendus, sans gaspillage de ressources et en réduisant les coûts de l’entreprise. L’objectif est de répondre à la demande des clients, tout en optimisant le processus de fabrication, pour une meilleure rentabilité.
Le concept de la méthode Kanban repose sur une représentation des tâches à l’aide d’étiquettes sur un tableau. Sur chacune des étiquettes, les équipes inscrivent leurs tâches. Le tableau se compose généralement de trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Chaque entreprise peut adapter le nom des colonnes à son activité. Pour construire un tableau Kanban, voici les étapes à suivre :
Phase de création : définissez vos colonnes sur un outil Kanban. Vous pouvez ajouter des colonnes « Backlog » pour des tâches moins importantes ou « Archives » pour ne pas surcharger la colonne « Terminé ». Vous pouvez dynamiser le tableau avec des couleurs pour chaque colonne.
Ajouter les étiquettes : listez toutes vos tâches sur des étiquettes et placez-les dans vos colonnes. Vous pouvez ajouter des dates butoirs, une priorisation ou une description de chaque tâche.
Déplacer les tâches entre les colonnes : faites évoluer le tableau au fur et à mesure de l’avancée du projet afin de le garder à jour. Le tableau Kanban est un point de repère pour toutes les parties prenantes d’un projet. Chaque personne est responsable de modifier ses tâches après avoir effectué son travail.
Remarque : les tableaux Kanban sont particulièrement pertinents dans la vente, notamment pour la gestion des prospects dans un outil de Customer Relationship Management (CRM). Le tableau de bord Kanban de Pipedrive vous permet de visualiser en un coup d’œil votre pipeline de ventes, de relancer vos prospects au bon moment et de mesurer votre progression.
Méthode SCRUM
La méthode de projet SCRUM repose un découpage d’un projet en phases courtes appelées « sprints ». Chaque sprint dure moins de deux semaines et est réalisé par une équipe de 10 personnes maximum. La méthode repose sur un Scrum Master en charge d’organiser, de superviser, de diriger les réunions quotidiennes et les rétrospectives.
La philosophie Scrum repose sur trois piliers fondamentaux :
Transparence : rendre les avancées du projet et les éléments cruciaux du processus visibles par toutes les parties prenantes.
Inspection : s’entraider, collaborer et inspecter les éléments à intégrer ou à supprimer du projet.
Adaptation : identifier des nouveaux besoins, des changements nécessaires ou innover sur la méthode de production des éléments.
La méthode agile Scrum reprend les principes de l’approche agile et ajoute ses spécificités d’organisation. Ces deux modèles présentent de nombreuses similitudes sur la collaboration, les outils de gestion de projet et le placement des utilisateurs au cœur du raisonnement.
Méthode de gestion de projet Lean
Le principe de l’approche Lean est de créer le maximum de valeur avec le minimum de ressources. L’objectif est de réduire les coûts, d’apporter continuellement des améliorations au projet, d’optimiser les ressources afin de produire plus avec moins d’efforts et de moyens.
La méthode Lean reprend les concepts fondamentaux de l’approche Agile. Ses principes reposent sur des principes clairs :
Placer le client au centre du projet et des problématiques de l’entreprise
Identifier les ressources non optimisées et réduire les gaspillages de moyens
Travailler en flux tendus
Impliquer l’ensemble des collaborateurs dans la méthode et l’optimisation des ressources
Promouvoir l’amélioration continue à toutes les échelles.
Pour travailler en Lean, le choix des outils de gestion de projet est crucial. Ils permettent d’optimiser le temps de travail des collaborateurs. Par exemple, l’utilisation d’un outil CRM (Customer Relationship Management) est essentielle pour les équipes commerciales. Il aligne les commerciaux sur les objectifs de vente et facilite l’attribution ainsi que la gestion des prospects.
Les méthodes traditionnelles de gestion de projet
Lorsque que le besoin est clair et le cahier des charges précis, les méthodes agiles peuvent s’avérer moins adaptée. Les gestionnaires de projet ont donc le choix parmi des méthodes plus conventionnelles, dans lesquelles les étapes sont interdépendantes et l’avancée du projet est plus linéaire.
Méthode Waterfall, ou gestion de projet en cascade
Le modèle en cascade, aussi appelé Waterfall, est une méthodologie de gestion de projet dans laquelle chaque tâche dépend de l’accomplissement de la tâche précédente. Le processus d’un projet en cascade est traditionnel et linéaire : les tâches s’enchaînent les unes après les autres, sans indépendance. Bien que cette méthode n’offre pas les mêmes avantages que l’approche agile, elle permet de cadrer un projet, de définir les délais et d’attribuer les tâches à toutes les parties prenantes en amont du lancement.
Cette approche de la gestion d’un projet inclut également un cahier des charges précis avec des détails concernant le résultat attendu. Cette méthode est pertinente lorsque tous les éléments du projet sont définis au préalable et que les tâches doivent se dérouler successivement.
Pour lancer un projet avec la méthode en cascade, voici six étapes à suivre :
Définition des besoins : analyse des problématiques et rédaction du cahier des charges.
Conception du système : création du concept et définition des moyens pour parvenir aux résultats.
Implémentation du projet : réalisation du produit conçu à l’étape précédente.
Phase de test : vérification de la qualité grâce à des tests en interne ou auprès d’utilisateurs.
Validation et déploiement : évaluation des tests, correction des erreurs et livraison du projet.
Maintenance du produit : amélioration continue du projet si nécessaire.
Méthode du cycle en V
Comme la méthode Waterfall, le modèle du cycle en V est linéaire. Les étapes sont séquentielles, de la définition des besoins jusqu’à la livraison du projet. La méthode se découpe en 3 phases : la phase de conception (descendante), la phase de réalisation (la pointe du V) et la phase de tests et de validation (ascendante). Le cycle comprend neuf étapes :
Analyse des besoins et de la faisabilité du projet
Définition des spécifications fonctionnelles
Conception architecturale
Conception détaillée des composants
Réalisation du projet
Tests unitaires au niveau du code
Tests d’intégration au niveau du système dans son ensemble
Tests de validation en situation réelle
Recette fonctionnelle (tests d’acceptation) pour valider le produit par rapport aux besoins du client.
La méthode du cycle en V est pertinente lorsque le cahier des charges du projet reste identique tout au long de la réalisation des tâches. Comparée à la méthode en cascade, l’approche offre des aller-retours pour modifier le projet au fur et à mesure des tests.
Méthode PERT
La méthode PERT (Program Evaluation & Review Technic) a été développée dans les années 1950 aux États-Unis par la Navy (Marine américaine). Cette technique correspond à une représentation visuelle sous la forme d’un diagramme de toutes les tâches à accomplir sur un projet, les liens entre ces éléments et les délais associés. La méthode PERT est similaire à l’approche Critical Path Method (CPM), chemin critique en français. En effet, elle vise à établir le chemin le plus court pour la réalisation d’un projet.
Avec le diagramme de PERT, vous obtenez trois estimations de temps pour le rendu du projet : le temps le plus court, le temps le plus probable et le temps le plus long. L’objectif est de détecter les tâches critiques qui peuvent empêcher l’avancée du projet en cas de blocage ou de retard.
Pour créer votre diagramme de PERT, voici le processus à suivre en 6 étapes :
Préparer les tâches. Cette première étape vise à lister toutes les tâches nécessaires à l’accomplissement du projet. Complétez cette liste lors d’une session de brainstorming avec toutes les parties prenantes au projet afin d’assurer un inventaire complet.
Créer le diagramme (chemin critique). Construisez le réseau avec des liens de dépendance entre les tâches. Dessinez des cercles pour chaque tâche avec un point de départ (le début du projet) et un point d’arrivée (la livraison du projet) et des flèches pour les relier entre elles.
Définir le délai le plus court. Chaque cercle est divisé en 3 parties : la moitié du bas (le numéro de l’étape), le quart en haut à gauche correspondant au délai le plus court et le quart en haut à droite désignant le délai le plus long. Pensez à prendre en compte les tâches précédentes afin d’optimiser la précision du diagramme.
Définir le délai le plus long. Ici, définissez le temps le plus long pour réaliser une tâche, dans le cas où les événements ne se dérouleraient pas parfaitement.
Calculer des marges libres. Déterminez des marges de liberté, c’est-à-dire à quel point un retard sur chaque tâche est permis. Certaines actions sont indépendantes et n’entraînent pas de délais supplémentaires pour l’avancée du projet : elles permettent donc plus de flexibilité.
Élaborer le chemin critique. Comprenez les étapes clés du diagramme afin de définir le chemin incompressible pour réaliser le projet.
Pour conclure
En bref, les méthodes de gestion de projet agiles sont particulièrement pertinentes lorsque l’adaptation, la collaboration et les retours utilisateurs sont cruciaux pour la réussite du projet. Les gestionnaires de projet peuvent travailler avec la méthode agile, Scrum, Kanban ou encore en Lean Management. À l’inverse, les méthodes de gestion de projet traditionnelles sont linéaires et séquentielles. Ces approches sont utiles pour les projets dont le cahier des charges est précis et défini en amont.
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