Les outils de gestion de projet peuvent s’avérer déterminants dans la tournure d’une mission. Avec une excellente organisation, une équipe place toutes les chances de son côté pour atteindre ses objectifs. La gestion de projet optimale repose sur une collaboration entre les membres de l’équipe, une transparence constante et des moyens de communication adaptés. Et c’est sur ces points que la méthode Kanban se démarque.
La méthode Kanban a été développée par Taiichi Ohno à la fin des années 1940. À l’époque, cet ingénieur chez Toyota réalise qu’il peut améliorer le système de production industrielle avec le travail en flux tendus. Pour la marque japonaise, cela se traduit par une diminution des stocks sans affecter les performances de l’entreprise. Le terme Kanban vient de deux mots japonais : Kan qui signifie « signe » et Ban qui signifie « tableau ».
Dans cet article, découvrez la méthode Kanban, ses avantages et comment créer un tableau Kanban pour votre équipe.
Modèle Kanban : définition
La méthode Kanban est un outil de gestion de projet qui repose sur une représentation visuelle sous la forme d’un tableau et d’étiquettes. Elle a pour but de répartir les tâches entre les collaborateurs et d’augmenter la productivité de l’entreprise. Les tâches sont visibles par tous les membres de l’équipe et l’avancée des projets est donc transparente. Chaque colonne correspond à un état d’avancement des tâches.
Les tableaux Kanban permettent de suivre les tâches en temps réel, de collaborer efficacement, de gérer les priorités et d’augmenter la transparence au sein de l’entreprise. Un tableau peut simplement prendre la forme de trois colonnes « À faire », « En cours » et « Terminé ». Néanmoins, les intitulés et le nombre de colonnes peuvent varier afin de correspondre aux besoins des équipes.
Pourquoi utiliser le modèle Kanban ?
Conçue initialement par un ingénieur dans le secteur industriel, la méthode agile Kanban est pertinente dans de nombreux secteurs d’activité, notamment dans la vente. Toutes les équipes adeptes des méthodes agiles peuvent tirer des bénéfices d’une organisation sous forme de tableau et d’étiquettes.
L’approche Kanban est réputée auprès des équipes de développement informatique (avec la méthode agile Scrum par exemple), les équipes commerciales, le marketing, la logistique ou encore la chaîne d’approvisionnement (Supply). Elle apporte des avantages aux gestionnaires de projet, grâce à une représentation visuelle simple de l’ensemble des tâches à effectuer. Toutes les parties prenantes bénéficient de la simplicité de l’organisation des tâches.
Les tableaux Kanban sont intégrés à des outils de gestion de projet ou à un CRM. Ces plateformes offrent de nombreuses options de filtres permettant de consulter les tâches par membre de l’équipe, par état d’avancement ou par tag. L’outil facilite la gestion des missions à tous les niveaux.
Les avantages de la méthode Kanban dans la vente
Cet outil d’automatisation de la gestion de projet est pertinent pour les équipes de tous les secteurs d’activité. Dans le secteur de la vente, la méthode Kanban est utile pour la gestion des prospects, le suivi du pipeline commercial ou encore la communication des informations entre les vendeurs. Voici les avantages principaux du tableau Kanban.
Visibilité sur les tâches commerciales
Puisque le tableau Kanban est utilisé par tous les membres d’une équipe, il est plus simple de s’organiser et d’attribuer les missions. Les managers peuvent distribuer les prospects aux différents commerciaux et repérer une potentielle surcharge de travail de certains collaborateurs.
Les commerciaux, eux, aperçoivent en un coup d’œil l’action à mener pour chaque prospect. Le tableau est simple d’utilisation et est utile pour entrer les informations obtenues lors d’un rendez-vous. Dans un outil CRM comme Pipedrive, vous entrez toutes les réponses à vos questions. Ainsi, si d’autres commerciaux contactent les prospects, ils connaissent leur position dans l’entonnoir de ventes.
Transparence du suivi commercial
Les managers commerciaux aiment avoir de la visibilité sur l’avancée des prospects dans le tunnel de ventes. Avec le tableau Kanban, l’équipe de vente aperçoit clairement le nombre de prospects à chaque étape du tunnel de ventes. Les responsables peuvent donc construire un reporting précis à partir des informations du tableau Kanban. Les données collectées par le tableau comme le taux de transformation ou la durée du cycle de vente permettent d’analyser le parcours d’achat. À partir de cette analyse, l’entreprise peut décider de mettre en place des actions commerciales à des moments stratégiques pour favoriser l’achat.
Suivi du pipeline commercial
Assurer un bon suivi du pipeline commercial est crucial pour conclure plus d’affaires. Les commerciaux assurent que chaque prospect passe par toutes les étapes avant de conclure la vente. En fonction de l’évolution des opportunités commerciales, l’équipe peut décider d’ajuster le pipeline commercial pour assurer sa pertinence continue.
Le tableau Kanban offre une représentation visuelle des tâches à effectuer dans chaque colonne. Pour éviter la surcharge de travail, les goulots d’étranglement et les irrégularités de résultats, la méthode affiche clairement combien de prospects se situent à chaque étape du pipeline. Par exemple, il peut manquer de prospects en entrée de tunnels ou une étape peut entraîner davantage d’abandons d’achat.
Favoriser l’autonomie des commerciaux
Tous les membres de l’équipe commerciale ont accès au tableau Kanban. Ils comprennent en un coup d’œil l’état d’avancement des prospects dans le parcours d’achat et quelles opportunités nécessitent une attention particulière. Chaque membre de l’équipe peut décider de la priorisation de ses tâches en fonction des besoins du moment, sans briefing des managers
Quatre étapes pour trouver rapidement les bons prospects
Comment créer un tableau Kanban ?
Pour concevoir un tableau Kanban efficace pour votre équipe commerciale, vous pouvez choisir la solution CRM de Pipedrive, utilisée par plus de 100 000 clients. Si vous préférez essayer la méthode sans CRM, il est possible de créer un tableau avec Google Spreadsheet ou l’outil Jira. Voici les étapes pour le construire.
Créer un tableau selon le parcours d’achat
Vous connaissez votre cycle de vente mieux que personne. Selon les secteurs d’activité et vos offres, le parcours d’achat est différent. Définissez ce parcours à l’aide de votre équipe et construisez votre tableau Kanban autour d’étapes clés par lesquelles les prospects passent avant d’acheter vos produits ou vos services.
Ajouter les tâches dans le tableau
Une fois le tableau créé, vous pouvez ajouter toutes les tâches à effectuer dans votre pipeline commercial sous forme d’étiquettes. Nos utilisateurs nomment généralement chaque étiquette par le prénom et le nom des prospects, ou par l’entreprise ciblée.
Remarque : pour bénéficier du potentiel des filtres, pensez également à insérer des tags sur chaque étiquette. Ils peuvent correspondre à la maturité du prospect, à l’offre la plus pertinente ou au type d’entreprises contacté.
Attribuer les tâches
Le tableau prend forme avec ses tâches à chaque étape. Le ou la responsable commerciale attribue ces tâches à chaque membre de l’équipe, avec des échéances et des commentaires si nécessaire.
Analyser les résultats
Lors de l’utilisation du tableau Kanban, les étiquettes sont déplacées d’une colonne à une autre. Ces mouvements sont l’essence même de la méthode. La mise à jour continue du tableau permet de comprendre visuellement le pipeline commercial et d’analyser les performances de ventes de l’entreprise.
Pour conclure
Le tableau Kanban est une méthode efficace dans de nombreux secteurs d’activité. Avec un système de tableau et d’étiquettes, cette technique de gestion de projet facilite la collaboration et le suivi des tâches en temps réel. Particulièrement pertinente pour les équipes commerciales, cette approche est incluse dans des outils de CRM comme Pipedrive.
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