La priorisation des tâches est essentielle pour mener à bien ses projets. Bien comprendre les délais est ainsi crucial pour améliorer la prise de décision, éviter les retards et allouer suffisamment de ressources et de temps pour chaque tâche. Pour prioriser vos missions avec efficacité, vous pouvez utiliser la méthode MoSCoW. Dans cet article, découvrez le fonctionnement de la méthode MoSCoW, ses avantages, les étapes à suivre pas-à-pas, ainsi que des exemples concrets.
Qu’est-ce que la méthode MoSCoW ?
La méthode MoSCoW est un acronyme simple à retenir pour la division des tâches en quatre catégories visant à prioriser en fonction de l’importance de chaque action.
Cette technique assure que l’entreprise atteigne ses objectifs, même avec des ressources limitées ou un délai assez court. Les lettres de l’acronyme MoSCoW correspondent à Must (doit faire), Should (devrait faire), Could (pourrait faire) et Won’t (ne fera pas).
L’ingénieur Dai Clegg a développé la méthode de priorisation MoSCoW en 1993, alors qu’il travaillait en tant que développeur logiciel chez Oracle. L’objectif était de prioriser les tâches durant le développement rapide d’applications (méthode RAD). La technique MoSCoW a pris une place de plus en plus importante au sein de la méthode Agile. Elle est encore largement utilisée par les équipes de gestion de projet, produits et les développeurs pour clarifier les idées de nouvelles fonctionnalités.
Les avantages de la matrice MoSCoW
Lors de la gestion d’un projet, l’application de la matrice MoSCoW apporte de nombreux avantages, tant pour la bonne réalisation du projet que pour l’efficacité des équipes. Les avantages de cette technique de priorisation sont notamment :
Identifier les tâches à forte valeur ajoutée (les must-have)
Concentrer l’équipe projet, le budget et le temps sur l’objectif fixé en fonction de l'ordre de priorité
Organiser le projet des tâches les plus importantes aux moins importantes
Recenser les idées utiles pour des projets futurs : la catégorie « won’t have » est un agrégateur d’éléments qui peuvent être pertinents lors d’un projet ultérieur
Sa facilité d’utilisation : la méthode est simple et rapide à utiliser.
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Comment fonctionne la méthode MoSCoW ?
La méthode MoSCoW se base donc sur 4 facteurs de priorisation des exigences. Détaillons-les une à une pour mieux comprendre dans quels groupes se trouvent vos différentes tâches.
Must-have : les exigences indispensables
Les must-haves sont les éléments cruciaux pour la bonne réalisation d’un projet. Ces points correspondent aux exigences incontournables par lesquelles passer pour l’accomplissement d’une mission.
Prenons un exemple : l’optimisation de la qualification des prospects et l’amélioration du taux de transformation. Un must-have serait de clarifier les critères de qualification des prospects.
L’équipe de vente a besoin de ces informations pour différencier les prospects qualifiés de ceux qui ne le sont pas. Sans cette étape, l’atteinte des objectifs est irréalisable.
Should have : les tâches à valeur ajoutée, mais qui ne sont pas cruciales
Les tâches catégorisées « should have » aident à la réalisation du projet, mais ne sont pas indispensables comme les must-haves.
Si nous reprenons le même exemple, l’automatisation du lead scoring ferait partie de la colonne should-have. En effet, le scoring des prospects implique d’évaluer les chances de conversion en se basant sur leurs comportements.
L’accomplissement de l’objectif est possible sans cette tâche. Néanmoins, le lead scoring permet d’attribuer des prospects qualifiés aux commerciaux rapidement. Ainsi, le pôle vente passe moins de temps à qualifier des prospects et plus à convertir ceux qui ont exprimé des besoins relatifs à vos produits.
Could have : des plus intéressants, non essentiels
Les could-have, aussi appelés nice-to-have, correspondent aux bonus intéressants pour la réalisation du projet. Si le temps et les ressources le permettent, l’équipe devrait réaliser ces tâches. Néanmoins, le projet n’est pas lourdement affecté si vous passez outre.
Permettre aux commerciaux de personnaliser le lead scoring en fonction de leurs préférences donnerait plus de contrôle sur la priorisation des prospects. En revanche, cela n’impacterait pas directement l’accomplissement du projet. Il est possible d’optimiser la qualification des prospects sans cette tâche.
La différence principale entre les « should have » et les « could have » réside dans l’impact sur l’accomplissement du projet. Laisser de côté une tâche de la catégorie « should have » a plus d’impact sur le projet qu’une tâche de la catégorie « could have ».
Won’t have : les tâches les moins importantes
Les « won’t have » sont les tâches les moins importantes. Elles sont souvent demandeuses de ressources, pas directement alignées avec les objectifs ou non prioritaires par rapport aux autres tâches impératives.
Ces exigences souhaitables n’entrent pas dans le cadre du projet actuel, mais peuvent être intéressantes lors de futures mises à jour. Pour reprendre l’exemple, l’intégration d’un outil de gestion de projet n’est pas utile à l’optimisation de la qualification des prospects. Ce type de logiciel peut avoir du sens pour un autre objectif, mais pas dans l’optique d’organiser et de suivre les tâches de qualification des leads.
Comment appliquer la méthode MoSCoW ?
L’utilisation de la méthode MoSCoW est simple. Pour utiliser tout le potentiel de cet outil de priorisation, vous pouvez suivre les étapes suivantes.
1. Constituer l’équipe de participants
Choisissez minutieusement les personnes qui seront impliquées dans votre processus MoSCoW. Analysez les besoins pour le projet et invitez les personnes dans des postes en lien avec les responsabilités nécessaires dans le projet. Si certaines personnes sont essentielles au succès d’un projet, invitez-les à participer.
Par exemple, la création d’un nouveau processus de vente nécessiterait la présence de :
Vos commerciaux
Votre directeur·ice commerciale
L’équipe marketing
L’équipe produit
Les développeurs
L’équipe de direction
Pensez aussi aux parties prenantes extérieures à l’entreprise comme vos partenaires, vos prestataires de service ou vos fournisseurs.
2. Lister les tâches
Pour définir toutes les tâches essentielles à la réalisation du projet, commencez par rédiger votre objectif. Qu’essayez-vous d’accomplir ? Pour vous aider, vous pouvez suivre le modèle de matrice des objectifs SMART.
Ensuite, vous listez toutes les tâches qui peuvent vous rapprocher de cet objectif. Pour reprendre l’exemple de l’amélioration de la qualification des prospects, les tâches prioritaires du projet pourraient inclure :
Réaliser un benchmark des meilleures pratiques pour la qualification des prospects
Déterminer des critères de qualification de leads
Choisir un outil efficace pour implémenter du lead scoring, comme un CRM
Tester l’outil sélectionné pendant 14 jours
Intégrer cet outil au sein du processus
Former les commerciaux (upskilling)
Analyser les résultats et procéder à des ajustements.
Détaillez toutes les tâches pour chaque partie du projet.
3. Prioriser les éléments notés
Regroupez tous les invités au processus MoSCoW pour une session de brainstorming. Suggérez des idées, rebondissez et commencez à placer les tâches dans chaque catégorie au fur et à mesure.
Organisez la session : veillez à ce que toutes les parties prenantes soient disponibles pour participer à la session de brainstorming. Pensez à vous munir d'un tableau blanc pour noter vos idées. S’il est impossible de vous réunir dans une même pièce, lancez une visioconférence. Dans le second cas, envisagez l'utilisation d'un tableur Excel, d'un tableau collaboratif comme Miro ou un tableau Kanban comme Trello.
Rédigez un ordre du jour : définissez un laps de temps imparti pour chaque étape du processus MoSCoW. En fonction de votre objectif, cette durée peut varier. Partagez cet ordre du jour avec les participants dès le début de la réunion afin que tout le monde se concentre et puisse entamer la démarche de réflexion.
Sélectionnez une personne modératrice : ce membre de l’équipe sera en charge de faciliter la collaboration durant la session, de noter toutes les idées dans les différentes catégories et de donner la parole à tous les participants.
4. Documenter la catégorisation
Une fois que toutes les idées sont notées, reprenez votre catégorisation et vérifiez la pertinence de chaque décision. Notez noir sur blanc toutes les idées et partagez-les à tous les participants à la fin de la réunion.
5. Relire et valider
Lors de la phase de brainstorming, vous êtes peut-être passés vite sur certains sujets. Prenez le temps de relire et de valider tous les éléments. Attestez la bonne catégorisation des tâches avant de terminer la réunion.
Conseil : vous pouvez combiner la méthode MoSCoW avec l’utilisation de la matrice Eisenhower. Leur rapprochement peut aider à faire des choix sur l’importance de vos tâches, même utilisées individuellement au quotidien.
Méthode MoSCoW : exemples concrets d’utilisation
Découvrez deux exemples concrets pour mieux comprendre l’application de la méthode MoSCoW.
Exemple de la méthode MoSCoW pour le développement d’une application SaaS de gestion de projet
Prenons l’exemple d’une start-up qui développe une nouvelle application de gestion de projet pour les professionnels. Pour son lancement, les développeurs souhaitent créer un Minimum Viable Product (MVP). Pour ce faire, l’équipe peut utiliser la méthode MoSCoW pour prioriser les fonctionnalités. Voici une liste non exhaustive des tâches liées à ce projet et leurs catégorisations :
Must Have : gestion de l’authentification des utilisateurs, protection des données, création des tâches, gestion de plusieurs utilisateurs, assigner des tâches à un ou plusieurs utilisateurs, vue Kanban et vue liste du projet.
Should Have : intégration facilitée avec les outils tiers Google Drive, Microsoft 360, Slack et Notion.
Could Have : mode sombre, exportation PDF des projets ou d’une liste de tâches spécifique, correction de bugs mineurs, historique des modifications par les utilisateurs.
Won’t Have : intégration de l’IA pour accélérer la réalisation des tâches et automatiser la gestion des tâches par les utilisateurs.
Méthode MoSCoW : exemple pour une refonte de site web d’une agence immobilière
Une agence immobilière souhaite moderniser son site web pour optimiser la conversion des visiteurs en prospects. Pour prioriser les tâches, l’agence applique la méthode MoSCoW :
Must Have : moteur de recherche avec des filtres par prix, par localisation, par surface et par type de bien, formulaire de contact pour prendre rendez-vous avec les agents, informations pratiques sur l’agence, mobile-friendly, optimisation de la vitesse de chargement.
Should Have : référencement SEO local, possibilité de créer une alerte pour prévenir de nouvelles annonces sur les critères enregistrés par l’utilisateur, témoignages clients et vidéos des biens.
Could Have : visite virtuelle en 3D des biens disponibles sur le site, calculateur de prêt immobilier intégré et blog rempli de conseils sur l’investissement immobilier dans la zone de chalandise de l’agence.
Won’t Have : application mobile design, rédaction des annonces des biens par l’intelligence artificielle, intégration d’un e-book sur l’investissement immobilier dans le secteur de l’agence.
Les outils utiles pour appliquer efficacement la méthode MoSCoW
Pour utiliser efficacement la méthode MoSCoW, plusieurs outils peuvent vous être utiles. Pour lister vos tâches et pour les catégoriser, certains outils de gestion de projet sont particulièrement pertinents :
Jira
Trello
Asana
Click Up
Remarque : si vous utilisez l’outil de Customer Relationship Management (CRM) Pipedrive, ces applications bénéficient d’une intégration directe avec votre logiciel. Cela facilite le suivi de vos projets pour chaque client, par exemple.
Pour conclure
En résumé, la méthode MoSCoW permet de catégoriser les différentes tâches d’un projet au sein de quatre groupes précis. La technique est utile pour allouer son temps et ses ressources sur les actions prioritaires.
Pour prioriser les tâches de vente, vos prospects et vos affaires, vous pouvez mettre en place un outil CRM personnalisable pour votre entreprise. Pipedrive est utilisé par plus de 100 000 entreprises à travers le monde, dans de multiples domaines d’activité.
