Le contrôleur de gestion a besoin d’outils performants pour réaliser ses missions. Pour fournir des informations et des analyses essentielles à l’amélioration continue des activités de l’entreprise, ce professionnel s’appuie sur des outils informatiques adaptés. Quels sont les outils du contrôle de gestion et comment les utiliser selon le secteur d’activité de l’entreprise ?
Les outils de contrôle de gestion : définition
Les outils de contrôle de gestion sont l’ensemble des outils qui permettent de réaliser les étapes essentielles de cette activité : analyse, mesure, contrôle et communication aux dirigeants de l’entreprise. Ces outils permettent d’extraire, de gérer et d’analyser les données clés sur les performances de l’entreprise. Ces informations servent ensuite à mettre en place des stratégies de gestion.
Quels sont les avantages des outils de contrôle de gestion ?
La mise en œuvre d’outils de contrôle de gestion permet d’atteindre plusieurs objectifs cruciaux dans la gestion d’entreprise.
Prendre des décisions éclairées
La raison d’être du contrôle de gestion est de fournir les analyses nécessaires pour prendre des décisions éclairées. Après avoir extrait toutes les données importantes, le contrôleur de gestion les analyse et les présente aux dirigeants avec l’objectif de les renseigner sur tous les points clés.
Optimiser les coûts
Le contrôleur de gestion réalise un audit des coûts pour identifier les sources de coût et, si besoin, chercher comment les réduire. Plus globalement, il utilise le ratio coûts/revenus pour vérifier que l’entreprise est rentable. Ces indicateurs sont centraux pour évaluer la qualité de la gestion budgétaire.
Améliorer la productivité
La mesure de la productivité indiquera si des points critiques sont apparus, et s’il est possible d’y remédier. L’analyse de l’intégralité de la chaîne de production est nécessaire pour identifier des activités éventuellement problématiques, qui ne seraient pas apparues sans la mise en œuvre de cette étude.
Réduire les imprévus
À la fin de chaque période donnée, le contrôle de gestion identifie les écarts entre les objectifs fixés et les résultats réellement obtenus. Ainsi, les imprévus sont identifiés et analysés, de manière à les prévoir et à les minimiser à l’avenir. Dans ce cas, des mesures correctives pourront être prises.
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Quels sont les principaux outils de contrôle de gestion ?
Maintenant que nous avons parcouru les principaux objectifs du contrôle de gestion, voyons quels sont les outils de contrôle de gestion les plus efficaces.
Tableaux de bord et KPI
Le contrôleur de gestion doit construire et animer des tableaux de bord. Ils lui permettent de rassembler les indicateurs clés de manière visuelle, pour qu’ils puissent être consultés facilement par les dirigeants de l’entreprise. En effet, le contrôleur de gestion les utilise pour communiquer aux dirigeants les points clés sur lesquels il souhaite attirer son attention. Le tableau de bord est donc aussi un outil de communication.
Les KPI (Key Performance Indicators), ou indicateurs clés de performance sont sélectionnés et analysés selon les objectifs de l’entreprise. Là aussi, pour que les dirigeants maîtrisent facilement les outils de pilotage qui leur sont fournis, il leur faut disposer de bons outils de visualisation des données.
Prévisions financières et budgétisation
Le contrôle budgétaire a pour but de déterminer les prévisions financières et de concevoir la budgétisation de la période à venir. Dans un premier temps, les coûts sont modélisés, puis on vérifie que les coûts réels sont conformes aux coûts prévus, de manière à identifier des écarts dans la réalisation des objectifs financiers. En d’autres termes, le contrôle de gestion réalise une comparaison des performances entre la prévision et la réalisation. Ensuite, les décideurs utilisent les conclusions pour effectuer l’élaboration des budgets de la période suivante.
Gestion des stocks et logistique
Le contrôle de la gestion des stocks et de la logistique permet d’analyser la performance organisationnelle et de minimiser les risques opérationnels. Il s’agit d’anticiper les problèmes qui pourraient se poser, comme des problèmes d’approvisionnement, des difficultés de livraison, de gestion du stockage, des risques de rupture de stock, ou au contraire des risques de surstockage. Avec les bonnes données, la mise en œuvre d’améliorations peut être anticipée avant que les problèmes ne surgissent ou ne s’amplifient.
Analyse des dépenses et des coûts
L’analyse des dépenses et des coûts est au cœur du contrôle de gestion. La comptabilité analytique vient ici préciser les coûts de production, les coûts partiels des produits ou services, les coûts complets, les coûts de commercialisation, etc. Ces calculs permettent d’analyser toutes les ressources consommées selon les biens et les services produits. Il s’agit de répondre à cette question : quelles étaient les prévisions de dépenses et quelles ont été les dépenses en réalité, à l’issue d’une période donnée ?
Il est indispensable d’optimiser le rapport entre l’allocation des ressources et les résultats obtenus. C’est de cette manière que le contrôle de gestion accompagne l’entreprise dans sa stratégie et lui donne les outils pour assurer le pilotage de sa performance globale. En ayant toutes les données pertinentes, l’entreprise maîtrise ses finances et maximise ses bénéfices.
CRM et relation clientèle
Le CRM, comme celui de Pipedrive, est l’outil de pilotage de la relation client. Toutes les données client et tous les contacts entre le client et l’entreprise y sont centralisés. C’est un outil indispensable pour rationaliser sa relation client et mettre en place une solution de pilotage et d’automatisation des ventes.
L’importance des outils de contrôle de gestion par secteur d’activité
Les contrôleurs de gestion adaptent leur diagnostic de gestion aux flux financiers, au domaine d’activité et à l’entreprise en question. Prenons quelques exemples.
Les outils de contrôle de gestion dans le domaine de la vente
L’objectif du reporting commercial est de fournir des informations pertinentes à la direction des ventes, pour qu’elle puisse se concentrer sur le pilotage de l’activité commerciale.
Les tableaux et rapports liés à votre activité CRM aideront à vérifier si les équipes commerciales consacrent leur temps à ce qui est prioritaire. Les outils de contrôle de gestion analysent les temps passés aux différentes tâches (administration, transport, préparation des rendez-vous) et le temps réellement passé en rendez-vous client. S’il apparaît que le temps passé avec les clients est trop faible par rapport aux pratiques du secteur d’activité de l’entreprise, des solutions pourront être recherchées. De plus, le temps passé par type de client pourra aussi être observé, pour voir si la priorité est donnée aux clients les plus importants selon les enjeux de la société en question.
Les KPI concernant les ventes elles-mêmes peuvent être décomposés finement, par exemple selon le chiffre d’affaires par point de vente, par zone géographique et par catégorie de produits.
L’objectif global sera d’optimiser le budget des ventes, d’augmenter la marge commerciale et de déceler des possibilités de croissance pour les ventes.
Les outils de contrôle de gestion dans le domaine du marketing
L’objectif ici est d’étudier la rentabilité des campagnes marketing. Selon les indicateurs financiers, les budgets consacrés au marketing sont-ils adéquats par rapport aux objectifs ? Les processus de gestion du marketing sont-ils optimisés ? Est-ce qu’il serait pertinent d’automatiser certaines actions, d’adopter un logiciel de marketing automation, d’installer des outils de planification des campagnes ou encore de segmenter vos emails ?
Les outils de contrôle de gestion dans le domaine de l'e-commerce
L’outil de gestion servira à créer des tableaux de bord synthétiques pour étudier la cartographie des stocks, les processus de gestion des stocks, la pertinence des outils informatiques et l’efficacité du traitement des données et des flux d’informations. Selon la croissance de l’entreprise, le volume des données peut devenir très important et une gestion efficace deviendra d’autant plus cruciale. Pipedrive propose un grand nombre de solutions d’intégration pour faciliter le paiement et la facturation (QuickBooks, Stripe, etc.)
Les outils de contrôle de gestion dans le domaine du service client
L’étude de l’efficacité du service client et de la satisfaction client est un autre domaine qui est important dans la mesure de la performance des entreprises, au-delà des aspects financiers. Le suivi des contacts, le taux de satisfaction client, le taux d’attrition et le taux de fidélité sont des indicateurs essentiels de l’image de marque de l’entreprise.
Les erreurs à éviter avec les outils de contrôle de gestion
Le contrôle de gestion peut entraîner une trop grande consommation de ressources pour l’entreprise. Voici les écueils à éviter :
Consacrer trop de temps à construire des indicateurs de performance « faits maison » ;
Avoir des tableaux de bord trop généraux, non personnalisés aux besoins de l’entreprise, ou trop complexes ;
Utiliser la saisie manuelle des informations sur un tableur comme un fichier Excel, plutôt qu’une solution digitale qui gère l’automatisation du recueil des données et crée un tableau de bord pertinent ;
Engager trop de parties prenantes ou de services dans la remontée des informations, alors qu’ils ne sont pas nécessairement concernés par tous les rapports financiers.
Il arrive parfois que des entreprises se trouvent dans une situation paradoxale, où le temps d’analyse des données et de prise de décisions stratégiques se trouve amputé par le manque de temps ou de perspective sur le pilotage budgétaire. C’est pourquoi il est indispensable de se doter avant tout des bons outils de gestion de projet et de reporting financier.
Pour conclure
Pour observer la santé de l’entreprise et analyser ses principaux budgets, le contrôle de gestion nécessite des logiciels de mesure, de statistiques et de trésorerie précis. Ces outils peuvent être personnalisés, connectés entre eux et centralisés autour d’un CRM. Essayez le CRM Pipedrive gratuitement et avec toutes fonctionnalités pendant 14 jours.
