Communiquer est essentiel pour toutes les entreprises. Que ce soit pour attirer de nouveaux prospects ou pour mettre en avant la sortie d’un nouveau produit, la communication est incontournable. Pour faciliter cette démarche, le plan de communication prend tout son sens.
Il englobe toutes les actions nécessaires à la stratégie de communication d’une entreprise. Il permet de visualiser les détails du projet, d’anticiper les étapes et de n'en oublier aucune.
Comment faire un plan de communication ? Quels sont ses avantages ? Comment créer un modèle de plan de communication ? Découvrez toutes les réponses à ces questions dans la suite de cet article.
Le plan de communication est un document stratégique qui définit l'ensemble des actions à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs de communication d’une entreprise. Il sert à organiser, structurer et coordonner les différentes activités de communication.
Il en existe deux types :
- Le plan de communication interne : il définit la manière dont la communication s’effectue au sein des équipes de l’entreprise.
- Le plan de communication externe : plus populaire, il englobe les actions à effectuer pour communiquer auprès des prospects et clients.
Un plan de communication ne se limite pas à une liste d’actions à effectuer. Il s’assure également de leur mise en œuvre. Il fournit un cadre aux équipes opérationnelles et définit précisément la planification des différentes opérations de communication. Il donne aussi de la visibilité aux dirigeants de l’entreprise pour évaluer et ajuster la stratégie si nécessaire.
L’entreprise peut créer un plan de communication global ou pour un projet précis (un lancement de produit, par exemple). Dans ce deuxième cas, le plan de communication peut être différent de la communication habituelle.
Le plan de communication est souvent confondu avec le plan d’action. Ce dernier décrit les actions à mener pour atteindre un objectif précis. Très utilisé dans la plupart des méthodes de gestion de projet, il n’est pas spécifique à la communication.
L’importance de créer un plan de communication
Un bon plan de communication offre plusieurs avantages stratégiques aux entreprises :
Une meilleure maîtrise des coûts de communication
Un plan de communication réussi permet d'établir un budget précis pour chaque action de communication. Les dirigeants peuvent définir les priorités et les objectifs financiers en amont de la campagne. Cette approche évite les dépenses inutiles.
L’entreprise peut ajuster son budget en fonction des retours estimés et des canaux de communication choisis. Elle peut alors optimiser ses ressources et éviter les imprévus financiers.
Plus de clarté sur les besoins en communication
Créer un plan de communication oblige l'entreprise à clarifier ses objectifs et à identifier ses besoins en matière de communication. Le processus permet de mieux comprendre les attentes des différents publics cibles (clients, partenaires ou employés). Il est ensuite plus facile de déterminer les messages à transmettre.
En définissant clairement ses besoins, l'entreprise peut personnaliser ses messages et mieux répondre aux attentes de son audience.
Une meilleure coordination des équipes
Avec un plan de communication clair, l'entreprise peut synchroniser ses efforts entre les différentes équipes. Chaque salarié sait précisément ce qu'il doit faire, à quel moment, et avec quels outils.
Cette manière de procéder réduit le risque d'actions contradictoires. Une bonne coordination garantit également que la communication est cohérente et alignée avec l'image de marque.
Une plus grande fidélité de la clientèle
Un bon plan de communication permet de construire une relation de confiance avec ses clients. Lorsqu'une entreprise communique de manière cohérente, elle renforce son image et sa crédibilité aux yeux de sa clientèle. Cette dernière est alors plus en confiance et plus engagée.
Un plan de communication efficace permet donc de diminuer le taux d’attrition et de transformer sa clientèle en ambassadeur de marque.
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Comment faire un plan de communication ?
Maintenant que les bases ont été posées, passons à la pratique. Voici un exemple de plan de communication avec les étapes à suivre :
1. Définir le mandat et les objectifs
Le mandat représente l’objectif du plan de communication. C’est le point de départ. Vous devez identifier le problème à résoudre ou l'objectif visé par votre stratégie de communication. Voici quelques exemples pour vous aiguiller :
Faire connaître un nouveau produit ou service
Améliorer ou modifier l’image de marque
Fidéliser la clientèle
Augmenter les ventes
Influencer le comportement des consommateurs
Vous pouvez utiliser la méthode SMART pour définir des objectifs spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et temporellement définis.
2. Identifier la cible
Comme en marketing, le ciblage est essentiel pour réussir sa communication. Vous devez identifier à qui vous vous adressez pour pouvoir communiquer efficacement. L’utilisation de buyer personas permet de faciliter cette étape.
La cible de communication se détermine généralement avec trois axes :
Les critères sociodémographiques : âge, sexe, localisation, CSP.
Les critères psychologiques : personnalité, style de vie.
Les critères liés au comportement d’achat : habitudes de consommation, préférences d’achat, marques favorites.
Remarque : attention à ne pas confondre cible marketing et cible de communication. La première concerne les personnes à qui vous souhaitez vendre. La seconde englobe celles auprès de qui vous voulez vous faire connaître.
3. Définir l’axe de communication
L’axe de communication est l’idée centrale autour duquel votre plan de communication s’articule. Il découle des deux étapes précédentes. Il correspond à la promesse et à la proposition de valeur de votre produit ou service. Voici quelques exemples d’axes de communication :
Un produit ou service moins cher
Une approche écologique, ou à l’impact positif
Un produit plus efficace
Un sentiment d’appartenance à une communauté
4. Planifier les actions et la stratégie de communication
La stratégie de communication regroupe l'ensemble des actions à mettre en place pour atteindre les objectifs fixés. À cette étape, votre objectif est de déterminer comment transmettre le message et capter l'attention de la cible.
Commencez par définir les canaux de communication à utiliser : e-mail marketing, réseaux sociaux, communications automatisées, salons, webinaires ou encore communiqué de presse.
Une fois les supports de communication définis, vous pouvez créer un planning de communication ou un calendrier avec les différentes actions. C’est également à cette étape que vous choisissez la fréquence de publication pour chaque canal de communication.
5. Définir le budget
Communiquer a un coût. Même pour des canaux de communication « gratuits » comme les réseaux sociaux, produire du contenu prend du temps et coûte donc de l’argent.
Le budget alloué aux efforts de communication doit être défini dès le début pour éviter les mauvaises surprises. Pensez également à estimer les coûts liés aux ressources matérielles (appareil photo et matériel informatique, par exemple) et humaines.
6. Rédiger le message et produire les contenus
Le message est au centre de la communication. C’est la seule chose que vos prospects vont retenir. Il doit être conçu avec rigueur et cohérence. Sa forme dépend du canal choisi.
Par exemple, une publicité sur les réseaux sociaux ne doit pas être rédigée comme des e-mails transactionnels. Quel que soit le format, le message doit informer, sensibiliser, convaincre et séduire la cible.
7. Analyser les résultats
L’heure est venue de dresser le bilan de vos actions de communication. Pour avoir un avis le plus impartial possible, utilisez des KPI pertinents. Si les résultats ne sont pas à la hauteur de vos attentes, posez-vous les bonnes questions :
Les objectifs sont-ils trop ambitieux ?
Le budget est-il suffisant ?
Est-ce que les canaux de communication choisis sont pertinents ?
En identifiant la source du problème, vous pourrez adapter la stratégie et améliorer les résultats.
Créez votre propre modèle de plan de communication
Vous avez pour ambition de lancer une stratégie de communication pour votre entreprise ? Bonne nouvelle, il est tout à fait possible de créer votre propre modèle de plan de communication. Voici quelques conseils :
Adaptez le modèle au fil du temps
En communication comme dans de nombreux domaines, les règles du jeu changent en permanence. Un bon template de plan de communication doit être flexible pour s’ajuster à la réalité du marché. Il doit permettre de s’adapter au fur et à mesure que vous obtenez des données plus précises.
Les attentes de vos clients ont changé ? Vous devez retravailler le message pour continuer à les toucher. Vos prospects ont migré vers un nouveau réseau social ? Il faut communiquer sur cette plateforme. Avoir un plan de base est primordial, mais les données que vous obtenez au fur et à mesure doivent vous guider.
Choisissez les bons outils
Des outils comme Google Sheets ou Excel sont amplement suffisants pour créer un plan de communication lisible et efficace. Même si des modèles gratuits existent, il est généralement judicieux de créer le vôtre. Chaque entreprise a des besoins différents et ce qui convient à l’une ne conviendrait pas à l’autre.
Malgré tout, assurez-vous que votre plan de communication contient ces éléments :
- Le type de communication : parle-t-on d’une image, d’une vidéo, d’une infographie ou d’un texte ?
- Le canal : sur quel canal le contenu va-t-il être posté ?
- La fréquence : à quelle fréquence comptez-vous communiquer ?
- Le public cible : qui est la cible de cette communication ?
- Les responsables : quelles sont les personnes chargées de poster le contenu ?
Pour conclure
Le plan de communication est la clé de voûte d’une communication cohérente et maîtrisée. Bien exécuté, il permet de toucher les bonnes personnes au bon moment. C’est un outil particulièrement puissant qui structure les différents efforts de communication.
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