Plateforme LMS : le guide des Learning Management Systems

À l’heure où les difficultés à recruter et à fidéliser les meilleurs talents s’intensifient, le pilotage de la formation professionnelle et de la montée en compétence est de plus en plus important. Les plateformes LMS aident à offrir des contenus de formation adaptés aux collaborateurs, optimiser les parcours de formation par la personnalisation et à améliorer l’expérience d’apprentissage. Que sont les plateformes LMS et comment fonctionnent-elles ?

Plateforme LMS : définition

À quoi sert une plateforme LMS ?

Le logiciel LMS de gestion de la formation permet de centraliser le système documentaire du service formation d’une entreprise. Depuis ce point central du knowledge management, les contenus pédagogiques sont conçus, réunis et distribués. Les parcours de formation à distance (ou e-learning) sont pilotés et optimisés sur la plateforme. Les services des Ressources Humaines et les responsables formation utilisent les plateformes LMS pour simplifier la formation professionnelle et améliorer l’expérience d’apprentissage des salariés.

Quels sont les différents types de plateformes LMS ?

Plusieurs catégories de LMS existent. Chacune répond à des besoins précis en matière d’administration et d’hébergement. Il en existe trois formats principaux.

Les plateformes des LMS sur le cloud

La plateforme de formation est hébergée sur les serveurs du fournisseur de cette plateforme. Les contenus sont alors accessibles sur le cloud, si bien que les utilisateurs n’ont pas de logiciel spécifique à installer. Un identifiant et un mot de passe suffisent à se connecter. La plateforme a alors un fonctionnement de logiciel en tant que service (également appelé SaaS).

Les plateformes LMS hébergées localement

La plateforme est hébergée localement, sur les serveurs de l’entreprise. Pour cet auto-hébergement, il faut disposer d’une infrastructure informatique adaptée : matériel et personnel spécialisés. L’entreprise doit avoir les ressources humaines suffisantes pour configurer le serveur, assurer la gestion quotidienne, réaliser la maintenance et les interventions techniques en cas de bug, etc.

Les plateformes LMS open source

Ce type de plateforme LMS gratuite doit aussi être hébergé localement, avec les contraintes indiquées ci-dessus. Elles ont l’avantage de pouvoir être personnalisées facilement selon les besoins de l’entreprise, mais peuvent être plus difficiles à entretenir.

Les avantages d’une plateforme LMS

En utilisant une plateforme LMS, vous avez un système de gestion de l’apprentissage qui est utile tout autant pour les formateurs que pour les apprenants.

Les avantages d’une plateforme LMS pour les administrateurs et les formateurs

Automatisation des tâches à faible valeur ajoutée

Les inscriptions et autres formalités administratives peuvent être réalisées directement sur l’outil de formation.

Centralisation des données et approche collaborative

• Les ressources de formation sont stockées en un seul et même endroit. Quand la formation des collaborateurs est assurée par différents intervenants, qu’ils soient internes ou externes, toutes les ressources sont rassemblées, sans risque de perte ou d’atomisation des supports.

• La plateforme permet d’uniformiser les formats et les supports visuels des contenus pédagogiques. Les apprenants ont des habitudes et des repères.

• Grâce aux fonctionnalités collaboratives, le formateur peut créer des groupes de travail, pour des apprentissages en collaboration, y compris si les apprenants sont à distance.

• Les plateformes intègrent une messagerie, ce qui permet un dialogue direct avec les apprenants. Tout ce qui concerne la formation se trouve sur un seul tableau de bord.

Suivi des apprentissages

L’un des intérêts majeurs des plateformes LMS, c’est qu’elles permettent un suivi détaillé et automatisé des progrès et des performances de chaque apprenant, c’est qu’on appelle le learner management. Ainsi, si le formateur voit que les apprenants sont nombreux à ne pas bien saisir un point ou à échouer à un exercice, il peut ajuster son programme. Il peut aussi organiser des examens et des certifications. Ces certifications peuvent être nécessaires dans le cadre d’une démarche qualité ou lors d’un audit.

Les rapports sur l’activité des apprenants sur la plateforme peuvent être paramétrés finement et donner de précieux renseignements aux services formation et RH de l’entreprise.

Système évolutif

Les plateformes sont évolutives. Des fonctionnalités complémentaires peuvent être ajoutées selon les besoins de l’entreprise. Elles peuvent s’adapter à un de mix pédagogique présentiel/distanciel, qui est aussi appelé blended learning. Elles permettent une actualisation et des mises à jour des contenus module par module.

Coût de la formation

La société qui choisit un LMS learning system pour former ses collaborateurs voit les coûts de son dispositif de formation réduits par rapport à une formation en présentiel. Elle n’a pas besoin de réunir les personnes en un même lieu, ni de prendre en charge le déplacement d’un formateur, par exemple.

Les avantages d’une plateforme LMS pour les apprenants

Personnalisation et flexibilité

Les parcours d’apprentissage sont personnalisables. Si un apprenant a besoin de réviser un module en particulier ou de recevoir du soutien, il peut en faire la demande.

Les apprenants bénéficient aussi d’un apprentissage flexible. Ils ont accès à la plateforme d’apprentissage à l’heure où ils sont disponibles, en tout lieu, dès lors qu’ils ont accès à une connexion internet. Cette personnalisation des parcours permet de renforcer l’engagement des apprenants.

Suivi des apprentissages

Le reporting et les indicateurs de performance sont précieux autant pour les apprenants que pour les formateurs. Avec le suivi de la performance, l’apprenant sait à tout moment où il en est dans sa progression. Celle-ci peut être matérialisée de manière visuelle et ludique pour encourager les apprenants.

Facilitation des apprentissages

Les plateformes LMS ont une ergonomie pensée pour faciliter les apprentissages. Elles proposent un mix média et permettent des supports pédagogiques variés : ressources textes, images, infographies, tableaux récapitulatifs, fichiers audios, fichiers vidéo, documents téléchargeables. Ces différents formats correspondent aussi à différents types d’apprenants, qui ont différents processus d’apprentissage. Ainsi, chacun peut avancer à son propre rythme.

La gamification des apprentissages est un autre facteur qui rend les apprentissages plus attractifs. Les contenus interactifs comme les quiz, les QCM, le dépôt de fichier de la part de l’apprenant, les forums et les scénarios pédagogiques ludiques sont motivants.

L’outil LMS pour la vente et les équipes commerciales

Comme les plateformes Learning Management System s’interfacent facilement avec les outils de pilotage de l’entreprise (recrutement, suivi de carrière, certification, etc.), leur utilisation en est facilitée.

Elles permettent la formation et l’onboarding des nouvelles recrues de l’équipe commerciale à leur arrivée dans l’entreprise. Des sessions de formation sur l’offre (pour connaître les produits et services dans tous leurs détails) ou des formations en e-mail marketing sont rendues accessibles à tout moment, dès le recrutement. Ensuite, la plateforme reste un bon outil pour l’apprentissage continu.

Les commerciaux peuvent aussi utiliser ce type de logiciel LMS pour créer des actions de formation à destination des clients, comme des tutoriels, des modes opératoires, des présentations des nouvelles versions ou des mises à jour des produits.

Les limites d’une plateforme LMS

Les solutions de gestion de la formation et de l’apprentissage LMS ont aussi quelques limites, qu’il faut connaître pour mieux gérer.

Pour les utiliser efficacement, il faut d’abord une culture d’entreprise où la pratique du numérique est bien développée. Sinon, vous risquez de vous heurter à la résistance de certains collaborateurs.

Les apprenants doivent recevoir une formation des utilisateurs et disposer du matériel nécessaire, comme un ordinateur ou une tablette (parfois un téléphone portable peut suffire, selon les plateformes et les formations).

Les formations sur LMS sont surtout de type descendant. L’apprenant reçoit une formation déjà prête, sur laquelle il n’intervient pas, ou peu. Les formations où les apprenants sont passifs peuvent susciter la démotivation et le désengagement. Il faut donc que les équipes de formation soient formées à la pédagogie numérique et à distance. Il s’agit d’un format spécifique qui est bien différent d’une session de formation en présentiel, c’est pourquoi les formateurs doivent concevoir des formations d’autant plus attrayantes.

Les interfaces de certaines plateformes LMS peuvent être peu fluides ou peu intuitives. Lorsqu’elles choisissent leur plateforme, les entreprises devront faire attention à l’interface utilisateur.

Comment choisir la plateforme LMS adaptée à votre entreprise ?

Chaque plateforme ayant son fonctionnement propre, il sera intéressant d’étudier leurs caractéristiques et de sélectionner celle qui correspond le mieux à vos besoins. Pour faire votre choix, vous pouvez vous poser les questions suivantes.

• Quelles sont les caractéristiques et les fonctionnalités de la plateforme ?

• Quels sont vos besoins en matière d’administration et de formation ? Quels sont vos objectifs pédagogiques ?

• Quels sont les besoins de vos collaborateurs pour leur montée en compétence (ou upskilling) ? La plateforme offre-t-elle une expérience d’apprentissage fluide, adaptée et agréable ?

• Comment fonctionne la tarification ? (Cet article traite de ce sujet ci-dessous).

• Quelles sont les possibilités de personnalisation, d’adaptation à vos besoins spécifiques et à vos objectifs de formation ?

• Quelles sont les possibilités d’évolution, de modules de formation additionnels, de nouvelles options, pour vos besoins ultérieurs en gestion des contenus ?

• Quelles sont les ressources nécessaires pour la maintenance (budget, service informatique interne, compétences, externalisation nécessaire ou non) ?

• Quelle est la politique de récolte et de stockage des données, qu’en est-il du respect du RGPD ?

• Quelles sont les garanties en matière de cybersécurité ?

• Quelles sont les connexions possibles avec vos outils internes existants ? La plateforme doit faciliter votre gestion administrative.

• Si vous possédez un logiciel de gestion de la relation client, quelles fonctionnalités sont nécessaires, selon votre responsable de projet CRM ?

• Quelle est la disponibilité du support client ?

Ces questions sont un excellent point de départ pour mieux cartographier votre situation et cibler le meilleur logiciel LMS.

Comparatif : 5 plateformes clés de LMS (Learning Management System)

Voici un aperçu de 5 des meilleures plateformes LMS, pour vous aider à choisir selon vos objectifs de gestion des formations.

360Learning

Les fonctionnalités clés de 360Learning :

• Apprentissage collaboratif et interactions sociales facilitées

• Création de contenu prêt à l’emploi

• Boucles de rétroaction intégrées

• Analyses et envoi de rapport automatique

• Intégration avec diverses plateformes, y compris Microsoft Teams

• Prise en charge des appareils mobiles

• Gamification des activités

• Feedback entre pairs

Docebo

Les fonctionnalités de Docebo :

• Fonctionnalités alimentées par l’IA

• Apprentissage social et informel

• Formation en entreprise étendue

• Rapports et analyses robustes

• Intégration aux écosystèmes d’entreprise, création d’une application mobile possible

iSpring Learn LMS

Les fonctionnalités clés d’iSpring Learn :

• Prise en main simple

• Équipe support réactive

• Bon rapport qualité/prix

• Intégration simple de contenus type PowerPoint

Moodle

Les fonctionnalités de Moodle :

• Open source et personnalisable

• Vaste bibliothèque de plug-ins et prise en charge de l’API

• Prise en charge des appareils mobiles

• Outils de reporting et d’analyse personnalisés

• Conforme aux normes SCORM et LTI

• Soutien de la communauté des utilisateurs

TalentLMS

Les fonctionnalités de TalentLMS :

• Cours personnalisables grâce à la génération de contenu par l’IA

• Gestion de formation simplifiée

• Moteur d’évaluation pour créer des tests

• Rapports et analyses

• Intégration avec des outils d’apprentissage tiers comme Adobe Captivate

Combien coûte une plateforme LMS ?

• Il existe plusieurs modèles de tarification. Les principales offres du marché ont ce type de tarification :

• Une licence pour chaque apprenant

• Un tarif dégressif selon le nombre d’apprenants, une formule plus adaptée aux grandes organisations

• Un abonnement mensuel ou annuel

• Pour utiliser une plateforme LMS gratuite, vous pouvez opter pour une solution open source

Pour conclure

Les plateformes LMS sont des outils digitaux qui apportent une révolution dans les processus de formation. Les équipes commerciales suivent l’onboarding de nouveaux salariés, ainsi que leur formation initiale et continue, avec plus de facilité et de flexibilité. De nombreuses plateformes LMS peuvent être intégrées dans le CRM Pipedrive. Cette intégration assure la synchronisation des données et facilite la gestion administrative de la formation professionnelle. Essayez le CRM Pipedrive gratuitement pendant 14 jours et testez ses fonctionnalités sans limitation d’accès.