De plus en plus d’entreprises organisent leur activité autour de projets. Chacun d’entre eux a un objectif clair : lancer un nouveau produit ou démarrer une campagne de publicité sur les réseaux sociaux, par exemple. Cette organisation est à l’origine des nombreuses méthodes de gestion de projet actuelles.
À la croisée entre la direction et les équipes projet, le PMO a pour mission d’orchestrer l’ensemble des projets d’une entreprise. Son objectif principal est de s’assurer de la réalisation des objectifs commerciaux et d’aider les équipes à atteindre leurs objectifs.
Qu’est qu’un PMO ? Quel est son rôle en entreprise ? Quels sont les différents types de PMO ? Découvrez toutes les réponses à ces questions dans la suite de cet article.
PMO : définition et fonctionnement
Un PMO (Project Management Office) , ou « bureau de gestion de projet » en français, est une équipe qui gère un ensemble de projets pour soutenir les objectifs commerciaux d’une entreprise. Il coordonne et dirige les projets, tout en communiquant leur état d'avancement aux parties prenantes.
Le PMO assure la surveillance, le contrôle et la réalisation des différents projets. Les personnes qui travaillent au sein d’un PMO ont une position stratégique. Elles ont une vision transversale de tous les projets, programmes et portefeuilles de l’entreprise.
L'objectif principal d'un PMO est de maximiser l'efficacité des projets. Il peut être intégré à différents niveaux dans l’entreprise :
Au sein même d’un projet pour soutenir le chef de projet
Aux côtés de la direction générale de l’entreprise
Dans une équipe précise ou au sein d’un portefeuille de projets
Les PMO gagnent chaque année en popularité. De plus en plus d'entreprises prennent conscience de leur importance. Selon les données partagées par Wellingtone (lien en anglais), 82 % des entreprises disposaient d'au moins un PMO en 2021 et 47 % en utilisaient plusieurs.
Remarque : l’acronyme PMO peut aussi faire référence au « project management officer ». Dans ce cas de figure, il est question d’une personne et non d’une équipe, et les responsabilités sont essentiellement les mêmes.
Le rôle d’un PMO dans une entreprise
De manière générale, le rôle du PMO est de faciliter l’exécution de la stratégie. Il assiste le pilotage des différents projets pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise. Concrètement, ce rôle peut amener le bureau de gestion de projets à :
Créer des rapports réguliers ou des états d’avancement des projets.
Déployer les outils nécessaires pour avoir une vision globale des projets ou du portefeuille de projets (choisir un logiciel de gestion de projet ou mettre en place un CRM pour la gestion des tâches, par exemple).
Effectuer des feedbacks auprès de la direction et des différentes parties prenantes.
Arbitrer les différents projets (mettre en pause les projets secondaires et allouer les bonnes ressources là où c’est nécessaire, par exemple). Le PMO s’intègre d’ailleurs très bien dans les stratégies de growth marketing.
S’assurer que les nouveaux projets sont pertinents et n'impactent pas les projets existants.
Former les chefs de projet pour leur donner plus d’autonomie.
Veiller au respect de la vision stratégique de l’entreprise.
Anticiper les risques techniques et opérationnels de chaque projet. Le PMO utilise généralement l’analyse SWOT pour y parvenir.
Ce sont les besoins de l'entreprise qui dictent les priorités quotidiennes d'un PMO. Ses missions peuvent varier d'une entreprise à l'autre et en fonction des besoins du moment.
Par exemple, une entreprise qui forme une nouvelle équipe de projet peut demander à son PMO de fournir des conseils en tant que consultant interne. De cette façon, le PMO peut utiliser son expertise pour aider les chefs de projet moins expérimentés. Il leur permet alors d’éviter les erreurs les plus courantes et de développer leurs compétences.
Différences entre PMO, project manager et program manager
Les termes PMO, project manager et program manager sont souvent utilisés ensemble. Même si les trois sont des métiers de la gestion de projet, ils sont sensiblement différents.
Qu'est-ce qu'un project manager ?
Le project manager, ou chef de projet, est chargé de planifier, d'organiser et de diriger les projets au sein de l’entreprise. Cette dernière peut embaucher un chef de projet en interne ou confier cette responsabilité à un chef de projet indépendant.
Cette deuxième option est souvent plus rentable pour les entreprises aux budgets plus modestes et avec un nombre de projets réduit. Elle permet de ne payer que lorsque les projets sont actifs. Les équipes de projet bénéficient alors des conseils d'un expert, même si leur entreprise ne peut se permettre une embauche permanente.
Qu'est-ce qu'un program manager ?
Les projets sont des efforts ponctuels dont l’objectif est d’amener à un changement. Lorsqu'une entreprise associe plusieurs projets pour atteindre un résultat plus important, on parle de programme.
Un project manager, ou gestionnaire de programme, supervise les programmes et les projets qui en font partie. Son rôle est de s'assurer qu'ils sont conformes aux objectifs globaux de l'entreprise.
Les gestionnaires de programmes et les chefs de projets partagent certaines responsabilités et compétences. Toutefois, les gestionnaires de programmes sont plus axés sur la stratégie. Ils entretiennent des liens étroits avec les principaux décideurs et transforment les idées de la direction en décisions concrètes au sein des projets.
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Les 4 types de PMO
Il existe plusieurs types de PMO. Chacun est adapté à un type et à une taille d’entreprise. L'utilisation du bon type de PMO peut faire toute la différence entre une mauvaise et une excellente gestion de projet.
Les startups et les petites entreprises au budget limité utilisent généralement un seul PMO. De leur côté, les grandes entreprises peuvent en combiner plusieurs. Dans ce cas, chacun d’entre eux répond à un besoin spécifique.
Gartner, leader des entreprises de conseil, recense 4 profils différents de PMO :
Le PMO activiste (activist PMO)
Ce type de PMO favorise une approche globale et encourageante. Il laisse généralement les chefs de projet régler les petits détails. C’est un profil de PMO très apprécié au sein des entreprises dont la gestion de projet est décentralisée et orientée vers les enjeux commerciaux.
La priorité du PMO activiste est d'aligner la réalisation du projet avec la vision globale de l'entreprise. Il préfère soutenir les chefs de projet plutôt que de leur donner des instructions.
Des processus bien cadrés permettent aux projets de se dérouler avec un minimum d'intervention du PMO. Par conséquent, cette approche fonctionne bien dans les grandes entreprises dotées de chefs de projet bien établis et où il est normal que de nombreux projets se déroulent simultanément.
Le PMO de livraison (delivery PMO)
Aussi connu sous le nom de « project delivery PMO », le PMO de livraison est le plus répandu de tous. Selon Gartner (lien en anglais), il représente 40 % des bureaux de gestion de projet.
Les PMO de livraison soutiennent les chefs de projet pour atteindre les objectifs. Contrairement aux PMO activistes, ils ont tendance à donner la priorité aux résultats à court terme plutôt qu'à la vision à long terme de l'entreprise. Ils sont donc très sensibles aux livrables.
Cette affinité avec les résultats à court terme rend les PMO de livraison particulièrement adaptés à la méthode agile scrum.
Le PMO conformité (compliance PMO)
Le PMO de conformité s’assure que les projets respectent le budget, les délais et les attentes en matière de qualité. Il est très actif et particulièrement efficace dans les entreprises dont les processus de gestion de projet ne sont pas matures.
Le PMO conformité peut fournir des conseils aux chefs de projet s’ils ne disposent pas de documentation ou de procédures cohérentes.
Le PMO centralisé (centralized PMO)
Le PMO centralisé est une référence pour toutes les informations relatives à la gestion de projet et à la prise de décision au sein d'une entreprise. Ces PMO sont parfois appelés PMO directifs.
Un PMO centralisé peut aider les nouveaux chefs de projet et les personnes recrutées à se familiariser avec les processus internes. Il fixe également des normes pour les projets et influence directement leurs résultats.
5 exemples pour booster votre croissance avec un PMO
Un PMO, ou une équipe PMO, ajoute de la structure et de la cohérence à tous les processus de l’entreprise. Découvrez cinq avantages liés à la mise en place d'un bureau de gestion de projet :
1. Une meilleure efficacité grâce à des processus harmonisés
Un PMO qui connaît les bonnes pratiques n’a pas besoin de réinventer la roue pour chaque projet. Il utilise généralement les mêmes KPI commerciaux. Il a donc la capacité d’identifier rapidement les points bloquants et de les prendre en charge à temps.
Cette approche permet également une meilleure prévision des ventes. Par exemple, le PMO peut comparer les ventes estimées des projets sur une période de 12 mois avec les ventes réelles. En cas de disparité, il peut comprendre d’où vient l’imprécision et corriger le tir pour les autres projets.
2. Une approche basée sur les résultats
La plupart des projets en entreprise sont gérés par des personnes qui ne suivent pas la performance. Par exemple, les chefs de projet sont occupés à coordonner les équipes la majeure partie du temps. Ils ont très peu de temps à allouer à l’analyse des performances.
Un PMO peut prendre le temps de mesurer les résultats et d'affiner la stratégie sans perturber les activités en cours. De cette manière, les taux de réussite des projets s’améliorent et les tâches quotidiennes continuent à recevoir l'attention nécessaire.
3. Une gestion du risque améliorée
Un PMO a pour objectif de mener à bien les projets de l’entreprise. Pour y parvenir, il doit mettre en place une procédure efficace de gestion des risques. S’il en identifie, il peut les partager avec les chefs de projet pour qu’ils soient plus prudents.
Par exemple, si un lancement de produit présente un risque juridique, le PMO peut adapter l'analyse des risques du projet pour s'assurer que les autres parties prenantes anticipent le problème.
4. Un meilleur partage de l’information
Les PMO peuvent proposer des formations pour aider les chefs de projet à optimiser leurs performances et à garder une longueur d'avance sur leurs concurrents. C’est un des piliers du knowledge management.
Cette formation est particulièrement utile pour une équipe projet inexpérimentée et pour les nouvelles recrues. Ils peuvent immédiatement accéder aux informations sur la manière dont l'entreprise gère ses projets. Cette approche permet de gagner du temps et de réduire les coûts de formation.
5. Un alignement stratégique entre les différentes équipes
Le PMO sert de lien entre le chef de projet et la direction. Il entretient des relations avec les deux parties et les comprend, ce qui garantit une communication efficace.
Si les priorités d'une entreprise changent de manière inattendue, le PMO peut traduire ce qu'il apprend des dirigeants en informations concrètes pour les chefs de projet. Ces derniers peuvent ainsi adapter rapidement leur travail. Ils ont alors plus de chance de mener à bien le projet.
Comment mettre en place un PMO ?
Une enquête de KPMG (lien en anglais) sur la gestion de projet révèle que 77 % des entreprises dotées d'un PMO considèrent qu’il est efficace. Pourtant, si c’était la solution universelle, toutes les entreprises en auraient un.
Voici quatre conseils pour en tirer le meilleur parti :
Définir si un bureau de gestion des projets est utile : un PMO n’a d’utilité que s’il est intégré dans les bonnes circonstances. C’est à vous de définir si votre entreprise en a besoin. Si elle n’entreprend que très peu de projets ou qu’elle les mène tous à bien, vous n’avez probablement pas besoin d’un PMO.
Démontrer la valeur du PMO aux employés : placer une équipe au-dessus des chefs de projet peut rapidement générer un sentiment d'incompréhension ou de défiance. Vous devez absolument impliquer toutes les équipes et leur expliquer la valeur du PMO pour éviter d'entacher la collaboration.
Définir les attentes dès le début : les dirigeants doivent définir clairement la valeur qu'ils attendent d'un PMO lors de sa création. Vous devez définir les données qui sont les plus utiles et celles qui ne vous intéressent pas.
Investir dans un logiciel PMO : ces outils de gestion permettent de centraliser les projets pour plus de cohérence et de lisibilité. Ils donnent les informations essentielles aux chefs de projet et aux autres membres de l’équipe.
Pour conclure
Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un PMO. Mais quand les circonstances s'y prêtent, c’est un investissement essentiel. Le PMO est un chef d’orchestre pour les projets de votre entreprise. Il s’assure que les actions menées sont en adéquation avec les objectifs commerciaux. Il permet aussi d’avoir une vision transversale des différents projets.
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