Le rôle des équipes commerciales évolue constamment. Aujourd’hui, il va bien au-delà de la prospection et des entretiens de vente. Les commerciaux doivent aussi rendre des comptes à leurs supérieurs à propos de leur performance et de leurs résultats.
Parmi les supports utilisés, le reporting commercial est en tête de liste. Il permet de comprendre les différences entre les performances commerciales attendues et les performances réelles. Il s’effectue à la fois à l’échelle collective et individuelle.
Qu’est-ce qu’un reporting commercial ? Pourquoi est-il important pour les équipes de vente ? Quel type de reporting commercial créer ? Découvrez les réponses à ces questions dans la suite de cet article.
Reporting commercial : définition
Le reporting commercial, ou reporting des ventes, consiste à collecter et analyser des données liées aux activités et performances de la force de vente. Il traite à la fois des données d'activité (les rendez-vous pris et les entretiens de suivi) et des données de performance (les ventes réalisées et les marges obtenues).
Le reporting commercial permet de mesurer la performance individuelle de chaque commercial et la performance globale de l'entreprise. L’objectif de ce reporting est de comparer la performance avec les objectifs fixés. Il se présente généralement sous la forme d’un tableau de bord (comme le tableau de bord de ventes) ou d’un rapport d’activité.
Le reporting commercial est essentiel pour la gestion de la force de vente. Il est très souvent utilisé par la direction commerciale et la direction générale. Il permet également à chaque commercial d'évaluer ses propres performances et de les comparer à celles de ses collègues.
Cette phrase célèbre de Peter Drucker souligne à elle seule l’importance du reporting commercial. Il permet de mesurer, mais aussi et surtout, d’orienter l’activité des équipes commerciales dans la bonne direction. Il offre de nombreux avantages :
Une meilleure gestion du temps pour plus de rentabilité
Entre la prospection commerciale et la gestion de la relation client, les commerciaux sont soumis à une charge de travail importante. Ils disposent de peu de temps et ne peuvent pas s’éparpiller. Leur énergie doit être consacrée aux activités réellement rentables pour générer des revenus.
La mise en place de reportings commerciaux permet de gagner du temps à tous les niveaux. Ils permettent aux équipes d'analyser leurs performances. Elles peuvent alors concentrer leurs efforts là où elles sont le plus efficaces.
En effet, certains aspects du reporting mettent en lumière les faiblesses, les points d'amélioration et les forces de l'équipe de vente. Dans un marché particulièrement concurrentiel, cette approche permet à l'équipe d'être plus agile et réactive.
Une communication plus efficace
Le reporting des ventes joue un rôle clé dans la communication des équipes commerciales. Il permet de savoir quelles actions ont été réalisées et où en est chaque client dans le pipeline de vente. Les chiffres apportent de la clarté et rendent les prises de décision plus simples.
Cette communication améliorée renforce également l’alignement entre les équipes marketing et les équipes de vente. C’est un point non négligeable, car ces deux départements travaillent en étroite collaboration. Le marketing fournit les leads et les commerciaux convertissent ces prospects en clients pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
Des prévisions plus fiables pour mieux anticiper
Un rapport commercial clair et lisible permet de gagner du temps et d'anticiper plus efficacement les prochaines actions. Planifier à l'avance améliore la performance de l'équipe de vente et offre une meilleure visibilité à long terme.
Un reporting efficace fournit les clés pour se projeter vers l'avenir et décider si une réévaluation de la stratégie de vente est nécessaire.
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Indicateurs à suivre dans votre reporting commercial
Il existe de nombreux KPI commerciaux et tous n’ont pas leur place dans un reporting commercial. L’entreprise doit sélectionner ceux qui répondent le mieux aux objectifs de l'équipe de vente et aux objectifs individuels. Voici les indicateurs de performance les plus populaires :
Chiffre d’affaires généré au global ou par vendeur
Taux de conversion : le nombre de ventes réalisées par rapport au nombre de prospects
Taux de rétention et taux d’attrition : il mesure si vos clients sont suffisamment satisfaits pour renouveler leur achat
Taux de décroché : il mesure le pourcentage d'appels répondus
Nombre de ventes conclues
Nombre de clients perdus
Montant du panier moyen
Niveau de qualification des leads
Scores de satisfaction : NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score) ou CES (Customer Effort Score)
Coût d'acquisition client
Coût par prospect
Durée moyenne des conversations téléphoniques par commercial
Chiffre d'affaires par zone géographique ou par service
Quels rapports créer pour suivre vos performances de vente ?
Il existe plusieurs types de rapports pouvant offrir un aperçu du succès de vos efforts de vente. Voici les plus importants :
Le rapport de revenu par commercial(e)
Ce type de reporting se focalise sur le revenu généré par chaque membre de l’équipe commerciale. Il permet d’identifier les lacunes de certains vendeurs et d’adapter leur stratégie. Ce rapport est généralement produit mensuellement par les responsables d’équipe pour évaluer les performances.
Il comprend généralement les objectifs de vente, le pourcentage de revenu du vendeur par rapport à l’équipe, le nombre de transactions conclues et le nombre de transactions perdues. Analyser régulièrement ce type de rapport aide à identifier les membres performants de l'équipe et ceux qu’il faut accompagner.
Le rapport de conversion par phase du cycle de vente
Ce rapport fournit des données sur le nombre de transactions échouées lors de phases spécifiques du cycle de vente. L’entreprise peut alors identifier précisément les phases critiques et adapter sa stratégie.
Si l’équipe de vente perd constamment ses leads après la présentation commerciale, c’est que cette étape doit être retravaillée.
Le rapport d’appel de vente
Le rapport d'appel de vente permet de mesurer l'efficacité des équipes de vente. Il fournit des données sur le nombre de visites ou d'appels effectués par les commerciaux auprès des prospects sur une période donnée.
Les dirigeants génèrent ce rapport chaque semaine ou chaque mois pour évaluer le nombre d'appels ou de visites ayant abouti à des ventes. Ce ratio peut aider l’entreprise à identifier les membres de son équipe qui atteignent régulièrement leurs objectifs de vente et ceux qui auraient besoin d’un accompagnement.
Les bonnes pratiques du reporting commercial
Chaque entreprise a des besoins différents. Il n’existe pas de bonnes pratiques universelles. Malgré tout, un reporting commercial efficace doit répondre à plusieurs critères essentiels, notamment :
Définir des objectifs clairs
Avant de créer un reporting commercial, l’entreprise doit définir ses objectifs principaux. La structure et le contenu des rapports seront complètement différents en fonction du but à atteindre.
Est-ce que l’entreprise souhaite motiver ses équipes ? Obtenir une vue d’ensemble de ses performances ? Ou simplement déterminer les axes d’amélioration de chaque commercial ? Il existe un type de reporting pour chacune de ces questions.
Choisir une fréquence de production adaptée
La bonne fréquence du reporting dépend de l’activité de l’entreprise. Dans le secteur B2B, le cycle de vente est souvent plus long. Dans ce cas, un reporting commercial mensuel est suffisant. Pour des clients B2C avec des paniers moyens plus bas, un reporting hebdomadaire est recommandé.
L'idéal est d'opter pour un reporting commercial automatisé et mis à jour en temps réel. Les équipes commerciales peuvent alors se concentrer sur le cœur de leur métier : la vente.
Choisir le bon format et le bon support
Il existe de nombreux formats pour organiser les résultats commerciaux dans un reporting de vente. Des outils comme Google Sheets ou le célèbre tableur Excel restent très populaires même si des SaaS spécialisés grignotent progressivement des parts de marché.
Peu importe le format choisi, l'objectif est de permettre une compréhension rapide des performances commerciales et individuelles des équipes. Si le reporting commercial ne répond pas à ce besoin, il doit être modifié et retravaillé en conséquence. L'entreprise doit aussi s'assurer de récolter des données fiables pour ne pas compromettre l'efficacité de son reporting.
Pour conclure
Le reporting commercial est un pilier essentiel de toute entreprise qui vise la croissance. Il permet de mesurer et d’analyser la performance à l’échelle globale et individuelle pour prendre des décisions éclairées et orienter la stratégie commerciale.
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