Vous pensez que la communication interne peut être améliorée dans votre entreprise ? Pourquoi ne pas opter pour un réseau social d’entreprise ? En favorisant la collaboration entre les équipes, ces plateformes sont un puissant atout pour fluidifier la communication au sein des organisations. Elles permettent le partage rapide d’informations et de fichiers, ce qui en retour a un effet bénéfique sur la cohésion interne et la productivité des salariés.
Voyons tout cela plus en détail.
Réseau social d’entreprise : définition
Un réseau social d’entreprise (RSE) est une plateforme collaborative interne qui facilite la communication, le partage d’informations et le travail en équipe au sein de l’entreprise.
Ces réseaux sociaux à part entière, accessibles uniquement par les employés de l’organisation, permettent d’échanger en temps réel, de créer des groupes de discussion et d’accéder aux ressources de l’entreprise.
Leur objectif est d’améliorer la collaboration et la productivité tout en favorisant la création d’une culture d'entreprise solide.
Attention : l’acronyme RSE est également fréquemment utilisé pour désigner le concept de Responsabilité Sociétale des Entreprises.
Les avantages des réseaux sociaux d’entreprise
Amélioration de la communication interne
Les réseaux sociaux d’entreprise permettent une communication plus fluide et immédiate entre les employés, tout en évitant les allers-retours par mail ou les réunions interminables. Sur ces plateformes, les employés sont incités à partager des informations, à poser des questions et à interagir directement avec leurs collègues, y compris avec ceux qui appartiennent à un autre pôle. Cela a comme effet bénéfique de réduire les séparations organisationnelles tout en favorisant une communication plus transparente et efficace.
Pour la direction, les RSE sont d’excellents moyens pour diffuser des annonces importantes sur l'entreprise. Les annonces clés qui concernent l’ensemble des équipes peuvent être épinglées afin d’améliorer leur visibilité et permettre aux employés de réagir et de poser publiquement des questions.
Meilleure collaboration et travail en équipe
En centralisant les échanges dans un espace unique, le réseau social d’entreprise favorise le travail collaboratif. En fonction de la plateforme utilisée, les équipes peuvent même créer des groupes dédiés à un projet en particulier ou partager des fichiers entre elles.
En facilitant la mise en relation entre employés de différents services, le RSE brise les barrières hiérarchiques et départementales. Il permet de mobiliser rapidement des expertises variées lorsque la situation le demande, favorisant le partage de connaissances et l’entraide entre les employés.
Motivation et reconnaissance des employés
Les fonctionnalités de reconnaissance intégrées aux RSE, comme les badges, les shoutouts ou les autres formes de mise en avant, sont utiles pour renforcer l’engagement des employés. Être reconnu publiquement pour son travail booste la motivation et la satisfaction des salariés, ce qui améliorer le bien-être au travail.
Ces plateformes instaurent une culture de la reconnaissance et du feedback positif qui facilitent la fidélisation des talents (même s’il existe bien évidemment d’autres éléments à prendre en compte). Les employés se sentent davantage impliqués dans la vie de l’entreprise, les rendant plus enclins à collaborer ou à aider un collègue de façon proactive.
Réduction de la charge des équipes IT et support interne
Les RSE jouent un rôle clé dans la réduction des questions posées à IT ou l'équipe support. En favorisant le partage de documents et en épinglant des FAQs qui comportent les réponses aux questions les plus posées, les employés peuvent trouver par eux-mêmes des réponses aux questions les plus fréquentes, sans avoir à solliciter le support de manière systématique.
De plus, dans de nombreux cas, la résolution des problèmes est plus rapide car les employés peuvent s’aider entre eux et partager leurs propres expériences. Par exemple, si un commercial ne parvient pas à se connecter à son CRM, un collègue ayant déjà rencontré le même problème peut l’aider à le résoudre immédiatement, sans attendre l’intervention de l’équipe support informatique.
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Comment créer un réseau social d’entreprise (RSE) ?
1. Définir les objectifs et les besoins
Il est crucial de commencer par déterminer clairement la raison d’être de votre réseau social d’entreprise. Avant de commencer à chercher une plateforme, vous devez identifier les problèmes auxquels votre entreprise fait face. Ces problèmes peuvent concerner des difficultés à collaborer, un manque de communication entre les équipes, ou encore l’accumulation de silos d’informations qui empêchent le partage de connaissances et la mise en place d'une intelligence collective.
L’identification de ces problèmes vous permet en retour de définir des objectifs précis (amélioration des échanges, centralisation des connaissances, etc.). Une fois les objectifs clairement précisés, vous pouvez commencer à impliquer les différentes parties prenantes (membres de la direction, ressources humaines, l’équipe informatique, etc.) afin d’en savoir plus sur leurs attentes.
2. Choisir la plateforme adaptée
Le choix de la plateforme que vous utilisez varie en fonction des objectifs que vous souhaitez atteindre et de votre suite d’outils technologiques actuelle.
Il existe plusieurs solutions actuellement disponibles sur le marché :
Microsoft Viva Engage : idéal si vous utilisez déjà Teams et Outlook car la plateforme de Microsoft s’intègre parfaitement à la suite Microsoft 365.
Workplace from Meta : similaire à Facebook, il offre un environnement très interactif et ne demande pas énormément de temps d’adaptation car son interface rappelle grandement celle de Facebook.
Slack : reconnu pour ses échanges rapides et ses intégrations multiples avec notamment Jira, Google Drive ou encore quelques CRM comme Pipedrive. Il existe une version gratuite aux fonctionnalités limitées si vous ne souhaitez pas souscrire d'emblée à la version payante.
Google Workspace : parfait pour les entreprises qui utilisent déjà la suite Google car l’ensemble des services Google s’intègre naturellement à Spaces.
Les solutions open source (HumHub, Elgg) : ces solutions sont beaucoup plus personnalisables mais requièrent souvent une plateforme d’hébergement interne et une expertise technique avancée.
Pour une adoption plus fluide, optez pour un RSE qui puisse s’intégrer facilement avec vos logiciels et services habituels. Vérifiez la compatibilité avec votre CRM et vos outils de gestion de projets avant de faire un choix, car l’objectif est de centraliser les flux de travail afin de fluidifier les communications internes et favoriser la collaboration.
3. Adapter le RSE à son entreprise
Une fois la plateforme choisie, il est essentiel de structurer l’espace de travail de manière cohérente. Prévoyez des canaux ou groupes thématiques pour chaque équipe, projet ou domaine d’expertise. Cette segmentation facilite la recherche d’informations et encourage l’échange ciblé.
Slack permet par exemple de créer différents canaux publics ou privés aux thématiques différentes. Cela permet de guider les conversations et d’éviter qu’elles ne partent en hors sujet. C’est à ce stade que vous pouvez créer une section questions/réponses afin de regrouper les questions les plus populaires, qu’elles concernent le réseau social d'entreprise lui-même ou d’autres aspects de votre organisation.
4. Favoriser l’adoption et l’engagement
Comme pour tous les réseaux sociaux, le succès d’un RSE repose sur sa popularité. Pour y parvenir, vous pouvez entreprendre quelques actions afin d’attiser la curiosité et convaincre les salariés les plus réticents, telles que :
Annoncer officiellement la mise en place de la plateforme par email et dans les réunions d’équipe.
Expliquer les bénéfices concrets d’un RSE (gain de temps, collaboration simplifiée, transparence des communications, etc.).
Inviter les équipes à privilégier le réseau social plutôt que l’envoi d’emails pour leurs courts échanges et le suivi de leurs tâches.
Mettre en avant les bonnes pratiques et récompenser les contributions pertinentes (badges, shoutout, etc.).
Inciter les employés à poster du contenu inspirant.
Créer des groupes (clubs sportifs, événements internes, bons plans, etc.) qui n’ont pas forcément un lien direct avec le travail. Ce type de contenus plus informels est un bon moyen d’augmenter le taux d’adoption et l’engagement sur votre nouvelle plateforme.
L’objectif est de créer un environnement où chacun se sent à l’aise pour partager ses expériences et s’entraider.
5. Continuer de faire évoluer le RSE
Même si la phase d’adoption est la plus compliquée, maintenir l’intérêt sur le long terme de votre réseau social d’entreprise peut également être challengeant. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les tactiques suivantes :
Intégrez des outils tiers (chatbots pour la FAQ, modules de gestion de tâches, sondages, etc.) en fonction des besoins de vos équipes afin d’introduire de nouvelles fonctionnalités régulièrement à votre RSE.
Faire vivre la communauté : animer (et parfois modérer) votre réseau social est un travail continu. N’hésitez pas à organiser des évènements en ligne comme des concours ou des quiz afin d’engager les salariés et encourager leur participation.
Publiez du contenu engageant : montrez le bon exemple en étant actif sur votre RSE. Publiez du contenu engageant ou disrupteur qui incite vos employés à interagir.
N’oubliez pas de considérer le RSE comme un outil qui sert à renforcer la cohésion au sein des équipes plutôt que comme un simple outil de communication.
Les défis potentiels d’un réseau social d’entreprise
Comme vu jusqu’ici, les réseaux sociaux d’entreprise offrent de nombreux avantages, mais leur mise en place et leur utilisation ne sont pas exemptes de difficultés. Plusieurs défis peuvent en effet freiner l’adoption ou nuire à l’efficacité de la plateforme, tels que :
La résistance au changement : certaines personnes peuvent être réticentes à adopter de nouveaux outils de communication et préfèrent rester sur des méthodes de communication plus traditionnelles, comme les emails. Une communication claire sur les bénéfices des RSE est essentielle pour lever ces freins.
Propagation accrue des sentiments (positifs et négatifs) : l’instantanéité et la visibilité publique (ou semi publique) des échanges peuvent amplifier autant les retours positifs que les critiques, ce qui peut parfois affecter la cohésion d’équipe dans de rares cas extrêmes (comme lors d'une dispute publique entre deux employés).
Confidentialité des données : les informations échangées sont parfois sensibles et doivent donc être protégées. Il est crucial de mettre en place des règles et des protocoles de sécurité pour éviter les fuites ou usages inappropriés des données.
Risque de surcharge d’informations : la multiplication des canaux de discussion et des notifications peut devenir un peu trop pesante pour certains employés, surtout en période de sprint d’un projet où les distractions ne sont pas forcément les bienvenues. Il est donc important de structurer clairement la plateforme et d’encourager une utilisation raisonnée pour préserver la productivité des employés.
Comment mesurer l’efficacité de votre réseau social d’entreprise ?
Pour évaluer si votre réseau social d’entreprise (RSE) répond réellement à ses objectifs, il est indispensable de suivre des indicateurs de performance (KPIs) et de recueillir les retours des utilisateurs afin de pouvoir identifier les zones d’amélioration.
Voici les principaux KPI que vous pouvez monitorer :
Le taux d’adoption : mesure la proportion d’employés actifs sur la plateforme par rapport au nombre total d’utilisateurs potentiels. Un taux d’adoption élevé signifie qu’il existe un réel intérêt dans l’entreprise pour le réseau social.
Le nombre d’intéractions : suivez le nombre de publications, de commentaires, de j’aimes et de réactions pour estimer l’engagement des employés.
La réduction des emails envoyés : l’un des bénéfices attendus d’un RSE est de diminuer la surcharge d’emails. Comparez le volume mensuel de mails internes envoyés avant et après l’implémentation du RSE afin de savoir s’il a contribué à sa diminution.
La qualité des contenus partagés : l’efficacité ne se mesure pas seulement en chiffres. Vous pouvez également la mesurer en prenant en compte l’utilité des informations partagées et la qualité des échanges.
Le temps passé sur le RSE : l’engagement peut aussi se refléter dans le nombre de visites de la plateforme et leur durée.
En recueillant ces KPI, vous obtenez une vision claire de la performance de votre réseau social d'entreprise et des potentielles pistes d’amélioration.
Pour conclure
La mise en place d’un réseau social d’entreprise favorise la collaboration et stimule l’innovation en permettant un partage d'informations plus fluide. En adoptant ce type d’outils collaboratifs, les entreprises contribuent à créer une culture bienveillante qui favorise les échanges en toute transparence, ce qui renforce en retour la cohésion des équipes.
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