Compléter un projet dans les temps tout en s’assurant de sa qualité n’est pas toujours chose aisée. En effet, le moindre imprévu peut le faire dérailler et retarder sa date de livraison. C’est là que la réalisation d’un rétroplanning prend tout son sens : en mettant l’accent sur les dates d’échéances et en responsabilisant les différentes parties prenantes, cette méthode se place comme une solution efficace pour garantir la bonne gestion et planification de votre projet.
Entrons sans plus tarder dans le vif du sujet.
Rétroplanning : définition
Le rétroplanning est une méthode de planification qui part de la date de fin prévue d’un projet et remonte dans le temps pour définir les différentes étapes qui le composent (y compris leurs délais respectifs).
En identifiant chaque tâche à partir de sa date butoir jusqu’au début du projet, cette méthode de planification inversée offre une vision claire de l’enchaînement et des dépendances entre les activités à entreprendre.
Les avantages et limites du rétroplanning
Les avantages du rétroplanning
Le rétroplanning est applicable à tous les secteurs d’activité et types de projets. En offrant une meilleure organisation de l’enchaînement des étapes pour mener à bien un projet, il permet de visualiser précisément le parcours à suivre, en remontant de la date butoir jusqu’à la phase initiale.
Cette façon de planifier, qui peut paraître contre-intuitive au premier abord, offre pourtant de nombreux avantages pour les chef(fe)s de projets, à savoir :
Une meilleure priorisation des tâches : il est plus simple de hiérarchiser les actions et éviter de se disperser dans des tâches qui ne contribuent pas à la réalisation de l’objectif final.
L'anticipation des éventuels retards : partir de la fin pour remonter vers le début permet d’identifier plus facilement les moments critiques qui pourraient poser problème.
Une planification de projet simplifiée : étant donné que tout est construit autour d’une seule date fixe (l’échéance finale ou la date de livraison), la planification des tâches précédentes est plus simple et contient généralement moins d’allers-retours, car les dépendances sont plus facilement identifiées.
Une gestion plus précise des coûts : en planifiant les ressources nécessaires en amont, on dispose d'une vision globale plus juste sur les dépenses engendrées par le projet (coûts en ressources humaines, matérielles, logicielles, etc.)
Des équipes plus impliquées : avec un planning clair et qui met en avant les deadlines successives, les équipes sont mieux informées de l’avancement global du projet et se sentent plus alignées avec ses objectifs.
Les limites du rétroplanning
Malgré ces nombreux avantages, le rétroplanning peut parfois montrer ses limites :
Une rigidité face aux changements : en étant construit sur un axe unique, le rétroplanning peut être difficile à adapter si de nouveaux imprévus ou changements majeurs venaient à survenir. De plus, cette rigidité peut parfois rendre la possibilité de mener plusieurs en parallèle compliquée.
Un risque de sous-estimation des actions à mener : il peut être tentant de compresser plus d’actions en même temps afin de faire rentrer le projet dans le temps imparti, ce qui peut mener à une surcharge de travail non anticipée par les équipes.
De nombreuses dépendances : le moindre décalage ou retard doit être remonté et traité rapidement afin de ne pas perturber le reste du projet.
Ne convient pas toujours aux projets complexes ou longs : plus le projet est étendu dans le temps et plus les chances d’imprévus augmentent. Sa rigidité fait qu’il peut être compliqué d’appliquer des changements au rétroplanning qui ne bouleversent pas les actions antérieures.
Téléchargez notre modèle de rétroplanning
Comment faire un rétroplanning : les 5 étapes essentielles
1. Définir l’objectif final et la date limite du projet
Avant toute chose, il est important de définir l’objectif du projet et sa date d’échéance. L’objectif final sert en quelque sorte de cap pour orienter tous les efforts du projet et doit donc être clairement défini et mesurable afin de servir de guide à l’équipe.
Une fois cela fait, il vous faut fixer une contrainte temporelle réaliste. La date limite du projet sert de repère central qui structure les actions et les étapes intermédiaires du projet. En établissant un planning atteignable, vous augmentez les chances de respect des deadlines, tout en préservant la motivation des équipes. Cela leur évite le stress lié à une mauvaise estimation des délais, qui peut avoir un effet négatif allant au-delà du projet.
2. Identifier les étapes intermédiaires
Lors de cette phase de planification, vous allez devoir identifier, en partant de la fin du projet, les passages déterminants. Ces derniers doivent avoir un lien direct avec l’objectif final afin d’assurer une cohérence globale. Par exemple, si votre objectif principal est la mise en service d’une nouvelle fonctionnalité à votre logiciel, les étapes clés pourraient inclure des passages critiques, tels que la phase de tests ou le dernier sprint de développement. Ces moments déterminants permettent de valider la progression et de garantir la qualité du produit avant son déploiement final.
Une fois ces passages clés identifiés, vous pouvez plus facilement identifier des sous-étapes intermédiaires en découpant le projet en tâches secondaires distinctes (toujours en conservant une logique de planification inversée). Chaque tâche doit être associée à une date d’échéance précise. Cela permet d’anticiper les besoins, de mieux coordonner les efforts et de réduire les risques de retard.
Conseil : afin de mieux visualiser les différentes tâches à accomplir et assurer une planification efficace des actions à entreprendre, vous pouvez utiliser un diagramme de PERT pour la mise en forme du rétroplanning.
3. Affecter les ressources nécessaires
Vous devriez désormais avoir sous les yeux la liste des actions à mener. Vous allez maintenant avoir besoin de désigner des personnes responsables pour chaque tâche. N’oubliez pas de tenir compte des compétences individuelles de chacun et de la charge de travail des équipes pour éviter tout imprévu.
En distribuant les tâches à réaliser de la sorte, vous favorisez la responsabilité individuelle. Si quelqu’un prend du retard, cela a un impact direct sur les autres membres de l’équipe. De même, lors de cette étape, vous allez devoir faire une estimation des ressources financières et matérielles à allouer pour chaque tâche afin d’assurer une bonne gestion du projet.
4. Valider le plan avec les personnes impliquées
Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, il est essentiel de présenter le rétroplanning aux équipes impliquées afin d’avoir un avis externe. Restez à l'affût des remarques et ajustez votre planning en fonction si elles vous paraissent justifiées. L'objectif est d'affiner votre rétroplanning au maximum et de maximiser les chances que tout se passe bien.
De plus, cela crée une dynamique positive et un sens de responsabilité collective au sein de l’équipe (tout le monde se sent écouté).
5. Assurer le suivi du projet
Une fois le projet lancé, il est essentiel d’organiser des points de suivi réguliers avec toutes les personnes impliquées. Pour ce faire, vous pouvez mettre en place un rendez-vous hebdomadaire en fin de semaine où chacun peut parler ouvertement de l’avancement du projet.
Ces points permettent d’évaluer l’avancement du projet et de réagir rapidement aux imprévus avant qu’ils ne prennent trop d’ampleur. En favorisant la communication, vous augmentez la cohésion d’équipe et l’engagement de chacun, tout en vous donnant assez de marge de manœuvre pour anticiper les éventuels ajustements en cours de route.
Exemple de rétroplanning
Pour illustrer nos propos, prenons l’exemple d’une PME qui souhaite lancer une nouvelle version de son site web. Afin d'assurer une conduite de projet efficace et éviter les délais, elle fait le choix d'utiliser le rétroplanning pour planifier ses activités.
Objectif final : lancer la version 2.0 du site
Durée du projet : 3 mois (de février à avril)
Date d'échéance : le 30 avril
Dès février, l’entreprise commence à identifier les jalons importants (ou tâches principales) du projet. Elles comprennent la mise à jour du design du site, l’intégration d’outils tiers (prestataires de paiement, intégration des fournisseurs au CMS, etc.) ou encore la phase de beta testing à la fin du projet. Chacune d’entre elles est directement liée à l’objectif final (lancer la nouvelle version du site).
Une fois ces étapes principales définies, un cahier des charges qui comprend le détail de toutes les sous-tâches à réaliser, ainsi que le ou les responsables pour chacune d’entre elles, est créé. Ce n’est qu'une fois cette étape accomplie que le projet peut enfin démarrer. Des points de contrôle réguliers (réunions hebdomadaires avec l’équipe projet, validation des tâches critique et étapes clés, etc.) sont essentiels pour garantir que la qualité répond aux attentes et que le projet reste sur la bonne voie.
Les meilleurs logiciels pour créer et gérer votre rétroplanning
Créer et gérer un rétroplanning nécessite des outils adaptés qui répondent aux besoins spécifiques de votre projet. C'est particulièrement vrai pour les projets d'envergure qui comportent de nombreuses dépendances.
Il existe plusieurs types de solutions efficaces (plus ou moins avancées) que vous pouvez utiliser pour créer votre plan d’action et suivre efficacement l'avancement de votre projet.
Parmi les solutions les plus utilisées, on retrouve :
Les tableurs (Excel, Google Spreadsheet) : les tableurs sont très efficaces pour planifier des projets simples. Ces outils vous permettent de créer des tableaux personnalisés et de suivre vos échéances manuellement. Nous avons d’ailleurs mis à disposition un modèle prêt à l’emploi, que vous pouvez utiliser pour gagner du temps. Téléchargez-le à la fin de cet article.
Les logiciels de gestion de projet (Asana, Trello) : ces outils de gestion de projet permettent de gérer des projets complexes sans difficulté. Parmi leurs atouts majeurs, on peut citer le suivi des tâches en temps réel, la mise en évidence des dépendances ou encore les notifications automatiques envoyées lorsqu'une tâche est complétée par un membre de l’équipe.
Les CRM : en servant de plateforme centrale à vos équipes, les CRM peuvent faire office d'outil de gestion de projet en leur permettant de savoir clairement où elles en sont dans l’avancement du projet. Pipedrive permet par exemple d’intégrer les tâches à réaliser dans votre pipeline commercial et de gérer les dates limites, ce qui permet en retour aux équipes commerciales d’être alignées avec l’équipe projet. Elles peuvent alors bénéficier d’une visibilité complète sur son avancement, même si elles ne sont pas directement impliquées. Vos commerciaux peuvent ainsi en informer leurs clients si cela les touche d'une manière ou d'une autre et prendre les actions commerciales nécessaires. Cela est particulièrement utile lorsque le projet concerne l’ajout de nouvelles fonctionnalités car celles-ci ont un impact direct sur l’expérience client et, par conséquent, sur l’efficacité de l’argumentaire de vente.
7 bonnes pratiques pour gérer votre rétroplanning efficacement
Examinons à présent sept bonnes pratiques essentielles pour maximiser l’efficacité de votre rétroplanning :
Définissez des objectifs clairs et précis : assurez-vous que l’objectif final et les étapes intermédiaires sont bien compris par toutes les personnes impliquées
Planifiez vos tâches à partir de la date butoir : Il peut être tentant de s’écarter de cette approche, mais organiser vos tâches en partant de la date limite assure que chaque action est menée dans les délais prévus
Priorisez les tâches importantes : dans votre projet, toutes les tâches à réaliser n’ont pas le même impact. Il est judicieux de prioriser les dépendances pour éviter les goulets d’étranglement.
Communiquez régulièrement avec votre équipe : mettez en place des points de suivi hebdomadaires pour faire état de l’avancement du projet et résoudre les éventuels problèmes.
Utilisez les bons outils : il est important d’utiliser des outils adaptés afin d’assurer un suivi solide du projet, en particulier si celui-ci implique un large nombre de personnes ou dispose de beaucoup d’étapes.
Anticipez les imprévus : personne n’est à l'abri d’un imprévu. C’est pourquoi, lors de la définition d’une date d’échéance pour une tâche, il est toujours prudent d’inclure un délai de sécurité. Cela vous offre une marge de manœuvre précieuse pour effectuer les ajustements nécessaires sans compromettre le reste du projet.
Suivez votre progression : analysez où vous en êtes régulièrement et n’ayez pas peur d’ajuster votre rétroplanning en fonction si certaines priorités venaient à changer.
Pour conclure
La mise en place d’un rétroplanning permet d’orchestrer efficacement toutes les étapes d’un projet, de la planification initiale à son aboutissement. En adoptant une approche méthodique et en vous appuyant sur des outils adaptés, vous optimisez vos ressources disponibles, renforcez la cohésion de l’équipe et réduisez les risques de blocages et de retards.
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