Comment Pipedrive a optimisé les workflows de GP Law Group pour accompagner leur croissance
GP Law Group est un cabinet d'avocats basé à Los Angeles, spécialisé dans les préjudices corporels et les délits de masse. Leur mission : obtenir des résultats exceptionnels qui changent réellement la vie de leurs clients.
Un accident de voiture peut bouleverser une vie. GP Law Group est là pour vous accompagner et vous aider à obtenir le dédommagement que vous méritez.
- Secteur : Juridique
- Lieu : États-Unis d'Amérique
- Fonctionnalité clé : Automatisations
- Partenaire : SaaShop Inc.
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Taille de l'équipe
160 %
Augmentation du nombre d'affaires
1
Autres domaines d'intérêt juridique
La quête de GP Law Group pour un système plus performant
David Gharakhanian Jr., avocat et cofondateur de GP Law Group, a rapidement compris que s’appuyer uniquement sur des feuilles de calcul et des documents Word ne suffisait plus pour accompagner la croissance du cabinet et limitait ses capacités d’adaptation.
Le cabinet a ensuite essayé un CRM populaire dans le domaine des préjudices corporels, mais son interface complexe et ses options de personnalisation limitées ont empêché une utilisation efficace. À cela s’ajoutaient des coûts cachés dans le système de tarification, rendant le logiciel bien trop cher pour la valeur qu’il apportait.
Après avoir perdu du temps et de l’argent avec une solution inadaptée, l’équipe a décidé de chercher un logiciel plus intuitif et financièrement accessible.
David Gharakhanian Jr.Cofondateur et avocat, GP Law Group
Fonctionnalités Pipedrive utilisées
David Gharakhanian Jr.Cofondateur et avocat, CP Law Group
Pipedrive, vecteur d'efficacité et de croissance
David et Meaghan ont souligné plusieurs avantages à utiliser Pipedrive. Les fonctionnalités de suivi des activités et de reporting de la plateforme ont contribué à responsabiliser davantage l’équipe. Pipedrive est structuré autour des activités, et la synchronisation bidirectionnelle avec le calendrier Outlook réduit le risque de rater des échéances.
Pipedrive embarque une plateforme centralisée et facile à utiliser pour stocker les informations sur les affaires, optimiser la communication de l'équipe et obtenir une vue d'ensemble claire de l'avancement des affaires. La collaboration au sein de l’agence s'est améliorée, ce qui a permis d'accélérer l’intégration de nouveaux clients.
Le reporting basé sur les données et la visibilité du pipeline fournissent à David et à son équipe des données analytiques précieuses sur la performance de l'agence et facilitent la prise de décisions stratégiques. Ces avantages viennent compléter les intégrations et automatisations de Pipedrive, qui permettent de gérer un volume accru d’affaires, soutiennent la forte croissance de l’agence et maintiennent le niveau de qualité de service à l’origine de son succès.
Comment GP Law Group a simplifié la gestion des dossiers
Partenaire Élite de Pipedrive pour GP Law Group, SaaShop a mis en place des flux de travail complets couvrant chaque étape du traitement d’une affaire. À la création d’un dossier, une série de notes épinglées est ajoutée pour garantir une visibilité optimale des informations clés, telles que le processus de traitement prévu, l’avancement des dossiers médicaux, le statut des négociations, et plus encore.
Meaghan insiste sur l'importance des dates limites pour un cabinet d'avocats. À la différence d'autres domaines d'activité, il est inenvisageable de soumettre un document en retard. Laisser passer une date limite importante peut se solder par un échec sur le dossier. Lorsqu’une date importante, comme un délai de prescription, est ajoutée à une affaire, des événements de calendrier sont automatiquement créés. Les tâches critiques sont également relayées sur un canal Slack, offrant à toute l’équipe une visibilité sur les responsabilités de chacun.
David Gharakhanian Jr.Cofondateur et avocat, CP Law Group
Les activités dans le pipeline de GP Law Group
Les activités du pipeline du cabinet d'avocats comprennent des tâches internes à l'agence et des engagements avec les clients. Chaque étape déclenche entre une et onze activités, avec des dates d'échéance allant du jour-même à 90 jours. Voici quelques-unes des principales étapes, avec les activités correspondantes :
Étape d'ouverture du dossier
Conduite de la prise en charge, envoi d'un e-mail de bienvenue, ouverture des demandes d'indemnisation, envoi des notices de représentation, conception stratégique d'un plan de traitement, assignation d'un montant financier, ajout de la date de prescription dans le calendrier, obtention des limites de la police, etc.
Étape de finalisation de la demande
Contrôle de l'ensemble du dossier médical et des factures, projet de demande d'accord, etc.
Étape du procès
Chaque activité démarre une fois que la précédente est terminée : rédaction de la demande d'action en justice, introduction de la demande, préparation du dossier pour le service du personnel, date de plaidoirie liée dynamiquement au calendrier, conduite de la découverte des pièces du dossier, préparation des calendriers de procédure, etc.
Tandis qu'une affaire avance dans les pipelines des clients potentiels et des clients actifs, différents membres de l'équipe se voient assigner des tâches spécifiques, différentes suivant le statut de l'affaire. Les activités sont attribuées aux associés en fonction de conditions telles que la valeur de l'affaire, le domaine juridique concerné et le parcours que l'affaire a suivi jusque-là dans le pipeline. Par exemple, Meaghan traite toutes les affaires qui ne passent pas par les négociations préliminaires et vont tout de suite au procès.
La réussite de l’agence dépendant de l’accomplissement de ces tâches automatisées, l'équipe s'appuie sur un tableau de bord qui analyse les activités de chacun des utilisateurs. Les rapports d'activité incluent le nombre total d'activités assignées à chaque utilisateur, comparant le pourcentage des tâches menées à bien par rapport aux nombre total de tâches assignées, et indiquent dans quelles étapes les activités sont achevées (ou non). Ces données offrent à la direction des statistiques sur l’ampleur de chaque domaine et la charge de travail de chaque membre de l’équipe, aidant ainsi les dirigeants seniors à évaluer les performances.
David Gharakhanian Jr.Cofondateur et avocat, CP Law Group
David Gharakhanian, Jr.Cofondateur et avocat, CP Law Group
Exemples de rapports configurés par GP Law Group dans Pipedrive
Un diagramme circulaire pour chaque utilisateur, suivant toutes les activités affectées à des affaires en cours et segmenté selon les catégories à faire/fait, pour donner à la direction une comparaison rapide des performances individuelles en fonction des diverses charges de travail.
Un rapport graphique qui rassemble l'ensemble des utilisateurs et des affaires en cours, ainsi que chaque étape dans le pipeline des affaires actives, et les segmente en « à faire » et « fait ».
Nouveaux clients par mois – ceux qui sont passés du pipeline des « clients potentiels » à celui des « clients actifs ». Il y a aussi une notification Slack automatisée lorsqu'une affaire connaît ce changement de statut.
En route vers la croissance continue avec Pipedrive
L'agence espère continuer à croître pendant les six prochains mois avec l'aide de Pipedrive, lui permettant d'embarquer à la fois plus de clients et plus de membres dans l'équipe. Avec l'aide de son partenaire SaaShop, l'agence a entamé une campagne automatisée par envoi groupé d'e-mails vidéo pour ses clients dans les délits de masse, afin de leur fournir les informations standard sur la progression de l'affaire.
SaaShop compte aussi utiliser Zapier pour améliorer les intégrations Slack et Outlook. Pour mieux comprendre les responsabilités de l'agence, l'équipe compte transformer la connexion Slack en une intégration bidirectionnelle. Chaque fois que des requêtes ou des assignements sont faits via Slack, Pipedrive remplira automatiquement les activités en conséquence.
Enfin, l'agence s'appuie sur un calendrier Outlook partagé pour les délais de prescription et autres dates limites. Avec Zapier, Pipedrive pourra être connecté à des calendriers partagés et entrer automatiquement les dates d'échéances en fonction des champs date trouvés.