Cara Menulis Proposal Penjualan Sempurna (dengan Template Proposal Penjualan)

Proposal penjualan Anda harus menggambarkan masa depan di mana produk atau layanan Anda menjadi solusi dalam menyelesaikan masalah calon pelanggan.

Sayangnya, banyak yang terjebak dalam membuat proposal penjualan yang terlalu panjang, tidak jelas, atau terlalu umum. Kesalahan-kesalahan ini dapat membuat solusi yang paling sempurna sekalipun menjadi kurang menarik.

Memahami apa yang dibutuhkan untuk menulis proposal yang efektif akan mempermudah dan mempercepat proses memenangkan bisnis baru.

Panduan ini akan membimbing Anda melalui langkah-langkah menulis proposal penjualan yang efektif. Kami juga akan berbagi tips dan template proposal penjualan agar Anda bisa menyusun dokumen yang profesional dan meyakinkan setiap saat.

Apa itu proposal penjualan?

Proposal penjualan adalah dokumen yang Anda gunakan untuk menawarkan layanan atau produk kepada calon pelanggan. Anda mungkin juga mengenalnya dengan sebutan proposal bisnis, proposal proyek, atau ringkasan eksekutif.
Proposal penjualan sangat berguna bagi tenaga penjualan, konsultan, agen, dan siapa saja yang ingin mempromosikan penawaran mereka ke pasar yang dituju.

Proposal penjualan yang baik akan membantu Anda untuk:

• Menunjukkan bahwa Anda memahami kebutuhan prospek Anda. Hal ini membuktikan bahwa Anda telah memahami kebutuhan mereka berdasarkan percakapan sebelumnya atau permintaan proposal/request for proposal (RFP).

• Meyakinkan prospek bahwa Anda menawarkan solusi terbaik. Narasi proposal yang baik menghubungkan tantangan yang dihadapi prospek Anda dengan manfaat dari penawaran Anda. Dengan demikian, prospek dapat membayangkan bagaimana produk atau layanan Anda mampu menyelesaikan masalah mereka.

• Menginspirasi prospek Anda untuk bertindak. Proposal ini memberikan semua informasi yang dibutuhkan pembeli untuk mengambil keputusan. Ini termasuk kejelasan mengenai anggaran, hasil yang diinginkan, dan langkah selanjutnya (misalnya, ajakan bertindak atau call to action yang spesifik) untuk memulai proses.

Pada akhirnya, proposal penjualan yang sukses mampu menyampaikan nilai kerja sama dengan Anda. Proposal tersebut otentik, jelas, dan disesuaikan dengan kebutuhan serta harapan prospek Anda.

Cara membuat proposal: 6 tips sederhana

Proposal Anda harus mencerminkan profesionalisme. Anda ingin calon pelanggan tahu bahwa Anda memiliki pengalaman dan pengetahuan untuk membantu mereka, jadi gunakan tips berikut ini untuk menghasilkan dokumen yang profesional.

1. Analisis prospek anda

Proposal penjualan Anda hanya akan menjadi permainan tebak-tebakan jika Anda tidak memahami kebutuhan calon pelanggan . Lakukan riset mendalam untuk menyesuaikan proposal penjualan Anda dengan setiap klien potensial.

Riset hal-hal berikut tentang mereka:

• Tujuan. Masalah dan tantangan apa yang ingin mereka selesaikan?

• Anggaran. Apakah ada celah untuk negosiasi atau apakah jumlahnya sudah tetap?

• Pemangku kepentingan dan pengambil keputusan. Siapa yang harus Anda targetkan dalam menyampaikan pesan dan bagaimana cara terbaik dalam menyampaikannya?

• Urgensi. Apakah ini masalah yang mendesak atau masih bisa ditanggapi dengan santai?

Saat Anda mengumpulkan jawaban, catat kata-kata dan frasa yang digunakan calon pelanggan untuk menggambarkan situasi mereka. Sertakan hal tersebut dalam proposal Anda agar pembeli merasa didengar.

2. Analisis pelanggan utama Anda

Riwayat kerja sama dengan pelanggan terbaik Anda dapat memberi wawasan tentang cara mendekati klien baru.

Pelanggan utama Anda adalah mereka yang telah:

• Menjadi pelanggan Anda paling lama

• Membelanjakan uang paling banyak pada produk atau layanan Anda

• Melakukan pembelian berulang terbanyak

• Mendatangkan referral terbanyak kepada bisnis Anda

Telusuri perjalanan pelanggan ini dengan perusahaan Anda untuk menemukan strategi apa saja yang efektif.

Tinjau log layanan pelanggan, email, dan catatan panggilan penjualan di CRM Anda untuk mendapatkan informasi tentang tujuan, anggaran, urgensi, dan masalah yang mereka hadapi. Apa saja kekhawatiran mereka? Apa yang mendorong mereka menuju ke tahap berikutnya dalam proses penjualan Anda?

Selain itu, lihat proposal yang Anda tulis untuk klien utama ini. Meskipun Anda tidak boleh menggunakan proposal yang sama persis, template berdasarkan contoh proposal penjualan tersebut bisa menjadi titik awal yang kuat.

3. Sertakan nilai jual unik)

Nilai jual unik atau unique selling proposition (USP) adalah elemen penting yang membuat bisnis Anda menonjol. USP adalah pernyataan yang membedakan produk dan brand Anda dari pesaing dengan langsung mengkomunikasikan masalah apa yang dapat Anda selesaikan.

USP bukan hanya slogan di situs web Anda, melainkan fondasi dari seluruh komunikasi bisnis Anda, termasuk branding, pemasaran, humas, layanan pelanggan, hingga percakapan penjualan.

Misalnya, Anda adalah seorang agen real estat yang sedang menyiapkan proposal properti. Anda ingin menyampaikan hal-hal berikut:

• Keunggulan Anda dibandingkan agen lainnya

• Proses atau pengalaman unik yang Anda tawarkan

• Kredibilitas berdasarkan hasil nyata yang telah Anda capai

Daripada membuat pernyataan umum tentang kualifikasi Anda, tulislah sesuatu yang menunjukkan kekuatan Anda, seperti:

• Saya telah membantu lebih banyak pembeli rumah pertama kali dibandingkan agen real estat lainnya di [kota/negara]. Lebih dari [X%] klien kami adalah pembeli rumah pertama kali.

• Saya menggunakan sistem khusus [X-langkah] untuk menjual rumah Anda dengan nilai pasar penuh dalam [periode waktu].

Gunakan USP yang kuat untuk membangun kredibilitas dan memberi keyakinan kepada calon pelanggan bahwa solusi Anda dapat dipercaya.

4. Gunakan praktik terbaik penulisan bisnis

Situs web, iklan media sosial, papan reklame, dan bentuk pemasaran lainnya semua bergantung pada penulisan yang jelas dan kuat. Penulisan yang efektif memberi informasi kepada pembaca dan menginspirasi tindakan.

Hal yang sama berlaku saat menulis proposal. Agar proposal Anda mudah dipahami dan menarik, terapkan lima praktik terbaik penulisan berikut ini:

1. Pisahkan teks dengan judul, poin-poin, dan paragraf pendek.

2. Gunakan prinsip storytelling dalam presentasi penjualan Anda sehingga setiap bagian mengalir secara alami ke bagian berikutnya.

3. Buat proposal seefisien mungkin (hindari penggunaan kata-kata dan teks yang tidak perlu).

4. Gunakan kalimat aktif agar tulisan Anda lebih menarik dan langsung mengena (misalnya, "lihat hasilnya" akan lebih baik dampaknya daripada "hasilnya dapat dilihat di sini").

5. Gunakan grafik berkualitas tinggi jika dapat menambah nilai pada pesan utama Anda.

Alat penulisan AI seperti Grammarly dan ProWritingAid dapat membantu Anda memastikan pesan Anda tetap tersampaikan dengan jelas. Pembahasan lebih lanjut tentang ini akan segera menyusul.

5. Gunakan template proposal penjualan yang dapat disesuaikan

Daripada membuat proposal dari nol setiap kali Anda mengajukan penawaran kepada calon pelanggan, buat atau unduh template yang dapat disesuaikan dengan setiap prospek baru.
Untuk proposal penjualan, penggunaan template akan membantu tim penjualan Anda menghemat waktu dalam proses penawaran dan memastikan tidak ada elemen-elemen penting yang terlewat.

6. Permudah proses untuk melanjutkan kesepakatan

Setelah prospek mengetahui apa yang Anda tawarkan, mereka perlu tahu langkah selanjutnya yang harus diambil.

Sederhanakan prosesnya dan kurangi jumlah tahapan sebisa mungkin untuk menghindari penundaan di tahap krusial ini.

Misalnya, jika klien perlu menandatangani kontrak, pertimbangkan pilihan otomatis yang memungkinkan mereka untuk melakukan tanda tangan elektronik secara instan. Layanan Smart Docs dari Pipedrive memiliki fitur tanda tangan elektronik bawaan untuk mempermudah Anda dalam proses ini.

Apa itu permintaan proposal?

Seringkali, saat Anda menulis proposal penjualan, dokumen tersebut merupakan tanggapan terhadap suatu permintaan proposal atau request for proposal (RFP).

RFP adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh perusahaan ketika mencari mitra penyedia layanan. RFP berisi deskripsi masalah atau proyek tertentu serta undangan untuk mengirimkan proposal solusi Anda.

RFP yang bermanfaat akan menguraikan detail masalah atau proyek, seperti:

• Latar belakang

• Ruang lingkup dan tujuan

• Jadwal pengajuan dan peninjauan proposal

• Kriteria evaluasi proposal

• Anggaran

• Batas waktu penyelesaian

Selain rincian proyek, RFP yang mendetail juga akan mencakup gambaran singkat tentang latar belakang perusahaan, termasuk penawaran utama dan target pasar mereka.

RFP dapat dianggap sebagai peta, yang memandu Anda dalam mendekati prospek dan memastikan bahwa Anda hanya memberikan informasi yang benar-benar relevan.

Sekilas, RFP mungkin terlihat membatasi karena Anda ingin membagikan semua hal tentang produk Anda, tetapi penting untuk hanya menyertakan informasi yang paling diperlukan.

Proposal penawaran Anda (dokumen yang Anda tulis sebagai tanggapan) harus menjelaskan bagaimana produk atau solusi Anda akan memenuhi semua kebutuhan yang dijabarkan dalam RFP. Sertakan informasi yang relevan dalam proposal Anda, seperti:

• Fitur utama dari penawaran Anda

• Pendekatan dan metodologi

• Tim utama beserta latar belakang dan keahlian mereka

• Kisah sukses yang relevan dari pelanggan sebelumnya

Prospek Anda akan menggunakan RFP untuk membandingkan vendor (yaitu, setiap perusahaan yang bersaing untuk memenangkan bisnis mereka) secara objektif. Jadi, bagaimana cara memulai menulis proposal penjualan yang baik?

Cara menulis proposal penjualan dalam 5 langkah

Jika Anda masih bingung bagaimana cara membuat proposal bisnis yang efektif, ikuti lima langkah berikut ini.

Langkah 1: Pahami apa yang dicari prospek Anda

Apa yang ingin dicapai oleh prospek Anda? Masalah apa yang Anda bisa selesaikan? Pastikan Anda benar-benar memahami tentang kebutuhan mereka dengan mempelajari RFP dan mengajukan pertanyaan langsung saat tahap kualifikasi prospek (lead qualification).

Pertimbangkan semua masalah yang dialami prospek Anda dan langkah-langkah yang telah mereka ambil untuk mengatasinya. Jawab pertanyaan bermanfaat lainnya, seperti:

• Apakah ada rasa urgensi dalam RFP prospek atau pada saat mereka berbicara dengan Anda?

• Siapa pengambil keputusannya? Apakah ada lebih dari satu? Apa peran mereka?

• Bagaimana penyelesaian masalah ini akan memengaruhi prospek Anda? (misalnya, meningkatkan pendapatan atau mengurangi risiko)

• Apakah mereka telah menentukan jenis solusi yang mereka cari? (misalnya, perangkat lunak, konsultasi, atau outsourcing)

Langkah 2: Lakukan riset lebih mendalam

Langkah pertama berfokus pada klarifikasi informasi dari prospek Anda.

Langkah kedua ini bertujuan untuk mengumpulkan detail yang Anda temukan sendiri. Fokuslah dalam menambahkan konteks pada cerita mereka, sehingga Anda dapat mengirimkan pesan yang lebih terarah dan relevan.

Temukan detail seperti:

• Berita terbaru tentang perusahaan mereka (terutama mengenai putaran pendanaan atau perekrutan penting)

• Konten yang mereka bagikan di media sosial

• Percakapan yang mereka di media sosial

• Wawancara yang pernah mereka berikan

• Konferensi dan pameran dagang yang mereka hadiri

• Grup online tempat mereka aktif (misalnya, grup Facebook, komunitas Slack, grup LinkedIn, dan obrolan X)

Meskipun Anda mungkin tidak akan secara langsung menggunakannya dalam proposal Anda, informasi ini dapat membuat tulisan Anda lebih spesifik. Hal ini akan membantu Anda memahami lebih dalam tentang mengapa klien mencari solusi baru dan memungkinkan Anda untuk menekankan hal-hal yang penting bagi prospek.

Langkah 3: Buat kerangka proposal penjualan Anda

Tidak peduli seberapa spesifik kebutuhan prospek, proposal Anda akan mencakup sebagian besar atau semua elemen standar ini:

• Judul, halaman depan, dan surat pengantar

• Nama perusahaan Anda

• Tentang kami (latar belakang perusahaan)

• Tantangan dan tujuan/hasil yang diinginkan

• Solusi yang diusulkan

• Harga

• Timeline dengan tanggal-tanggal penting

• Studi kasus

• Testimonial klien

• Syarat dan ketentuan

• Langkah selanjutnya (pemilihan solusi, kolom tanda tangan dan tanggal)

Mulailah dengan menyusun kerangka agar Anda tahu dari mana harus memulai mengisi informasi dan riset yang relevan tentang solusi yang ditawarkan.

Langkah 4: Buat draft proposal penjualan Anda

Ubah poin-poin dari kerangka tadi menjadi subjudul untuk proposal Anda. Buat draft teks untuk setiap subjudul, dengan mengacu pada hasil riset Anda dan dokumen RFP yang ada.

Tujuannya adalah membuat proposal Anda jelas dan ringkas. Umumnya, dua hingga tiga halaman sudah cukup. Namun, sertakan informasi tambahan yang menurut Anda dapat memperkuat argumen Anda.

Langkah 5: Edit dan periksa ulang

Tinggalkan draft proposal penjualan pertama Anda selama beberapa jam atau sehari jika waktu memungkinkan. Membaca kembali proposal Anda dengan pikiran segar dapat membantu dalam menemukan bagian yang terlewat atau kesempatan untuk lebih memperjelas isi proposal.

Berikut adalah pedoman mengedit untuk merevisi proposal penjualan Anda dan menyesuaikannya dengan klien potensial:

• Urutkan harga dari yang tertinggi hingga terendah

• Ganti atau hilangkan jargon atau pernyataan yang kompleks

• Persingkat kalimat jika memungkinkan

• Tandai di mana visual dapat menambah nilai

• Gunakan nada bahasa yang konsisten sepanjang dokumen (jangan beralih dari formal ke kasual)

• Pastikan urutan bagian dalam proposal masuk akal dan mengalir secara alami

Terakhir, pastikan proposal penjualan Anda terlihat profesional, mudah dibaca, dan bebas dari kesalahan:

• Gunakan alat seperti Hemingway Editor untuk memperbaiki penggunaan kalimat pasif dan kalimat yang sulit dibaca

• Gunakan alat pengecek seperti Grammarly untuk kesalahan tata bahasa dan salah ketik

• Minta rekan kerja membaca proposal Anda untuk membantu menemukan kesalahan atau ketidaksesuaian

Tujuan Anda adalah memudahkan calon klien untuk melihat bagaimana dan mengapa solusi Anda adalah pilihan yang terbaik. Langkah-langkah ini akan membantu Anda menghasilkan draft yang jelas dan efektif dalam mengkomunikasikan solusi Anda. Anda ingin proposal Anda terlihat profesional dan menampilkan citra perusahaan yang meyakinkan.

Template proposal penjualan

Setiap proposal harus unik dan disesuaikan dengan calon klien dan solusi yang Anda tawarkan, tetapi tidak berarti Anda harus selalu membuatnya dari awal. Menggunakan template dengan elemen dasar dapat memberikan fondasi yang solid untuk memulai proposal Anda.

Anda dapat mengunduh template proposal penjualan dari Pipedrive secara gratis, lengkap dengan contoh konten.

Tergantung pada pasar Anda, mungkin diperlukan informasi khusus industri dalam proposal Anda. Template kami dilengkapi contoh tambahan, sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai template proposal real estat atau konsultasi.

Apa yang terjadi setelah Anda mengirim proposal Anda?

Setelah Anda mengirim proposal penjualan, salah satu dari tiga hal ini akan terjadi:

• Prospek menerima proposal dan menjadi pelanggan

• Prospek menolak proposal

• Anda tidak mendapat tanggapan sama sekali dari prospek

Berikut adalah langkah yang perlu Anda lakukan dalam setiap skenario, baik saat menawarkan kepada startup, usaha kecil, maupun perusahaan besar.

Prospek menerima proposal Anda

Jika klien menerima proposal Anda, selamat!

Pastikan untuk menepati semua rincian proposal Anda (termasuk timeline dan tanggal penting, seperti tanggal mulai onboarding). Sampaikan kepada pelanggan baru Anda tentang langkah selanjutnya dan jelaskan apa yang Anda butuhkan dari mereka untuk melanjutkan prosesnya.

Prospek menolak proposal Anda

Jika klien tidak menerima proposal Anda, lakukan analisis pada tanggapan mereka. Jika memungkinkan, tanyakan mengapa mereka menolak atau pertimbangkan opsi berikut:

• Apakah mereka mencari sesuatu yang memerlukan kompromi?

• Apakah proposal Anda melebihi anggaran mereka?

• Apakah mereka mencari format yang berbeda?

• Apakah mereka membutuhkan lebih banyak waktu untuk memutuskan?

Jika keberatan masih bisa dinegosiasikan, jadwalkan panggilan penjualan atau tindak lanjut melalui email untuk mendiskusikan persyaratan yang dapat diterima oleh kedua belah pihak.

Jika Anda mendapatkan penolakan yang tegas tanpa alasan yang jelas, evaluasi kembali proses penjualan Anda dan proposal akhir atau deskripsi pekerjaan yang Anda ajukan, lalu cari peluang untuk perbaikan.

Prospek tidak memberi tanggapan (ghosting)

Anda telah mengirim proposal penjualan yang menurut Anda merupakan penawaran yang sangat meyakinkan, tetapi tidak ada kabar balasan. Ada kemungkinan prospek sedang tidak di kantor atau sibuk dengan prioritas lain.

Kunci dalam skenario ini adalah untuk menindaklanjutinya secara konsisten. Jika Anda yakin mereka adalah prospek yang tepat dan Anda belum mendapatkan penolakan, gunakan daftar template email follow up kami untuk menjaga komunikasi tetap berjalan. Lakukan tindak lanjut secara intens dalam beberapa minggu pertama, lalu cek setidaknya sekali setiap kuartal.

Jika Anda masih belum mendapat balasan, tambahkan calon pelanggan ini ke daftar prospek dingin Anda. Bersiaplah untuk menawarkan solusi Anda lagi jika mereka masih menghadapi tantangan yang sama atau pada akhirnya menyadari kebutuhan akan penawaran unik Anda.

• Cara menulis contoh proposal

• Cara membuat proposal bisnis

• Cara menulis surat proposal

Kesimpulan

Membuat proposal penjualan yang sukses bergantung pada kemampuan Anda untuk mendengarkan calon pelanggan dengan cermat. Setelah Anda mengumpulkan informasi yang cukup, gunakan proposal Anda untuk menggambarkan bagaimana dan mengapa produk Anda adalah solusi terbaik untuk masalah mereka.

Jika proposal penjualan Anda memenuhi setiap poin dalam panduan ini, Anda akan meningkatkan peluang untuk memenangkan calon pelanggan. Gunakan template proposal penjualan gratis kami untuk mempermudah proses dan meningkatkan peluang closing.