Software CRM gratuito: attenzione ai costi nascosti

I software CRM sono disponibili in varie forme ma non tutti valgono l'investimento.

Sebbene i software CRM gratuito possano aiutare le nuove imprese ad avviarsi, spesso comportano un maggiore dispendio di tempo e denaro nel lungo periodo.

In questo articolo esamineremo i pro e i contro del software CRM gratuito, confronteremo i modelli di prezzo e approfondiremo i motivi per cui taluni CRM con piani a pagamento economici sono spesso migliori di uno gratuito.

Gli svantaggi dei CRM gratuiti

Investire in un software CRM è rischioso, anche quando è gratuito, soprattutto se si opera nel settore delle vendite, dove ogni minuto e ogni conversazione contano. I cambiamenti organizzativi, legati anche alla curva di apprendimento, per quanto ridotti, possono essere costosi e richiedere tempo.

Anche se i sistemi CRM gratuiti possono sembrare la soluzione perfetta e priva di rischi in questo momento, tenete presente che queste soluzioni sono progettate per essere temporanee. Qual è la soluzione a lungo termine? Uno dei migliori software premium che è ben lontano da quello per il quale avete fatto la sottoscrizione.

Il software gratuito è progettato per soddisfare il budget e l'avversione al rischio degli acquirenti, ma crea punti critici che possono essere superati solo con l'acquisto del prodotto completo.

Migliaia di aziende cadono in questa trappola e finiscono per dover passare a un sistema migliore per godere delle funzionalità avanzate. La perdita di tempo e di risorse rappresenta il costo nascosto di un CRM gratuito. Vediamo alcuni degli aspetti negativi di un sistema gratuito che dovreste prendere in considerazione prima di puntare le vostre carte su quello.

Il software libero non è scalabile

Il primo problema che molte aziende incontrano con una soluzione gratuita è che, a mano a mano che l'azienda cresce, il CRM non evolve.

Supponiamo che la vostra base di clienti sia cresciuta e che il vostro team di vendita sia passato da 5 a 12 agenti. Il vostro obiettivo è quello di far entrare rapidamente i nuovi arrivati nel vostro CRM, in modo che possano unirsi ai veterani e iniziare a concludere affari.

Tuttavia, ci si rende subito conto che il CRM gratuito prevede un limite al numero di utenti.

Ne sono consentiti solo 10, il che significa che due membri del team alle prime armi non possano essere aggiunti all'account. A questo punto, siete costretti a passare a versioni a pagamento con utenti illimitati o a cercare una soluzione altrove.

A parte i problemi del team, considerate i dati dei vostri clienti. Potreste avere un database impressionante di 20.000 contatti. Tuttavia può accadere, che, nella fase d’importazione, vi accorgiate che il vostro piano gratuito consente solo un massimo di 10.000 informazioni di contatto.

Ancora una volta, a meno che non vogliate eliminare metà delle vostre opportunità, l'unica opzione è passare al piano Premium per una corretta gestione delle vendite.

La riduzione delle funzionalità ostacola il team di vendita

La versione gratuita di molti prodotti CRM è spesso deliberatamente priva dei vantaggi principali, in modo che i clienti, ormai abituati ad usarla, siano costretti a passare ad un piano a pagamento quando hanno bisogno di più funzioni.

Il software CRM gratuito lascia spesso a desiderare per i seguenti motivi:

• Ridotta sicurezza dei dati

• Poca o nessuna personalizzazione

• Nessuna caratteristica essenziale

• Rilevanti limitazioni e restrizioni su funzioni importanti

• Costanti richieste di aggiornamento ad una versione a pagamento

Vediamo alcuni dei motivi per cui un software troppo semplice limita il vostro team.

Sincronizzazione della posta elettronica. La sincronizzazione delle email memorizza la cronologia delle comunicazioni e tutti i dati dei clienti. Inoltre, collega perfettamente il vostro client di posta elettronica (Gmail, Outlook, ecc.) con i vostri strumenti CRM. Con la sincronizzazione completa delle email gli agenti di vendita possono aggiornarsi rapidamente sulla situazione di un cliente e inviare un messaggio alla sua casella di posta elettronica direttamente dal vostro CRM.

Molti piani gratuiti limitano la cronologia alle ultime settimane o agli ultimi mesi, accettano solo alcuni client di posta elettronica e restringono il numero di email che è possibile sincronizzare giornalmente. Senza una funzionalità completa, il team di vendita perderà tempo a tracciare manualmente le email e i dati una volta raggiunti i limiti del piano.

Template di email. I professionisti delle vendite vogliono inviare comunicazioni personalizzate ai propri clienti. Tuttavia, i piani gratuiti spesso limitano il numero di modelli di email che il vostro team può creare, lasciandoli con pochi schemi da utilizzare per centinaia o migliaia di clienti diversi. Il risultato è un maggior lavoro manuale per il vostro team e una minore efficacia delle vostre campagne email.

Campi e attività di vendita personalizzate. L'attività che chiude un affare dipende molto dallo stile dell’agente e dalle esigenze del cliente. Alcuni clienti desiderano essere invitati a cena, altri apprezzano la comodità di parlare attraverso le email o la messaggistica.

Essere in grado di creare attività personalizzate rende semplice la documentazione dei diversi metodi di chiusura. Ad esempio, uno dei vostri agenti ha appena creato l'attività personalizzata "Cena con il cliente". Un altro venditore pensa che un approccio diverso funzionerà meglio con il suo lead e vuole creare anche "Invia un messaggio istantaneo" come attività personalizzata.

Tuttavia, i piani gratuiti spesso pongono dei limiti a tali opzioni di personalizzazione.

Se il piano gratuito del CRM prevede un solo campo attività personalizzato, non è possibile documentarli entrambi.

Mancanza di un servizio clienti efficace

Il software CRM è intrinsecamente complesso. Questo perché è stato progettato per semplificare le vostre attività di vendita e integrarsi con la vostra dotazione tecnologica per una gestione completa del funnel di vendita. Per questo motivo, un centro di assistenza efficace è spesso fondamentale.

Il servizio clienti non solo può aiutarvi a risolvere i problemi che si presentano, ma consente altresì di sfruttare al meglio il vostro CRM per raggiungere gli obiettivi di vendita.

Molti CRM gratuiti non offrono alcun servizio di assistenza clienti o, nel migliore dei casi, il loro servizio è tardivo e inefficace. Alcuni piani gratuiti includono l'assistenza clienti basata sul forum, il che significa affidarsi ad altri utenti per le risposte, con il dubbio se queste possano rappresentare davvero la soluzione migliore per il vostro problema oppure no.

Nelle vendite servono risposte corrette e rapide. Se si rinuncia alle funzioni di assistenza, il team non può offrire un'esperienza ottimale ai clienti.

Perché un CRM economico è meglio di un CRM gratuito

Il modello commerciale del CRM gratuito è progettato per costringere l'utente a passare ad un piano a pagamento costoso nel momento in cui la sua attività non riesce più ad essere supportata dalle funzionalità gratuite. Con un CRM economico, avrete a disposizione funzionalità complete, costruite tenendo conto delle esigenze di scalabilità.

Nella nostra qualità di venditori che hanno ideato Pipedrive conoscevamo bene la difficoltà di doversi destreggiare tra troppi strumenti. Ecco perché abbiamo deciso di realizzare un'unica piattaforma che accentrasse centinaia di app e integrazioni.

Il nostro software CRM (proposto in prova gratuita di un mese) offre uno strumento CRM conveniente e completamente adattabile alle vostre esigenze aziendali in continua evoluzione.

Investiamo nella massima sicurezza dei dati, nell'assistenza in tempo reale e nel continuo miglioramento dei prodotti per semplificare e rafforzare le vostre attività di vendita.

Che cosa cercare in un CRM.

I migliori CRM combinano funzioni avanzate con un'esperienza utente intuitiva per semplificare i processi di vendita. Ecco le caratteristiche che ci si deve aspettare da un CRM di alta qualità:

• Gestione contatti, vendite e lead. Dovreste essere in grado di creare contatti e accordi con un semplice clic, utilizzando campi personalizzati. Allo stesso modo, dovreste essere in grado di monitorare le attività attraverso un cruscotto intuitivo e un’articolazione in fasi personalizzabili in base al vostro processo di vendita.

• Automazione del flusso di lavoro. Gli strumenti di automazione delle vendite e delle campagne di marketing di un CRM riducono gli errori, aumentano la produttività e migliorano la scalabilità. Ad esempio, il vostro CRM dovrebbe essere in grado di aggiornare automaticamente il database e di notificare agli agenti di vendita i cambiamenti di stato di un lead.

• Lead generation. Una buona soluzione di CRM favorisce la generazione di lead da attività inbound e outbound con strumenti in grado di raccogliere automaticamente i lead prima che sfuggano al controllo.

• Email di gruppo. Il vostro CRM dovrebbe essere in grado di inviare email in blocco ad un ampio gruppo di contatti. Dovrebbe consentire di segmentare i vostri potenziali clienti e di personalizzare il vostro email marketing per aumentare il loro coinvolgimento.

• Registro delle chiamate e delle email. Gli strumenti di tracciamento delle chiamate e delle email aiutano gli agenti a prendere appunti, a controllare i dettagli e a intrattenere conversazioni efficaci con i contatti. Pipedrive registra in modo automatico i dettagli delle chiamate, delle email e di tutte le attività ripetitive in modo da tenervi pronti con i relativi follow-up.

• Reportistica e analisi. Approfondimenti e reportistica vi consentono di prendere decisioni basate sui dati, di monitorare le prestazioni del vostro team di vendita e di fissare gli obiettivi aziendali più opportuni. Un CRM per le vendite che sia completo dovrebbe offrire il monitoraggio delle vendite e le metriche delle trattative, la reportistica sui lead in tempo reale e le previsioni sui ricavi.

• Gestione della pipeline di vendita con funzione ‘trascina e rilascia’. La facilità d'uso è una delle caratteristiche principali di una soluzione CRM avanzata. Una pipeline di vendita con un meccanismo intuitivo di trascinamento, vi aiuta a mantenervi organizzati e ad ottimizzare la gestione delle trattative durante l'intero ciclo di vendita.

• Integrazioni di terze parti. Il vostro CRM, per quanto evoluto, è solo una parte della vostra dotazione tecnologica, quindi dovete assicurarvi che possa integrarsi con gli altri strumenti di vendita e di email marketing su cui fate affidamento. Pipedrive offre integrazioni con centinaia di app, tra cui quelle per la gestione delle attività, la gestione dei progetti, la comunicazione tra team e altre ancora.

• Accesso mobile. I venditori che si trovano in trasferta devono poter accedere al loro CRM e agli strumenti principali da qualsiasi dispositivo. Il versatile software CRM di Pipedrive include una applicazione mobile per Android e iOS che consente agli agenti di ricevere notifiche, comunicare con i contatti (anche attraverso il Chatbot che abbiamo appositamente creato) e rimanere organizzati da qualsiasi luogo.

Confronto: Pipedrive vs. altre soluzioni CRM a pagamento

Quando si sceglie una soluzione economica piuttosto che un'opzione gratuita, le funzionalità CRM di cui avete bisogno devono risultare integrate e non certo nascoste dietro un paywall. Tuttavia, non tutte le piattaforme CRM a pagamento sono uguali.

Diamo una rapida occhiata a come Pipedrive si pone nel confronto con alcune note piattaforme CRM.

Per ulteriori informazioni, consultate il nostro hub di confronto CRM.

Pipedrive vs Salesforce

Pipedrive è un CRM per le vendite all-in-one progettato per supportare le aziende consolidate e le imprese di piccole e medie dimensioni a cui servono strumenti in grado di mantenere in modo efficace il rapporto di scala rispetto alla loro dinamica espansiva. Si concentra sulla fornitura di funzioni chiave che non richiedono una laurea in informatica per accedervi.

Salesforce, invece, è stato progettato per clienti di dimensioni enterprise, il che significa che le piccole imprese possono trovarlo eccessivamente complicato da configurare e utilizzare nonché proibitivo sul piano dei costi.

Ecco un confronto completo tra Pipedrive vs Salesforce.

Pipedrive vs Hubspot

Il CRM di Hubspot è un sistema gratuito progettato per le piccole imprese. Tuttavia, manca di molte funzioni essenziali che presuppongono un aggiornamento costoso per accedervi. In confronto, Pipedrive offre una soluzione economica con contatti illimitati, campi personalizzati, pipeline visive e un'assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Ecco un confronto completo tra Pipedrive vs Hubspot.

Pipedrive vs Zendesk

Pur essendo più conveniente di Hubspot o Salesforce, Zendesk Sell rimane più costoso di Pipedrive e offre un numero inferiore di funzionalità essenziali. Ad esempio, Zendesk Sell non offre la possibilità di creare rapporti personalizzati e molte funzioni vitali per la gestione dei contatti vengono offerte come componenti aggiuntivi a pagamento.

Perché i prodotti gratuiti sono così belli?

È difficile resistere agli articoli gratuiti, ma perché?

Ci piace la parola "gratis" per via di un fenomeno chiamato "effetto prezzo zero". Questo fenomeno comportamentale si verifica quando vediamo grandi zeri su un prodotto o un servizio, facendo salire alle stelle il suo valore intrinseco.

In effetti pubblicizzare qualcosa come gratuito è una tecnica eccellente per attribuire un valore aggiunto artificiale, soprattutto perché percepiamo le cose gratuite come poco rischiose. In questo modo si fa leva non soltanto sui vincoli di bilancio dell’acquirente, ma anche sulla sua psicologia in quanto la mente umana, nutrendo avversione per le perdite (anche di denaro), tende a dare maggiore importanza alle perdite che ai guadagni (anche laddove l’investimento di denaro potrebbe risultare altamente redditizio).

Spesso il software libero viene venduto come una versione semplificata del software vero e proprio. Lo si fa dichiarando che offre gli stessi grandi vantaggi senza il costo e il rischio di pagare per le funzioni più complesse. Caratteristiche che si pensa non siano necessarie. Ma la verità è che questi strumenti ridotti al minimo nascondono costi nascosti che in un secondo tempo potreste non essere in grado di sostenere.

Considerazioni finali

Sebbene un software gratuito di gestione delle relazioni con i clienti gratuito possa essere allettante, consideratene le conseguenze. Anche il miglior software CRM gratuito non sarà in grado di tenere il passo con la crescita della vostra attività conseguente alle nuove vendite e alla fine dovrete pagare di più di quanto è stato contrattato oppure passare ad un altro fornitore.

Tutto questo solo per avere a disposizione le funzionalità aggiuntive divenute poi necessarie.

Un'opzione conveniente e scalabile come Pipedrive consente di risparmiare tempo e denaro nel lungo periodo. Iniziate una prova gratuita di 14 giorni del nostro software CRM all-in-one.

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