Abbiamo tutti le stesse 24 ore, quindi perché alcune persone ottengono più risultati di altre nel tempo che hanno a disposizione?
Questa la risposta: una buona gestione del tempo.
Anche se di norma siete organizzati, potete implementare strumenti e strategie specifiche per migliorare ulteriormente la vostra produttività.
In questo articolo spiegheremo le tecniche più utilizzate di time management e perché è così importante gestire bene il tempo.
Vi forniremo anche 9 strategie supportate da dati ed esempi pratici per massimizzare la vostra produttività durante la giornata lavorativa.
In che cosa consiste la gestione del tempo? Definizione di gestione del tempo
La gestione del tempo è la capacità di pianificare le attività e di organizzare la propria agenda per assicurarsi di dedicare un tempo adeguato a ciascun compito. È un'abilità auspicabile per chi vuole essere più produttivo sul lavoro, a scuola e a casa.
Gestire il proprio tempo è più facile a dirsi che a farsi. Per decenni, le persone hanno cercato di fare di più nelle loro giornate o settimane (ad esempio, fissando obiettivi o praticando l'autodisciplina) mediante l’elaborazione di diverse strategie di gestione. Sono stati pubblicati innumerevoli libri sulla gestione del tempo, alcuni metodi hanno persino il marchio registrato.
Immaginate un direttore vendite che vuole bilanciare il proprio carico di lavoro e completare un numero maggiore di attività. Può farlo assegnando le attività ad un determinato momento della giornata, il cosiddetto time-blocking.
Ad esempio, potrebbe stabilire un limite temporale di un'ora all'inizio del lavoro per recuperare le attività urgenti, come ad esempio le telefonate e le email importanti. Dato che le funzioni manageriali si espletano con maggiore efficienza al mattino, le due ore successive sono dedicate alla pianificazione strategica.
Per portare a termine questi compiti in modo efficace, il manager chiude la porta del suo ufficio, limita le notifiche sul proprio smartphone e imposta lo stato "Assente" sull'app di comunicazione del suo team. Utilizza anche uno strumento di pianificazione per automatizzare le richieste di riunione che riceverà in quel frattempo.
Le cattive abitudini e la cultura dell'immediatezza possono renderlo difficile. Tuttavia, una gestione efficace del tempo può fare la differenza tra una giornata produttiva e una in cui si ha la sensazione di essere costantemente in ritardo.
Gli effetti di tali attitudini possono anche sovrapporsi, dandovi più o meno tempo da dedicare a compiti cruciali che hanno un impatto personale e professionale.
Per alcune persone la gestione del tempo è una questione naturale. Altre invece devono adottare strategie per ottenere il massimo dalla propria giornata e potrebbero chiedersi: perché è importante la gestione del tempo?
Perché una buona capacità di gestione del tempo è essenziale per la produttività?
Un buon time management vi aiuta a consegnare in tempo un lavoro di alta qualità.
Può aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi personali e professionali, portandovi a nuove opportunità e alla crescita della vostra carriera.
Ad esempio, un agente di vendita che gestisce bene le proprie attività quotidiane si assicura follow-up tempestivi, incontri efficaci con i clienti e tempo sufficiente per raggiungere nuovi contatti. L’agente che soddisfa e supera gli obiettivi di vendita diventa un top performer e spiana la strada a clienti più grandi e a promozioni personali.
Ecco 4 vantaggi, supportati da dati, per chi ha bisogno di una motivazione in più per provare le tecniche di gestione del tempo:
Riduzione della pressione mentale. Pianificare e dare priorità ai compiti può ridurre il sovraccarico cognitivo, aiutandovi ad ottenere maggiori risultati e a rilassarvi quando la giornata è finita.
Miglioramento del pensiero strategico. Una ricerca di Microsoft suggerisce che quasi due persone su tre ritengono di non avere il tempo e l'energia necessari per svolgere il proprio lavoro. Di conseguenza, hanno una probabilità 3,5 volte maggiore di trovarsi in difficoltà con l'innovazione e il pensiero strategico. Con più tempo a disposizione per pensare, i dipendenti possono essere più creativi ed esplorare nuove strade.
Miglioramento del benessere sul posto di lavoro. Uno studio suggerisce che una gestione efficace del tempo possa aumentare la soddisfazione di vita più che le prestazioni lavorative.
Limitare lo stress sul posto di lavoro. Un'indagine di Timewatch ha rilevato che il 91% degli intervistati concorda sul fatto che una migliore gestione del tempo riduce lo stress sul lavoro.
Le capacità di gestione del tempo possono avere un impatto evidente su vari aspetti della vita, portando ad una maggiore efficienza delle attività svolte, a una riduzione dello stress e al successo generale.
9 consigli sulla gestione del tempo per fare di più in meno tempo
Non mancano i consigli pratici su come gestire meglio il tempo. Tuttavia, la gestione del tempo può essere difficile a causa di fattori psicologici, ambientali e pratici.
Affrontare queste barriere e adottare alcune tecniche collaudate può aiutarvi a superare le difficoltà di gestione del tempo e ad avere successo.
Ecco nove consigli per il time management che vi aiuteranno a guadagnare tempo e a raggiungere gli obiettivi.
1. Stabilite le priorità delle vostre attività quotidiane utilizzando la matrice di Eisenhower
Chiamata così in onore del Presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, la Matrice di Eisenhower suddivide le attività specifiche in base alla loro importanza e urgenza, al fine di assegnare le priorità in modo più accurato. Questa strategia ha preso nome dalla sua citazione sulla gestione del tempo: "Ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti".
Nota: sebbene abbia pronunciato questa frase nel suo discorso del 1954, Eisenhower ha citato in realtà il presidente dell'università J. Roscoe Miller quando nel dichiarare quanto sopra riportato.
Il rapporto Microsoft precedentemente menzionato sostiene altresì che il 68% delle persone non ha abbastanza tempo libero per concentrarsi durante la giornata lavorativa. La matrice di Eisenhower può aiutarvi a individuare i vostri compiti più importanti e a concentrarvi su di essi.
In uno studio, la metà delle persone che utilizzano questa matrice sente di avere il lavoro sotto controllo ogni giorno (l'altra metà ha riferito la stessa cosa per quattro giorni alla settimana), rendendo questa tattica affidabile per molti.
Come implementare la matrice Eisenhower
Vi sono quattro categorie suddivise in due colonne (etichettate "urgente" e "non urgente") e due righe (etichettate "importante" e "non importante").
L'idea è quella di assegnare ogni compito dell'elenco di attività ad un quadrante specifico:
Completare immediatamente le attività importanti e urgenti
Programmare le attività non urgenti ma importanti per una data successiva.
Delegare a qualcun altro compiti urgenti ma non importanti.
Eliminare del tutto le attività non urgenti e non importanti.
Per usare la matrice di Eisenhower, scrivete un elenco di cose da fare, dopodiché usate la codifica a colori per assegnare le priorità alle attività necessarie nei rispettivi quadranti (ad esempio, rosso significa urgente, verde significa rimuovere). Eliminare prima i compiti non necessari può anche aiutare a concentrarsi sulle attività prioritarie e a non sentirsi sopraffatti.
2. Scansionare il tempo con la tecnica del Pomodoro, ma sperimentare con la durata
La tecnica del Pomodoro è una strategia di gestione del tempo a blocchi sviluppato dallo studente Francesco Cirillo. Quando organizzava il suo programma di studio all'università, usava un timer da cucina a forma di pomodoro che lo aiutava a concentrarsi su un compito alla volta.
Concentrarsi e lavorare a brevi intervalli può aiutare a mantenere alti i livelli di concentrazione e a ridurre la possibilità di esaurirsi mentalmente.
La tecnica originale prevede che i blocchi di tempo (o "Pomodori") siano di 25 minuti, ma questa potrebbe non essere la durata ottimale per le attività che svolgete voi. Sperimentate in alternativa blocchi più o meno lunghi fino a trovare il limite che fa al caso vostro.
Come applicare la tecnica del Pomodoro
Trovate un timer apposito oppure usate il vostro smartphone per tenere traccia dei blocchi di tempo.
Poi provate la tecnica del Pomodoro in questo modo:
Scegliete un compito
Impostate un timer corrispondente al limite prescelto
Lavorate su quel compito senza interruzioni fino allo spegnimento del timer
Fate una breve pausa
Fate una pausa più lunga ogni quattro cicli
La durata ideale dei blocchi temporali può variare a seconda della persona o del compito da svolgere, quindi si consiglia di iniziare con un blocco più breve (ad esempio, 10 minuti) e di aumentarlo a mano a mano che si scopre di potersi concentrare più a lungo.
Secondo il neurobiologo Andrew Huberman, gli allenamenti ideali di sforzo fisico e mentale dovrebbero essere di circa 90 minuti. In base a tale suggerimento, è consigliabile fare una pausa almeno ogni ora e mezza di attività lavorativa.
3. Limitare il multitasking combinando Pareto e Getting Things Done
Il principio di Pareto (o regola dell'80/20) afferma che il 20% delle cause determina da solo circa l'80% delle conseguenze. La comprensione di questo concetto aiuta a stabilire le priorità delle attività più critiche e di maggiore impatto.
L'economista italiano Vilfredo Pareto osservò la regola dell'80/20 in diversi ambiti della sua vita ottocentesca. Ad esempio, il 20% della popolazione possedeva l'80% della terra e il 20% delle piante produceva l'80% dei frutti.
Negli affari, un noto adagio afferma che il 20% dei clienti crea l'80% dei profitti di un'azienda e che l'80% dei risultati deriva dal 20% delle azioni.
Una ricerca di PwC suggerisce che una parte significativa del tempo che dedichiamo alle attività di routine è inefficiente, quindi potrebbe essere necessario concentrare i propri sforzi su aree che aiutano a massimizzare il rendimento.
Iniziate a identificare le specifiche attività che avranno un impatto maggiore sulla vostra azienda o sul vostro team, quindi concentratevi sulla loro esecuzione. Potete farlo utilizzando il metodo Getting Things Done (GTD).
Come utilizzare il metodo Getting Things Done
Il metodo GTD (sviluppato da David Allen nei primi anni 2000) mira a organizzare e archiviare tutte le attività in un unico ausilio esterno. In questo modo è possibile concentrarsi sul compito successivo senza cercare di tenere traccia di tutto nella propria testa.
Anche se non pensate di essere multitasking, il vostro cervello sta sempre inconsciamente scorrendo la vostra lista mentale di cose da fare per assicurarsi di non dimenticare nulla.
Il metodo di gestione GTD elimina questa pressione e consente di lavorare in modo più efficiente. Ecco le 5 fasi attraverso cui potete portare a termine le cose in modo efficace:
Annotare tutto. Scrivete ogni attività o impegno che vi passa per la testa in una "casella di posta" (ad esempio, Notion di Pipedrive o qualsiasi altro strumento digitale di vostro gradimento).
Definire. Definite tutto ciò che avete annotato iniziando con un verbo (ad esempio, "Rivedere il feedback degli utenti") e qualsiasi altro contesto (ad esempio, quando l'attività è in scadenza).
Organizzare. Ordinate tutto nel posto giusto secondo una struttura organizzativa (ad esempio, per livello di priorità).
Impegnarsi. Iniziate a fare le cose.
Riesaminare. Riflettete sulla lista all'inizio e alla fine della giornata per aggiornarla in modo conseguente.
Abbinate il principio di Pareto al metodo GTD per liberare la mente e concentrarvi sulle attività più importanti.
4. Sperimentate le app di gestione del tempo per evitare la procrastinazione
Le app per la gestione del tempo aiutano i singoli e i team a gestirlo in modo più efficace. Le funzioni più importanti possono includere la pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e l'ottimizzazione dell'utilizzo del tempo al fine di migliorare la produttività e l'efficienza.
Sperimentare aiuta a trovare i modelli che meglio si adattano alle preferenze personali e allo stile di lavoro. In questo modo, aumenterete la probabilità di continuare a seguirli e di avere il controllo del vostro tempo a lungo termine.
App come queste consentono altresì di acquisire maggiore consapevolezza delle proprie tendenze a procrastinare, così da responsabilizzarsi. Ciò può anche stimolare un cambiamento di comportamento nel tempo.
Come utilizzare le app per la gestione del tempo per rimanere produttivi
Con le tante app per la gestione del tempo presenti sul mercato, potete selezionare quelle che fanno al caso vostro utilizzando il framework jobs-to-be-done (JTBD). Focalizzate ciò che volete ottenere in una determinata situazione e trovate uno strumento di gestione del tempo che risolva il problema.
Ad esempio, è possibile tenere traccia del tempo impiegato per ogni attività o migliorare i flussi di lavoro della gestione dei progetti in generale.
Ecco alcune delle migliori app per la gestione del tempo dotate di funzionalità preziose:
Asana gestisce l’organizzazione del lavoro a livello aziendale per aiutare i team a collaborare e garantire che i progetti rimangano in linea con le tempistiche.
Todoist offre una gestione intelligente delle attività e degli elenchi di cose da fare per mantenere l'ordine organizzativo e aumentare la produttività personale.
Timely automatizza il monitoraggio del tempo per fornire informazioni accurate su come trascorrete le vostre giornate.
GoalsOnTrack vi aiuta a fissare obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e basati sul tempo) per raggiungere traguardi personali e professionali.
È possibile inoltre utilizzare un gestore delle relazioni con i clienti (CRM) come Pipedrive. Le numerose funzioni, i componenti aggiuntivi e le integrazioni di Pipedrive possono far risparmiare tempo a voi e al vostro team in un'ampia gamma di attività.
Per cominciare, è possibile automatizzare numerose parti del processo di vendita che assorbono molto tempo e notificare automaticamente ai membri del team i cambiamenti di stato.
L'assistente alle vendite di tipo IA di Pipedrive fornisce approfondimenti e consigli in tempo reale, basati sull'IA, per aiutarvi a incrementare l'efficienza delle vendite e chiudere più affari.
Il software di gestione dei progetti ottimizza e garantisce flussi di lavoro senza attriti e il loro completamento tempestivo.
È possibile inoltre accedere Pipedrive tramite app mobile, in modo da essere sempre produttivi, anche in viaggio.
Nota: i team di vendita possono integrare applicazioni di gestione del tempo come Asana e Timely con il loro CRM Pipedrive così da includere utili funzioni di risparmio di tempo.
Ricerche sull’argomento suggeriscono che se un compito ci trasmette la sensazione di migliorare il benessere degli altri lo consideriamo più significativo.
Ad esempio, "Se lo faccio ora, il mio team potrebbe superare l'obiettivo della settimana". La sensazione che ne deriva può portare ad un maggiore benessere per i lavoratori e ad una maggiore produttività per le organizzazioni.
Potete applicare questo metodo ai vostri obiettivi di lavoro o personali per spingervi a raggiungerli.
Come migliorare la vostra lista delle cose da fare con i "perché"
Quando ad un compito non è associato alcun significato ulteriore, è più difficile sentirsi motivati a portarlo a termine. L'aggiunta di un contesto consente di evidenziare le ragioni che stanno dietro ad ogni compito e di creare un senso di scopo per portarlo a termine.
Scrivete la lista delle cose da fare quando avete un momento di tranquillità (all'inizio del mese o la sera prima), poi aggiungete un "perché" accanto a ciascuna di esse.
Ecco alcuni esempi:
"L'identificazione delle strategie più efficaci nei report settimanali sulle vendite ci aiuterà a raggiungere gli obiettivi trimestrali e a finanziare la crescita del team, liberando le mie domeniche per allenare la squadra di calcio di mio figlio"
"Coordinare un workshop di formazione sull'ultimo sistema CRM snellirà il nostro processo di vendita e ridurrà il lavoro amministrativo, il che significa più serate di relax con mia moglie"
"Lo sviluppo di una campagna di sensibilizzazione mirata per i potenziali clienti di alto valore ci aiuterà a concludere un contratto e mi lascerà più tempo da dedicare al volontariato presso il centro della mia comunità locale"
Anche se un compito presenta già un vantaggio per l'azienda, potete renderlo ancora più significativo spiegando quale incidenza avrà sul vostro piano personale.
6. Bilanciare le ricompense per il completamento dei compiti con l'impegno profuso
Premiarsi quando si porta a termine un compito porta ad una gratificazione immediata (un'emozione positiva). Se lo fate a sufficienza, potete rinforzare il comportamento e allenare il vostro cervello a costruire un'abitudine produttiva.
Secondo il dr. Ralph Ryback:
Sapere che quando completate un compito vi attende una ricompensa può anche rendere più attraente iniziarlo e portarlo a termine. Pertanto, con il tempo si può diventare meno riluttanti.
Come premiarsi per il completamento di un compito
Non appena raggiungete un obiettivo chiave, festeggiate con qualcosa che vi aiuti a mantenere la motivazione e a godervi il risultato.
Le ricompense per le attività quotidiane non devono essere grandi.
Ad esempio, ci si può premiare nei seguenti modi:
Una pausa caffè
Una passeggiata intorno all'isolato
Uno spuntino (ad esempio, una barretta di cioccolato o un frullato)
Un hobby che ci piace (ad esempio, disegnare o suonare uno strumento)
Quattro chiacchiere con un amico o un familiare
È anche importante modulare l'entità della ricompensa allo sforzo richiesto per completare il compito. I compiti più importanti possono avere ricompense maggiori (ad esempio, una giornata in un centro benessere o un weekend di vacanza), mentre i compiti più semplici ricevono ricompense minori.
Mantenere moderati i premi per le attività quotidiane garantisce che conservino la loro efficacia e che quelli più importanti rimangano speciali. Potete anche variare i vostri premi regolari per mantenere le cose interessanti.
7. Abituarsi a chiedere aiuto quando è necessario
A volte abbiamo bisogno di chiedere aiuto per gestire il nostro carico di lavoro e rispettare la tabella di marcia stabilita. Tuttavia, potremmo non farlo perché siamo troppo sicuri di noi stessi, troppo orgogliosi o temiamo di essere rifiutati, un sentimento che attiva le stesse regioni della nostra mente interessate dal dolore fisico.
La fiducia in se stessi (ad esempio, pensare in modo indipendente e abbracciare la propria individualità) è una caratteristica psicologica che può portare alla felicità, ma può ostacolarvi se la usate per affrontare ogni sfida da soli.
Se la vostra mancanza di competenze, conoscenze o informazioni è causa di una cattiva gestione del tempo, è ora di abituarsi a chiedere aiuto.
Come chiedere aiuto al lavoro
È probabile che abbiate a disposizione un patrimonio di conoscenze e competenze tra i vostri colleghi e le persone che conoscete. Sfruttate queste risorse chiedendo aiuto e utilizzando la saggezza collettiva del vostro team per trovare soluzioni e migliorare l'efficienza.
Se non siete abituati a farlo, ecco alcuni consigli per aiutarvi:
Iniziate a chiedere aiuto per compiti più piccoli e meno intimidatori, in modo da acquisire gradualmente fiducia in voi stessi
Ripassate quello che volete dire prima di avvicinarvi a qualcuno per ridurre l'ansia
Trovate un momento in cui la persona a cui volete chiedere informazioni non sembra troppo occupata o stressata, per aumentare le possibilità che sia disponibile ad aiutarvi
Praticate la reciprocità e dotatevi di spirito collaborativo aiutando voi per primi gli altri membri del team
Sperimentate modi diversi per rivolgere le vostre richieste in modo gentile (ad esempio, "Posso condividere alcune idee con te per cinque minuti, per favore?") per vedere quale ottiene la reazione ottimale
Ogni volta che ricevete una qualsiasi forma di aiuto, ricordatevi di mostrare gratitudine. Ciò porta ad un'interazione positiva e può incoraggiare gli altri a continuare ad offrirvi assistenza in futuro.
8. Disattivate le notifiche dello smartphone che potrebbero distrarvi
Per molte persone gli smartphone sono fondamentali per il lavoro e la vita domestica. Le notifiche, tuttavia, possono interrompere la concentrazione e rendere difficile mantenere l'attenzione.
Recuperare la concentrazione ogni volta che si viene interrotti richiede tempo e fatica, il che può ridurre la produttività complessiva.
Le notifiche contribuiscono alle distrazioni che fanno perdere ai lavoratori statunitensi una media di 6 ore e 33 minuti settimanali. Anche quando è spento, avere il cellulare vicino a noi è sufficiente per ridurre la capacità cognitiva.
Anche se non è possibile spegnere completamente il cellulare (ad esempio, se si è genitori), potete escludere le app che vi distraggono.
Come limitare le distrazioni da smartphone
Le notifiche possono indurre l'utente a reagire impulsivamente (ad esempio, avviare una conversazione con un amico o sfogliare i prodotti di un negozio online). Eliminare queste potenziali distrazioni può aiutare a pensare con maggiore chiarezza e a prendere decisioni più ponderate.
Ecco alcuni consigli per limitare le distrazioni da smartphone:
Attivate la modalità aereo e spostate il dispositivo fuori dalla vista (ad esempio, in un cassetto).
Attivate la modalità "Non disturbare" (o una modalità simile a quella offerta dal vostro cellulare) e mettetelo in un'altra stanza. Si può eventualmente bypassare questa procedura chiamando per tre volte. È un modo per assicurarsi che le emergenze vengano comunque prese in carico.
Personalizzate una modalità di messa a fuoco "Lavoro" per regolare le impostazioni di notifica delle singole app (ad esempio, è possibile disattivare TikTok ma consentire l'invio di messaggi di testo da determinati contatti, se il provider lo consente).
Disattivate le notifiche push e configurate le app in modo da recuperare i dati manualmente o a intervalli più lunghi, così da ridurre le possibilità di interruzione.
All'inizio escludere i messaggi e le notifiche può farvi sentire ansiosi, ma isolare un'ora o due di tempo da trascorrere concentrati, senza distrazioni extra-lavorative, può aumentare la produttività e migliorare la vostra salute mentale.
9. Programmare il giusto tipo di pause per mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata
Ognuno di noi dispone di un’entità limitata di risorse fisiche e cognitive. Pause brevi e regolari possono aiutare a ricaricarsi e a rimanere concentrati, ma devono essere del tipo giusto.
Ad esempio, mettere in pausa il lavoro per 10 minuti per seguire i propri feed sociali può, a lungo andare, rendere più stanchi.
Gli studi suggeriscono che brevi pause migliorano notevolmente la concentrazione. Tuttavia, vagare sui social media può portare all'esaurimento emotivo.
Leggere e guardare infiniti post, aggiornamenti e notizie può portare al consumo di preziose energie mentali e far sentire più stanchi, anziché riposati. È anche molto più facile perdere la cognizione del tempo, perché c'è sempre qualcosa di nuovo da vedere.
Come programmare pause regolari
Trascorrere le pause al cellulare (soprattutto se si trova in un'altra stanza) può essere una tentazione, ma ci sono modi più efficaci per impiegare il tempo.
Invece di passare da uno schermo all'altro, provate questi modi alternativi per trascorrere il vostro tempo libero:
Concedetevi uno spuntino, un bicchiere d'acqua o un caffè mentre state seduti all'aperto
Fate stretching, praticate yoga o chiudete gli occhi esercitando la mindfulness
Leggete qualche pagina di un libro
Dedicate alcuni minuti all'organizzazione del vostro spazio di lavoro
Fate una breve passeggiata
I ritmi di ognuno sono diversi. Più li assecondate ed evitate di lavorare contro di essi, più sarete produttivi.
Potreste essere più attivi al momento di iniziare la prima cosa da fare o magari essere più produttivi dopo pranzo. Qualunque sia il ritmo del vostro corpo, concentratevi su pause più brevi quando siete al massimo e su pause più lunghe quando avete bisogno di un maggiore recupero/elaborazione del tempo.
Riflessioni finali
Questi metodi di gestione del tempo possono aiutare chiunque fatichi a trovare il tempo sufficiente per raggiungere i propri obiettivi quotidiani, settimanali o a lungo termine.
Una corretta gestione del tempo non porta solo a giornate più produttive. Riduce i livelli di stress e previene l’esaurimento nervoso.
Se siete il proprietario o un leader delle vendite che vuole ottimizzare il tempo dedicato alla commercializzazione del proprio prodotto, provate il CRM di Pipedrive. Utilizzatelo per automatizzare pressoché tutte le fasi del processo di vendita, in modo da poter dedicare più tempo alle attività più importanti.
