Riuscite a immaginare il vantaggio di una visione d'insieme dei processi della vostra azienda, in grado di garantire un flusso costante di attività e consegne? Questo è proprio uno degli obiettivi della metodologia Kanban, un sistema di gestione che si è diffuso negli ultimi anni.
Kanban non è un metodo nuovo. Creato a metà degli anni '40, è stato largamente esplorato, testato e approvato, ma ciò che più attira l'attenzione è la sua semplicità. Molti conoscono questo metodo grazie alla pubblicazione di David J. Anderson. Dopotutto, questo metodo di gestione può essere utilizzato da aziende di qualunque dimensione.
Chiediamoci allora: sebbene sia semplice, può essere adattato a qualsiasi azienda, compresa la vostra? In questo articolo scoprirete tutto sul sistema Kanban. Scoprirete che cos'è, quali sono le funzioni principali e come potete applicarlo ai vostri progetti, nell'ottica di un miglioramento continuo delle prestazioni aziendali.
Che cos'è la metodologia Kanban?
Kanban è una metodologia di gestione basata su una struttura molto semplice e visiva con chiari obiettivi principali. Questo sistema, adottato da innumerevoli aziende in tutto il mondo, si è fatto conoscere negli anni proprio per la sua facilità di adattamento agli scenari più diversi.
Il sistema Kanban funge da linea guida per tutto ciò che accade nella gestione quotidiana di un'azienda. La mappatura dei processi consente infatti di stabilire flussi standardizzati per ogni fase del progetto.
Indicando i percorsi del lavoro da svolgere, Kanban riesce anche a delimitare ciò che è in corso. Con una struttura ben organizzata, i professionisti tendono a essere più produttivi, riducendo i costi e aumentando la loro autonomia.
In questo modo, fornendo un flusso di lavoro più coerente e fruttuoso, Kanban diventa una metodologia agile. In questo caso, il vantaggio aggiuntivo è che il metodo è accessibile a qualsiasi tipo di azienda. Per conoscere meglio la metodologia Aglie consigliamo di leggere la nostra guida.
La storia del metodo Kanban
Nonostante sia un metodo noto in tutto il mondo, molti non sanno come e dove sia nato il sistema Kanban.
In effetti, questa metodologia di gestione trae origine dal Toyota Production System (TPS).
Nel 1940, negli stabilimenti Toyota, gli esperti di gestione crearono un sistema di produzione chiamato "just in time", diverso dalle pratiche produttive dell'epoca.
In questo sistema, invece di fabbricare determinate quantità di prodotti e poi aspettare che il mercato le assorbisse, ci si proponeva di mantenere una linea di produzione snella, basata interamente sulle richieste dei clienti. In altre parole, il metodo fu concepito solo considerando l'interesse di acquisto.
Ma per far funzionare correttamente questa idea, all'epoca piuttosto innovativa, fu necessario creare un sistema di gestione in grado di individuare i colli di bottiglia in ogni fase della produzione, dall'ingresso delle materie prime in magazzino alla finalizzazione.
Prima di passare alla spiegazione completa del metodo, una piccola curiosità: Kanban è un termine giapponese che può essere tradotto come "pannello di segnalazione" o "cartello".
Questa parola acquisterà un senso compiuto quando imparerete di più sullo schema Kanban. Iniziamo?
Kanban: come funziona e i suoi quattro pilastri
La Kanban board è una lavagna visiva che fornisce una panoramica delle attività in corso e da svolgere nell’ambito di un'azienda.
In pratica, è formata da colonne che indicano le fasi di produzione di un prodotto o di un servizio. Con l'avanzare di questo processo, si verifica un cambiamento nelle informazioni contenute nelle colonne, offrendo al management un maggiore controllo.
Il Kanban può essere realizzato sotto forma di segnale visivo su diverse piattaforme: si può usare una lavagna, il muro dell'ufficio mediante dei post-it o un software più moderno (come Pipedrive). Inoltre, oggi è possibile creare pannelli Kanban anche in applicazioni come Microsoft Teams, ad esempio.
Affinché il metodo Kanban raggiunga il suo obiettivo, che è quello di mantenere le consegne organizzate, conservando un adeguato livello di produttività, è essenziale comprendere i suoi quattro pilastri. Aiutano a comprendere la parte teorica di Kanban e a mettere in pratica la metodologia all'interno di ogni azienda.
Quattro pilastri che guidano tutto
Il Kanban consente di organizzare e strutturare la gestione della produzione con un'attenzione particolare all'efficienza, sulla base dei suoi fondamenti ben definiti.
Sulla base di questi principi fondamentali, i manager che desiderano utilizzare lo schema Kanban possono avere una visione d'insieme di come si svolge in un certo momento il processo produttivo, al fine di ottenere flussi di lavoro ancora migliori in futuro.
I pilastri di Kanban sono:
Partire per prima cosa da ciò che già si fa. In questo senso, è necessario identificare quale sia il processo impiegato attualmente nello svolgimento dell’attività produttiva. La metodologia Kanban non raccomanda il cambiamento improvviso dei processi di produzione ma piuttosto il concetto che le procedure cambino giorno dopo giorno, attraverso un percorso di miglioramento continuo.
Privilegiare la ricerca di cambiamenti evolutivi e incrementali. Per quanto possa sembrare necessario un cambiamento radicale dei processi, l'ideale è apportare piccole modifiche scadenzate. In questo modo si evitano attriti con il team dovuti ad improvvisi cambiamenti radicali e si mantiene fluido il flusso di produzione.
Rispettare i processi, i ruoli e le responsabilità attuali. Kanban non richiede di apportare modifiche sostanziali all’organigramma aziendale. L'idea è quella di riconoscere i bravi professionisti e implementare i cambiamenti di processo senza incutere timori di licenziamento in chicchessia.
Incoraggiare la leadership a tutti i livelli. In questo metodo, tutti sono suscettibili di imprimere un impatto sul processo produttivo. Ecco perché incoraggiare un ambiente partecipativo rende i professionisti di diverse funzioni disposti a cercare insieme cambiamenti e miglioramenti incrementali.
Quali sono le tipologie Kanban?
Conoscere i pilastri del metodo Kanban è il primo passo per capire come la sua struttura consenta cambiamenti positivi in qualsiasi azienda.
La logica della metodologia Kanban è sempre la stessa. Tuttavia, esistono due modelli diversi, con proposte che risultano adatte alla fabbricazione di prodotti oppure alla fornitura di servizi.
Questi modelli condividono un layout simile: entrambi sono costituiti da un pannello formato da colonne che rappresentano le fasi del processo di produzione.
I due tipi di lavagna Kanban sono:
Kanban di produzione
Il pannello Kanban di produzione è ampiamente utilizzato dalle aziende che lavorano con prodotti immateriali o che forniscono servizi.
Si compone di tre colonne principali: Da fare (to do), In corso (doing) e Fatto (done).
All'interno di queste colonne, i team manager aggiungono le attività da svolgere. È importante che le attività dispongano di informazioni di base, come ad esempio che cosa deve essere fatto, qual è la scadenza, chi è responsabile della consegna ecc.
Via via che le attività vengono completate, cambiano colonna. Ad esempio, ogni volta che si apre uno spazio nella colonna ‘In corso’ è possibile inserire un'attività già presente nell'elenco ‘Da fare’.
L'uso dei colori all’interno di Kanban facilita la comprensione e l’utilizzo di questo strumento. Per questo motivo può essere una buona idea impiegare, ad esempio, cartellini fisici di colori diversi per le persone incaricate o anche per i diversi tipi di compiti.
Kanban di movimentazione
Questo è il modello incentrato sulla produzione di beni. Si tratta della struttura originale, nata nello stabilimento Toyota e perfezionata nel corso degli anni.
L'idea di questo pannello Kanban è di separare le fasi di produzione in colonne. Poiché ogni azienda di solito ha proprie fasi specifiche, non esiste un numero prestabilito di colonne.
Di norma, anche le tappe presentano un certo numero di articoli prodotti. In questo modo, un processo produttivo passa alla fase successiva solo quando quella precedente è stata completata.
È come una catena di eventi, un fatto dopo l'altro. E una volta che la fase iniziale è stata "evasa", si possono introdurre altri prodotti da fabbricare.
È importante rendersi conto che la programmazione della produzione è determinata dai modelli di consumo e dalla gestione delle scorte sulla base di un modello di rotazione. Ciò contribuisce a ridurre i costi di produzione, poiché le aziende producono solo ciò che il mercato richiede.
In questo senso, avere un buon CRM e capire concretamente il proprio pubblico possono fare la differenza.
E l'e-Kanban?
Il metodo Kanban ha sempre offerto due modelli principali. Negli ultimi anni, tuttavia, molti sono arrivati a considerare l'esistenza di un terzo modello: l’e-Kanban.
Non è altro che un Kanban online. In pratica, segue la stessa logica tradizionale, applicandola però in un ambiente virtuale.
In questo senso, non vi sono differenze reali. Il sistema Kanban ha funzionato su diverse piattaforme sin dalla sua creazione. L'ambiente virtuale è solo un nuovo strumento che facilita gli utenti e mette a disposizione applicazioni in grado di replicarne la metodologia.
La struttura del metodo Kanban
Uno dei punti di forza di Kanban, che lo rende così popolare, è la sua facilità d'uso. Dopotutto, la sua struttura è molto semplice e può essere replicata negli ambienti più disparati, siano essi virtuali oppure no.
Parliamo di un layout semplificato, suddiviso in schede (ognuna con il proprio cartellino Kanban) che variano in numero a seconda dell'attività. Queste tabelle sono le aree delimitate per ogni fase di avanzamento della produzione, con ciascuna colonna destinata a rappresentare una fase.
Non è un caso che il primo pilastro di Kanban (che fornisce già una guida iniziale) sia l'identificazione del processo produttivo attuale. Dopotutto, è necessario conoscerlo per strutturare le colonne.
Ciò fatto, ogni attività del processo produttivo riceve una scheda che deve contenere informazioni di base (si può usare il modello 5W2H come base per il briefing dell'attività).
Ogni volta che l'attività cambia stato, cioè passa da una fase all'altra, viene spostata sul tabellone.
In questo modo si mantiene un flusso produttivo, con una struttura molto pratica e accessibile. A questo proposito consigliamo di consultare la nostra guida dedicata all’analisi SWOT.
Kanban vs Scrum: qual è il nesso?
Scrum e Kanban sono metodi agili. In altre parole, si tratta di metodologie definite, che mirano a fornire flussi di processo più efficienti.
Ma le analogie si fermano qui. Scrum ha una struttura molto standardizzata ed è consigliabile utilizzare questo metodo in modo rigoroso se si vogliono ottenere risultati positivi.
Al contrario, Kanban non è uno strumento che stabilisce regole standard per tutti. Funziona come una guida, un orientamento, ma può variare da azienda ad azienda.
Nessun metodo sostituisce l'altro. È possibile utilizzare Kanban o Scrum, o anche una combinazione di entrambi. Consigliamo di leggere con attenzione la nostra guida dedicata a Scrum.
Come creare ed eseguire Kanban
L’opportunità di rendere tutti i processi ben definiti, organizzati e diretti spinge le persone a cercare maggiori informazioni sul metodo Kanban. Ma come si fa a metterlo in pratica e ad attuarlo nella propria azienda?
La verità è che il processo di implementazione di Kanban non è complesso. Dopotutto, uno dei suoi pilastri consiste nel provocare un impatto minimo, apportando modifiche e miglioramenti graduali.
Questa proposta è in sintonia con il concetto di Lean Production, che è un sistema di gestione incentrato sull'aumento dell'efficienza e della produttività attraverso una riduzione degli errori e delle ridondanze.
Messa in questi termini l'idea può sembrare confusa, però qui troverete una guida passo passo per implementare il Kanban nella vostra azienda!
1. Identificare il tipo ideale di Kanban
Ormai sapete che esistono due modelli Kanban, uno per la produzione e uno per la movimentazione. Il primo passo per implementare il metodo nella routine quotidiana della vostra organizzazione è quindi quello di definire il tipo di metodo più adatto alle vostre esigenze.
Questo perché se la vostra azienda produce beni di consumo, dovrete utilizzare come base il kanban di movimentazione. Se invece l'esigenza è quella di organizzare i processi di servizio, il kanban di produzione è l'ideale.
Questo può essere anche un buon momento per decidere se utilizzare il metodo online o appendere una grande lavagna in ufficio.
2. Squadra allineata
Ogniqualvolta si allude a potenziali cambiamenti, si possono generare attriti. È consigliabile quindi parlare con il proprio team prima di mettere in atto il metodo Kanban e il correlato cambiamento evolutivo.
Spiegate che cos'è lo strumento Kanban, come funziona, quali sono i suoi vantaggi qualora si attuino sforzi congiunti e, soprattutto, chiarite che nessuna posizione cambierà con questa implementazione.
3. Un processo mappato
Una volta definito il metodo operativo più idoneo, è il momento di esaminare i processi produttivi della vostra azienda.
Se non sapete da dove cominciare, un buon consiglio è quello di tracciare una mappa di tutte le procedure standard dell'azienda. Come inizia la produzione di un articolo e quali sono le fasi che portano alla consegna? Posizionate ogni fase sulla lavagna Kanban.
Inoltre, compilate le colonne con dati riguardanti le attività svolte all'interno di una fase. Anche immaginare che un progetto venga sviluppato da zero può essere utile.
4. Attuare il cambiamento
La mappatura dei processi aiuta a capire come controllare le attività e, se necessario, quali modifiche implementare.
Al momento dell'attuazione e nelle settimane successive, incoraggiate le persone a partecipare al processo. Questo atteggiamento motiva i professionisti e li spinge a proporre nuove idee di miglioramento.
5. Mantenere fluido il processo
Infine, una volta che il processo è ben definito e mappato, verrà applicato al flusso di produzione. In questo caso, il modello di lavagna Kanban scelto sarà molto utile, in quanto vi permetterà di tenere traccia di ciò che deve essere fatto.
È bene avere un qualche tipo di controllo per verificare i cambiamenti apportati con l’approccio Kanban. E, naturalmente, siate aperti ad apportare miglioramenti se ne vedete la necessità: ad esempio per gestire meglio le fluttuazioni della domanda e la reintegrazione delle scorte.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo del metodo Kanban?
Un detto popolare nella gestione dei progetti è che Kanban aiuta ad aumentare la produzione dalla base. Ma questo non è l'unico vantaggio che il metodo offre.
Per cominciare, con lo strumento Kanban è possibile definire come si svolgerà un processo.
Di conseguenza, è normale che si verifichi una riduzione del tempo necessario per completare un'attività. Dopo tutto, siete riusciti a stabilire il miglior flusso di produzione possibile eliminando le attività inutili.
Riducendo i tempi, si riducono i costi. In pratica, questo significa che l'azienda migliora economicamente, sfruttando al meglio tutte le sue risorse, compreso il capitale intellettuale - i professionisti sono sempre a corto di tempo.
Infine, un grande vantaggio è la facilità di applicazione di questo metodo. Che si tratti di una lavagna a muro, di post-it o di Kanban online, non è necessario investire molto per mettere in pratica la metodologia.
Conclusioni
Concentrarsi sul completamento dei compiti, consentendo un miglioramento del flusso di produzione: questo è l'obiettivo principale della metodologia Kanban.
Grazie a piccoli aggiustamenti che non mettono a rischio la struttura dell'azienda, il metodo riesce a generare di più con meno costi. E questo "di più" comprende vari elementi: produttività, impegno del team, tempo disponibile, organizzazione ecc.
Naturalmente, ogni metodologia presenta aspetti positivi e negativi e non tutte funzionano per ogni azienda. Ecco perché è interessante analizzare se lo strumento Kanban può essere utile nella vostra situazione.
Se avete dei dubbi, provate ad implementarlo, magari in un processo minore della vostra azienda, giusto per capire l'impatto che può avere.
Chissà, forse scoprirete uno strumento utile che garantisce un ordine organizzativo e migliora i flussi di lavoro aziendali portandovi ancora più avanti!
