Hoe stuur je een herinneringsmail (met voorbeelden)

Herinnering e-mails helpen je om drukke klanten op de hoogte te houden van belangrijke evenementen, aankondigingen en mijlpalen, en ervoor te zorgen dat ze geen cruciale data en tijdstippen missen die met jouw bedrijf te maken hebben.

Ze vergroten het bewustzijn en de opkomst bij evenementen en laten zien dat jouw bedrijf goed georganiseerd en betrouwbaar is.

In dit artikel leer je hoe je effectieve herinneringsmails maakt voor verschillende gelegenheden, inspiratie opdoet uit voorbeelden van herinneringsmails en gebruiksvriendelijke templates krijgt die je kunt aanpassen aan jouw behoeften.

Hoe maak je een herinnering e-mail op

Correcte opmaak is cruciaal om de interesse van de lezer te wekken en hen betrokken te houden. Hoewel reminder emailsverschillend kunnen zijn, volgen de meeste een vergelijkbaar patroon.

Om ervoor te zorgen dat je alle juiste elementen opneemt, vind je hier wat er doorgaans in een effectieve herinnering e-mail staat:

• Een pakkende onderwerpregel. Trek de aandacht van de lezer met een onderwerpregel die het belang van je herinnering benadrukt. Bijvoorbeeld: "Laatste kans om je plek te reserveren!"

• Preheader-tekst. Geef een korte samenvatting van de inhoud van je mail in een snippet direct na de onderwerpregel (tot 90–100 tekens voor mobiele leesbaarheid). Versterk de urgentie van je boodschap of benadruk belangrijke details in deze e-mail preheader.

• Een vriendelijke begroeting. Begin met een persoonlijke en vriendelijke begroeting en erken eerdere betrokkenheid van de ontvanger. Bijvoorbeeld: "Hoi [naam ontvanger], we hopen dat je enthousiast bent over [evenement]."

• Hoofdtekst. Herhaal duidelijk het doel van je herinnering e-mail en geef de belangrijkste informatie over je aankomende vergadering, evenement of aanbieding om het geheugen van de ontvanger op te frissen.

• Een call-to-action (CTA). Spoor de lezer aan tot een specifieke actie, zoals het bevestigen van deelname, het doen van een betaling of het afronden van een registratie.

• Een afsluiting. Sluit af met een beleefde groet, waarin je je dankbaarheid of verwachtingen toont. Een eenvoudige zin zoals "Dank je voor je aandacht" of "We kijken ernaar uit om van je te horen" voegt een vriendelijk accent toe.

Binnen deze elementen, waar we later in dit artikel dieper op ingaan, kun je ook afbeeldingen, grafische elementen in je huisstijl of zelfs GIF's toevoegen.

Onthoud dat herinneringsmails bedoeld zijn om actie te stimuleren, niet om te informeren of voor educatieve doeleindenn. Zorg ervoor dat je de mail niet overlaadt met overbodige inhoud, omdat dit de lezer kan afleiden van je boodschap.

3 geweldige voorbeelden van herinneringsmails ter inspiratie

Vsubtiele herinneringsmail voorbeelden kunnen je helpen om een geschikte ontwerpstijl, opmaak en toon te bepalen voor de herinneringsmails van jouw bedrijf.

Met dat in gedachten, hier zijn enkele van onze favoriete herinnering e-mails van merken:

Beleefde herinneringsmail voor het einde van een Black Friday-aanbieding

De bedoeling van deze e-mail van School of Life is vanaf de eerste oogopslag duidelijk. Met slechts een paar woorden wordt de boodschap overgebracht dat de aanbieding bijna afloopt, wat de lezer motiveert en een gevoel van FOMO (fear of missing out) oproept.

Hier is de e-mail van de School of Life:

De hoofdtekst in de e-mail brengt een boodschap over de producten van het bedrijf over, waarbij de filosofie in slechts een paar zinnen helder wordt uitgelegd. Zo wordt een lange introductie vermeden en raakt de lezer snel vertrouwd met de visie van het bedrijf.

De call-to-action is duidelijk onder de tekst geplaatst en nodigt de klant uit om nu van de aanbieding te profiteren, zodat ze de deadline niet missen.

Verderop in de e-mail staan extra aanbiedingen en kortingen op mogelijk interessante producten.

Tot slot is er een uitnodiging om de app van het bedrijf te downloaden en ze te volgen op social media, beide met als doel de loyaliteit van de ontvanger te krijgen.

We kunnen concluderen dat deze e-mail geen ingewikkeld grafisch ontwerp nodig had om een eenvoudige maar effectieve boodschap over te brengen. De e-mail trekt direct de aandacht en de lezer kan snel de relevante informatie scannen.

Herinneringsmail voor RSVP bij een evenementuitnodiging

Deze subtiele herinnering e-mail van Invision is een goed voorbeeld van hoe je een effectieve herinneringsmail kunt maken voor een aankomend evenement of afspraak. De e-mail heeft bovendien een opvallend en aantrekkelijk ontwerp.

De e-mail begint met een warme begroeting: "Je bent uitgenodigd," wat de ontvanger aanspoort om meer te ontdekken. De categorie, "design + finance," wordt direct aan het begin duidelijk vermeld, zodat lezers weten wat ze van het evenement kunnen verwachten.

Vervolgens is er een call-to-action (CTA) waarmee mensen die weinig tijd hebben, direct hun plek kunnen reserveren zonder de rest van de e-mail te lezen. Dit is een tijdbesparende techniek die zowel voor de lezer als de afzender werkt.

Daarnaast staat er een beknopte uitleg in over het evenement en de inhoud ervan, waarmee een onweerstaanbare aanbieding wordt gedaan inclusief gratis eten.

Ook deze e-mail speelt in op de FOMO van de lezers met de melding "beperkte plaatsen."

Daarna volgt een opvallende lijst van panelleden, wat de exclusiviteit van het evenement benadrukt.

Tot slot is er, voor degenen die de volledige e-mail lezen, een herhaalde call-to-action (CTA) aan het einde. Dit werkt opnieuw als een tijdsbesparing, omdat lezers hun aanwezigheid kunnen bevestigen zonder terug naar boven te hoeven scrollen.

Deze twee CTA-knoppen laten zien dat de afzender begrijpt hoe waardevol de tijd van de lezer is, en geven de e-mail een zeer professionele uitstraling.

Eenvoudige “Actie vereist” herinneringsmail

Tookapic is een 365-dagen-foto-uitdaging, wat betekent dat gebruikers elke dag één foto moeten uploaden om bij te blijven.

Met zoveel mensen die deelnemen, is de onderstaande herinnering e-mail een geweldige korte herinnering aan waar het platform echt om draait.

Een duidelijke titel en een korte uitleg gaan direct naar de kern. De hoofdtekst is heel kort, maar leidt slim naar de CTA die de gebruiker vraagt om meteen hun foto te uploaden, zodat ze dit niet vergeten.

Tot slot biedt het merk de ontvanger de mogelijkheid om het tijdstip aan te passen waarop deze friendly reminder wordt ontvangen, wat flexibel en handig is.

5 sjablonen voor beleefde herinneringsmails om mee te beginnen

Niet zeker waar te beginnen? Hier zijn vijf voorbeelden van een polite reminder email die je kunt aanpassen aan jouw behoeften.

Beleefde herinneringsmail voorbeeld voor betalingen (eerste opvolging)

Aftelherinnering (aankomend hotelverblijf)

Vraag & Antwoord sessie

Evenement herinnering + Einde aanbieding

Afleverherinnering: upsell-tactieken

Wanneer gebruik je een herinnering email? 5 perfecte situaties

Weten wanneer je in moet checken en wanneer je gewoon moet wachten op een reactie is de helft van de strijd met het gebruik van e-mailherinneringen.

Het sturen van te veel e-mails ter herinnering van te late betalingen of vergaderingen kan relaties beschadigen, maar het is ook belangrijk om jezelf in de gedachten van mensen te houden als je wacht tot ze een actie voltooien.

Met dat in gedachten zijn hier vijf belangrijke e-mailherinneringsscenario's.

1. Er staat een belangrijk evenement voor de deur

Herinner je je nog die evenementbevestiging die je een paar maanden geleden naar je klanten hebt gestuurd? Misschien jij wel, maar je klanten misschien niet.

Een eenvoudige herinnering e-mail “komt over X dagen” zorgt ervoor dat ze geïnteresseerd blijven.

Je kunt herinneringsmails gebruiken voor allerlei evenementen, waaronder:

• Conferenties

• Webinars

• Promoties

• Sollicitatiegesprekken

• Deadlines voor sollicitaties

• Verkooptraining

• Teambuilding

Zelfs als je geen reden hebt om aan te nemen dat een ontvanger je evenement is vergeten, zorgt het sturen van een herinneringsmail ervoor dat ze gemakkelijk toegang hebben tot belangrijke informatie zoals tijd en locatie. Dit zou ertoe moeten leiden dat iedereen op tijd op de juiste plaats is.

2. Inactiviteit van de ontvanger

Als iemand een follow-up mist of niet onmiddellijk reageert, wil je hem aanmoedigen om actie te ondernemen.

Als iemand bijvoorbeeld zijn dubbele opt-in niet doorzet om zijn inschrijving te bevestigen, wil je hem misschien een vriendelijke reminder email sturen voor het geval dat het een vergissing is.

Herinneringen voor inactiviteit worden steeds prominenter en nuttiger nu steeds meer bedrijven strengere maatregelen nemen voor accountregistraties, aanmeldingen en nieuwsbriefaanmeldingen.

Door bijvoorbeeld een beleefde herinneringsmail te sturen naar websitegebruikers die er niet in slagen om twee-factor authenticatie (2FA) processen te voltooien, zorg je ervoor dat de echte accounthouders toegang krijgen tot hun gegevens of weten ze wanneer iemand anders probeert binnen te komen zonder hun toestemming.

Je voelt je misschien gefrustreerd als je activiteiten worden opgehouden door de ontvanger. Hier kan echter een goede reden voor zijn. Zorg ervoor dat je e-mailetiquette in acht wordt genomen en houd je toon altijd professioneel. Gebruik de templates hierboven om je e-mail vriendelijk en oprecht te houden, terwijl je de ontvanger vraagt om actie te ondernemen.

3. Vervaldata en automatische verlengingen

Stel dat je een dienst aanbiedt met een vervaldatum, zoals een jaarabonnement. In dat geval is het een goed idee om je klanten te informeren over hun naderende vervaldatum of automatische verlenging.

Op die manier kunnen je klanten kiezen of ze je service willen blijven gebruiken, wat bijdraagt aan een betere klantervaring doordat je laat zien dat je niemand voor de gek houdt.

Je kunt dit soort polite reminder emails automatiseren via een CRM-tool (Customer Relationship Management) met e-mailfunctionaliteit, zoals Pipedrive. Overweeg om twee herinneringen in te plannen - één ongeveer een maand voor het einde van de overeenkomst van de gebruiker en een tweede in de laatste week.

4. Aftelherinneringen

Aftelherinneringen laten potentiële klanten zien dat ze maar weinig tijd hebben om te profiteren van een speciale aanbieding van je bedrijf. Meer nog dan andere soorten e-mailherinneringen creëren ze een gevoel van urgentie dat vaak aanzet tot snelle actie.

Stel bijvoorbeeld dat een groep bestaande klanten 48 uur heeft om hun abonnement te verlengen met 25% korting. Het versturen van een e-mail met een geanimeerde afteltimer voor 48 uur kan sommigen aanmoedigen om nog een jaar aan je product vast te houden.

Hier is een voorbeeld van hoe dat eruit ziet van Restream:

Je kunt timers zoals die in de e-mail van Restream maken met e-mailmarketingsoftware of een speciale app, zoals ActiveDEMAND.

5. Bezorgherinnering

Bezorgherinnereingen zijn essentieel voor een goede e-commerce klantervaring.

Als je recente kopers vertelt wanneer ze hun bestelling kunnen verwachten en hoe je deze gaat afleveren, kunnen ze de nodige maatregelen treffen om de bestelling te accepteren, waardoor je de transactie sneller kunt afronden.

Bezorgherinneringen geven mensen ook een betere indruk van je merk. DispatchTrack ontdekte dat 80% van de consumenten updates over de bezorgstatus wil ontvangen en dat de helft negatieve bezorgervaringen wijt aan slechte communicatie - dat wil zeggen, een gebrek aan herinneringen.

Bovendien kun je, wanneer je je klanten herinnert aan de levering van een product dat ze hebben gekocht, hen informeren over aanbiedingen voor soortgelijke producten die hen zouden kunnen interesseren. Op deze manier creëer je een upsell- of cross-sellmogelijkheid terwijl je hen op de hoogte houdt van de status van hun aankoop.

Effectieve herinneringsmails: Best practices

Hier is een lijst met best practices die je kunt volgen bij het schrijven van een herinnering.

Kies een duidelijke onderwerpregel

Een onderwerpregel die het doel van je bericht duidelijk maakt, vergroot de kans dat mensen je e-mail openen. Als je een klant bijvoorbeeld herinnert aan een evenement, kun je de naam van het evenement in de onderwerpregel opnemen.

Verder kun je krachtige woorden en zinnen gebruiken zoals “belangrijk” of “reactie nodig” om de aandacht van de lezer te trekken en op te vallen in een overvolle inbox.

Wees vriendelijk en toch direct

Omdat je suggereert dat je klant misschien iets is vergeten te doen, is het belangrijk om voorzichtig te zijn en een vriendelijke toon aan te slaan. Anders loop je het risico dat je de klant beledigt of irriteert.

Je wilt echter niet overdrijven en onoprecht overkomen. Denk er bij het schrijven aan dat dit een relatie tussen bedrijf en koper is en dat het niet je doel is om de vriend van de lezer te worden.

Houd het kort

Kortheid is iets om te oefenen in al je e-mailmarketingcampagnes, maar vooral bij het schrijven van herinneringen. Weinig mensen zullen je aanmaning lezen als je deze begraaft in een zee van tekst.

Het maakt je contactpersoon niet uit hoe belangrijk de informatie is als het meer dan een paar minuten van hun tijd kost om het door te lezen haken ze af, dus kom snel ter zake.

Neem een call-to-action op

Ook al is je belangrijkste doel om mensen ergens aan te herinneren, er is altijd ruimte voor extra feedback of betrokkenheid.

Door een CTA-knop toe te voegen in je e-mail of wanneer je ondertekent, kan de lezer de kwestie gemakkelijk tot op de bodem uitzoeken.

Vind de juiste verzendtijd

Timing is misschien wel het belangrijkste element van e-mailsucces. Het tijdstip waarop je een herinnering e-mail verstuurt, hangt grotendeels af van de situatie.

Een dag na de vervaldatum is bijvoorbeeld meestal acceptabel bij het versturen van betalingsherinneringsmails.

Te lang wachten met het versturen van je herinnering kan ook de kans op een reactie verkleinen. Hoe meer tijd er verstrijkt, hoe minder je klanten zich zullen herinneren dat ze nog iets moesten afronden.

Een goede oplossing voor het vinden van de perfecte timing is het A/B-testen van de afleverdatum en -tijd. Hierbij stuur je twee versies van een herinnering naar verschillende doelgroepen, waarbij je telkens één element varieert. Vervolgens analyseer je de prestatiecijfers, zoals de open rate, om te zien welke versie beter aanslaat.

Het perfecte tijdstip om een effectieve e-mail te versturen verschilt per geval, bijvoorbeeld aan het begin of helemaal aan het einde van de werkdag.

Volg meer dan één keer op indien nodig

Het maakt niet uit of je herinnering gaat over een ontbrekende betaling of een productlancering, wees niet bang om op te volgen als je het gevoel hebt dat je bericht belangrijk, nuttig en de moeite waard is om te lezen.

Gecombineerd met een goede timing kan een tweede follow-up e-mail je klanten ertoe aanzetten actie te ondernemen en de betreffende taak af te ronden, zelfs als dat betekent dat ze je moeten vertellen dat ze niet langer geïnteresseerd zijn in een aankoop of dat ze een evenement niet meer kunnen bijwonen.

Gebruik het als een marketingkans

Indien mogelijk en in context, voeg afbeeldingen of links toe van uitgelichte producten, promoot aankomende aanbiedingen of geef de stimulans om lid te worden van je sociale mediakanalen.

Denk eraan bij het toevoegen van afbeeldingen dat ze de juiste grootte hebben voor alle e-mailserviceproviders, zoals Gmail, Outlook en iCloud. Een slechte kijkervaring kan lezers afkeren van je merk en naar de concurrent leiden.

Hoe schrijf je een herinneringsmail in minder dan 10 minuten?

We hebben verschillende best practices beschreven voor het schrijven van herinneringsmails, maar het proces hoeft niet lang te duren. Hier zijn de stappen om snel een e-mail op te stellen en aan te zetten tot actie.

Stap 1. Begroet je contactpersoon

Kies een toon die past bij het imago van je merk en je doelgroep.

Als je publiek voornamelijk uit jongere mensen bestaat, moet je niet aarzelen om ze wat informeler aan te spreken. Het gebruik van zeer formele taal kan hen vervreemden.

Beleefder en terughoudender taalgebruik werkt meestal het beste als je contacten CEO's en leidinggevenden zijn.

Deze begroeting is belangrijk omdat het de toon zet voor de rest van de e-mail.

Stap 2. Stel de inhoud samen

Zodra je een goede begroeting hebt gemaakt, is het tijd om verder te gaan met het hoofddoel van je e-mail. Je kunt de inhoud van je herinneringsberichten in twee verschillende delen verdelen:

• Reden van herinnering. Wees na de begroeting nauwkeurig en kort. Dit is tenslotte de reden waarom je contactpersoon de e-mail heeft geopend. Leg je probleem of evenement uit in korte en makkelijk leesbare zinnen.

• Call-to-action. Zodra je de belangrijkste reden voor je e-mail hebt vermeld, voeg je een CTA-knop of een link toe om het je lezers gemakkelijk te maken. Het laatste wat je wilt is je lezers frustreren door ze te laten zoeken naar die volgende stap. Moet er een achterstallige betaling worden gedaan? Voeg direct een link toe naar hun account waar ze het kunnen afhandelen.

Onthoud dat één soort oproep tot actie genoeg is. Je wilt de onverdeelde aandacht van je klanten zodat ze verder kunnen gaan met de actie.

Stap 3. Maak het af

Het aanbieden van gerelateerde inhoud of nuttige bronnen is een goede manier om je gebruikersbasis te laten zien dat je om hen geeft. Als je bijvoorbeeld een vriendelijke herinneringsmail verstuurt over een aanbieding die binnenkort afloopt, kun je een upsell doen door een paar van je topproducten te laten zien.

Hoewel dit een geweldige manier is om je bedrijf te promoten, moet je wel binnen de context blijven. Stuur bijvoorbeeld geen kortingscoupons als je betalingsherinneringen stuurt naar je abonnees.

Tot slot is het uitnodigen van je klanten om lid te worden van je sociale netwerken een geweldige manier om naamsbekendheid op te bouwen. Vergeet ook niet om aan het einde van je e-mail een afsluting te plaatsen, zoals “bedankt” of “met vriendelijke groet”.

Veelgestelde vragen over e-mailherinneringen

Je wordt steeds beter in het schrijven en ontwerpen van e-mailherinneringen naarmate je het vaker doet, maar hier zijn enkele veelgestelde vragen over e-mailherinneringen om je te helpen nog sneller te leren.

Tot slot

De richtlijnen, best practices en voorbeelden van herinnering e-mails die hierboven zijn besproken, zouden je moeten helpen bij het schrijven van een herinneringsbericht dat resultaat oplevert.

Om ervoor te zorgen dat je e-mailherinneringen effectief zijn, kun je verschillende e-mailelementen testen met een A/B-splittestcampagne.

Of je nu verschillende onderwerpregels of afleveringsdata wilt proberen, met de rapportagetools van je e-mailprovider kun je de resultaten snel vergelijken en bepalen wat het beste werkt.