De ‘sales pipeline’ is een term die je vaak hoort in marketing-kringen. Zinnen zoals ‘potentiële klanten in de pipeline krijgen’, ‘je pipeline vergroten’ of ‘je pipeline vullen met warme leads’ worden te pas en te onpas gebruikt. Maar een verkooppijplijn is meer dan een trend of een marketing-hype; het is een krachtig instrument voor sales management, en een strategie die je winst flink kan verhogen.
Je sales pipeline structureren en indelen in verschillende fasen helpt jou en je team om het verkoopproces beter te begrijpen. Deze visuele weergave toont waar je deals zich in de sales funnel bevinden, waar ze vastlopen en welke activiteiten leiden tot het sluiten van deals en het behalen van de meeste omzet.
Als je geen sales pipeline gebruikt, mis je mogelijk belangrijke inzichten in je verkoopproces en tast je in het donker over waar je deals zich precies bevinden. In dit artikel leggen we uit wat een verkooppijplijn precies is, bespreken we de verschillende fasen en laten we zien hoe het structureren van je sales pipeline je kan helpen om je doelstellingen te behalen.
Door op de video te klikken, ga je akkoord met het plaatsen van een derde partij cookie. Lees ons cookiebeleid voor meer info.
Wat is een verkooppijplijn?
Een verkooppijplijn is een gestructureerde, visuele manier om potentiële klanten te volgen, terwijl ze verschillende fasen van het aankoopproces doorlopen. De sales funnel wordt vaak weergegeven als een horizontale balk (soms ook als een trechter), onderverdeeld in de verschillende fasen van het verkoopproces. Leads en potentiële klanten bewegen van de ene fase naar de andere, bijvoorbeeld wanneer een vertegenwoordiger een reactie ontvangt op een e-mail, of wanneer een lead wordt gemarkeerd als gekwalificeerd of niet-gekwalificeerd.
Verkooppijplijnen zorgen voor verantwoording en maken het makkelijker om verkoopdoelen te behalen door het proces op te splitsen in kleine, meetbare taken. Met een sales pipeline kunnen verkopers precies zien waar hun deals, omzet en andere verkoopinspanningen zich bevinden.
Voor sales managers is de verkooppijplijn een krachtig hulpmiddel om data te verzamelen en de efficiëntie van het verkoopproces te analyseren. De sales pipeline volgt de activiteiten van de verkopers op en biedt inzicht in welke inspanningen het hoogste rendement opleveren.
“Bedrijven beseffen soms niet wat hun mogelijkheden zijn”, zegt Michelle Seger, een partner bij SalesGlobe in Atlanta. “Door je activiteiten, de tijdsduur en je conversiepercentages te bekijken, krijg je een duidelijk inzicht in waar je staat, wat werkt en wat niet werkt.”
Wat heb je nodig om je eigen sales pipeline op te stellen?
Aangezien de sales funnel een belangrijk verkoopinstrument is, is het belangrijk om deze goed te structureren. Zorg dat je over specifieke informatie beschikt over je bedrijf, je verkoopteam, bestaande klanten, doelgroep, doelmarkt, product en prijzen voordat je eraan begint.
Dit zijn alvast enkele essentiële gegevens die je nodig hebt voordat je de fasen van de verkooppijplijn gaat bepalen:
Een lijst met potentiële klanten
Het verkoopproces van je team
Je omzetdoelen
Je collega's
Laten we ze één voor één doornemen:
Een lijst van potentiële klanten
Het eerste wat je nodig hebt, is een lijst met potentiële klanten die aansluiten bij je doelgroep en ideale klantprofiel. Het is belangrijk dat deze klanten zowel behoefte als budget hebben voor het product of de dienst die je aanbiedt. Deze lijst moet nauw aansluiten bij je buyer personas en zo gedetailleerd mogelijk zijn.
Denk onder meer aan namen, contactinformatie, het bedrijf (inclusief de branche en grootte), hun functie, of ze al dan niet een beslisser zijn, hoe het eerste contact tot stand is gekomen, hun uitdagingen, enzovoort.
Ben je al in gesprek met ze, dan kun je proberen om hen een ruwe fase toe te wijzen in je verkooppijplijn. Dit hoeft niet meteen een schot in de roos te zijn; je kunt de fasen later altijd aanpassen.
Je verkoopproces
Een verkoopproces is een duidelijk gestructureerde formule die precies aangeeft welke stappen je team moet volgen om een deal te sluiten. Een goed verkoopproces stelt sales reps in staat om deals af te sluiten door eenvoudigweg de verschillende activiteiten en stappen in hun workflow te volgen.
Als je team al een gedefinieerd verkoopproces heeft, dan zijn de stappen van je verkooppijplijn waarschijnlijk al in kaart gebracht. Zo niet, maak je geen zorgen. In het volgende hoofdstuk bespreken we de verschillende fasen van de pijplijn, die je daarna makkelijk kunt integreren in je verkoopproces.
Je omzetdoelen
Een sales pipeline is perfect om je omzetdoelen of verkooptargets te behalen. Om een succesvolle pijplijn op te zetten, is het dus belangrijk dat je duidelijke cijfers voor ogen hebt.
Deze cijfers zullen helpen bij het beantwoorden van een belangrijke vraag: hoeveel deals moet je aan je pijplijn toevoegen om je verkoopcijfers te realiseren? Als je bijvoorbeeld weet welk percentage van je leads wordt omgezet in klanten, kun je makkelijk berekenen hoeveel deals je in de vroege fases van de pijplijn nodig hebt.
Je collega’s
Een verkooppijplijn helpt om zowel het taakbeheer als de tracking te verbeteren, zowel op individueel niveau als voor het volledige team. Aangezien elk lid van je sales team dezelfde sales funnel zal gebruiken, is het belangrijk om je teamleden te betrekken bij het opstellen ervan. Zo krijgt iedereen de kans om input te leveren, wat de pipeline een effectievere tool maakt voor samenwerking, communicatie en projectmanagement.
Wat zijn de verschillende fasen in je sales pipeline?
Geen twee bedrijven zijn precies hetzelfde, en dat geldt ook voor verkooppijplijnen. Sommige organisaties hanteren een sales pipeline met vijf verschillende stappen, andere kiezen voor acht, en nog andere geven de voorkeur aan zeven stappen.
Het aantal en type stappen in je verkooppijplijn hangt af van verschillende factoren, zoals de manier waarop je contact opneemt met leads en het type product of dienst dat je aanbiedt. Bijvoorbeeld:
Verkopers die SaaS-tools verkopen, houden vaak een verkooppresentatie waarin ze hun product demonstreren.
B2B-professionals staan bekend om het gebruik van buyer personas voordat ze contact opnemen.
Autoverkopers hebben op een bepaald punt in hun pijplijn een testrit gepland.
De sales pipeline van een makelaar bevat waarschijnlijk een bezichtiging van het huis dat hij wil verkopen.
Hieronder bespreken we de fasen die in de meeste verkooppijplijnen voorkomen, en leggen we uit wat elke fase precies betekent.
Prospectie
Elke organisatie prospecteert op een andere manier, afhankelijk van haar klanten, producten en structuur. Zo kan een organisatie bijvoorbeeld een speciaal leadgeneratie- team hebben dat zich richt op het vinden van nieuwe leads. Of misschien vind jou bedrijf leads vooral via marketingcampagnes, downloadbare content, social media en e-mailmarketing.
Hoe je het ook aanpakt, de eerste fase in elke sales pipeline is altijd dezelfde: het identificeren van potentiële kopers die behoefte hebben aan jouw product of dienst.
Kwalificeren
Kwalificeren (ook wel 'onderzoek' genoemd) draait om het identificeren van klanten die passen bij wat jij verkoopt. Soms vindt deze stap later in het proces plaats, nadat een vertegenwoordiger contact heeft opgenomen met een potentiële klant.
Leadkwalificatie is van essentieel belang; je wilt namelijk vermijden dat je sales reps tijd besteden aan leads die niet in staat zijn of bereid zijn om te kopen, of die mogelijk niet goed passen bij je dienst of product, en later problemen kunnen veroorzaken. In deze fase beoordeel je dus de geschiktheid van potentiële klanten. Dit gebeurt via ‘lead scoring’, waarbij je een onderscheid maakt tussen ‘warme leads’ en ‘koude leads’.
Bij het kwalificeren van leads draait het allemaal om het beantwoorden van de volgende vragen:
Heeft jouw potentiële klant het budget voor jouw product?
Kan deze persoon een beslissing nemen om te kopen, of moeten ze iemand anders overtuigen?
Hebben ze je product echt nodig?
Zijn ze klaar om tot aankoop over te gaan?
Als je een of meer negatieve reacties ontvangt, is de lead mogelijk niet geschikt voor jouw product of dienst.
Als je een of meer negatieve reacties ontvangt, is de lead mogelijk niet geschikt voor jouw product of dienst.
Door de video af te spelen, wordt een derde partij-cookie geplaatst. Lees ons cookiebeleid voor meer informatie.
Er is niets mis met koude leads, je wil ze alleen niet in je sales pipeline. Sla hun contactgegevens op (of verplaats ze naar een andere categorie als je een CRM met meerdere pijplijnen gebruikt) en ga verder.
Volgens het Pareto-principe mag je ervan uitgaan dat 20% van je leads ongeveer 80% van je omzet zal opleveren. Als een prospect te lang in je verkooppijplijn blijft, verplaats deze dan naar een andere categorie, zoals een toekomstige pijplijn of de terugbel-lijst, en stel een herinnering in om later opnieuw contact op te nemen en te zien of de situatie is veranderd.
Je kunt dit proces ook automatiseren met de ‘deal-rotting’-functie in je CRM, wat tijd bespaart.
Contact opnemen
Deze stap is vrij eenvoudig: in deze fase legt de verkoper het eerste contact met een potentiële klant, via telefoon, e-mail, social media, sms of een persoonlijk gesprek.
Zorg ervoor dat je de kwalificering-fase grondig hebt doorlopen en het nodige onderzoek hebt uitgevoerd voordat je contact opneemt met potentiële klanten. Gebruik de verzamelde informatie om je benadering af te stemmen op bepaalde segmenten.
Probeer ook onze ‘cold calling sales scripts’ om leads mee te nemen in je verkoopproces en waardevolle connecties op te bouwen.
Relaties opbouwen
Het is niet voldoende om enkel en alleen te verkopen; je moet vanaf het eerste contact laten zien dat je rekening houdt met de behoeften van je klant.
Je sales reps moeten potentiële kopers begeleiden en relaties opbouwen in elke fase van het verkoopproces. In marketingtermen heet dit ‘lead nurturing’. Dit betekent niet dat ze klanten moeten lastigvallen met constante telefoontjes of e-mails. Het kan zo simpel zijn als het doorsturen van een relevant artikel, het liken van berichten op LinkedIn, of het aandachtig luisteren naar bezwaren en daarop reageren. Het doel is om vertrouwen op te bouwen, zodat potentiële klanten zich op hun gemak voelen om bij jou te kopen.
Dit proces duurt meestal meerdere fasen, afhankelijk van het aantal contacten dat leads nodig hebben om omgezet te worden in klanten.
De verkoop afsluiten
Wanneer je vertegenwoordigers contact hebben gelegd, jouw product hebben voorgesteld en vertrouwen hebben opgebouwd, is het tijd om de deal af te sluiten.
Maar hoe pak je dit aan? Dit hangt sterk af van je vertegenwoordigers, je organisatie en de klant. Soms zegt de klant meteen 'ja', maar in andere gevallen kan het gebeuren dat je toegevingen zult moeten doen om de deal te sluiten. Zorg ervoor dat het toegevingen zijn waar je je in terug kunt vinden.
Als een klant vlak voor het sluiten van de deal afhaakt, doe dan een paar pogingen om contact op te nemen. Stuur vervolgens een bericht waarin je aangeeft dat je begrijpt dat het misschien niet het juiste moment is, en dat ze contact met jou kunnen opnemen wanneer ze er klaar voor zijn. Markeer dit contact daarna als een ‘koude lead’.
Het opvolgen van koude leads
Het benaderen van koude leads zou eigenlijk een aparte fase in jouw verkooppijplijn moeten zijn. Het feit dat ze niet klaar waren om te kopen bij de eerste benadering, betekent niet dat ze dat nooit zullen zijn.
Het is belangrijk om regelmatig te controleren hoe het met ze gaat (dit valt ook onder ‘relaties opbouwen’). Je weet maar nooit; ze hebben misschien nu het budget, de autoriteit of de behoefte die ze eerder niet hadden.
Bekijk ook eens je aanpak in de vorige fasen. Misschien blijven de leads koud omdat je hun probleem niet goed hebt begrepen of de mogelijke oplossing niet duidelijk hebt gepresenteerd.
Hoe creëer je een sales pipeline voor jouw bedrijf?
Stap 1: Maak een lijst van potentiële klanten
Alles begint met een lijst van potentiële klanten die mogelijk interesse hebben in jouw product. Wanneer deze lijst groeit, heb je een systeem nodig om zowel je contacten als de interacties met deze leads efficiënt te beheren.
Een eenvoudige manier om dit bij te houden, is met een spreadsheet zoals Google Sheets of Excel. We geven je alvast deze gratis verkooppijplijn-template cadeau.
Een spreadsheet is een praktische oplossing als je minder dan tien deals beheert of als je sales pipeline nog in de beginfase zit. Zodra het aantal leads toeneemt of wanneer er meerdere verkopers bij betrokken zijn, is een CRM heel wat efficiënter. CRM-systemen maken het eenvoudig om deals door de pijplijn te verplaatsen, de contactgegevens van prospects te linken en het verkoopproces als team te beheren. Bovendien bieden ze salesmanagers inzicht in de verkoopprestaties
Meer weten over de voordelen van een CRM? We gaan er verder dieper op in.
Stap 2: Structureer de verschillende fasen van je verkooppijplijn
Vertegenwoordigers kunnen soms overweldigd worden door targets, vooral wanneer de kwartaal- of jaardoelstellingen onhaalbaar lijken. De oplossing is om elke mogelijke deal op te delen in kleine tussenstappen en concrete activiteiten die nodig zijn om de verkoop af te ronden.
Dit is wat een verkooppijplijn voor jou kan doen: concrete activiteiten meten en beheren. Door de focus te verleggen op verkoopactiviteiten in plaats van alleen op einddoelen, vergroot je de kans op succes.
Bij het structureren van de verschillende fasen in je pijplijn is het belangrijk om te kijken naar de kernactiviteiten van je sales team en naar de acties die de grootste impact hebben op het verkoopresultaat. Je kunt de bovenstaande verkooppijplijn-fasen als richtlijn gebruiken of je eigen verkoopproces en strategie ontwikkelen.
Op zoek naar meer inspiratie? Bekijk dan onze gids over activity-based-selling.
Stap 3: Optimaliseer de fasen
Zodra je de verkooppijplijn hebt opgesteld, zult je merken dat bepaalde gesprekken tussen vertegenwoordigers en potentiële klanten regelmatig terugkeren. Bijvoorbeeld, als je een makelaar bent en regelmatig nerveuze kopers tegenkomt, kun je een kolom ‘koper geruststellen’ toevoegen aan je sales pipeline. Je kunt deze kolom toevoegen als onderdeel van een bepaalde fase, of als nieuwe fase.
Duidelijk gedefinieerde en geplande verkoopfasen vormen de basis van je pijplijn en helpen je om je sales targets met vrij grote precisie te voorspellen. De sales funnel is namelijk een visuele weergave van de verschillende fasen in een verkoopproces.
Het is belangrijk dat zowel het marketingteam als het sales management relevante verkoopstatistieken verzamelen, zodat je, op basis daarvan, de fasen in je pijplijn verder kunt aanpassen.
Het kan enige tijd duren om te ontdekken welke verkoopfasen het beste passen bij jouw bedrijf. Je zult merken dat sommige fasen uiteindelijk niet nodig zijn, terwijl andere juist essentieel blijken voor jouw verkoopproces.
Stap 4: Houd je sales pipeline up-to-date
Je hebt je pijplijn opgebouwd en bestaande contacten en deals toegevoegd, maar hoe zorg je ervoor dat deze up-to-date blijft?
Dit kan best lastig zijn, vooral als je team niet gewend is om met een verkooppijplijn te werken. Het vraagt tijd om de gewoonte te ontwikkelen om contacten en deals in de pijplijn in te voeren en naar de volgende fasen te verplaatsen. Het is dus belangrijk om dit zo snel mogelijk in de routine in te bouwen.
Een eenvoudige manier is door de fasen van je pijplijn te zien als een taak. Elke fase komt overeen met een activiteit die je team moet afronden. Zodra een activiteit is voltooid, verplaatst het team de deal naar de volgende fase. Het kan even duren voordat deze manier van werken ingeburgerd raakt, maar je zult zien dat de sales pipeline al snel een onmisbaar hulpmiddel wordt. Het biedt snel inzicht in wat afgerond is, wat er nog moet gebeuren en in welke fase elke deal zich bevindt.
Bonus tip: Wanneer verplaats je een deal naar de volgende fase?
Sommige fasen in het verkoopproces kunnen worden gezien als een checklist: zodra je contact hebt gelegd of een vergadering hebt gepland, is die specifieke stap afgerond en kan de deal naar de volgende fase worden verplaatst.
Voor andere fasen, zoals leadkwalificatie, zijn de criteria om door te stromen vaak minder helder. Om verwarring te voorkomen over de juiste fase voor een deal, kun je de volgende stappen overwegen:
Wees specifiek. Zorg dat je duidelijke voorwaarden hebt voor het kwalificeren van een lead.
Splits bredere fasen op in kleinere, concrete stappen. Bijvoorbeeld, de fase 'contact opnemen' kan worden opgesplitst in 'eerste contact', 'vergadering plannen' en 'presentatie'.
Als je te veel fasen hebt, waardoor het verplaatsen van deals omslachtig wordt, kun je verschillende fasen bundelen. Een duidelijke verkooppijplijn is belangrijk, maar het is niet de bedoeling dat sales reps onnodig veel tijd besteden aan het beheren ervan.
Welke tools heb je nodig om een sales pipeline op te stellen en up-to-date te houden?
Je kunt je sales funnel op verschillende manieren bouwen en beheren, van Post-it notities tot Excel spreadsheets.
Bij een complexe of lange verkoopcyclus, of wanneer je meer dan 10 contacten beheert, kan een spreadsheet echter snel onoverzichtelijk worden. In dit geval is een CRM-systeem veel efficiënter. Met een goed CRM-systeem kun je contacten aan deals koppelen, e-mailcorrespondentie integreren, verkoopgegevens checken, taken automatiseren en nog veel meer.
Pipedrive biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om sales pipelines aan te passen aan jouw specifieke verkoopproces. Heb je meerdere teams met verschillende verkoopprocessen? Geen probleem, je kunt voor elk team een aparte verkooppijplijn opstellen en zelfs pijplijnen toevoegen voor verschillende projecten.
Dankzij de intuïtieve interface van Pipedrive kunnen verkopers makkelijk al hun activiteiten inbrengen. Log in, markeer de taak als afgerond, en verstuur e-mails rechtstreeks vanuit het platform. Door integraties met onder meer Pipedrive Marketplace, of de oproep-trackingfunctie, kan je team ook telefoongesprekken voeren vanuit de applicatie.
Slotgedachten
Als de verschillende fasen goed worden geïmplementeerd, beheerd en bijgewerkt, helpt je verkooppijplijn jou en je sales team om alle deals en activiteiten vlot bij te houden.
Onthoud dat de fasen van je lead pipeline moeten opgesteld worden op basis van de activiteiten die de grootste inkomsten genereren.
Herzie je sales pipeline, indien nodig. Voeg fasen toe, laat andere fasen weg en optimaliseer je pipeline naargelang de behoeften van je bedrijf. Dit zal je helpen om sneller je verkoopdoelstellingen te behalen.
Met een duidelijke en goed functionerende pijplijn kun je bepalen welke activiteiten het hoogste rendement opleveren en jou daarop concentreren om nog mooiere cijfers voor te leggen.
