Hoe je je verkoopproces in kaart brengt (met een gratis sjabloon voor verkoopprocessen)

Elke onderneming heeft een duidelijk verkoopproces nodig. Zonder dit proces loop je het risico dat je verkoopstrategie uit de pas loopt, wat invloed kan hebben op je vermogen om leads bij te houden, ze door de verkooptrechter te leiden en deals af te sluiten.

Gelukkig is er een manier om je verkoopproces duidelijk in kaart te brengen voor je vertegenwoordigers en managers: een verkoopproceskaart.

In dit artikel schetsen we de brede fasen van een verkoopproces en bieden we een sjabloon voor het verkoopproces als solide uitgangspunt. We leggen ook uit hoe je een routekaart kunt maken op basis van de belangrijkste statistieken voor jouw organisatie.

Wat is een verkoopproces?

Een verkoopproces is een gestructureerde, stapsgewijze formule die je verkoopcyclus vertegenwoordigt. Het standaardiseert de procedure en toont vertegenwoordigers hoe ze leads door de verkooppijplijn kunnen leiden. Op deze manier is je team in staat om leads eenvoudig te volgen en meer deals te sluiten.

Een basis verkoopproces omvat over het algemeen de volgende fasen:

• Prospecteren

• Onderzoeken van die prospects

• Contact opnemen met leads

• Leadkwalificatie (evalueren van leads om te ontdekken wie je het beste kunt helpen)

• Presenteren of pitchen aan leads

• De deal sluiten

• Klantbehoud

De stappen variëren vaak per bedrijf, afhankelijk van hoe klanten door jouw verkooptrechter gaan.

Bijvoorbeeld, als je een product verkoopt in plaats van een dienst, is het al dan niet nodig om een demo te geven om leads te overtuigen om te kopen.

Een goed gedefinieerd verkoopproces helpt je ook om verkoopactiviteiten te volgen die wel en niet werken. Door dit in kaart te brengen, krijg je een beter inzicht in waar leads uit je verkooptrechter stappen.

Bijvoorbeeld, als je merkt dat je weinig reacties op je e-mails ontvangt, kun je nieuwe opvolgsjablonen proberen om op te vallen in drukke inboxen.

Gebruik een sjabloon voor het verkoopproces om een routekaart te maken

Hier is een voorbeeldsjabloon van een verkoopproces dat je als uitgangspunt kunt gebruiken voor het in kaart brengen van je verkoopproces. Het sjabloon schetst een basiskaart van het verkoopproces met de meest voorkomende, universele stappen en activiteiten voor elk:

Er is geen perfect proces of lijst met activiteiten die voor elke organisatie werkt. In plaats daarvan moet het verkoopmanagement het proces afstemmen op de doelen van hun team en de behoeften van hun prospects.

Je kunt bijvoorbeeld ontdekken dat het organiseren van een openbare productproeverij meer warme leads oplevert dan contact via LinkedIn. Je kunt dan de LinkedIn-activiteiten vervangen of de inspanningen verminderen.

Stel dat je verkoopproces grotendeels hetzelfde blijft, maar dat je een extra onderhandelingsstap wilt toevoegen waarin leads contact met je opnemen om prijzen te bespreken.

In dit geval zou je het sjabloon behouden zoals het is, maar de extra stap toevoegen. Pas het bestaande sjabloon aan om de fasen van je unieke verkoopproces weer te geven en er optimaal van te profiteren.

De 7 fasen van het verkoopproces

Om je te helpen de juiste stappen in je verkoopproces te identificeren, gaan we de typische fasen in meer detail uiteenzetten.

1. Prospecteren

In de prospectiefase probeer je de best passende potentiële klanten voor je bedrijf te vinden (d.w.z. degenen die aansluiten bij je buyer personas). Meestal verzamelt een marketingteam deze warme leads voor je verkoopteam via inbound-inspanningen, ook wel leadgeneratie genoemd.

Sommige verkoopteams voeren echter zelf de prospectie uit. Afhankelijk van de structuur van je organisatie kun je ook op andere manieren leads genereren, waaronder:

• Iemand die zijn e-mailadres invoert om content van je website te downloaden

• Contactinformatie die wordt vastgelegd tijdens een gesprek met een chatbot op een webpagina

• Iemand die zich aanmeldt voor je nieuwsbrief

• Een salesprofessional die LinkedIn-profielen doorzoekt

• Je vertegenwoordigers die persoonlijke netwerkevenementen bijwonen

In deze fase is het onduidelijk welke prospects een goede match zijn en welke niet. Om meer zekerheid te krijgen, moet je dieper ingaan op alle potentiële klanten in de onderzoeksfase.

2. Onderzoek

Tijdens de onderzoeksfase onderzoekt je verkoopteam leads om meer over hen te weten te komen. Beter inzicht in een prospect of hun bedrijf kan je helpen om het gesprek beter vorm te geven wanneer je contact opneemt.

Hier is wat informatie waar je vertegenwoordigers naar kunnen zoeken in deze fase:

• Details die handig kunnen zijn bij het starten van het eerste gesprek (iets om het ijs te breken zonder te “verkoperig” over te komen)

• Welk probleem de lead probeert op te lossen en hoe je dat kunt oplossen

• De juiste contactpersoon binnen een bedrijf om contact mee op te nemen

• De omvang van het bedrijf van de lead, inclusief jaarlijkse omzet

Om deze antwoorden te vinden, besteden verkoopvertegenwoordigers mogelijk veel tijd online, vooral op sociale mediaplatforms zoals Twitter en LinkedIn. Ze kunnen ook met meerdere mensen binnen een organisatie spreken om te ontdekken wie de beslisser is.

Customer Relationship Management (CRM) tools kunnen je ook helpen bij het onderzoeken en beheren van potentiële contacten. Zo biedt de functie Smart Contact Data van Pipedrive toegang tot openbare gegevens om kwalitatieve leads te identificeren.

Klik gewoon op de knop “Smart Data Search” in de zijbalk van de detailweergave in je Pipedrive-account om iemands locatie, functietitel, sociale media-accounts en meer te onthullen.

3. Contact leggen

Contact leggen is de eerste keer dat je rechtstreeks spreekt met een verkoopkans. Het proces begint met outreach, wanneer je de potentiële lead gaat koesteren naar de volgende fase van de verkooptrechter.

Je kunt op verschillende manieren het eerste contact leggen, waaronder telefoontjes (ook wel cold calls genoemd), koude e-mails, sms-berichten of via sociale media. Prospects kunnen ook contact opnemen en een verkennend gesprek plannen om meer te weten te komen over je product of dienst.

De optimale communicatiemethode hangt af van je doelgroep. Om het juiste formaat te vinden, doe je marktonderzoek en leer je waar je doelgroep online tijd doorbrengt. Voer tests uit om te zien welke tactiek beter werkt (bijv. een direct bericht op Instagram of Facebook) of organiseer een online enquête om rechtstreeks feedback van prospects te verzamelen.

4. Leadkwalificatie

Leadkwalificatie scheidt degenen die passen bij je ideale klantprofiel (ICP) van degenen die dat niet doen. In dit stadium van het verkoopproces bepalen je vertegenwoordigers welke prospects geschikt zijn voor je bedrijf, zodat ze geen tijd verspillen aan leads die waarschijnlijk niet zullen kopen of een slechte match zijn voor je product.

Je kunt verschillende systemen gebruiken om je leads te kwalificeren. Een van de meest gebruikte is het BANT-framework. Dit werkt als volgt:

• Budget: Heeft je prospect het budget voor je product?

• Autoriteit: Kan de prospect daadwerkelijk de aankoop doen, of moeten ze iemand anders overtuigen?

• Noodzaak: Heeft de prospect je product echt nodig?

• Tijdsschaal: Lijkt de prospect klaar om nu te kopen?

Als het antwoord op al deze vragen “ja” is, heb je een warme lead en kun je ze door de verkooppijplijn leiden. Als het antwoord op sommige of alle vragen “nee” is, moet je hun geschiktheid heroverwegen.

Een deel van het kwalificeren van een lead is het horen en succesvol overwinnen van de belangrijkste verkoopbezwaren van die lead. Dus als iemand niet voldoet aan de criteria van het BANT-framework, kijk dan of je iets kunt doen om dat te veranderen.

Bijvoorbeeld, kun je een korting aanbieden om binnen hun budget te passen? Kun je ze aanmoedigen om nu te kopen, ook al zeggen ze dat ze er nog niet klaar voor zijn? Als de lead zeker niet in aanmerking komt, verwijder ze dan uit de trechter en maak ruimte voor gekwalificeerde leads om door het verkoopproces te gaan.

5. Presentatie

In de presentatiefase geef je een voorstel of demonstratie aan je gekwalificeerde leads. Dit is je kans om je waardepropositie te presenteren, waarbij je je richt op hoe je product of dienst de zakelijke problemen van een potentiële koper kan oplossen en waarom ze bij jou moeten kopen in plaats van bij je concurrenten.

Hoewel "presentatie" impliceert dat je vanaf een PowerPoint leest, hoeft dat niet de aanpak te zijn. In plaats daarvan moeten vertegenwoordigers een boeiende verkooppitch bieden die uniek is voor elke potentiële klant.

Hier zijn enkele best practices voor het geven van een succesvolle verkooppresentatie:

• Wees voorbereid om vragen te beantwoorden. Als een lead vragen heeft over een specifiek productkenmerk, zorg er dan voor dat je direct antwoord kunt geven. Noteer vragen uit eerdere presentaties om een kennisbank op te bouwen waar je hele team naar kan verwijzen.

• Gebruik feiten en cijfers om je punten te onderbouwen. Vertel leads het exacte percentage en toon bewijs wanneer je zegt dat je product eerdere klanten heeft geholpen hun verkoop te verhogen. Gebruik statistieken om je punten te versterken en de werkelijke impact van je bedrijf over te brengen.

• Eindig met een call-to-action. Aan het einde van je presentatie geef je prospects een duidelijke weg om contact op te nemen of het product te kopen. Moeten ze je bellen? E-mailen? Naar je website gaan? Als dit niet duidelijk is, kunnen ze het helemaal laten varen.

Een grondige onderzoeksfase maakt het gemakkelijker om je pitch te maken, omdat je volledig inzicht hebt in de unieke omstandigheden, behoeften en pijnpunten van elke lead.

6. De deal sluiten

De deal sluiten is de fase in het verkoopproces waarin potentiële klanten hun toezegging geven en een aankoop doen.

In dit stadium is het alles of niets, dus hier zijn drie richtlijnen voor het succesvol afsluiten van een deal met gekwalificeerde leads:

• Maak het gemakkelijk om “ja” te zeggen. Probeer bij het sluiten van een deal te voorkomen dat prospects door hoepels moeten springen. Zorg bijvoorbeeld voor een gebruiksvriendelijke ervaring op je website, zodat ze gemakkelijk kunnen kopen.

• Wees flexibel, maar niet te flexibel. Als leads de prijzen willen onderhandelen, moet je mogelijk enkele concessies doen om een verkoop te maken. Maak als team duidelijk welke grenzen van tevoren redelijk zijn. Als je het op de dag zelf niet zeker weet, overleg dan met je collega's of manager.

• Niet smeken. Wanneer leads plotseling stoppen met het beantwoorden van oproepen en berichten, stuur dan een paar follow-ups en vervolgens een laatste e-mail waarin je uitlegt dat je begrijpt dat het niet het juiste moment is. Zeg dat ze contact met je kunnen opnemen wanneer ze klaar zijn en plan een vervolgafspraak voor jezelf over een paar maanden.

Als je meer deals wilt sluiten, moet je voorbereid zijn op elk mogelijk bezwaar en begrijpen wat een win-winsituatie inhoudt. Onthoud, je probeert een lead niet te manipuleren om iets te kopen wat ze niet nodig hebben. Je overtuigt ze subtiel dat jij de beste keuze bent van alle concurrenten om hen te helpen een probleem op te lossen.

7. Klantbehoud en verwijzingen

De laatste stap van het verkoopproces is klantbehoud. In plaats van je te richten op nieuwe prospects, draait het om het tevreden houden van nieuwe klanten, zodat ze blijven betalen voor een abonnement of in de toekomst een herhalingsaankoop doen.

Je kunt klantbehoud stimuleren door ervoor te zorgen dat je klantondersteunings- of successteam op ideale momenten opvolgt bij klanten. Vraag hoe het gaat en of ze nog steeds tevreden zijn met je product of dienst. Als er ruimte is voor verbetering, breng dan veranderingen aan om hen een betere ervaring te bieden.

Zodra je jezelf hebt bewezen en een duurzame relatie hebt opgebouwd, kun je zelfs klanten om verwijzingen vragen die kunnen leiden tot nieuwe verkopen. Klantbehoud is belangrijk omdat het verkoopproces niet lineair is. Het is meer een cyclus. Tevreden klanten kunnen vrienden, familie en collega’s vertellen over hun positieve ervaring en nieuwe prospects of leads in je pijplijn brengen.

Hoe om te gaan met bezwaren tijdens het verkoopproces

Een verkoopbezwaar is de reden waarom je prospect je product of dienst niet kan of wil kopen. Het is het doel achter elk "nee" dat je krijgt tijdens het verkoopproces. Een deel van de taak van een verkoopvertegenwoordiger is om deze bezwaren te overwinnen en leads aan te moedigen om verder door de pijplijn te gaan.

Twee tactieken om verkoopbezwaren te overwinnen zijn je reacties plannen en actief luisteren.

Plan je reacties

Maak een lijst van bezwaren die regelmatig voorkomen en maak voor elk bezwaar een reactie. Je kunt dit doen door je team samen te brengen voor gezamenlijke ideeën, forums en beoordelingssites in je niche te bekijken en je eigen outreachkanalen te analyseren.

Je kunt bijvoorbeeld je oude gespreksverslagen en e-mails raadplegen om beter te plannen hoe je elk bezwaar kunt aanpakken. Zodra je dat hebt gedaan, ontwikkel je een script om deze bezwaren vooraf aan te pakken tijdens de eerste contactfase. Bekijk een van onze video's over verkooptraining en -technieken om te leren hoe je veelvoorkomende verkoopbezwaren kunt aanpakken.

Actief luisteren naar verrassende bezwaren

Er zullen altijd bezwaren zijn die je niet ziet aankomen. De beste manier om hiermee om te gaan, is om actief naar het bezwaar te luisteren en de tijd te nemen voordat je reageert. Wees niet bang om om een moment te vragen om erover na te denken, zodat je de zorgen en pijnpunten van de lead met zorg en overweging kunt aanpakken.

Begin met het stellen van vragen over dit nieuwe bezwaar om een dieper begrip te krijgen en gebruik hun antwoorden om je reactie te onderbouwen. Je kunt ook aantekeningen maken en de potentiële klant vertellen dat je contact met hen opneemt zodra je de tijd hebt gehad om grondig na te denken.

3 voorbeelden van sectorspecifieke verkoopprocessen

Verkoopprocessen kunnen sterk verschillen per sector, voornamelijk door wettelijke vereisten, nicheproducten, een uitdagende doelgroep of regelgeving binnen de sector. Hier zijn een paar voorbeelden van sectoren die licht afwijkende verkoopprocessen gebruiken.

Vastgoed

Het verkoopproces in de vastgoedsector is lang en complex vanwege meerdere belanghebbenden en extra stappen die wettelijk zijn vereist. Meestal zijn er meerdere beslissers bij verkoop aan bedrijven (B2B), maar vastgoedverkoopprocessen gaan om consumenten aan beide kanten.

In plaats van aan één prospect te verkopen, fungeren makelaars als tussenpersoon voor potentiële kopers en verkopers. In zo’n concurrerende sector is prospectie vaak uitdagender dan in andere niches. De onderhandelingsfase van het proces is vaak gespannen en langdurig, aangezien makelaars biedingen en tegenbiedingen afhandelen en beide partijen op de hoogte houden.

Naast de gebruikelijke verkoopprocesstappen voltooien makelaars eigendomsonderzoeken, laten huizen inspecteren en regelen soms aanvullende juridische zaken (zoals het openen van escrow-rekeningen).

Financiële diensten

Prospects zijn vaak voorzichtiger bij het omgaan met waardevolle middelen zoals geld. Daardoor kan het moeilijker zijn om mensen te laten vertrouwen op financiële agenten zonder doorverwijzingen. Het verkoopproces voor financiële diensten kent doorgaans drie uitdagingen:

• Het vinden van nieuwe potentiële klanten

• Het winnen van zaken in een verzadigde markt

• Het herkennen van nieuwe kansen met bestaande klanten

Een financiële verkoopproceskaart bevat vaak stappen waar een verkoper geen controle over heeft, zoals de verwerking van aanvragen. Het verwerken van aanvragen kan variëren in tijd en kan veel papierwerk vereisen om een nieuwe rekening te openen of activa over te dragen.

Gezondheidszorg

De gezondheidszorg wordt gereguleerd door strenge wetten en richtlijnen, dus het verkoopproces is niet altijd lineair. Bij B2B-verkoop (bijvoorbeeld aan ziekenhuizen, apotheken of klinieken) zijn er vaak meerdere beslissers betrokken, en bedrijven kunnen te maken krijgen met talrijke bezwaren van experts in de medische sector.

Zelfs bij exclusieve verkoop aan patiënten (bijvoorbeeld bij zorgverzekeringen) kan de presentatiefase meerdere gesprekken of vergaderingen vergen. Net als bij financiële diensten gaat het hier om een waardevolle en kostbare bron: de gezondheid van mensen.

Hoe maak je een verkoopproceskaart in 4 eenvoudige stappen

Nu je weet wat een verkoopproces is, hoe kun je er zelf een opzetten? Om je in de juiste richting te helpen, hebben we vier stappen uiteengezet.

1. Bepaal je belangrijkste verkoopstatistieken

Welke key performance indicators (KPI's) zijn het belangrijkst voor je verkooporganisatie? Is het de lengte van je verkoopcyclus, conversiepercentage of iets anders? Verkoopstatistieken zoals deze helpen je om het succes van je proces te monitoren en de nodige aanpassingen te maken wanneer dingen niet volgens plan verlopen.

Bij het stellen van verkoopdoelen en statistieken is het handig om de SMART-methodologie te gebruiken:

• Specifiek – Wat is het doel en hoe plan je dit te bereiken?

• Meetbaar – Hoe meet je het succes?

• Haalbaar – Is het doel niet te moeilijk om te bereiken?

• Realistisch – Komt het overeen met je huidige opzet?

• Tijdgebonden – Hoe lang heb je om het doel te bereiken?

SMART-doelen kunnen helpen om realistische statistieken vast te stellen. Hier is een voorbeeld:

• Als het 10 eerste telefoontjes van de 100 kost voor je vertegenwoordigers om een deal te sluiten, is hun sluitingspercentage 10%.

• Om 90 deals dit jaar te sluiten, moeten ze waarschijnlijk 900 oproepen doen.

• Een realistisch doel zou een gemiddelde van 75 oproepen per maand of ongeveer 15 tot 20 oproepen per week zijn.

2. Identificeer belangrijke belanghebbenden

Identificeer stakeholders die een sleutelrol spelen in je verkoopproces om een duidelijk beeld te krijgen van wie er betrokken is. Met deze informatie kun je beginnen om teams beter op elkaar af te stemmen en je activiteiten in de klantreis te stroomlijnen.

Bijvoorbeeld, de meeste verkoopprocessen vereisen samenwerking tussen verkoop- en marketingteams. Andere afdelingen, zoals klantenservice, kunnen echter ook betrokken zijn.

3. Definieer je verkoopprocesstappen

Zodra je weet wat je hoopt te bereiken en wie betrokken is, is het tijd om je verkoopproces in kaart te brengen. Je verkoopprocesstappen zijn de kerngebieden die we hierboven hebben besproken, zoals prospectie, leadkwalificatie en het sluiten van de deal. Neem je sjabloon en maak deze stappen in kaart, plus alle activiteiten die horen bij het begeleiden van een klant van lead tot uiteindelijke verkoop.

4. Volg en monitor de voortgang

Een verkoopproces is een levend document (digitaal of anderszins). Wat nu werkt, werkt misschien niet in de toekomst, dus je moet het regelmatig bijwerken en je verkoopteam betrekken bij elke herziening.

Met een CRM zoals Pipedrive kun je een ideaal verkoopproces opzetten en aanpassen voor je bedrijf. Sales reps kunnen het platform overal gebruiken, zodat ze direct toegang hebben tot alles wat in de verkoopproceskaart is opgenomen.

Je verkoopproces opzetten in een CRM

Het documenteren van de fasen van je verkoopproces met een spreadsheet kan werken voor kleinere operaties met weinig prospects.

Een groeiend verkoopteam heeft echter een flexibele tool voor pipelinebeheer nodig die hen helpt minder tijd te besteden aan administratie en meer aan verkopen.

Het gebruik van een CRM stelt je in staat om actiegerichte gegevens van je verkoopstrategieën, prospects en klanten op één locatie te correleren. Gebruik het om je proces te visualiseren en prestatie-indicatoren bij te houden, zoals:

• Verkoopprognoseanalyse: Hoeveel producten verwacht je team deze week, maand of jaar te verkopen?

• Territoriumdekking: Hoeveel prospects of klanten heeft je team bezocht in hun verkoopdistrict? (Met behulp van tools zoals WeMapSales met Pipedrive.)

• Quotum-analyse: Welke vertegenwoordigers zullen waarschijnlijk hun verkoopquotum halen en waarom?

Een cloud-gebaseerde CRM zoals Pipedrive kan je helpen om een ideaal verkoopproces voor je bedrijf te creëren en aan te passen.

Sales reps kunnen het platform gebruiken, waar ze ook werken, en hebben direct toegang tot alles wat in de verkoopproceskaart is opgenomen.

Gebruik de software om contactgegevens te vinden, automatisering te gebruiken om e-mails te verzenden, Marketplace-integraties uit te proberen om de efficiëntie te verbeteren en de prestatiemeting van de verkoop bij te houden via minder dashboards.

Door deze gegevens in de gaten te houden, kun je snellere en soepelere beslissingen nemen, omdat je de uitdagingen en kansen in real-time kunt spotten.

Slotgedachten

Een duidelijk en effectief verkoopproces is cruciaal om je verkoopteam effectief te helpen leads door de verkooptrechter te begeleiden.

Nu je weet wat een verkoopproces is, wat de fasen zijn en hoe je het kunt creëren en beheren, is het tijd om je nieuwe kennis in de praktijk te brengen.