Jak napisać email reminder (z przykładami)

Email reminder to świetny sposób, by przypominać zapracowanym użytkownikom o ważnych wydarzeniach, ogłoszeniach czy kluczowych momentach. Dzięki niemu Twoi odbiorcy nie przegapią istotnych terminów, co pozwoli skutecznie budować zaangażowanie wokół firmy. Starannie przygotowany email reminder zwiększa świadomość nadchodzących wydarzeń, poprawia frekwencję, a także wzmacnia wizerunek firmy jako zorganizowanej i niezawodnej. W tym artykule dowiesz się, jak krok po kroku stworzyć skuteczny i przyjazny reminder (ang. friendly reminder email), znajdziesz inspirujące przykłady oraz otrzymasz gotowe do użycia szablony, które łatwo dostosujesz do swoich potrzeb. Nie trać czasu – sprawdź, jak zrobić to szybko i efektywnie.

Jak sformatować email reminder (przypomnienie e-mailowe)

Poprawne formatowanie odgrywa kluczową rolę w przyciąganiu uwagi odbiorców i utrzymaniu ich zaangażowania. Choć każdy email reminder może wyglądać nieco inaczej, większość opiera się na sprawdzonym schemacie, który gwarantuje skuteczność.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój email reminder zawiera wszystkie kluczowe elementy, skorzystaj z poniższej listy, aby stworzyć idealną wiadomość:

• Przyciągający uwagę temat wiadomości: Zwróć uwagę odbiorców, tworząc temat, który wyraźnie podkreśla wagę przypomnienia. Przykład: „Ostatnia szansa na zarezerwowanie miejsca!”
  

• Tekst preheader: Krótki zwiastun treści wiadomości, który pojawia się zaraz po temacie (około 90–100 znaków, aby dobrze wyglądał na urządzeniach mobilnych). Wykorzystaj go, aby podkreślić pilność przekazu lub wyróżnić najważniejsze informacje.
  

• Przyjazne powitanie: Rozpocznij wiadomość od ciepłego, osobistego zwrotu, który nawiązuje do wcześniejszego kontaktu. Na przykład: „Cześć [imię odbiorcy], mamy nadzieję, że nie możesz się doczekać [wydarzenia].”
  

• Treść główna: Przejdź do sedna wiadomości, wyjaśniając jej cel. Podaj kluczowe informacje o nadchodzącym wydarzeniu, spotkaniu lub ofercie, przypominając odbiorcy o ważnych szczegółach.
  

• Call to Action (CTA): Zachęć odbiorcę do podjęcia konkretnego kroku, np. potwierdzenia obecności, dokonania płatności lub ukończenia rejestracji.
  

• Pożegnanie: Zakończ wiadomość uprzejmie, wyrażając wdzięczność lub oczekiwanie na odpowiedź. Prosty zwrot, taki jak „Dziękujemy za uwagę” lub „Czekamy na Twoją odpowiedź”, będzie odpowiednim zakończeniem.

W ramach tych elementów, które omówimy szczegółowo w dalszej części artykułu, możesz wzbogacić swój email reminder o obrazy, grafiki z logo marki, a nawet dynamiczne GIF-y.

Pamiętaj jednak, że email reminder ma przede wszystkim inspirować do działania, a nie edukować czy przekazywać zbyt wiele informacji. Unikaj nadmiaru treści, które mogą rozpraszać uwagę odbiorców i odciągać ich od głównego celu Twojej wiadomości.

3 świetne przykłady email reminderów

Praktyczne przykłady subtelnych email reminderów (ang. gentle reminder email) mogą pomóc Ci wybrać styl, format i ton idealnie dopasowany do potrzeb Twojej firmy.

Z myślą o tym, przygotowaliśmy kilka naszych ulubionych email reminderów od marek, które mogą Cię zainspirować:

1. Przypomnienie o kończącej się ofercie z okazji Black Friday

Ten email reminder od The School of Life wyróżnia się przejrzystością i prostotą. Już na pierwszy rzut oka przekazuje najważniejszą informację – oferta wkrótce się kończy. Krótki, zwięzły tekst skutecznie zachęca odbiorcę do działania, wywołując efekt FOMO (strach przed utratą, ang. Fear Of Missing Out).

Oto przykład email remindera od The School of Life:

Główna treść email remindera przekazuje kluczową informację o produktach firmy, jasno i zwięźle wyjaśniając jej filozofię w zaledwie kilku zdaniach. Dzięki temu unika zbędnych wstępów i od razu zapoznaje czytelnika z wizją marki.

Wezwanie do działania (CTA) jest wyraźnie zaznaczone poniżej głównego tekstu, zachęcając klienta do natychmiastowego skorzystania z oferty, aby nie przegapić terminu.

Niżej w email reminderze znajdują się dodatkowe oferty i zniżki na produkty, które mogą zainteresować odbiorcę.

Na końcu email remindera znajduje się zachęta do pobrania aplikacji firmy oraz dołączenia do jej mediów społecznościowych, co skutecznie wspiera budowanie lojalności i zaangażowania odbiorców.

Całość pokazuje, że nawet prosty email reminder, bez skomplikowanej grafiki, może być bardzo skuteczny. Przyciąga uwagę od pierwszego spojrzenia, a kluczowe informacje są łatwe do znalezienia i przyswojenia przez czytelnika.

2. Przypomnienie RSVP do zaproszenia na wydarzenie

Ten subtelny email reminder (ang. gentle reminder email) od InVision to doskonały przykład, jak przypominać o nadchodzącym wydarzeniu w sposób skuteczny i atrakcyjny wizualnie. Jego przyciągający wzrok projekt robi wrażenie i zachęca do działania.

Oto email reminder od InVision:

Na początku wiadomość wita odbiorcę tekstem „Jesteś zaproszony”, który zachęca do zapoznania się ze szczegółami. Jasna kategoria „design + finanse” pomaga odbiorcom od razu zrozumieć, czego mogą się spodziewać po wydarzeniu.

Następnie pojawia się CTA (ang. Call To Action), które umożliwia szybkie zarezerwowanie miejsca jednym kliknięciem, bez czytania reszty wiadomości. To idealne rozwiązanie dla zajętych odbiorców i oszczędność czasu dla wszystkich.

Obok znajduje się zwięzłe, ale przekonujące wyjaśnienie dotyczące wydarzenia i jego tematyki, wskazujące dodatkowe korzyści, takie jak przekąski.

W treści e-maila zastosowano również element FOMO (ang. Fear Of Missing Out), wspominając o „ograniczonej liczbie miejsc,” co zwiększa poczucie pilności.

Lista panelistów na końcu wiadomości przyciąga uwagę, podkreślając wyjątkowość wydarzenia i dodatkowo zachęcając do udziału.

Na końcu email remindera, dla osób, które dotarły do końca wiadomości, umieszczono ponowne CTA (ang. Call to Action). Dzięki temu odbiorcy mogą potwierdzić swoją obecność bez konieczności przewijania do wcześniejszej części e-maila.

Te dwa przyciski CTA pokazują, że nadawca doskonale rozumie, jak ważny jest czas odbiorcy. To świadczy o profesjonalnym podejściu do tworzenia email reminderów, które są nie tylko skuteczne, ale także przyjazne dla użytkownika.

3. Prosty email reminder „Wymagane działanie”

Tookapic to wyzwanie fotograficzne na 365 dni, w którym użytkownicy codziennie przesyłają jedno zdjęcie, aby śledzić swoje postępy.

Przy wielu zaangażowanych uczestnikach poniższy email reminder to zwięzłe przypomnienie o głównej idei platformy i jej zasadach.

Jasny tytuł i krótki opis natychmiast przyciągają uwagę, przechodząc do sedna. Tekst główny, choć prosty i zwięzły, został sprytnie zaprojektowany, by płynnie prowadzić do wezwania do działania (CTA). Dzięki temu użytkownik jest zachęcony do natychmiastowego przesłania zdjęcia, co eliminuje ryzyko zapomnienia.

Na końcu email remindera marka oferuje dodatkową opcję – możliwość dostosowania czasu otrzymywania tych przypomnień (ang. friendly reminder email). To nie tylko zwiększa wygodę użytkownika, ale również pokazuje elastyczność i dbałość o jego potrzeby.

6 szablonów email reminderów na start

Nie wiesz, jak zacząć? Oto pięć przykładów email reminderów, które łatwo dostosujesz do swoich potrzeb.

Szablon delikatnego przypomnienia o płatności (pierwszy follow-up)

Przypomnienie o zbliżającym się pobycie w hotelu

Rekomendacje podróżne

Sesja Q&A

Przypomnienie o wydarzeniu + oferta kończy się wkrótce

Przypomnienie o dostawie: taktyki upselling

Kiedy używać email remindera: 5 idealnych sytuacji

Wiedza, kiedy wysłać przypomnienie, a kiedy po prostu poczekać na odpowiedź, to klucz do skutecznego korzystania z email remindera.

Zbyt częste przypomnienia o zaległych płatnościach czy spotkaniach mogą zaszkodzić relacjom, ale równie ważne jest, by pozostać w świadomości odbiorców, szczególnie gdy czekamy na ich reakcję.

Dlatego warto znać balans – kiedy przypomnieć, a kiedy dać trochę czasu. Oto pięć sytuacji, w których wysłanie email remindera to najlepszy wybór.

1. Zbliża się ważne wydarzenie

Pamiętasz potwierdzenie wydarzenia, które wysłałeś klientom kilka miesięcy temu? Ty może pamiętasz, ale Twoi klienci już niekoniecznie.

Proste przypomnienie typu „Już za X dni” pomoże odświeżyć ich pamięć i utrzymać zainteresowanie.

Email remindera warto wysyłać przed różnymi wydarzeniami, takimi jak:

• Konferencjami
  

• Webinariami
  

• Promocjami
  

• Rozmowami kwalifikacyjnymi
  

• Terminami składania aplikacji
  

• Szkoleniami sprzedażowymi
  

• Spotkaniami integracyjnymi

Nawet jeśli nie masz powodów, by sądzić, że odbiorca zapomniał o Twoim wydarzeniu, przypomnienie e-mailowe daje mu łatwy dostęp do kluczowych informacji, takich jak czas i miejsce. Dzięki temu wszyscy dotrą na czas i w odpowiednie miejsce.

2. Brak działania ze strony odbiorcy

Gdy ktoś nie odpowiada na follow-up lub nie realizuje zaplanowanego działania, warto delikatnie zachęcić go do podjęcia kolejnych kroków.

Na przykład, jeśli użytkownik nie dokończył procesu podwójnego potwierdzenia subskrypcji (ang. double opt-in), przypomnienie może pomóc upewnić się, że nic nie zostało przeoczone.

Przypomnienia o braku działania są coraz częściej wykorzystywane, szczególnie przez firmy, które wprowadzają bardziej rygorystyczne zasady dotyczące rejestracji kont, logowania czy zapisów do newsletterów.

Wysyłanie przypomnień użytkownikom, którzy nie ukończyli procesu uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA), zwiększa bezpieczeństwo. Dzięki temu prawdziwi właściciele kont mają pełny dostęp do swoich danych i mogą być świadomi prób logowania podejmowanych bez ich zgody.

Choć brak reakcji odbiorcy może być frustrujący, warto zawsze zachować profesjonalizm i uprzejmy ton w komunikacji. Skorzystaj z powyższych wskazówek, aby Twoje wiadomości były przyjazne, a zarazem zachęcały do działania.

3. Wygasające usługi i automatyczne odnawiania

Jeśli oferujesz usługę z terminem ważności, na przykład roczną subskrypcję, warto poinformować klientów o nadchodzącym wygaśnięciu lub terminach automatycznego odnowienia.

Dzięki temu klienci będą mieli czas na podjęcie decyzji, czy chcą kontynuować korzystanie z Twojej usługi, co poprawia ich doświadczenie i pokazuje, że zależy Ci na transparentności, a nie na „uwięzieniu” ich w usłudze.

Tego typu przypomnienia można łatwo zautomatyzować przy pomocy narzędzi CRM (ang. Customer Relationship Management) z funkcjonalnością e-mailową, takich jak Pipedrive. Warto rozważyć zaplanowanie dwóch przypomnień – pierwszego na miesiąc przed zakończeniem umowy i drugiego w ostatnim tygodniu.

4. Przypomnienia z odliczaniem

Przypomnienia z odliczaniem pokazują potencjalnym klientom, że mają ograniczony czas, aby skorzystać z oferty specjalnej Twojej firmy. W przeciwieństwie do innych rodzajów email reminderów (przypomnień e-mailowych), te tworzą poczucie pilności, które często inspiruje do szybkiego działania.

Na przykład, jeśli grupa obecnych klientów ma 48 godzin na odnowienie subskrypcji z 25% zniżką, wysłanie e-maila z animowanym zegarem odliczającym te 48 godzin może skłonić ich do przedłużenia subskrypcji na kolejny rok.

Oto przykład, jak to wygląda w przypadku Restream:

Możesz stworzyć liczniki czasu, podobne do tych w e-mailu Restream, korzystając z oprogramowania do marketingu e-mailowego lub dedykowanej aplikacji, takiej jak ActiveDEMAND.

5. Przypomnienie o dostawie

Przypomnienia o dostawie są kluczowe dla zapewnienia doskonałego doświadczenia klienta w e-commerce.

Informowanie klientów, kiedy mogą spodziewać się swojego zamówienia i jak zostanie ono dostarczone, pozwala im lepiej zaplanować odbiór, co przyspiesza realizację transakcji.

Przypomnienia o dostawie poprawiają także wizerunek Twojej marki. Badania DispatchTrack wykazały, że 80% konsumentów chce otrzymywać aktualizacje statusu dostawy, a połowa przypisuje negatywne doświadczenia z dostawą brakowi komunikacji, czyli braku przypomnień.

Dodatkowo, przypominając klientom o dostawie, możesz zaoferować im podobne produkty, które mogą ich zainteresować. Dzięki temu stwarzasz okazję do upsellingu lub cross-sellingu, jednocześnie informując ich o statusie zakupu.

Skuteczny email reminder: najlepsze praktyki

Oto lista najlepszych praktyk, które warto stosować przy pisaniu przypomnień:

Wybierz jasny temat wiadomości

Temat e-maila, który jasno określa cel wiadomości, znacznie zwiększy szanse na jej otwarcie. Na przykład, przypominając klientowi o wydarzeniu, warto umieścić nazwę wydarzenia w temacie wiadomości.

Możesz także używać mocnych słów i zwrotów, takich jak „ważne” czy „wymagana odpowiedź”, aby przyciągnąć uwagę czytelnika i wyróżnić się w zatłoczonej skrzynce odbiorczej.

Bądź przyjazny, ale konkretny

Wspominając, że klient mógł o czymś zapomnieć, ważne jest, aby zachować delikatność i przyjazny ton. W przeciwnym razie możesz zirytować odbiorcę.

Jednak warto unikać przesady, aby nie wyjść na nieszczerego. Pamiętaj, że to relacja biznesowa, a Twoim celem jest przypomnienie o istotnych kwestiach, a nie nawiązywanie przyjaźni.

Stosuj zwięzłość

Zwięzłość jest kluczowa w każdej kampanii e-mailowej, a w przypadku przypomnień ma szczególne znaczenie. Nikt nie przeczyta Twojego remindera, jeśli będzie ono przypominało „ścianę tekstu”.

Twoi odbiorcy nie będą zainteresowani, jeśli przeczytanie wiadomości zajmie im więcej niż kilka minut. Dlatego warto od razu przejść do sedna sprawy.

Dodaj wezwanie do działania

Nawet jeśli głównym celem jest przypomnienie o czymś, zawsze warto dodać element, który zachęci odbiorcę do zaangażowania lub udzielenia informacji zwrotnej.

Dodanie przycisku wezwania do działania (CTA) w treści wiadomości lub na końcu e-maila ułatwi odbiorcy podjęcie odpowiednich kroków lub rozwiązanie problemu.

Znajdź odpowiedni czas na wysyłkę

Timing może być kluczowym elementem sukcesu e-maila. Czas, który odczekasz przed wysłaniem delikatnego przypomnienia, w dużej mierze zależy od sytuacji.

Na przykład, w przypadku przypomnień o płatnościach dzień po terminie jest zwykle odpowiednim czasem.

Czekanie zbyt długo z wysłaniem przypomnienia może zmniejszyć szanse na uzyskanie odpowiedzi. Im więcej czasu mija, tym mniej Twoi klienci pamiętają o konieczności podjęcia działania.

Świetnym rozwiązaniem jest testowanie A/B daty i godziny wysyłki. Oznacza to wysłanie dwóch wersji przypomnienia do różnych segmentów odbiorców, zmieniając jeden element na raz, a następnie analizę wyników, takich jak wskaźnik otwarć, aby dowiedzieć się, która wersja działa lepiej.

Idealny czas na wysyłkę skutecznego e-maila może różnić się w zależności od przypadku, na przykład na początku lub na końcu dnia roboczego.

W razie potrzeby przypomnij ponownie

Niezależnie od tego, czy przypomnienie dotyczy zaległej płatności, czy premiery produktu, nie obawiaj się wysłać przypomnienie ponownie, jeśli uważasz, że Twoja wiadomość jest ważna, pomocna i warta przeczytania.

Połączone z odpowiednim timingiem, drugie przypomnienie może skłonić klientów do podjęcia działania, nawet jeśli oznacza to poinformowanie Cię, że nie są zainteresowani.

Wykorzystaj to jako okazję marketingową

Kiedy to możliwe i w odpowiednim kontekście, dodaj obrazy lub linki do promowanych produktów, zapowiedz nadchodzące oferty lub zachęć do dołączenia do swoich kanałów w mediach społecznościowych.

Pamiętaj, aby upewnić się, że dodawane obrazy mają odpowiedni rozmiar i są zoptymalizowane pod kątem różnych dostawców usług e-mailowych, takich jak Gmail, Outlook czy iCloud. Słabe wrażenia wizualne mogą zniechęcić odbiorców do Twojej marki i skierować ich do konkurencji.

Jak napisać email reminder w mniej niż 10 minut

Przedstawiliśmy już kilka najlepszych praktyk dotyczących pisania przypomnień e-mailowych, ale cały proces nie musi zajmować Ci dużo czasu. Oto kroki, jak szybko stworzyć e-mail, który skutecznie zachęci odbiorców do działania:

Krok 1. Przywitaj się z odbiorcą

Jeśli Twoja grupa docelowa to głównie młodsze osoby, nie bój się używać bardziej swobodnego tonu. Zbyt formalny język może je zniechęcić.

Natomiast w kontaktach z prezesami czy dyrektorami wykonawczymi lepiej sprawdzi się bardziej uprzejmy i powściągliwy styl.

To, jak zaczynasz e-maila, jest ważne, ponieważ nadaje ton całej wiadomości.

Krok 2. Napisz treść główną

Po stworzeniu odpowiedniego powitania czas przejść do głównego celu e-maila. Możesz podzielić treść przypomnienia na dwie wyraźne części:

• Wyjaśnienie przypomnienia.
  Po powitaniu bądź precyzyjny i zwięzły. To właśnie dlatego odbiorca otworzył e-mail. Wyjaśnij swój problem lub wydarzenie w krótkich, łatwych do przeczytania zdaniach, aby odbiorca od razu zrozumiał, o co chodzi.
  

• Wezwanie do działania.
  Po przedstawieniu głównego powodu e-maila, dodaj przycisk CTA lub link, który ułatwi odbiorcom podjęcie dalszego działania. Ostatnią rzeczą, jaką chcesz, to zirytowanie odbiorców koniecznością szukania kolejnego kroku. Na przykład, jeśli chodzi o zaległą płatność, dodaj bezpośredni link do ich konta, aby mogli od razu uregulować należność.

Krok 3. Dodaj wykończenie

Oferowanie powiązanych treści lub przydatnych zasobów to doskonały sposób na pokazanie użytkownikom, że Ci na nich zależy. Na przykład, wysyłając przypomnienie o zbliżającym się zakończeniu oferty, możesz promować swoje flagowe produkty.

Chociaż to świetna okazja do promocji firmy, pamiętaj, by zachować kontekst. Na przykład, nie wysyłaj kuponów rabatowych w przypomnieniach o płatnościach dla subskrybentów.

Zaproszenie klientów do dołączenia do Twoich mediów społecznościowych to kolejny sposób na budowanie obecności marki i zaangażowania. Na koniec, nie zapomnij o odpowiednim zakończeniu wiadomości, takim jak „dziękuję” lub „z poważaniem”, aby nadać e-mailowi profesjonalny charakter.

FAQ: Najczęściej zadawane pytania o email reminder

Im więcej tworzysz i projektujesz przypomnienia e-mailowe, tym większą wprawę w tym zyskasz. Oto kilka często zadawanych pytań, które pomogą Ci uczyć się jeszcze szybciej:

Podsumowanie

Wytyczne, najlepsze praktyki i przykłady email reminderów, które omówiliśmy, powinny pomóc Ci stworzyć skuteczną wiadomość przypominającą.

Aby mieć pewność, że Twoje przypomnienia e-mailowe są efektywne, wypróbuj różne elementy wiadomości w testach A/B.

Bez względu na to, czy chcesz sprawdzić różne tematy wiadomości, czy daty wysyłki, narzędzia raportowania Twojego dostawcy e-mailowego pozwolą Ci szybko porównać wyniki i dowiedzieć się, co działa najlepiej.