Jak napisać e-zaproszenie na wydarzenie (z szablonami)

Szablony i przykłady e-zaproszeń na wydarzenia

Planowanie wydarzenia to wyczerpujący proces. Od pomysłu przez planowanie aż po realizację jest jedna rzecz, której nie może zabraknąć: goście.

Jest jeszcze jedna rzecz, której większość gości nie ma za dużo: czas. Dlatego stworzenie idealnego, zwięzłego e-zaproszenia na wydarzenie jest kluczowe.

W tym artykule pokażemy, jak wygląda skuteczne e-zaproszenie. Udostępnimy również przykłady i szablony dla różnych okazji, aby pomóc Ci poprawić kampanie marketingowe związane z wydarzeniami.

Co czyni e-zaproszenie skutecznym?

Niezależnie od tego, czy używasz szablonu, czy kodujesz od podstaw, istnieje kilka rzeczy, które sprawiają, że e-zaproszenie jest bardziej skuteczne.

Oto kilka pomysłów na strukturę i branding, które mogą poprawić wydajność Twojego e-zaproszenia.

Imię nadawcy

Zaproszenia na wydarzenia wysyłane z adresu email Twojej firmy, a nie prywatnego adresu, mają większe szanse przyciągnąć uwagę czytelnika. Wynika to z faktu, że emaile firmowe mają większy autorytet i zapewniają gości, że wydarzenie jest oficjalne i sponsorowane przez Twoją firmę.

Używaj nazwy firmy jako imienia nadawcy na zaproszeniach. Alternatywnie, jeśli chcesz, aby zaproszenia pochodziły od osoby, umieść nazwę firmy w temacie emaila.

Temat emaila

Przy ponad 300 miliardach emaili wysyłanych i odbieranych każdego dnia skrzynki odbiorcze są zwykle zapchane. Jeśli chcesz, aby Twoje zaproszenie się wyróżniało, tematy Twoich emaili muszą zachęcać do kliknięcia.

Temat e-zaproszenia powinien zawierać najbardziej ekscytujące i interesujące aspekty Twojego wydarzenia, aby zwiększyć wskaźniki otwarć. Na przykład: „Chcesz zobaczyć naszego CEO spacerującego po linie nad jeziorem ognia?”.

Oszczędź mniej interesujące szczegóły wydarzenia na samego emaila i skup się na napisaniu chwytliwego tematu. To kluczowa część każdej strategii marketingu emailowego.

Tekst podglądu

Tekst podglądu wyświetla się bezpośrednio obok lub poniżej tematu. Ten tak zwany „drugi temat” daje Ci drugą szansę na wyjaśnienie, co jest w treści emaila i zachęcenie odbiorców do jego otwarcia.

Chociaż nie ma magicznej formuły na temat i tekst podglądu, która zagwarantuje uwagę Twojej publiczności, skup się na byciu ekscytującym i informacyjnym oraz uwzględnij nazwę wydarzenia. Na przykład: „Dołącz do nas na naszą spektakularną „Noc w wesołym miasteczku” w przyszłym miesiącu”.

W ten sposób czytelnicy będą wiedzieć, dlaczego klikają i czego się spodziewać. To będzie miało duży wpływ na wskaźniki kliknięć Twojego emaila.

Logo nagłówka

Jeśli odbiorca emaila przegapi imię nadawcy, logo nagłówka może przypomnieć mu, czyje zaproszenie właśnie otworzył. Twój projekt logo jest sercem Twojej marki, więc upewnij się, że jest ono wyeksponowane w kampaniach zaproszeniowych.

Tożsamość marki

Logo Twojej firmy nie jest jedynym elementem tożsamości marki, który powinien znaleźć się w projektach zaproszeń. Musisz także uwzględnić kolory, czcionki i styl zdjęć Twojej firmy.

Prezentowanie spójnych elementów marki pomoże Twoim e-zaproszeniom na wydarzenia budować na świadomości marki generowanej przez inne działania marketingowe. W końcu wydarzenia mogą być kosztowną inwestycją, więc upewnienie się, że są zgodne z ogólnymi wysiłkami marketingowymi i procesami, pomoże podnieść ich wartość.

Zawartość emaila

Choć treść Twoich e-zaproszeń na wydarzenia musi być funkcjonalna, musi być także ekscytująca. Powód, dla którego ludzie powinni uczestniczyć w Twoim wydarzeniu, a nie tylko jak i kiedy, powinien być na pierwszym miejscu w projekcie i treści Twojego emaila.

Nawet jeśli uważasz, że przekazałeś swój punkt widzenia, zadaj sobie pytania:

• Czego Twoja publiczność szuka w wydarzeniu?

• Czy motywujesz ludzi do uczestnictwa w wydarzeniu?

• Czy brzmi ono interesująco?

• Czy Twoja propozycja celu i jej największe zalety są wyeksponowane?

• Czy chciałbyś uczestniczyć w tym wydarzeniu, gdybyś go nie organizował?

Jeśli masz światowej sławy mówcę lub otwarty bar, wspomnij o tym w zaproszeniu, aby wzbudzić zainteresowanie i ekscytację.

Media multimedialne

Niektóre aspekty wydarzenia wyglądają lepiej niż brzmią. Podkreślając takie parametry jak lokalizacja i gadżety, powinieneś pokazać, a nie opowiadać.

Multimedia takie jak zdjęcia miejsca lub filmy z mówcami, prawdopodobnie bardziej zmotywują uczestników do przyjścia niż opis tekstowy.

Staraj się, aby treść była zwięzła, ponieważ czytelnicy mogą inaczej stracić zainteresowanie i zamknąć emaila. Minimalistyczne zdjęcie, film lub gif może zredukować liczbę słów potrzebnych do prezentacji. Zawsze możesz wysłać bardziej szczegółowy email przypominający później, jeśli to konieczne.

Układ emaila

Przestrzeń jest na wagę złota w zaproszeniach na wydarzenia, więc wybierz szablon e-zaproszenia, który jest zwięzły, a także ma widoczny przycisk wezwania do działania (CTA), prowadzący do strony docelowej.

Jeśli nie przekonasz ludzi do uczestnictwa w swoim wydarzeniu w pierwszych kilku akapitach, dodanie pięciu dodatkowych nie pomoże.

Podpis stopki

Rozpocząłeś zaproszenie na wydarzenie swoim imieniem i logo, więc staraj się zakończyć je w ten sam sposób.

Uwzględnienie nazwy marki, kolorów, logo, numeru telefonu i linków do mediów społecznościowych w stopce pozwala niezdecydowanym czytelnikom sprawdzić Cię online. Większą ilością informacji mogą zostać przekonani do uczestnictwa w Twoim następnym wydarzeniu.

Rodzaje wydarzeń i e-zaproszeń

Różne wydarzenia mają różne aspekty promocyjne, podobnie jak emaile, które wysyłasz na ich temat.

Aby ułatwić pracę Twojemu zespołowi ds. organizacji, przygotowaliśmy kilka wskazówek i szablonów. Dzięki tym radom i przykładom możesz być pewien, że wysyłasz najlepsze możliwe zaproszenie.

Webinary

Te interaktywne seminaria online oferują pracownikom biurowym szybki sposób na uzupełnienie informacji związanych z branżą. Użyj zaproszenia, aby upewnić się, że Twoja publiczność wie, dlaczego warto wziąć udział w tym webinarze.

Skup się na wyjaśnieniu, czego uczestnicy się nauczą. Przejdź do sedna korzyści płynących z webinaru, podkreślając dokładnie, co uczestnicy otrzymają w zamian za godzinę lub dwie spędzone z Twoim zespołem.

Możesz użyć tego szablonu e-zaproszenia jako przypomnienia o nadchodzącym webinarze:

Ekskluzywne wyprzedaże

Niezależnie od tego, czy odbywają się online, czy offline, ekskluzywne wyprzedaże pozwalają stworzyć poczucie pilności, jednocześnie traktując najlepszych klientów VIP.

Jednak zaproszenia na wyprzedaże muszą wyglądać na coś więcej niż tylko chwyt na kasę.

Skup się na ekskluzywności wydarzenia oraz korzyściach i rabatach.

Jeśli oferujesz darmowy prezent przy zakupie lub 50% zniżki dla pierwszych klientów, podkreślenie tej oferty w zaproszeniu na wydarzenie może potencjalnie zwiększyć frekwencję. Pamiętaj, aby nie oszczędzać na drobnym druku, ponieważ klienci powinni znać szczegóły przed dokonaniem zakupu.

Oto jak może wyglądać e-zaproszenie na ekskluzywną wyprzedaż:

Premiera produktu

Ogłaszanie nowego produktu światu może być ekscytujące (i stresujące) dla firmy. Kiedy wprowadzisz do tego publiczność, premiera produktu może być zniechęcającym zadaniem.

Niezależnie od tego, czy zapraszasz ludzi do dołączenia osobiście, czy za pośrednictwem transmisji na żywo, chcesz wywołać szum bez zdradzania niespodzianki.

Podczas gdy webinary i ekskluzywne wyprzedaże wymagają, abyś był otwarty na to, dlaczego uczestnicy powinni się pojawić, premiery produktów potrzebują odrobiny tajemnicy.

Pamiętaj: cel premiery to duże, efektowne ogłoszenie. Staje się to prawie niemożliwe, jeśli Twoje zaproszenia na wydarzenie zdradzają za dużo.

Oto inspirujący szablon e-zaproszenia na premierę produktu:

Konferencje

Niezależnie od tego, czy skupiasz się na szkoleniu podczas seminarium, czy eksponujesz produkty na targach, organizacja konferencji i wydarzeń biznesowych może zwiększyć Twój autorytet w branży.

E-zaproszenia na seminaria powinny podkreślać kluczowe wnioski. Jeśli masz wysokoprofilowych mówców prezentujących lub na panelach, wspomnienie ich w e-zaproszeniach może zachęcić ludzi do zakupu biletów na nadchodzące wydarzenie.

Jeśli organizujesz branżowe targi, uwzględnij firmy uczestniczące jako sponsorów oraz wszelkie odpowiednie sesje edukacyjne, które będą prowadzić. Możesz być nieco bardziej niszowy, ponieważ uczestnicy będą zazwyczaj ograniczeni do konkretnej branży.

W przypadku wszystkich wydarzeń konferencyjnych nie bój się wyjść poza biznes. Jeśli organizujesz afterparty lub wydarzenia po godzinach, promuj je jako okazje do nawiązywania kontaktów. To podkreśli dodatkową wartość Twoich konferencji poza tym, co jest mówione na stoiskach lub scenach.

Oto szablon e-zaproszenia na konferencję:

Wręczanie nagród

Chcesz uczcić gwiazdy swojej branży, klientów lub firmy? Wręczanie nagród to sposób na okazanie wdzięczności i zdobycie lojalności.

Przy wręczaniu nagród uczestnicy powinni znać ich kategorie, nominowanych oraz wszelkie atrakcje towarzyszące wydarzeniu.

Jeśli ktoś jest nominowany, nie powinien dowiadywać się tego z Twojego e-zaproszenia na wydarzenie. Powinien zostać wysłany osobny email informujący do nominowanych, aby nie byli ostatnimi, którzy się o tym dowiedzą.

Oto jak może wyglądać e-zaproszenie na wręczenie nagród:

Wydarzenia dla klientów

Nagrody to nie jedyny sposób, aby okazać klientom trochę uznania. Wydarzenia dla klientów zbierają Twoich najważniejszych patronów w jednym miejscu.

Chociaż te okazje mogą mieć element szkoleniowy, najważniejsze są kontakty międzyludzkie.

Poinformuj klientów, że cieszysz się na spotkanie z nimi. Wyjaśnij, kogo mogą się spodziewać i co jeszcze będzie obejmować wydarzenie. Klienci są tutaj gwiazdami, więc Twoje e-zaproszenie powinno podkreślać ich znaczenie.

Oto przykład e-zaproszenia na wydarzenie dla klientów:

Retreaty i programy motywacyjne dla kadry zarządzającej

Te ekskluzywne wydarzenia dają największym graczom w Twojej organizacji szansę na rozmowy o strategii w połączeniu z czasem na relaks. Mieszanka biznesu i wypoczynku sprawia, że te wydarzenia są unikalne. Również sposób, w jaki układasz zaproszenia, jest ważny.

Podkreśl lokalizację i czas na wypoczynek oraz przedstaw harmonogram biznesowych elementów wydarzenia korporacyjnego. To sprawi, że uczestnicy poznają plan przed kliknięciem „Wezmę udział”.

Oto próbka zaproszenia:

Wydarzenia charytatywne

Wydarzenia charytatywne i zbiórki funduszy mogą stanowić okazję do nawiązywania kontaktów i zarządzania relacjami. Niezależnie od tego, czy Twoja firma chce przeprowadzić wydarzenie wewnętrznie, czy zaprosić gości z zewnątrz do dołączenia, wyraźnie określ cel w swoim e-zaproszeniu.

Nieokreślone wydarzenie charytatywne bez rzeczywistego celu może być dobrą zabawą, ale nie sprawia dobrego wrażenia. Jest to szczególnie ważne, jeśli Twoja firma stara się rozwijać swoje wysiłki filantropijne.

Oto przykład przemyślanego e-zaproszenia na wydarzenie charytatywne:

Wydarzenia integracyjne

Nie tylko kadra zarządzająca korzysta z łączenia pracy i zabawy. Wydarzenia integracyjne na dużą skalę gromadzą różne działy, aby ułatwiać nawiązywanie kontaktów.

Oprócz oferowania możliwości networkingowych wydarzenia integracyjne mogą również wzmacniać kulturę i markę Twojej firmy. Twój pomysł może być tak prosty jak „happy hour” w biurze lub brunch, a wszystko zaczyna się od e-zaproszeń, które wysyłasz.

Zacznij od wykorzystania logo marki, kolorów, czcionek, obrazów, wizualizacji, komunikatów i treści. To zapewnia poczucie autentyczności, a także przygotowuje pracowników na wszelkie działania związane z budowaniem kultury firmy.

Oto inspirujący szablon e-zaproszenia na wydarzenie integracyjne:

Imprezy

Sama praca bez rozrywki może wprawiać zarówno Twoich pracowników, jak i klientów w zły nastrój. Więc kiedy planujesz imprezę świąteczną lub świętujesz rocznicę, wielkie otwarcie lub inne ważne wydarzenie, upewnij się, że Twoje e-zaproszenia są zabawne.

Możesz uwzględnić elementy humorystyczne, takie jak:

• Organizacja wymiany prezentów „Secret Santa” na świąteczną imprezę

• Wybór nostalgicznego motywu na imprezę dla emerytów

• Wysyłanie zabawnych zaproszeń na imprezy zaręczynowe lub wesela dla nowego partnerstwa marki

• Wykorzystanie zaproszeń urodzinowych w tematyce dziecięcej na rocznicę startupu

Nie obawiaj się być trochę bardziej kreatywny przy pisaniu zaproszeń (oczywiście wciąż zachowując odpowiedni ton).

Oto prosty szablon e-zaproszenia na imprezę:

Jak stworzyć e-zaproszenie

Aby stworzyć e-zaproszenie, wykonaj te trzy kroki:

• Wybierz profesjonalny i atrakcyjny wizualnie szablon emaila

• Dostosuj treść do szczegółów wydarzenia, daty, godziny, miejsca i instrukcji RSVP

• Spersonalizuj zaproszenie, podaj interesujący temat emaila i upewnij się, że jest on przyjazny dla urządzeń mobilnych, aby zapewnić bezproblemowe odczytanie

Jak formalnie przyjąć zaproszenie

Aby formalnie przyjąć zaproszenie, odpowiedz szybko i wyraź wdzięczność za zaproszenie. Używaj formalnego języka, zwracaj się do nadawcy z szacunkiem, potwierdź obecność i zapytaj o dodatkowe szczegóły, jeśli to konieczne. Rozważ użycie formalnego tonu i formatu, na przykład: „Szanowny [Imię nadawcy], jestem zaszczycony zaproszeniem na [wydarzenie].”

Jak napisać email RSVP

Aby napisać email RSVP, zacznij od formalnego powitania, wyraź wdzięczność za zaproszenie i szybko potwierdź obecność lub przeproś za nieobecność. Użyj jasnego języka i podaj wszelkie wymagane informacje, takie jak preferencje dietetyczne lub szczegóły dotyczące osoby towarzyszącej. Podziękuj nadawcy za zaproszenie i zakończ grzecznościowym zdaniem, na przykład: „Nie mogę się doczekać uczestnictwa w wydarzeniu!”

Podsumowanie

Bez względu na rodzaj zaproszenia, które wysyłasz, skup się na swojej docelowej publiczności i osobach, które zapraszasz. Twoje e-zaproszenia powinny wzbudzać ekscytację, ale być wystarczająco informacyjne, aby uczestnicy poznali wszystkie ważne szczegóły. Oto kilka wskazówek, które pomogą ulepszyć Twoje e-zaproszenia:

• W przypadku e-zaproszeń na webinary, wyjaśnij, czego uczestnicy się nauczą, zanim poświęcą popołudnie na uczestnictwo

• W przypadku wyprzedaży selektywnych, poczucie ekskluzywności może być tak samo ważne jak rabat

• Jeśli chodzi o premiery produktów, ludzie są bardziej podekscytowani oczekiwaniem niż samą wiadomością

• W przypadku konferencji podaj listę wniosków z góry, jednocześnie podkreślając możliwości nawiązywania kontaktów

• Dla większości uczestników nagrody są równie ważne jak rozrywka oraz sami zwycięzcy

• Jeśli chcesz zorganizować wydarzenie dla klientów, skup się całkowicie na ich doświadczeniu

• Wydarzenia charytatywne mogą być bardzo przyjemne, ale ludzie będą sceptyczni, jeśli cel zostanie zagubiony w treści emaila z zaproszeniem

• Podczas retreatów dla kadry zarządzającej, daj największym graczom szansę na relaks, ale ustal również oczekiwania dotyczące produktywności

• Kiedy chcesz zorganizować wydarzenie integracyjne, umieść swoją markę na pierwszym miejscu, aby uczynić swoje wysiłki bardziej autentycznymi

• Jeśli chodzi o imprezy, najważniejszą zasadą jest pamiętanie o dobrej zabawie

Zainspiruj się emailami z wydarzeniami, które otrzymujesz. W których najbardziej chcesz uczestniczyć i dlaczego? Jeśli niektóre z nich nie dają Ci pewności, jak formalnie przyjąć zaproszenie, to nie jest dobry znak – instrukcje dotyczące RSVP powinny zawsze być jasne.

Jeśli nie chciałbyś otrzymać swoich e-zaproszeń na wydarzenia, to prawdopodobnie Twoi odbiorcy i subskrybenci również nie będą chcieli. Orientuj się na ludzi i obserwuj, jak frekwencja na Twoich wydarzeniach rośnie.