Szablon pipeline sprzedażowego: Bezpłatne pobieranie i szczegółowy przewodnik

Pipeline sprzedażowy daje wizualny przegląd, gdzie znajdują się potencjalni klienci na ścieżce zakupu. Jednak musisz zarządzać swoim pipeline ostrożnie, aby dostarczał konsekwentnie przydatnych informacji.

W tym artykule dowiesz się, dlaczego potrzebujesz lejka sprzedażowego, jak korzystanie z arkusza kalkulacyjnego jest świetnym punktem wyjścia i jak zorganizować się dzięki bezpłatnemu szablonowi pipeline sprzedażowego dla Excela.

Pokażemy również, jak ulepszenie do narzędzia zarządzania relacjami z klientami (CRM) poprawia produktywność i wyniki sprzedaży.

Co to jest pipeline sprzedażowy?

Pipeline sprzedażowy to zorganizowany sposób wizualizacji i śledzenia leadów sprzedażowych lub potencjalnych klientów, gdy przechodzą przez ścieżkę zakupu.

Od „generowania leadów” do „zdobycia transakcji” każdy etap w pipeline jest jasno zdefiniowany. Ta zwiększona widoczność pomaga usprawnić operacje sprzedażowe, ostatecznie zmniejszając odpływ i maksymalizując konwersję.

Aby lepiej zrozumieć, oto jak wygląda widok pipeline w Pipedrive:

Trackery pipeline dają łatwy do zrozumienia, bieżący przegląd wydajności zespołów. Na przykład, jeśli jeden sprzedawca przewyższa resztę członków zespołu, możesz ocenić działania tego przedstawiciela i wdrożyć te same taktyki sprzedażowe w całym zespole. To samo dotyczy zaprzestania działań, które nie przynoszą rezultatów.

Pipeline również pomaga zajętym sprzedawcom zachować porządek. Przeglądając swój pipeline, przedstawiciele mogą łatwo zobaczyć, gdzie znajduje się każda transakcja i jakie działanie następuje następne. Rezultatem jest zwiększona produktywność i poprawa wyników sprzedaży.

Wiele osób wizualizuje swój pipeline sprzedażowy jako lejek, co prowadzi do powszechnego błędnego przekonania, że pipeline sprzedażowy i lejek sprzedażowy są zawsze wymienne. Chociaż oba dają przegląd procesu sprzedaży i jego różnych etapów, podejście i cel różnią się nieco:

Odatkowo pipeline przedstawia perspektywę sprzedawcy, podczas gdy lejek koncentruje się na perspektywie kupującego. Oto przykład lejka sprzedażowego oprogramowania jako usługi (SaaS):

Zarówno pipeline, jak i lejek są przydatnymi narzędziami do zrozumienia i poprawy procesu sprzedaży. Jednak pipeline sprzedażowy jest najlepszym wyborem dla zobrazowania, gdzie znajdują się transakcje w procesie i jakie są idealne następne kroki przedstawicieli.

Dlaczego potrzebujesz pipeline sprzedażowego

Twoja firma już ma pipeline, nawet jeśli o tym nie wiesz. To dlatego, że członkowie zespołu stosują podobne procedury podczas interakcji z leadami i potencjalnymi klientami.

Jednak aktywne dokumentowanie cyklu sprzedaży i procesów może pomóc przedstawicielom zorganizować nowe leady wchodzące do pipeline i śledzić konkretne działania. Na przykład przedstawiciele mogą określić moment, w którym lead jest kwalifikowany lub dokładnie, ile razy i za pośrednictwem jakich kanałów kontaktowali się ze swoimi potencjalnymi klientami.

Dokumentowanie takich działań sprzedażowych eliminuje domysły i zachęca do bardziej ustrukturyzowanego procesu na wszystkich etapach. Pipeline jest sposobem na odzwierciedlenie tych działań poprzez etapy pipeline sprzedażowego, aby były one śledzone. To motywuje przedstawicieli do podejmowania odpowiednich, przemyślanych działań zamiast szerokich, nieokreślonych kroków.

Poprzez zbieranie kluczowych informacji i danych sprzedażowych, sprzedawcy mogą łatwo zidentyfikować, które leady wymagają pielęgnacji. To pomaga im priorytetyzować, do kogo się zwrócić, kiedy umawiać spotkania, kiedy robić follow up i jakie kroki podjąć, aby przesunąć transakcję do przodu.

Mogą również łatwiej oddzielić gorące leady od zimnych, co redukuje czas zmarnowany na próby sprzedaży potencjalnemu klientowi, który nie pasuje do idealnego profilu klienta (ICP).

Ostatecznie dobrze zarządzany, udokumentowany i dostępny pipeline umożliwia optymalizację i automatyzację procesów. Pomaga ustalać realistyczne cele i wybierać kluczowe wskaźniki do śledzenia, redukować wąskie gardła, poprawiać wyniki sprzedaży i zwiększać przychody.

Kiedy używać arkusza kalkulacyjnego jako szablonu pipeline sprzedażowego

Łatwo jest poczuć się przytłoczonym nadmiarem dostępnych narzędzi sprzedażowych. Podczas gdy dedykowane rozwiązanie CRM oferuje wiele korzyści, menedżer sprzedaży nadzorujący mały zespół z kilkoma transakcjami może zarządzać procesem sprzedaży za pomocą prostego szablonu pipeline sprzedażowego – przynajmniej na początek.

Jeśli śledziłeś swój pipeline na kartce papieru lub w głowie, przejście na arkusz Excel lub Google Sheets to mile widziane ulepszenie. Arkusze kalkulacyjne są doskonałym narzędziem początkowym do zarządzania danymi transakcji zespołu, w tym wielkością transakcji, etapem sprzedaży, rentownością, prognozą sprzedaży ważoną i kluczowymi informacjami o potencjalnych klientach.

W ramach pipeline w arkuszu kalkulacyjnym łatwo jest zobaczyć ogólny przegląd wszystkich bieżących transakcji i podejmować decyzje oparte na danych. To pomoże śledzić postępy zespołu i usprawnić codzienne procesy, uwalniając cenny czas i energię, które można ponownie zainwestować w zarządzanie zespołem.

Efektywne zarządzanie sprzedażą wymaga równomiernego skupienia się na operacjach sprzedaży, strategii i analizie. Utknąć w powolnych procesach w jednym obszarze odbiera cenną uwagę od pozostałych dwóch.

Jedną z największych zalet jest to, że arkusz kalkulacyjny wykonuje za Ciebie obliczenia. Staje się to kluczowe, gdy się skalujesz, zwłaszcza jeśli Twój zespół obsługuje wiele transakcji na różnych etapach z różnymi prawdopodobieństwami zamknięcia.

Jednocześnie pomaga to również monitorować proces sprzedaży. W jednym momencie możesz śledzić wszystkie działania sprzedażowe i postępy przedstawicieli, a także wielkość transakcji i prognozy sprzedaży.

Możesz także dostosować szablon pipeline sprzedażowego do unikalnych wymagań Twojego biznesu. Dodanie etapów i modyfikowanie formuł, aby odpowiadały Twojemu procesowi i zachowaniom potencjalnych klientów, jest proste w większości narzędzi arkuszy kalkulacyjnych.

Najlepsze w arkuszach kalkulacyjnych jest to, że są darmowe do stworzenia. Nawet jeśli nie masz Microsoft Excel, istnieje wiele darmowych alternatyw, takich jak Open Office i Google Sheets.

Kiedy używać CRM do zarządzania pipeline sprzedażowym

Jeśli zarządzasz zespołem z wieloma transakcjami do obsługi, powinieneś rozważyć użycie dedykowanego oprogramowania do śledzenia sprzedaży, takiego jak narzędzie CRM.

CRM daje dostęp do zaawansowanych raportów i analiz, pomaga zespołowi współpracować przy transakcjach i zapewnia głębsze zrozumienie postępów w kierunku benchmarków i celów. Niektóre CRM oferują nawet konfigurowalne szablony pulpitów, które sprawiają, że wgląd w pipeline jest bardziej dostępny.

W miarę rozwoju zespołu, kluczowe jest dokumentowanie leadów i potencjalnych klientów w zorganizowany sposób. Sprzedawcy muszą szybko sortować indywidualne i zespołowe zapisy, aby śledzić sprzedaż i znaleźć potrzebne informacje. CRM-y oparte na chmurze, takie jak Pipedrive, pomagają zapewnić poprawność wprowadzanych danych. Wiele z nich integruje się również z platformami e-mail i kalendarzami, automatycznie aktualizując zapisy, gdy potencjalni klienci przechodzą przez pipeline.

Nawet jeśli prowadzisz startup lub małą firmę, przejście z arkusza kalkulacyjnego na CRM może przynieść ogromne korzyści. AGT Engineering & Operations zwiększyło swoje przychody o 161% w ciągu pierwszych dwóch lat po dokonaniu zmiany, podczas gdy Mybanker było w stanie potroić swój zespół sprzedaży dzięki nowemu narzędziu.

Bez względu na Twoją sytuację, przejście na CRM z wieloma integracjami, takim jak Pipedrive, może przynieść ogromne korzyści.

Dodatkowo, CRM można uzyskać i aktualizować zarówno z urządzeń stacjonarnych, jak i mobilnych. To pozwala przedstawicielom wprowadzać nowe informacje w drodze, co dodatkowo poprawia terminowość, odpowiedzialność i współpracę.

Spreadsheets w pipeline sprzedażowym

Co wchodzi w skład pipeline sprzedażowego?

Tworząc pipeline, dokumentuj główne kroki, przez które przechodzi Twój zespół w każdej sprzedaży.

Osiąganie rocznych celów lub zamknięcie dużej transakcji może wydawać się przytłaczające, ale rozbicie procesu na indywidualne kroki pomaga stworzyć mapę drogową.

Jasne, krok po kroku przewodniki pomagają przedstawicielom wizualizować i osiągać swoje cele. Ponadto, poprawią Twoje procesy zarządzania pipeline sprzedażowym, ponieważ możesz monitorować namacalne kroki, aby ocenić indywidualne i ogólne wyniki.

Zwróć szczególną uwagę na najbardziej wpływowe kroki. Nie martw się zbytnio o stworzenie idealnego pipeline w pierwszej iteracji. Twój pipeline jest dokumentem żyjącym i będzie się zmieniać wraz z ewolucją procesu.

Na tym etapie powinieneś uzyskać wkład całego zespołu sprzedaży. Pamiętaj, że to oni będą używać i aktualizować pipeline. To zaangażowanie zachęci ich do inwestowania w krótkoterminowy i długoterminowy sukces projektu.

Podczas gdy Twój pipeline może wyglądać inaczej, stwierdziliśmy, że istnieje kilka podstawowych elementów, które składają się na skuteczny pipeline sprzedażowy. Oto informacje, które będziesz potrzebować.

Podstawowe szczegóły

Pierwsze dwie kolumny w arkuszu to „nazwa transakcji” i „nazwa kontaktu”. Nie bierz tego za pewnik.

Jeśli jeden z Twoich przedstawicieli musi przejąć działania innego, nie chcesz stracić transakcji, ponieważ nikt nie wie, z kim się skontaktować.

Kto jest Twoim punktem kontaktowym? Czy jest wiele kontaktów? Czy potwierdziłeś, że rozmawiasz z właściwą osobą, czy jest ktoś inny w firmie, kto lepiej nadaje się do współpracy z Tobą?

Upewnij się, że Twoi sprzedawcy wiedzą, aby wprowadzać każdy szczegół, bez względu na to, jak mały się wydaje. To również podwaja się jako skuteczna strategia szkoleniowa w zakresie pozyskiwania potencjalnych klientów i kwalifikowania ich. Najlepsi przedstawiciele sprzedaży opanowują sztukę zbierania szczegółowych informacji na wczesnym etapie, aby uniknąć marnowania wysiłków na klientów o niskiej wartości.

Etap sprzedaży

„Etap sprzedaży” (lub „etap transakcji”) pomaga zidentyfikować, gdzie potencjalni klienci są w ścieżce zakupu.

Jakie etapy transakcji będą potrzebne dla Twojej firmy? Do tej pory przejrzałeś swój proces sprzedaży i przepływy pracy z zespołem (zobacz wyżej) i znasz indywidualne kroki, przez które przechodzą przedstawiciele, aby zamknąć transakcje.

Wiele z nich jest prostych, takich jak umawianie rozmowy czy wysyłanie propozycji sprzedaży. Inne kroki mogą być bardziej złożone i wymagać dalszych wyjaśnień.

Na przykład kontaktowanie się z leadem może obejmować wiele punktów styku na różnych platformach (np. mediach społecznościowych, takich jak LinkedIn, czy e-mail) i kwalifikowanie leadu może wymagać rozważenia kilku czynników.

Aby uniknąć zamieszania, upewnij się, że wszystkie etapy są jasne i precyzyjne, aby każdy przedstawiciel obsługujący transakcję wiedział, kiedy przesunąć ją w pipeline. To może oznaczać rozbicie złożonego etapu na bardziej zarządzalne kroki. Jednak unikaj posiadania zbyt wielu etapów, aby Twój zespół nie spędzał więcej czasu na aktualizacji pipeline niż na sprzedaży.

W naszym szablonie uwzględniliśmy te domyślne etapy:

• Pomysł: Potencjalny klient jest zidentyfikowany jako idealne dopasowanie do Twojego produktu lub usługi
  
  

• Kontakt: Przedstawiciel skontaktował się z potencjalnym klientem
  
  

• Wysłana propozycja: Potencjalny klient wykazał zainteresowanie i otrzymał propozycję
  
  

• Negocjacja warunków: Negocjowałeś warunki umowy
  
  

• Werbalne tak: Potencjalny klient zgodził się na propozycję, teraz muszą tylko podpisać

Możesz zmodyfikować te etapy, otwierając zakładkę „Instrukcje” w arkuszu kalkulacyjnym i zmieniając nazwę etapu.

Możesz również dodać dodatkowe etapy za pomocą „Menedżera nazw”. To sprawia, że każdy etap jest dostępny przez odpowiednie menu rozwijane, zapewniając, że Twój zespół konsekwentnie rejestruje te same etapy.

Wielkość transakcji

Jaką wartość ma transakcja? Mam nadzieję, że możesz użyć dokładnej liczby. Jeśli nie znasz jeszcze dokładnej wielkości transakcji, użyj średniej wielkości transakcji jako zastępstwa.

Jednak upewnij się, że Twoi sprzedawcy wiedzą, aby zaktualizować tę wartość, gdy pojawią się nowe informacje. Kluczowe jest, aby utrzymać ją na bieżąco, aby prognozy były jak najbardziej dokładne.

Prawdopodobieństwo

Transakcja nie jest zamknięta, dopóki potencjalny klient nie dokonuje zakupu. W szablonie każdy etap sprzedaży ma przypisane prawdopodobieństwo wygrania. Im dalej transakcja jest w procesie sprzedaży, tym większe szanse, że się zamknie.

Na przykład, leady, z którymi skontaktowano się, mają 25% prawdopodobieństwo zamknięcia, podczas gdy ci, którzy wyrazili „werbalne tak”, mają 90% prawdopodobieństwo. Arkusz kalkulacyjny automatycznie wypełnia prawdopodobieństwo w zależności od etapu.

Prawdopodobnie będziesz musiał zmienić prawdopodobieństwa, aby odzwierciedlić swoją firmę. Na przykład, niskobudżetowy produkt często ma większe szanse na zamknięcie niż wysokobudżetowe rozwiązanie korporacyjne.

To prosta sprawa zmiany formuły w odpowiedniej komórce. Aby uzyskać najdokładniejsze wyniki, opieraj swoją formułę na danych z przeszłości, a nie na domysłach.

Prognoza ważona

Jedną z zalet dobrze zarządzanego pipeline jest możliwość prognozowania przyszłej sprzedaży. Wiedza o tym, ile przychodu można oczekiwać w kwartale, pozwala podejmować mądre decyzje biznesowe i skupić uwagę we właściwych miejscach.

Zamiast próbować zgadywać, prognozowanie etapu okazji używa szczegółów pipeline, które już wypełniliśmy, aby przewidzieć łączny przychód.

Obliczenia prognozy w pipeline są automatyczne, uwzględniając zarówno wielkość transakcji, jak i prawdopodobieństwo zamknięcia. To pomaga unikać rozpraszania się ogromnymi transakcjami o niskich szansach na zamknięcie. Możesz skupić się na najwyższej jakości okazjach sprzedażowych.

Oczekiwana data zamknięcia

Aby prognoza była użyteczna, musisz również wiedzieć, kiedy transakcje prawdopodobnie się zamkną.

Niestety, nie jest to łatwe. Wiele przedstawicieli i potencjalnych klientów nie docenia, ile czasu zajmuje zamknięcie transakcji. Dodatkowo, im więcej osób zaangażowanych w decyzję zakupową, tym trudniej jest ustalić dokładną datę.

Najlepszym sposobem oszacowania daty zamknięcia jest przyjrzenie się poprzednim transakcjom i zobaczenie, ile czasu zajęło ich zamknięcie. Nawet wtedy data prawdopodobnie się zmieni w miarę postępu transakcji. Niemniej jednak, ważne jest, aby mieć na uwadze docelową datę, ponieważ to zachęca przedstawicieli do przesuwania transakcji do przodu. Łatwo jest stracić orientację i zaniedbać „pewną” transakcję.

Kontakt

Kontakt jest stosunkowo prosty. Kto zarządza transakcją z Twojej strony? Odpowiedź może się zmieniać w miarę postępu sprzedaży (np. przekazywanie od przedstawiciela rozwoju sprzedaży do menedżera konta), więc trzymaj to na bieżąco.

Śledzenie, kto obsługuje każdą transakcję, pozwala mierzyć wydajność zespołu i właściwie rozdzielać transakcje.

Co się dzieje dalej?

Zawsze powinieneś wiedzieć, co musi się wydarzyć następne. Jak możesz przesunąć potencjalnego klienta z obecnego etapu do następnego? Na przykład, potencjalny klient w etapie „pomysł” wymaga kontaktu od przedstawiciela. Potencjalny klient, z którym się skontaktowano, prawdopodobnie potrzebuje wiadomości follow-up.

Podobnie jak etapy sprzedaży, następne kroki muszą być jasne. Każdy powinien być w stanie spojrzeć na wyznaczony następny krok i wiedzieć, co jest wymagane, aby przejść dalej. Kroki nie powinny być skomplikowane, ale nie bój się być konkretnym. „Follow-up e-mail do 10/06” jest dużo bardziej przejrzystym poleceniem niż sam „Follow-up”.

Monitorowanie planowanych następnych kroków zachęca Twój zespół do bycia proaktywnym.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie pipeline sprzedażowym jest kluczowym krokiem do poprawy całego procesu sprzedaży i wzrostu przychodów. Najlepsze jest to, że nie musi być skomplikowane.

Prosty szablon arkusza kalkulacyjnego może dać Ci wszystko, czego potrzebujesz, aby zachować porządek, zidentyfikować obszary do poprawy i zarządzać zespołem bardziej efektywnie.