Aby skutecznie zarządzać zespołem sprzedażowym, musisz posiadać dane i mieć rygorystycznie przetestowaną strategię raportowania sprzedaży. Większość sprzedaży nie jest zamykana na jednym spotkaniu - wymagają one konsekwentnego śledzenia i monitorowania. Ten przewodnik wyjaśni ci, jak wykorzystać szablony raportów sprzedażowych, aby odkryć cenne informacje na temat pielęgnowania leadów i zamykania większej liczby transakcji. Omówimy również dziewięć przykładów raportów sprzedażowych z szablonami, które pomogą ci ocenić i prognozować cele zespołu.
Dlaczego raporty sprzedażowe są tak ważne dla twojego biznesu
Ty i twój zespół zajmujecie się różnorodnymi codziennymi działaniami sprzedażowymi. Aby wszystko działało sprawnie, musisz regularnie raportować i omawiać dane ze swoimi przedstawicielami.
Oto kilka głównych korzyści płynących z konsekwentnego, dogłębnego procesu raportowania sprzedaży.
Raporty pomagają wyrównać cele zespołu sprzedażowego i całej firmy
Działy, które priorytetowo traktują współpracę i komunikację, mają większe szanse na osiągnięcie pozytywnych wyników. LinkedIn zauważył, że 85% liderów rynku sprzedaży i marketingu uważa, że zbalansowanie tych dwóch elementów jest ich największą szansą na poprawę wyników biznesowych.
Wyznaczanie celów dotyczących wyników sprzedażowych i kwot opiera się na twoich danych. Dopóki twoi sprzedawcy nie będą wiedzieli, jakie są te cele i standardy, będą działać w ciemno.
Większa przejrzystość i odpowiedzialność wśród przedstawicieli
Menedżerowie sprzedaży muszą znać swoich najlepszych pracowników. To samo dotyczy przedstawicieli, którzy mogą mieć trudności. Jeśli nie wiesz, kto napędza twój zespół do przodu, a kto go hamuje, nie będziesz w stanie powielać produktywnych zachowań ani wprowadzać niezbędnych ulepszeń.
Twoi przedstawiciele muszą wiedzieć, gdzie stoją. Badania Gallupa wskazują, że zaangażowanie pracowników jest bezpośrednio związane z tym, jak dobrze menedżerowie rozwijają swoich pracowników.
Dobry proces zarządzania sprzedażą pomaga koordynować operacje sprzedażowe, motywować zespół i ostatecznie poprawiać wyniki zespołu sprzedażowego. Dzięki cotygodniowym raportom z działalności sprzedażowej i odprawom, przedstawiciele mogą pracować nad swoimi strategiami sprzedaży, co pozwala im zamiast tracić motywację, z czasem poprawiać swoje wyniki.
Promowanie kultury pracy zespołowej i współpracy
Chociaż przedstawiciele często napędzani są przez rywalizację, zespoły ostatecznie dążą do tego samego celu: zawarcia transakcji.
Dzielenie się danymi w zespole pomaga stworzyć niezbędne poczucie motywacji dla przedstawicieli, aby wspólnie osiągać swoje cele.
Bardziej dokładne prognozy sprzedaży i wyznaczanie celów
W czasach, gdy 60% przedstawicieli osiąga swoje cele sprzedażowe, każda drużyna może skorzystać na lepszych prognozach sprzedaży. Do tego służy m.in. nasz raport sprzedaży wzór.
Rzeczywiste dane oznaczają dokładniejsze projekcje dotyczące celów przychodowych ze sprzedaży, co wpływa na wszystko, od strategii sprzedaży po zatrudnianie przedstawicieli i nie tylko.
Dodatkowo raporty analizy sprzedaży, podkreślające wyniki i udane działania, mogą pomóc w priorytetyzacji działań prowadzących do zamkniętych transakcji. W zamian możesz ustalać bardziej dokładne i osiągalne cele sprzedażowe.
Korzyści z raportowania sprzedaży dla działań krótkoterminowych i długoterminowej strategii
Skuteczne raportowanie sprzedaży to nie tylko liczba sprzedaży. To potężne narzędzie, które napędza natychmiastowe korekty kursu i długoterminowe planowanie strategiczne. Przeanalizujmy, jak różne raporty sprzedażowe przyczyniają się do tego procesu:
Codzienne raporty sprzedażowe: skupienie na aktywności
Codzienne raporty dostarczają bieżącego podglądu działań sprzedażowych twojego zespołu. Śledzą metryki takie jak liczba wykonanych połączeń, wysłanych e-maili, umówionych spotkań i przeprowadzonych prezentacji.
Monitorując te poziomy aktywności, możesz wcześnie zidentyfikować potencjalne problemy. Na przykład nagły spadek liczby wykonanych połączeń może wskazywać na konflikt harmonogramu lub potrzebę dodatkowego szkolenia sprzedażowego. To pozwala na szybkie działanie, aby upewnić się, że twój zespół pozostaje na właściwej drodze.
Tygodniowe raporty sprzedażowe: identyfikacja trendów i wprowadzanie zmian
Tygodniowe raporty pozwalają dostrzec wzorce pojawiające się w nieco dłuższym okresie. Mogą ujawniać trendy takie jak wahania wskaźników konwersji, zmiany średniej wartości transakcji lub zmiany jakości leadów.
Dzięki tym danym możesz badać i rozwiązywać wszelkie niepokojące trendy, zanim znacząco wpłyną na twój lejek sprzedażowy.
Na przykład spadek wskaźników konwersji może skłonić cię do ponownego przeanalizowania twojej oferty sprzedażowej lub udoskonalenia procesu kwalifikacji leadów. Tygodniowe raporty umożliwiają szybkie i skuteczne wprowadzanie tych zmian.
Miesięczne raporty sprzedażowe: analiza całościowa i lepsze decyzje
Miesięczne raporty oferują szerszą perspektywę, ujawniając sezonowe trendy, stan lejka sprzedażowego w dłuższym okresie i ogólną skuteczność twoich strategii sprzedażowych.
Tutaj warto monitorować kluczowe metryki takie jak wzrost sprzedaży (miesiąc do miesiąca, rok do roku), wskaźniki zawartych transakcji i koszt pozyskania klienta (CAC). Te kompleksowe dane pozwalają podejmować świadome decyzje strategiczne.
Możesz zidentyfikować obszary do poprawy, dostosować cele sprzedażowe na podstawie realistycznych prognoz i efektywniej rozdzielać zasoby. A to wszystko ułatwia raport sprzedaży wzór.
9 przykładów raportów sprzedażowych, które twój zespół może faktycznie wykorzystać
Istnieje wiele różnych rodzajów raportów sprzedażowych. Prawdopodobnie będziesz potrzebować więcej niż jednego formatu raportu sprzedażowego, aby uzyskać pełny obraz strategii swojej firmy.
Kombinacja poniższych raportów sprzedażowych dla przedstawicieli może pomóc lepiej prognozować wyniki twojego zespołu.
1. Raport lejka sprzedażowego
Raport dotyczący lejka sprzedażowego obejmuje status i postęp transakcji twojego zespołu, wszystko podzielone na kwartały. Ten arkusz kalkulacyjny to prosty sposób na przewidywanie i prognozowanie transakcji w Microsoft Excel lub Google Sheets, jeśli nie masz jeszcze dedykowanego narzędzia do raportowania lub CRM.
Zamiast zagłębiać się w szczegóły twojego cyklu sprzedaży i indywidualnych wyników zespołu, ten skuteczny szablon raportu sprzedażowego bardziej koncentruje się na całościowym obrazie - czyniąc go idealnym zasobem do udostępniania osobom spoza zespołu sprzedażowego.
Jednak wraz z rozwojem zespołu będziesz musiał przejść na dedykowane rozwiązanie CRM, które otwiera możliwości współpracy zespołowej i pozwala dokładniej analizować indywidualne działania. Funkcje automatyzacji zadań w CRM również powinny wyeliminować niektóre czasochłonne prace administracyjne.
2. Cotygodniowy raport sprzedażowy
Oto przykład cotygodniowego raportu sprzedażowego stworzonego przy użyciu szablonu, który możesz otrzymać klikając w CTA na początku tego artykułu. Taki raport sprzedaży wzór jest niezbędny w każdej firmie.
Raportowanie cotygodniowe pozwala odkrywać trendy wśród twojego zespołu sprzedażowego bez nadmiernego nadzoru nad przedstawicielami. Ponadto twoje dane mogą stanowić punkty wyjścia do rozmów podczas cotygodniowych spotkań sprzedażowych lub odpraw.
Cotygodniowy raport sprzedażowy głównie bada wyniki i działania indywidualnych przedstawicieli. Na przykład kto zdobywa najwięcej leadów sprzedażowych? Kto wykonuje najwięcej połączeń wychodzących?
Możesz również używać cotygodniowych raportów sprzedażowych do monitorowania liczby spotkań i konwersji, aby upewnić się, że twój zespół działa na szczycie wydajności.
3. Miesięczny/kwartalny raport sprzedażowy
W tym raporcie skupiasz się na dużych trendach, ogólnym stanie twojego lejka i przychodach.
Plusem miesięcznego raportu sprzedażowego jest to, że dajesz swojemu zespołowi sprzedażowemu wystarczająco dużo czasu na zebranie wartościowych danych. Jeśli chcesz określić, co działa, a co nie, miesiąc lub dwa to zazwyczaj więcej niż wystarczająco czasu.
Na przykład stały spadek konwersji lub wykonanych połączeń miesiąc do miesiąca to powód do niepokoju, podczas gdy wzrost sprzedaży lub konwersji pokazuje, że robisz coś dobrze. Dokładne raportowanie pomoże ci określić, co i jak dalej robić.
To także kluczowy raport do udostępnienia poza twoim zespołem. Dostarcza ogólny przegląd tego, jak radzi sobie twój dział sprzedaży w kontekście firmy.
4. Raport postępu indywidualnego (lub zespołowego)
Tworzenie raportu sprzedażowego dla każdego przedstawiciela pozwala im posiadać swoje dane i wprowadza poczucie odpowiedzialności.
Indywidualne raportowanie daje ci jasny obraz najlepszych przedstawicieli i tego, co robią dobrze.
Poniżej znajduje się raport sprzedaży wzór dla mniejszego zespołu (podzielonego na wyniki indywidualne) w Pipedrive. Nasza platforma pozwala kontrolować uprawnienia i dostęp, jeśli chodzi o udostępnianie. Innymi słowy, możesz ograniczyć indywidualny dostęp do określonych raportów, dzięki czemu nie musisz martwić się o to, że przedstawiciele będą patrzeć koledze przez ramię.
5. Raport statusu leadów
W niektórych przypadkach możesz potrzebować szablonu raportu sprzedażowego dedykowanego pojedynczemu leadowi lub kontu.
Monitorowanie statusu leadów oznacza śledzenie każdej interakcji, która przybliża ich do stania się klientem. Taki raport daje ci listę działań do wykonania w celu pielęgnowania najbardziej wartościowych leadów.
6. Raport rocznego planu sprzedaży
Trudno przewidzieć przyszłość (zwłaszcza w dzisiejszym klimacie). Raporty z poprzednich planów sprzedaży mogą pomóc ci stworzyć przydatny plan działania na nadchodzący rok.
Twój roczny plan sprzedaży opiera się na raportach z poprzedniego roku, aby pomóc ci określić cele sprzedażowe, kampanie i ile przedstawicieli potrzebujesz, aby to wszystko zrealizować.
7. Raport sprzedaży i marketingu
Połączenie sprzedaży i marketingu jest kluczowe dla sukcesu twojej firmy. Prezentowanie wyników obu operacji w tym samym raporcie pomaga monitorować, jak dobrze te działy współpracują.
Możliwość śledzenia najcenniejszych kanałów marketingowych i działań idzie w parze z dostarczaniem lepszego ROI dla działań obu działów. Dotyczy to różnych działań, w tym leadów z płatnych reklam Google, zimnych e-maili, raportów z rozmów sprzedażowych, postów na blogu, mediów społecznościowych i innych.
Dział sprzedaży twojej firmy powinien dążyć do współpracy z marketingiem, jeśli chodzi o zarówno strategię, jak i raportowanie. Nie tylko usprawnia to proces sprzedaży, ale także pozwala zbierać cenne dane na temat tego, jak działają twoje leady z e-maili w porównaniu z leadami z innych źródeł.
8. Codzienny raport sprzedaży wzór
Oto codzienny raport sprzedaży wzór stworzony przy użyciu arkusza kalkulacyjnego, który możesz otrzymać klikając w CTA na początku tego artykułu.
Codzienne raporty z działalności sprzedażowej powinny być krótkie i treściwe. Zamiast martwić się o trendy, te raporty skupiają się na faktach danego dnia.
Na przykład, ile spotkań umówiłeś wczoraj? Kto zamknął transakcję? Śledzenie codziennych działań sprzedażowych jest ważne, aby śledzić sukcesy zarówno indywidualne, jak i zespołowe w krótkim okresie.
9. Raport z aktywności
Raporty z aktywności pozwalają dokładnie przyjrzeć się produktywności twojego zespołu i zidentyfikować, które działania pomagają napędzać więcej sprzedaży.
Dzięki dokładnym raportom z aktywności (takim jak te, które otrzymujesz z raportu przegląd aktywności w Pipedrive) możesz zobaczyć, kto w twoim zespole wykonał najwięcej działań, uzyskać przegląd zaplanowanych działań i śledzić, ile z planowanej pracy zostało wykonane.
Jakie są ważne wskaźniki KPI dla raportowania sprzedaży?
Istnieje wiele wskaźników sprzedaży, które pomagają mierzyć sukces. Nie możesz ich wszystkich umieścić w jednym szablonie raportu sprzedażowego (ani nie powinieneś próbować).
Oto przegląd ważnych KPI sprzedażowych, które warto śledzić w trakcie raportowania, aby upewnić się, że potrafisz przełożyć odpowiednie dane na działania.
E-maile wysłane i/lub połączenia wykonane
Znaczenie śledzenia e-maili i połączeń jest dwojakie. Nie tylko próbujesz określić, jak produktywni są twoi przedstawiciele, ale także ile z tych działań prowadzi do prezentacji i rezerwacji spotkań.
Śledź kluczowe działania, takie jak wykonane połączenia, wysłane e-maile, umówione spotkania i zamknięte transakcje. Te dane ujawniają produktywność zespołu i pomagają wskazać obszary wymagające poprawy.
Zrealizowane działania na użytkownika
Na podstawie zrealizowanych działań sprzedażowych możesz określić, które działania są najcenniejsze i którzy przedstawiciele realizują swoje cele.
Nowe dodane transakcje
Dla dobra twoich przedstawicieli i wzrostu sprzedaży powinieneś konsekwentnie dodawać nowe transakcje. Jeśli nie zwiększasz liczby transakcji, powinieneś ponownie przemyśleć, jak napędzać więcej leadów do swojego lejka sprzedażowego.
Liczba leadów w lejku obejmuje całkowitą liczbę leadów na wszystkich etapach (wstępne rozmowy, prezentacje, propozycje, zamknięte transakcje). Śledź liczbę na każdym etapie i jak długo tam są, aby zidentyfikować potencjalne wąskie gardła. Monitoruj, ile nowych leadów wchodzi do twojego lejka z czasem.
Nowa wartość transakcji
Więcej transakcji niekoniecznie oznacza lepsze transakcje. Monitorowanie wartości pozwala umieścić twoje transakcje w kontekście i określić, które z nich powinieneś priorytetyzować.
Przypisanie szacunkowej wartości do każdego leada, nawet jeśli jest przybliżona, pomaga budować dokładne prognozy przychodów i podejmować świadome decyzje biznesowe.
Zawarte transakcje
Co jest potrzebne, aby ktoś przeszedł przez twój lejek sprzedażowy i ostatecznie dokonał konwersji? Znalezienie wspólnych cech między zamkniętymi transakcjami może pomóc w ulepszeniu strategii działu sprzedaży w miarę upływu czasu.
Twój wskaźnik zamknięć pokazuje, ile leadów zamykasz na każdą operację, dostarczając szybką miarę skuteczności twojej strategii sprzedaży.
Utracone transakcje
Powinieneś zanotować swoje straty, tak jak chcesz świętować swoje wygrane. Jeśli transakcje spadają na tym samym etapie twojego lejka, nie możesz tego ignorować. To właśnie tutaj nieocenione są zasoby takie jak raport "Powody utraconych transakcji" od Pipedrive.
Wskaźnik konwersji leadów
Wskaźniki konwersji są kluczowe dla oceny efektywności twojej strategii sprzedaży i określenia, czy twoje cele przychodowe ze sprzedaży są realistyczne.
Średni czas konwersji
Zrozumienie średniego czasu, jaki zajmuje konwersja, może pomóc w ustaleniu bardziej realistycznych celów dotyczących wyników sprzedaży.
Cykl sprzedaży mierzy, ile czasu zajmuje leadowi przejście przez lejek sprzedażowy. Krótszy cykl sprzedaży oznacza bardziej efektywny proces sprzedaży.
Sprzedaż według źródła
Znajomość miejsca, z którego pochodzą twoi kupujący, pozwala priorytetyzować odpowiednie kanały sprzedaży i budować bardziej ukierunkowane kampanie marketingowe.
Wartość życiowa klienta (LTV)
Wartość życiowa klienta, czasami nazywana długoterminową (LTV), przewiduje, ile klient jest wart dla twojej firmy przez cały okres trwania relacji.
Biorąc pod uwagę, ile kosztuje pozyskanie klienta w porównaniu z jego utrzymaniem, poprawa LTV i generowanie przychodów cyklicznych powinno być priorytetem. Dodatkowo, LTV jest kluczowym wskaźnikiem do prognozowania sprzedaży.
Wskaźnik rezygnacji
Wskaźnik rezygnacji lub wskaźnik odejść klientów mierzy, ilu klientów przestaje prowadzić z tobą działalność w określonym czasie. Zarówno ilościowy, jak i jakościowy, wskaźnik rezygnacji bezpośrednio wpływa na twoje prognozy sprzedaży i daje dalsze wskazówki, dlaczego twoi klienci ostatecznie odchodzą.
Jak uczynić swoje raporty sprzedażowe skutecznymi
Raport sprzedaży wzór z tego poradnika sprawia, że już wiesz jak napisać raport sprzedażowy. Co dalej?
Oto kilka wskazówek, aby upewnić się, że twoi pracownicy traktują twoje dane jako coś więcej niż tylko liczby w arkuszu kalkulacyjnym.
Udostępniaj swoje raporty wyników sprzedaży zespołowi
Dane dotyczące wyników nie są czymś, co menedżerowie sprzedaży powinni zachowywać dla siebie. Dla dobra poprawy strategii i utrzymania zaangażowania współpracowników, musisz dzielić się tym bogactwem.
Wszystkie powyższe szablony raportów sprzedażowych są idealne do udostępnienia. Nie ma jednego "właściwego" sposobu na udostępnianie danych, ale oto kilka szybkich pomysłów, które wykraczają poza spotkania twarzą w twarz:
Przeglądanie poprzez platformy do udostępniania ekranu (np. Zoom)
Prezentowanie danych na tablicy online (np. Trello, Asana)
Planowanie cotygodniowych lub comiesięcznych e-maili, które podkreślają kluczowe raporty sprzedażowe
Wszystko, co możesz zrobić, aby uczynić swoje raporty bardziej dostępnymi dla pracowników, to działania na plus. Na przykład prezentowanie danych w łatwych do odczytania wizualizacjach, takich jak wykresy i diagramy kołowe.
Daj swoim przedstawicielom wgląd w to, co się dzieje i jak mogą się poprawić. Raporty to efektywny czasowo sposób na dostarczenie tych odpowiedzi na pierwszy rzut oka.
Nie zasypuj zespołu danymi
Raportowanie może być niemal uzależniające. Im bardziej zagłębiasz się w swoje dane, tym bardziej chcesz zgłębiać szczegóły i konkretne informacje.
Jednak trzymaj się faktów, gdy dzielisz się całkowitymi wolumenami sprzedaży z zespołem. W przeciwnym razie ryzykujesz, że dane przytłoczą pracowników. Oznacza to, że jesteś odpowiedzialny za określenie, które KPI udostępniasz i jak często decydujesz się wysyłać raporty.
Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do raportowania pod względem częstotliwości. Małe zespoły biznesowe mogą omawiać dane sprzedażowe podczas codziennych odpraw, podczas gdy większe zespoły mogą bardziej szczegółowo przeglądać raporty na koniec tygodnia. Dopóki reflektujesz nad swoimi danymi, jesteś na właściwej drodze.
Przełóż swoje dane na działania
Celem końcowym powinno być działanie ze strony twojego zespołu. Może to oznaczać ponowne przemyślenie liczby połączeń lub zainwestowanie więcej w określony kanał.
W każdym razie nigdy nie będziesz wiedział, co robić dalej, dopóki nie porozmawiasz o swoich danych. Oznacza to ustanowienie jasno określonych kolejnych kroków i priorytetów na podstawie swojej wiedzy.
Poza zwykłym udostępnianiem szablonowego raportu sprzedażowego, twój zespół jest odpowiedzialny za odpowiedzi na następujące pytania:
Czy jesteśmy na dobrej drodze do osiągnięcia naszych celów sprzedażowych?
Jeśli nie, jakie zmiany musimy wprowadzić? Jeśli tak, co robimy dobrze?
Jak możemy prowadzić lepsze rozmowy z naszymi klientami?
Mając te pytania na uwadze możesz wskazać działania, które poprowadzą twoją strategię sprzedażową naprzód.
Narzędzia do tworzenia najlepszych raportów sprzedażowych
W miarę jak firma rośnie, praca z arkuszami kalkulacyjnymi szybko staje się skomplikowana. Tworzenie wnikliwych, terminowych raportów sprzedażowych jest nieskończenie łatwiejsze z narzędziami stworzonymi specjalnie do tego celu. Tutaj dobry CRM staje się niezastąpiony.
Będziesz potrzebować CRM, który łączy szczegółowe raportowanie sprzedaży z przyjaznym dla użytkownika interfejsem. Taki, który daje twojemu zespołowi kontrolę nad ich celami, jednocześnie dając ci narzędzia do zarządzania lejkiem sprzedażowym, nie zmuszając cię do podążania za własną logiką zarządzania sprzedażą.
Używaj go mądrze, a pomoże ci nie tylko dopracować proces sprzedaży do perfekcji, ale także poprowadzić twój biznes do przodu.
Dlaczego nie sprawdzić naszego globalnego przeglądu wyników sprzedaży, aby uzyskać globalny wgląd w to, jak inni sprzedają?
Podsumowanie
Raportowanie jest absolutnym must-have dla dzisiejszych zespołów. Każdy raport sprzedaży wzór z tego poradnika pozwoli ci zacząć organizować swoje dane od ręki.
Mamy nadzieję, że te przykłady, wskaźniki KPI (Key Performance Indicators) i wskazówki pomogą tobie i twojemu zespołowi przejąć kontrolę nad danymi. Zacznij od pobrania darmowego szablonu raportu sprzedażowego Pipedrive już dziś.
