Um programa de indicação de funcionário pode ser a virada de chave para os recrutadores que buscam a contratação rápida de talentos. Esse tipo de programa garante um atalho para que a empresa encontre candidatos de alta qualidade por meio da rede de contatos dos atuais funcionários.
Neste artigo, você vai descobrir como criar e implementar um programa de indicação de funcionários eficaz e tornar o processo de recrutamento muito mais rápido e econômico.
O que é uma indicação de funcionário?
A indicação de funcionário nada mais é do que a iniciativa de um funcionário atual de uma empresa que, sabendo da existência de uma vaga em aberto, decide recomendar uma pessoa conhecida como candidato. É uma forma que as empresas têm de encontrar candidatos adequados à função e à cultura da empresa através da rede de contatos dos atuais colaboradores. Nesse caso, é importante que o funcionário verifique junto com sua gerência como indicar uma pessoa para vaga de emprego.
Como indicar uma pessoa para vaga de emprego em um programa de indicação de funcionário?
Diferentemente da indicação espontânea de um colaborador, o programa de indicação de funcionários é uma maneira formal de a empresa incentivar seus funcionários a recomendarem novos candidatos para cargos. O programa de recrutamento por indicação de funcionários é uma estratégia cada vez mais utilizada pelas empresas que buscam agilidade e qualidade nas contratações.
A ideia é fazer com que os atuais funcionários, através de sua motivação e conhecimento sobre os valores e missão da empresa, encontrem e indiquem pessoas conhecidas que se encaixem na cultura da empresa e nas qualificações da vaga de trabalho.
Em geral, se a empresa contratar a pessoa que foi indicada pelo funcionário, o mesmo costuma ganhar uma recompensa ou bônus.
6 benefícios dos programas de indicação de funcionários
O programa de indicação de funcionários tem inúmeras vantagens que simplificam o processo seletivo. Veja alguns dos principais benefícios que tornam esse programa vantajoso tanto para os contratantes quanto para os funcionários:
Os candidatos indicados têm aval prévio. A pessoa candidata à vaga de emprego conta com a aprovação de alguém que já conhece a cultura e as expectativas da empresa. Esse aval prévio pode acelerar o recrutamento.
Você pode atrair talentos de alta qualidade. Os funcionários apenas irão recomendar pessoas que eles tem certeza que irão se destacar. Isso significa que as indicações têm maior potencial de serem de qualidade, com boas qualificações profissionais.
Indicações são mais econômicas. Os programas de indicações de talentos podem reduzir os impactos negativos dos custos de um recrutamento. Você pode economizar em gastos com anúncios e recrutadores.
Recrutamento por indicação é mais rápido. O processo seletivo é mais rápido quando você tem um grupo de candidatos que foram pré-selecionados informalmente (no caso, pelos atuais funcionários). Maior eficiência significa colocações mais rápidas e um ciclo de recrutamento mais ágil.
Candidatos indicados e contratados ficam mais tempo no cargo. Os candidatos contratados por meio de indicações têm duas vezes mais chances de permanecer além do primeiro ano. Isso ocorre porque eles vêm com uma melhor compreensão da função e da cultura da empresa, graças aos insights do funcionário que o indicou.
É mais fácil preencher cargos específicos. As indicações ajudam a atrair candidatos com habilidades de nichos específicos e difíceis de encontrar. Graças ao conhecimento interno dos funcionários, eles são os mais capacitados para identificar pessoas com qualificações para funções especializadas.
Como iniciar um programa de indicação de talentos
Implementar um programa de indicação de talentos exige planejamento e execução cuidadosos. Confira um passo a passo para iniciar um programa bem-sucedido:
1. Defina suas metas de contratação
Estabeleça objetivos claros antes de iniciar um programa de indicação. Considere o que você deseja alcançar: você pode querer preencher vagas mais rapidamente, reduzir os custos de recrutamento ou aumentar as taxas de retenção dos funcionários. Cada meta requer uma abordagem diferente, por isso é importante planejar cuidadosamente.
Veja algumas perguntas que ajudarão você a definir suas metas:
Categoria | Pergunta |
Estratégia | Você quer que as indicações substituam os métodos tradicionais de recrutamento (como o anúncio em sites de carreira) ou que sejam um complemento? |
Momento certo | Você pedirá indicações antes de anunciar as vagas de emprego? |
Tipos de vaga | Você buscará indicações para cada função ou para funções específicas (como posições difíceis de preencher)? |
Métricas de sucesso | Quais métricas de desempenho você usará para medir o sucesso (por exemplo, qualidade das novas contratações, custo por contratação e tempo de contratação)? |
Ajuste cultural X Conjunto de habilidades | A capacidade de ajuste cultural do candidato tem o mesmo peso que as suas habilidades? Como você vai garantir que os candidatos estejam alinhados com a cultura da empresa? |
Diversidade | O programa de indicações terá como objetivo melhorar a diversidade e, em caso afirmativo, como? |
Com essas perguntas, tente identificar os principais objetivos do programa de indicação de funcionários para determinar o que você deseja alcançar.
2. Estabeleça as diretrizes do seu programa de indicações
Depois de definir os seus objetivos com o programa de indicação de talentos, estabeleça diretrizes que expliquem claramente como o programa funcionará. Isso vai ajudar os funcionários a responder a pergunta: como indicar uma pessoa para vaga de emprego?
O fato é que diretrizes bem definidas geram confiança, poupam tempo e ainda incentivam a participação dos colaboradores na hora de indicar uma pessoa para a vaga de emprego. Além disso, ao estabelecer normas claras sobre as regras do programa, evita-se conflitos de interesse.
Para criar as diretrizes você deve, primeiramente, determinar os critérios de elegibilidade. Aqui é necessário um equilíbrio para manter os critérios amplos - e obter um bom grupo de candidatos - mas específicos o suficiente para atrair indicações relevantes. Duas opções seriam:
Permitir que todos os funcionários participem e possam fazer indicações para ampliar o grupo de candidatos em potencial
Limitar a participação de alguns funcionários, excluindo, por exemplo, executivos seniores e profissionais de RH para evitar conflitos de interesse
A escolha da opção certa depende da estrutura e das necessidades exclusivas da sua empresa.
Observação: para ser justo e transparente, formalize as diretrizes como uma política da empresa. Forneça normas claras sobre as metas do programa, a forma de elegibilidade, o processo de envio das candidaturas e as condições gerais e específicas. Inclua instruções passo a passo sobre como indicar uma pessoa para vaga de emprego, incluindo a documentação que as indicações exigem.
3. Defina uma estrutura de incentivo
Fazer com que seus funcionários participem de um programa de indicações pode ser desafiador. Afinal, indicar candidatos costuma ser um processo demorado e de grande responsabilidade. E o fato é que os seus funcionários têm seus próprios projetos para se concentrar.
Sendo assim, uma estrutura de incentivo atraente pode ser a chave para motivar os funcionários a participarem do seu programa de indicação. Eles certamente estarão mais propensos a fazer indicações se ganharem algo com isso.
Confira algumas dicas para garantir uma estrutura de incentivo eficiente:
Identifique recompensas que sejam atraentes e significativas. Essas recompensas podem variar de um bônus em dinheiro a vale-presentes ou um dia extra de folga — o tamanho e o tipo de recompensa devem refletir quanto esforço foi colocado nas indicações bem-sucedidas e na importância do cargo.
Faça o reconhecimento público. Além das recompensas, você também pode reconhecer publicamente as indicações bem-sucedidas. Reconhecimentos públicos por meio de boletins informativos ou reuniões ajudam a incentivar outros colaboradores a indicar pessoas.
Deixe claro as condições para ser recompensado. Informar como os bônus serão concedidos garante que o programa será justo. Uma abordagem comum é vincular a recompensa à colocação e retenção bem-sucedidas do candidato. Um exemplo: os funcionários somente serão recompensados caso o candidato indicado conclua um período de experiência de 30 dias.
Você também pode considerar outras formas de recompensa para minimizar custos e maximizar a adesão. Ao invés de dar um bônus para quem indicar uma pessoa para vaga de emprego, você pode oferecê-lo em etapas — uma parte após a contratação e outra após o período probatório.
Novamente, a transparência aqui é fundamental. Os funcionários devem entender exatamente o que é necessário para que recebam suas recompensas.
4. Desenvolva processos de candidatura simples
Agora que você definiu claramente as metas, as diretrizes formais e os incentivos para o programa, é hora estabelecer a parte prática do programa de indicação com um sistema simples. O objetivo deve ser reduzir qualquer atrito ou obstáculo que os funcionários possam enfrentar ao indicar candidatos.
Com isso em mente, confira quatro sistema de indicação:
Sistema de indicação | Benefícios e desafios |
Formulários da web | Os formulários da web são padronizados e fáceis de configurar. Você pode torná-los acessíveis por meio do site da empresa ou de um portal interno. Os formulários da web exigem alguns recursos técnicos (como uma solução de CRM ou equipe de desenvolvimento) para serem configurados. |
Servidor de e-mail dedicado | Um servidor de e-mail dedicado facilita o envio de indicações sem a necessidade de configuração técnica. Os funcionários podem incluir informações detalhadas, anexos e notas sobre o candidato. Para simplificar a inscrição para o emprego, forneça um modelo de candidatura. |
Integração com software de RH | Se você já tem um sistema de rastreamento de candidatos que aceita indicações, você pode reduzir entradas manuais e rastrear facilmente as candidaturas. Mas configurar um processo de envio pode custar caro e demandar conhecimento técnico. Verifique primeiro qual abordagem se encaixa no seu orçamento. |
Indicações presenciais | As indicações presenciais permitem que os funcionários forneçam informações extras sobre os candidatos. Mas como as indicações são registradas manualmente, é importante estabelecer procedimentos claros para ajudar os gerentes a registrar e acompanhar cada um com eficiência. |
Considere qual processo funcionará melhor para a sua organização e, em seguida, acrescente instruções detalhadas nas diretrizes para que os funcionários saibam como indicar uma pessoa para vaga de emprego.
Observação: os funcionários também podem compartilhar vagas de trabalho da sua empresa em redes sociais como o LinkedIn, onde as pessoas geralmente procuram novas oportunidades de emprego. No entanto, esse método pode ser desafiador de rastrear e, portanto, mais difícil de recompensar de maneira justa o funcionário. Um processo mais formal, como os mencionados acima, garante que os funcionários recebam crédito pelo número correto de indicações.
5. Divulgue o programa para seus funcionários
Agora é hora de lançar o seu programa com um anúncio para toda a empresa, descrevendo os principais detalhes. Use os métodos de comunicação interna preferidos da sua empresa (e-mail, reuniões ou software de colaboração) para garantir que a mensagem chegue a todos.
Quando você tiver uma nova função para preencher, publique-a em suas plataformas internas (por exemplo, um quadro de empregos, Slack ou Microsoft Teams). Incentive os gerentes e líderes de equipe a anunciarem a nova função em seus setores.
Para atrair os funcionários para o novo programa, envie lembretes sempre que uma nova vaga estiver disponível. Além disso, mantenha sua equipe atualizada sobre as histórias de sucesso, eventuais mudanças no programa e novas posições que precisam ser preenchidas.
Observação: considere anunciar o programa em uma reunião onde você pode fornecer uma visão geral e responder perguntas. Reforce a importância da participação de todos através de e-mails ou boletins internos.
6. Monitore e avalie o desempenho
Acompanhar as principais métricas ajuda a determinar se o programa funciona e é econômico. Você pode, por exemplo, analisar as métricas que você descreveu na etapa um para ver se o seu programa está atingindo as metas iniciais. Use os dados para ajustar o programa de indicação e mantê-lo eficiente. Depois, informe os resultados às partes interessadas já que isso também ajuda a mostrar o valor do programa e ressalta o impacto no sucesso de contratação da empresa.
Veja um exemplo de três métricas de aquisição de talentos e como você pode usá-las para medir as chances de sucesso do seu programa:
Número de indicações. Acompanhe o número de indicações que os funcionários enviam para posições em aberto e compare esses números com os de outros canais de recrutamento. Analise quais equipes geram mais indicações para encontrar as melhores práticas e compartilhar com o restante da empresa.
Qualidade e retenção de novos funcionários. Avalie o desempenho e as taxas de retenção de contratações feitas por meio do processo de indicação e compare os números com os de funcionários recrutados por outras fontes.
Tempo de preenchimento de vagas. Acompanhe o tempo desde o envio da indicação até o momento em que o candidato aceita a oferta de emprego. Compare esse dado com estatísticas de tempo de preenchimento de vagas de outros canais de recrutamento e procure um fator decisivo que acelere a contratação.
Monitorar consistentemente essas métricas ajudará você a aprimorar a eficácia do seu programa de acordo com dados concretos.
Observação: embora o monitoramento dessas métricas seja crucial para avaliar o desempenho do programa, buscar o feedback dos funcionários também pode revelar maneiras interessantes de refiná-lo.
Motive os novos contratados - que foram indicados por funcionários atuais - a compartilhar suas experiências por meio de pesquisas ou conversas. Esteja aberto a sugestões.
Como indicar uma pessoa para vaga de emprego: 4 estratégias de um bom programa
Conheça quatro formas de criar um programa de indicação de funcionários bem-sucedido:
1. Deixe claro os requisitos da vaga de trabalho
Neste artigo, nos concentramos no processo de indicação de funcionários para preenchimento de vagas de emprego, mas para que esse processo seja eficaz você não pode ignorar outras estratégias de contratação. O fato é que uma descrição detalhada do cargo vai ajudar os atuais funcionários e os candidatos a entenderem o que a empresa está procurando e, assim, atrair as pessoas certas.
Veja algumas dicas para empresas na hora de escrever uma boa descrição de vaga de emprego:
Seja claro e conciso. Inclua as principais responsabilidades do cargo, as qualificações necessárias e as habilidades desejáveis
Organize sessões de briefing nas quais os recrutadores devem comunicar os aspectos culturais e técnicos da função para os funcionários que podem fazer uma indicação
Crie um checklist com os atributos de candidatos bem-sucedidos e compartilhe com os membros da sua equipe
Observação: 52% dos candidatos dizem que a qualidade de uma descrição de cargo influencia fortemente na hora de se inscreverem (ou não) no processo seletivo. Eles levam em conta a boa gramática e ortografia, se a descrição da função é clara, e se o salário e a cultura da empresa são mencionados.
2. Considere estratégias diferentes
Se você lançar um programa de indicação de funcionários e ele não render os resultados esperados, considere outras formas de aumentar o desempenho do processo.
O Google fornece um bom exemplo do que fazer quando as coisas não saem como esperado. A empresa tem um programa de indicação bem conhecido, no qual os funcionários (ou “Googlers”) podem indicar candidatos a vagas de emprego. Quando a empresa quis aumentar as indicações, a equipe de recursos humanos tomou três iniciativas:
Dobrou o bônus de US$2.000 para US$4.000 para quem indicasse uma pessoa para vaga de emprego
Simplificou o programa para que os recrutadores pudessem entrar em contato com os candidatos indicados em 24 horas
Enviou lembretes para os atuais funcionários sobre as novas funções disponíveis e fez sessões de recrutamento, nas quais os funcionários escaneavam sua rede profissional e recomendaram candidatos em tempo real
No fim das contas, essas iniciativas ajudaram o Google a aumentar as indicações de funcionários. Portanto, se você enfrentar um problema semelhante, vale experimentar outras estratégias de recrutamento para incentivar o engajamento dos funcionários com o programa.
3. Pré-selecione os candidatos com perguntas direcionadas
Conseguir descartar os candidatos inadequados logo no início do processo de recrutamento economiza tempo. Sendo assim, treine seus funcionários a fazerem as perguntas certas nas entrevistas de emprego para fazer essa pré-seleção.
Veja alguns exemplos de perguntas que você pode fazer:
Habilidades e experiência. Você pode descrever sua experiência com [técnica, metodologia ou habilidade]? Quais conquistas em sua posição na antiga empresa se relacionam com este trabalho?
Ajuste cultural. Como você lida com o trabalho em equipe e as possibilidades de conflito? Como você administra o estresse no local de trabalho quando ele surge?
Motivação e objetivos. Por que você está interessado nesta função? Quais são seus objetivos profissionais para os próximos anos?
Desafios e atitudes. Quais desafios você enfrentou em um projeto recente e como os superou? Como você aprimora suas novas habilidades?
Fazer essas perguntas na entrevista de emprego te dá uma ideia mais profunda sobre o potencial de adequação do candidato à sua organização. Por isso, equipar os seus funcionários com essas perguntas pode ajudá-los a se concentrar em candidatos qualificados, aumentando a eficácia do seu programa.
4. Identifique as armadilhas no processo de indicação
Contratar o candidato perfeito para uma nova função pode ser desafiador, mas as indicações adicionam ainda mais complexidade a esse processo. Descubra alguns desafios comuns em programas como esse e veja como superá-los:
Amigos nem sempre são bons colegas. Nem todos os amigos se encaixam na cultura da empresa ou na dinâmica de trabalho. Por isso, incentive seus funcionários a avaliar seriamente a sua rede de contatos antes de indicar um amigo para vaga de emprego.
Evite a formação de panelinhas. Aceitar ou processar todas as indicações de uma mesma equipe pode limitar a inclusão de funcionários e acabar formando panelinhas. Evite isso ao contratar indicações de diferentes equipes.
Não contrate apenas através de indicações. Às vezes, as indicações de um grupo de funcionários podem limitar a diversidade. Então, procure equilibrar as indicações com métodos tradicionais de recrutamento, como feiras de empregos, anúncios online e parcerias.
Entender e lidar com esses desafios ajudará você a desenvolver um programa de indicações diversificado e de alta qualidade.
Considerações finais
A implementação de um programa que incentiva e mostra como indicar uma pessoa para vaga de emprego aprimora os esforços de recrutamento ao explorar as redes de contato de funcionários existentes. Com planejamento e execução cuidadosos, esses programas podem reduzir o custo e o tempo de contratação, melhorar a qualidade dos candidatos e aumentar as taxas de retenção de funcionários.
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