Conheça os principais recursos e funções do Contatos do Google e descubra se a ferramenta é a mais indicada para a sua gestão de contatos comerciais.
Para uma equipe de vendas, ser capaz de organizar e acessar as informações dos clientes pode ser a diferença entre fechar um negócio ou perder uma oportunidade de ouro.
Para isso, uma boa ferramenta de gerenciamento de contatos é essencial e é aí que entra o Contatos do Google. Essa plataforma intuitiva permite que os representantes acompanhem detalhes de todos os seus leads, clientes potenciais e clientes atuais.
Por isso, neste artigo iremos explorar as vantagens dos Contatos do Google, aprender como configurar a plataforma e entender como sua equipe de vendas pode aproveitá-la ao máximo.
Por que as equipes de vendas usam os Contatos do Google
Hoje em dia, empresas de todos os tamanhos estão buscando maneiras de reduzir suas despesas e melhorar a lucratividade. Nesse cenário, um sistema de gerenciamento de contatos gratuito se torna uma perspectiva atraente. Para organizações que já usam o Google Workspace (anteriormente conhecido como G Suite), utilizar os Contatos do Google é uma escolha natural.
Como parte do ecossistema do Google, o Contatos funciona perfeitamente com contas do Gmail, Google Agenda, Google Drive e outros serviços populares da gigante da tecnologia. Além disso, existem também muitas integrações de aplicativos do Google para conectar o Contatos às suas outras ferramentas de vendas.
Os usuários podem facilmente agendar reuniões, compartilhar documentos e monitorar comunicações usando os dados e detalhes armazenados no Contatos do Google. Essa conectividade permite que os representantes de vendas se concentrem na construção de relacionamentos e no fechamento de negócios sem o transtorno de ter que alternar constantemente entre várias plataformas.
O aplicativo do Contatos do Google também é ideal para equipes de vendas externas ou profissionais em trânsito. Com ele, os representantes podem gerenciar seus contatos, acessar detalhes importantes e ficar conectados com clientes em potencial a qualquer hora e em qualquer lugar.
O Contatos sincroniza automaticamente as informações de contato em dispositivos Android para estarem sempre atualizadas. Já para usuários da Apple, embora não possam baixar o aplicativo Contatos do Google na App Store do iOS, ainda é possível configurar uma sincronização entre sua conta do Google e seus contatos do iPhone ou iPad.
Configurando os Contatos do Google para sua equipe de vendas
Caso não tenha uma conta do Google, você precisará criar uma antes de usar o Contatos do Google. No entanto, se já usou ferramentas como Gmail ou Google Agenda, a boa notícia é que o Contatos já estará configurado e funcionando.
Você pode verificar o status do seu computador abrindo o navegador e acessando contacts.google.com e fazendo login com seus dados de acesso.
Caso tenha um dispositivo Android, basta abrir o aplicativo Contatos do Google.
Em um dispositivo iOS, o processo é um pouco diferente. Você pode sincronizar seus Contatos do Google por meio do aplicativo Contatos da Apple. Quando atualizar um contato nos Contatos do Google, ele será atualizado no seu iPhone.
O Contatos do Google é executado em segundo plano, salvando automaticamente novos detalhes de contato em seu catálogo de endereços. No entanto, pode ser necessário tomar medidas para otimizar a plataforma com foco em sua equipe de vendas.
Comece segmentando seus contatos em grupos relevantes. Por exemplo, você pode criar grupos para clientes potenciais, atuais e parceiros comerciais. Use essas categorias para agilizar a comunicação e garantir que a mensagem certa chegue ao público certo.
Como criar um grupo no Contatos do Google
Para criar um grupo de contatos, abra o Contatos do Google, encontre a opção “Marcadores” (ou Etiquetas) no menu lateral e clique no ícone de “Criar marcador” (símbolo +). Dê um nome descritivo ao seu grupo e clique em “Salvar”.
Feito isso, organize os contatos nos grupos apropriados: basta selecionar o contato desejado e clicar no ícone “Marcador” novamente.
Como importar seus contatos para o Contatos do Google
Casi possua dados de contatos em outra plataforma, pode adicioná-los facilmente aos Contatos do Google. Basta clicar em “Importar”, no menu de opções, e seguir as instruções para fazer upload de um arquivo CSV ou vCard.
Como exportar Contatos do Google
No caso de você decidir fazer a transição de seus contatos para outro sistema de gerenciamento ou querer compartilhar uma lista específica de contatos, basta selecionar os contatos desejados, navegar até o botão “Mais ações”, clicar em “Exportar” e escolher o formato e destino desejados
Embora o Google armazene automaticamente seus contatos na nuvem, você também pode usar o recurso de exportação para criar um backup dos Contatos do Google.
Explorando os recursos do Contatos do Google para um gerenciamento de vendas eficaz
O Contatos do Google é uma solução de gerenciamento de contatos focada na simplicidade, mas possui alguns recursos que podem ser muito úteis e eficientes para sua equipe de vendas.
Campos de contato personalizados
Na hora de adicionar contatos, a plataforma oferece campos de preenchimento padrão como nome, e-mail, número de telefone, cargo e endereço. Clique em “Mostrar mais” e você terá opções adicionais como datas importantes ou pessoas relacionadas.
O Google também oferece a capacidade de criar campos personalizados e registrar detalhes adicionais que são relevantes ao seu processo de vendas para cada cliente potencial ou atual.
Por exemplo, é possível registrar manualmente a origem do lead, o histórico de compras ou quaisquer preferências específicas. Esses detalhes permitem que sua equipe de vendas adapte sua abordagem e feche negócios com mais eficiência.
Marcadores
Já vimos como usar marcadores (ou etiquetas) para categorizar seus contatos com base em sua função ou status. No entanto, essa não é a única maneira de classificar os clientes. Você pode explorar toda a versatilidade dos marcadores para criar categorias com base em quaisquer critérios que auxiliem no seu processo de vendas.
Por exemplo, é possível criar marcadores com base nas etapas fundamentais do pipeline de vendas:
Prospectando
Qualificando
Contatando
Construindo relacionamento
Fechando
Follow-up
Os marcadores do Contatos do Google possibilitam segmentar seus dados de contato. Usar marcadores para informações cruciais do processo de vendas permite que sua equipe identifique rapidamente as próximas etapas de seus contatos, aumentando a produtividade e a eficiência.
Delegar acesso aos contatos
Outro recurso útil do Contatos do Google é a capacidade de compartilhar contatos com outras pessoas em sua estrutura de vendas. Mas esta é uma opção disponível apenas para quem utiliza o Google Workspace. Delegar acesso aos contatos melhora a colaboração e permite que diferentes usuários atualizem os dados do mesmo contato.
Com a delegação de contatos, membros do mesmo domínio podem acessar e gerenciar os contatos uns dos outros sem precisar compartilhar senhas ou acesso a e-mails. Mas, claro, existem barreiras de proteção em vigor. Por exemplo, os usuários delegados não podem importar e exportar contatos nem modificar preferências.
Para delegar contatos, verifique se o administrador do diretório ativou o compartilhamento de contatos e se você e a pessoa a quem deseja delegar estão conectados às suas contas de trabalho em um computador (o recurso não funciona em celulares ou tablets). Vá para o menu de configurações, clique em “Delegar acesso” e siga os próximos passos.
Você pode digitar o nome ou endereço do seu delegado ou selecionar da lista de membros da sua organização. É possível inserir até 25 nomes ou endereços (separados por vírgulas) e depois clicar em enviar.
Mesclar contatos duplicados
Informações de contato precisas e consistentes ajudam os representantes de vendas a evitar confusões e garantir que eles estejam sempre entrando em contato com a pessoa certa, aumentando a eficiência geral do processo de vendas.
Infelizmente, conforme mais contatos de diferentes fontes são adicionados ou as informações de contato são atualizadas, dados duplicados se tornam inevitáveis.
Por exemplo, você pode ter baixado uma nova lista de leads em potencial que inclui pessoas que já estão em sua lista de contatos no Google. Também é comum acabar criando novos contatos em vez de adicionar novas informações a um contato já existente em sua agenda.
Para manter sua lista de contatos limpa e organizada, o Contatos do Google possui um recurso útil chamado “Mesclar e corrigir”, que identifica e mescla automaticamente informações duplicadas.
Clique em “Mesclar e corrigir” no menu da barra lateral e a ferramenta sinalizará quaisquer possíveis problemas, oferecendo recomendações sobre possíveis contatos que você possa mesclar. Você também receberá sugestões de detalhes para adicionar aos contatos existentes e quaisquer dados que possam ter sido alterados serão apresentados para sua revisão.
Integrando o Contatos do Google às suas outras ferramentas de vendas
O Contatos do Google é uma ótima solução de gerenciamento de contatos, mas é preciso integrá-lo a outros softwares de vendas para aproveitá-lo ao máximo.
Equipes de vendas com um orçamento mais apertado ainda conseguem realizar muitas de suas atividades diárias usando apenas o pacote de aplicativos do próprio Google. Por exemplo:
Usar o Calendário para agendar compromissos, reuniões e follow-ups com clientes potenciais
Usar o Meet para apresentações de vendas virtuais e reuniões com clientes
Usar o Drive para armazenar e compartilhar documentos essenciais como propostas e contratos
Usar o Formulários para coletar informações do cliente
No entanto, é importante lembrar que essas ferramentas foram projetadas para uso geral. Portanto, não possuem muitos dos recursos e benefícios contidos em uma solução desenvolvida especificamente para a área de vendas.
Por exemplo, em vez de simplesmente enviar uma proposta de vendas criada no Documentos do Google, ferramentas como o Smart Docs permitem enviar um documento rastreável, receber notificações quando alguém abrir o documento e solicitar assinaturas.
Da mesma forma, os formulários digitais do Pipedrive podem coletar detalhes de leads para uso em fluxos de trabalho de vendas e analisar os resultados para otimizar o processo de vendas.
Os maiores benefícios entram em cena ao conectar o Contatos do Google a esses outros serviços e ferramentas, ajudando a ter mais produtividade e eficiência enquanto, ao mesmo tempo, aproveita ao máximo o poder dos softwares de vendas mais recentes.
Uma das principais configurações que se pode fazer é integrar o Contatos do Google ao seu software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM). Sincronizar seus contatos com seu CRM agiliza seu fluxo de trabalho e garante que todos em sua equipe de vendas possam acessar as informações de contato mais recentes, independentemente da plataforma que estejam utilizando.
Conectar o Contatos do Google ao seu CRM costuma ser algo bem simples de se fazer.
Por exemplo, para ativar a sincronização de contatos no Pipedrive, basta acessar as configurações, abrir “Preferências pessoais” e selecionar “Sincronização de contatos”. Digite o endereço de e-mail da conta do Contatos do Google e clique no botão “Adicionar nova conta”.
Com as plataformas conectadas, escolha se deseja sincronizar todos os seus contatos ou apenas um grupo específico e defina se deseja uma sincronização unidirecional ou bidirecional. Daí, sua equipe pode então combinar o Contatos do Google com os poderosos recursos de vendas do Pipedrive, como gerenciamento do funil de vendas, automação e insights de vendas.
Caso queira conectar o Contatos a qualquer outro software de vendas, primeiro verifique se já existe alguma integração nativa disponível. Caso contrário, uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho como o Zapier pode configurar conexões entre o Contatos do Google e milhares de outros aplicativos.
Por exemplo, você pode:
Criar novos contatos no Google sempre que coletar um novo lead usando o Facebook Lead Ads
Criar um novo registro no Airtable para quaisquer novos contatos do Google
Criar um novo contato do Google quando alguém fizer uma compra na sua loja virtual da Shopify
Quando o Contatos do Google compartilha informações com suas ferramentas de vendas favoritas, isso reduz os erros gerados por informações copiadas e coladas, economiza tempo e torna todo o processo mais eficiente.
Dicas e práticas recomendadas do Contatos do Google para equipes de vendas
O Contatos do Google é muito bom em coletar automaticamente detalhes de contato para uso em seu processo de vendas. No entanto, você pode aproveitar muito mais o software com as dicas e práticas recomendadas a seguir.
Colabore com sua equipe
Às vezes, vender pode parecer um esforço individual, mas os melhores vendedores sabem trabalhar bem como integrantes de uma equipe de vendas maior. O Contatos do Google estimula a colaboração, facilitando o compartilhamento de informações de contato entre representantes.
Compartilhar detalhes individuais de clientes ou grupos de contatos maiores com sua equipe significa que todos terão as informações necessárias para realizar seu trabalho. Além de facilitar as coisas para sua equipe de vendas, o compartilhamento também permite fornecer um serviço contínuo e padronizado, melhorando a experiência do cliente.
Mantenha a higiene da lista
De nada adianta utilizar o melhor software de gerenciamento de contatos se todos os dados estiverem incorretos ou desatualizados. A ferramenta “Mesclar e corrigir” do Contatos do Google é ótima para detectar muitos desses tipos de problemas, mas mesmo assim vale a pena revisar e atualizar regularmente suas listas. Verifique detalhes como:
Você coletou todos os dados de que sua equipe de vendas precisa ou alguns campos de preenchimento cruciais foram deixados em branco?
Os dados foram validados e verificados?
Há alguma informação antiga ou irrelevante que você possa excluir?
Aqui, as integrações são inestimáveis. Conectar o Contatos do Google a uma ferramenta de validação de dados garante que você tenha as informações mais recentes, enquanto um serviço de enriquecimento de dados pode preencher qualquer informação ausente.
Por exemplo, recursos como o Dados de Contato Inteligentes usam informações publicamente disponíveis nas redes sociais e na web para formar uma imagem mais completa dos seus contatos.
Mantenha suas informações de contato seguras
Esteja você está lidando com leads inbound que compartilharam livremente seus dados de contato ou se pesquisando os detalhes de um cliente em potencial, proteger as informações dos seus contatos é essencial.
Há várias leis e regulações em vigor atualmente relacionadas à proteção de dados, e qualquer descuido com a segurança das informações de contato em seu poder pode resultar em multas e na perda da confiança do público.
Confira regularmente quem tem acesso a esses dados de contato e verifique se tudo está em conformidade com a legislação e com a sua política de privacidade. Os detalhes de contato são compartilhados apenas com as pessoas que realmente precisam dessas informações para trabalhar? As permissões de acesso são removidas imediatamente quando não são mais necessárias?
Você também deve garantir que todos os membros da equipe usem senhas fortes e exclusivas, e habilitem a autenticação de dois fatores para proteger suas contas do Google.
Alternativas ao Contatos do Google
Como você já percebeu, o Contatos do Google é uma solução robusta de gerenciamento de contatos. Mas nem sempre será a opção mais adequada para todos.
Embora fazer parte do ecossistema Google seja uma vantagem para alguns, outros já utilizam serviços diferentes e gostariam de continuar usando esses softwares. Por exemplo, se você usa atualmente o conjunto de ferramentas do Microsoft 365, faz sentido usar o Microsoft Outlook para a gestão dos seus contatos. Da mesma forma, os usuários da Apple provavelmente preferirão seguir com os Contatos do iCloud.
Também pode haver casos de uso específicos ou outros requisitos e fatores que tornem diferentes ferramentas de gerenciamento de contatos uma opção melhor.
Para equipes pequenas, por exemplo, uma das melhores alternativas ao Contatos do Google é usar os quadros Kanban do Trello para organizar visualmente seus contatos. Já o serviço do Linkport é a escolha ideal para equipes de vendas que dependem do LinkedIn para obter leads. Para quem consegue a maior parte de seus leads em eventos presenciais, ter uma ferramenta que possa digitalizar informações de contato de cartões de visita, como o Pobuca Connect, pode ser essencial.
À medida que as organizações de vendas crescem, as suas necessidades de gestão de contatos também aumentam. Em muitos casos, isso significa migrar de aplicativos básicos de gerenciamento de contatos para um sistema de CRM completo. Além de gerenciar contatos, os CRMs oferecem uma série de outros recursos projetados para nutrir o relacionamento com os clientes durante o processo de vendas e fechar mais negócios.
Por exemplo, o Pipedrive oferece uma representação visual completa de todos os seus e-mails e comunicações anteriores para que você possa planejar seus próximos passos com mais eficiência. Também é possível obter insights e relatórios importantes sobre seus contatos e negócios, permitindo otimizar ainda mais seu ciclo de vendas.
Considerações finais
Apesar de sua simplicidade, o Contatos do Google é uma ferramenta de gerenciamento de contatos bastante eficiente. O aplicativo não possui muitos recursos em comparação com outras opções, mas, por outro lado, é fácil de configurar e usar.
Para equipes de vendas menores que já usam o Google Workspace, faz sentido aproveitar as vantagens do software e sua interconectividade nativa com outros aplicativos do Google.
No entanto, é importante lembrar que vendas envolvem mais do que apenas gerenciar contatos: é preciso também gerenciar seu relacionamento com esses contatos.
Ao usar seus dados de contato para obter uma compreensão mais profunda dos clientes e de suas necessidades individuais, você consegue criar um processo de vendas mais personalizado e eficiente.
