Veja os prós e contras de usar um CRM no Excel, compare os recursos com um software de CRM e descubra qual opção é a ideal para seus objetivos de negócio.
Suas táticas de vendas estão começando a dar frutos, mas de repente você percebe que os leads estão chegando e você não sabe exatamente como lidar com eles. Isso significa que é hora de atualizar a forma de gerenciar os dados dos clientes.
Um software de CRM (Customer Relationship Management) é a melhor maneira de gerenciar seus contatos e seu funil de vendas. Mas a boa notícia é que você pode simular facilmente um CRM no Excel para atender às suas necessidades atuais.
Neste artigo, ajudaremos você a decidir se um CRM no Excel é a solução mais adequada para o seu caso. Usando nosso modelo de CRM personalizável, explicaremos como é possível criar seu próprio CRM no Excel. Também daremos algumas dicas valiosas que você pode aplicar para aproveitar ao máximo seu sistema CRM.
Baixe nosso modelo de CRM no Excel
Antes de começar, baixe nosso modelo gratuito. Preparamos um CRM no Excel que também pode ser carregado na plataforma Planilhas Google e personalizado para atender às suas necessidades. Após fazer o download do modelo, é hora de configurá-lo para se adequar aos casos de uso que você pretende dar ao seu CRM.
Modelo de Painel de Vendas
Um CRM no Excel é o ideal para você?
Quando a maioria das pessoas ouve “CRM”, logo pensam nas plataformas que existem hoje em dia para gerenciar os dados de seus clientes. No entanto, a gestão do relacionamento com o cliente é, na verdade, o processo que os vendedores usam para lidar com suas interações com os clientes e não necessariamente uma ferramenta específica.
Antes de existir softwares específicos de CRM, as empresas usavam notas escritas ou planilhas simples para acompanhar as interações com os clientes. Hoje, muitas ainda trabalham assim.
Uma plataforma de CRM ajuda a gerenciar a comunicação e cultivar relacionamentos comerciais, centralizando grandes volumes de dados de clientes. Os CRMs podem ajudar a segmentar seu público, automatizar tarefas importantes e prever vendas futuras (entre outras coisas).
Embora as planilhas não consigam competir com todas as funcionalidades de um CRM dedicado, elas ainda são úteis em muitos casos.
Por isso, antes de começar a usar um CRM no Excel, vamos analisar os prós e os contras dessa alternativa para ver se ela é a mais adequada para sua empresa. As vantagens de criar um CRM no Microsoft Excel são:
É acessível. O preço é um dos principais fatores na decisão sobre qualquer solução de software, e ferramentas gratuitas de CRM podem ser úteis até você chegar ao ponto em que possa pagar por uma solução melhor. Embora o aplicativo do Microsoft Excel exija uma assinatura do Office, sua versão web pode ser acessada gratuitamente online. O Planilhas Google é gratuito para um único usuário (e o Google Workspace para empresas custa a partir de R$ 28,00 mensais por usuário)
É fácil de usar (em um nível básico). A maioria das pessoas tem conhecimento básico de como funciona um software de planilha, sendo simples instalar e dar os primeiros passos em CRM no Excel. O Excel é relativamente fácil de aprender e há milhares de tutoriais práticos disponíveis online
É personalizável. O Excel é conhecido pela profundidade de suas funções. Com tempo e esforço suficientes, é possível configurar um CRM personalizado poderoso. Melhor ainda: também há muitos modelos disponíveis para quem está começando (como o nosso acima)
Funciona bem para empresas de pequeno porte. Para pequenas empresas, com processos simples e baixo número de leads, uma planilha Excel pode funcionar perfeitamente. No entanto, após chegar a 50 ou 100 contatos, tudo fica mais complicado e é fácil deixar as coisas passar despercebidas sem os recursos de lembretes e automação que um software oferece
Como você deve ter percebido, um CRM no Excel não é indicado para todos. Existem algumas limitações que podem impedir sua utilização, especialmente quando o foco é expandir os negócios. Por exemplo:
É totalmente manual. Inserir dados demora bastante. Um dos motivos pelos quais as empresas costumam migrar para sistemas de CRMs dedicados é que eles oferecem recursos de automação de fluxo de trabalho e ferramentas importantes para minimizar o trabalho tedioso.
É difícil escalar. É desafiador compartilhar o acesso a um CRM baseado em Excel com o restante da equipe. Acompanhar os usuários e as alterações que eles fazem é quase impossível. Além disso, quanto mais contatos você conseguir, mais difícil será acompanhá-los manualmente.
Não é seguro. O Excel pode travar, seu disco rígido pode ser corrompido e os dados de vendas podem ser facilmente perdidos. Uma ferramenta de CRM baseada em nuvem armazena seus dados com segurança, garantindo que você não sofra com possíveis perdas de dados.
Não há integração com ferramentas de vendas. O Excel não se integra diretamente a nenhuma ferramenta complementar de vendas, ao contrário da maioria dos softwares de CRM. Isso significa que você terá que importar e exportar dados constantemente, alternando entre outras ferramentas para concluir tarefas cruciais de vendas
Não há lugar para armazenar documentos importantes. Em um CRM de Excel, pode ser difícil armazenar ou vincular documentos importantes como contratos, propostas, conversas de e-mail e outras comunicações. Isso aumenta o risco de perder documentos ou tempo tentando encontrar informações vitais em momentos urgentes.
Analise os pontos positivos e negativos de usar um CRM no Excel. Caso essa seja a escolha certa para você neste momento, ótimo: vamos nos aprofundar e ver como configurar um.
Como criar um CRM no Excel
No modelo de CRM baixado, você verá as quatro planilhas a seguir:
Contatos. A planilha Contatos (Contacts) é onde você pode armazenar os dados do cliente de uma forma fácil de visualizar. A planilha intuitiva permite inserir informações de contato e usar menus suspensos para categorizá-los como clientes potenciais, clientes atuais ou outros.
Empresas. A planilha Empresas (Companies) é igual à aba Contatos, mas serve para armazenar os dados de seus leads de vendas e clientes B2B.
Pipeline. A planilha Pipeline é a base do seu CRM no Excel. É aqui que você acompanhará as comunicações com os clientes, planejará ações de follow-up e fará atualizações no status de cada lead para acompanhar seu avanço no ciclo de vendas.
Configurações. É aqui que você pode inserir campos personalizados em seu CRM. Na aba de Configurações (Settings), adicione tipos de contato, estágios do funil, status do negócio, origem do lead e motivos de perda para incluir novos campos aos menus suspensos nas outras planilhas.
Agora, veja como personalizar essas planilhas para criar seu próprio CRM totalmente funcional.
Passo 1: Crie seu gerenciador de contatos
Manter seus dados de contato em um só lugar economiza tempo quando sua equipe precisa entrar em contato com seus clientes em potencial. Ao fazer isso, você também evita perder dados acidentalmente e, claro, perder tempo tentando recuperá-los.
Navegue até a planilha Contatos no modelo de CRM.
Para cada cliente, incluímos diversas categorias a serem preenchidas com as informações do cliente (não esqueça de apagar as informações de exemplo primeiro). A maioria delas se referem a dados demográficos como nome, número de telefone e endereço do LinkedIn. O ideal é adicionar o máximo de dados possível em cada contato para agilizar suas comunicações.
No campo “Tag”, recomendamos adicionar uma palavra-chave que descreva o tipo de contato ou estágio do negócio em que o cliente se encontra. Por exemplo, você pode usar “Quente” para mostrar que ele é um cliente potencial e precisa ser contatado em breve. Com essas tags, você poderá verificar facilmente sua lista de contatos em busca de leads importantes.
No campo “Descrição” (Description), adicione o máximo possível de anotações, descrevendo suas interações anteriores com o cliente e outras informações que julgar importantes e que não cabem em outro lugar. Isso ajudará a acompanhar os clientes e suas preferências.
Em seguida, navegue até a planilha Empresas no modelo de CRM e repita as etapas acima para as empresas com as quais você interage.
Passo 2: preencha seu pipeline de vendas
Agora que seus contatos foram importados, é hora de adicionar suas oportunidades de negócios ao nosso pipeline de vendas predefinido para que ele se conecte aos seus processos de vendas.
Incluímos os seguintes campos para você começar:
Tag: use uma palavra-chave opcional neste campo para etiquetar, categorizar e acompanhar suas oportunidades de negócios
Nome (Name): aqui você adiciona o tipo de venda ou serviço que o cliente potencial solicitou. Caso seja web designer, por exemplo, pode incluir “Criar página de destino” e “Criar blog interativo”.
Empresa (Company): o cliente com quem você está interagindo nesta oportunidade de venda.
Estágio (Stage): esses são os estágios do negócio que você pode atualizar à medida que seu cliente potencial avança no funil de vendas. As etapas incluem Reunião, Proposta, Negociação, Piloto e Acordo. Você pode personalizar esses estágios de acordo com seu plano de vendas (mostraremos como no Passo 3).
Valor (Value): o valor monetário estimado no negócio.
Data de Fechamento (Close Date): quando você espera finalizar o negócio.
Status: se a oportunidade está aberta, confirmada ou perdida.
Motivo da Perda (Loss Reason): o motivo pelo qual uma oportunidade foi perdida. O preenchimento deste campo oferece informações sobre melhorias que se pode fazer para fechar mais negócios em oportunidades futuras.
Prioridade (Priority): se essa oportunidade de negócio tem alta, média ou baixa prioridade. Isso permite que você veja quais oportunidades são mais interessantes e se alguma pode ser deixada de lado por um tempo.
Origem (Source): registre de onde surgiu essa oportunidade. Por exemplo, o lead pode ter vindo por meio de anúncios, do seu site ou de uma chamada de vendas.
Caso ainda não tenha definido seu processo de vendas, carregue os dados do seu lead nesta planilha e veja se eles fazem sentido. À medida que progride em seus negócios, atualize a planilha. Você notará que seu Painel (Dashboard), a primeira planilha do nosso modelo, é atualizado automaticamente com as informações carregadas na planilha Pipeline.
Caso já tenha um processo de vendas definido ou se o modelo de pipeline de vendas não atende às suas necessidades, você pode personalizá-lo facilmente. Continue lendo para saber mais.
Passo 3: customize seu pipeline de vendas
Ter um funil de vendas personalizável é vital, pois permite evoluir seus processos à medida que você cresce.
Para personalizar o pipeline de vendas do seu CRM no Excel, abra a planilha Configurações. Aqui, você verá os tipos de contato predefinidos, estágios do pipeline, status, fontes de leads e motivos de perda de negócios. Abaixo de cada uma delas estão as categorias que aparecem ao selecionar os menus suspensos nas outras planilhas.
Para adicionar campos personalizados a qualquer uma dessas categorias predefinidas, adicione uma nova célula (ou substitua uma célula existente) pela palavra que deseja que apareça.
Mas isso ainda não é tudo que se pode fazer para customizar seu CRM. Nosso modelo usa tabelas dinâmicas para que você possa classificar e filtrar facilmente seu pipeline para gerenciar seus dados. Por exemplo, é possível:
Classificar a tabela do pipeline de vendas com base no valor estimado de uma oportunidade. Para fazer isso, selecione o menu suspenso ao lado de “Valor” e escolha “A a Z”. A tabela agora formatará seus negócios do valor mais baixo para o mais alto
Filtrar negócios fechados ou perdidos para limpar seu pipeline. Selecione o menu suspenso ao lado de “Status” e desmarque “Fechado” (Closed) ou “Perdido” (Lost) para ocultá-los da visualização
5 dicas para aproveitar ao máximo seu CRM no Excel
Gerencie seu CRM no Excel de maneira eficaz para manter o fluxo de seus pipelines de vendas.
Confira essas cinco dicas e truques para melhorar a produtividade enquanto utiliza seu CRM e garantir que nenhum lead fique para trás.
1. Revise seus dados periodicamente
É comum que um banco de dados no Excel acabe ficando cheio de dados antigos. A desordem dificulta a utilização de dados com eficiência pela sua equipe, pois ela perdem um tempo valioso procurando informações importantes.
É por isso que é vital limpar regularmente os dados do seu CRM. Quanto mais organizada for sua planilha, mais fácil será controlar os dados de clientes e clientes potenciais.
Reserve um tempo todos os meses para analisar seus dados e corrigir qualquer coisa que esteja desatualizada. Analise as oportunidades em seu pipeline de vendas, verifique se as informações estão corretas e se houve andamento ou fechamento de negócios que ainda não foram atualizados.
Remova seus negócios perdidos para não sobrecarregar sua planilha. Lembre-se que você pode ocultá-los usando a opção de filtro descrita acima.
2. Faça as perguntas certas
Ao configurar ou revisar seu CRM, tente responder às principais questões sobre seus processos de vendas e marketing.
Quais informações você precisa monitorar? Certifique-se de que isso seja apresentado de uma forma fácil de entender.
Você está cobrindo todos os dados importantes? Verifique seu CRM no Excel em busca de informações importantes que estejam faltando.
Suas fontes de leads e estágios de pipeline oferecem insights práticos? Caso contrário, adicione anotações detalhadas que podem ajudar a descobrir mais leads e acelerar o ciclo de vendas.
É fácil identificar onde seus clientes estão no pipeline? Caso contrário, considere remover ou adicionar estágios para esclarecer as coisas. Você também pode codificar por cores ou classificar seus leads por estágio.
Os leads estão escorrendo pelas suas mãos? Considere novas maneiras de adicionar lembretes e informações importantes.
Tenha em mente que uma solução de CRM eficaz é mais do que apenas uma lista de contatos. Essa ferramenta deve ajudar a compreender e melhorar seus processos de vendas, atingir seus objetivos de negócios e melhorar o relacionamento com seus clientes.
3. Organize seus dados com eficiência
É mais eficiente separar grandes volumes de informações em diferentes planilhas e pastas ao trabalhar no Excel ou no Planilhas Google. É por isso que nosso modelo possui uma planilha separada para Contatos e outra para o Pipeline de vendas, mantendo seus dados organizados.
Dados bem organizados ajudam a:
Manter registros precisos
Obter informações rapidamente, especialmente quando você está ocupado
Exportar os dados com facilidade posteriormente
Extrair insights importantes e desenvolver recursos visuais para exibir seus dados
Preencher planilhas vinculadas automaticamente para economizar tempo
É por isso que é vital manter apenas um tipo de informação em cada célula. Isso permite classificar e filtrar suas tabelas conforme necessário. Caso preencha cada célula com tipos de dados diferentes (por exemplo, incluir o nome e o número do contato em uma única célula), não poderá preencher automaticamente suas outras planilhas com essas informações.
4. Controle o acesso à planilha
Com várias pessoas usando a mesma planilha de CRM, as coisas podem ficar confusas rapidamente. Embora você possa criar pastas de trabalho compartilhadas ou usar o Excel baseado em nuvem para permitir vários usuários ao mesmo tempo, essas alternativas não oferecem suporte a recursos importantes como gráficos, classificação e validação de dados.
Defina e apresente diretrizes claras para que cada membro da equipe utilize a planilha corretamente e encarregue alguém de monitorar os dados. Por exemplo, estabeleça a regra de que as pessoas só podem atualizar seus próprios dados: assim, você não perderá dados quando alterações conflitantes forem feitas em um arquivo compartilhado.
Quem ficar responsável pelos dados (seja você ou outro vendedor) pode garantir que as informações sejam atualizadas regularmente e reportadas da maneira correta.
Mas delegar o controle também é importante por um segundo motivo: segurança dos dados. Uma das desvantagens de usar um CRM no Excel é que ele é muito mais inseguro do que um software de CRM. Para torná-lo o mais seguro possível, defina permissões de usuário que ofereçam acesso total apenas a certos membros da equipe.
Configurando essas preferências, é possível garantir que apenas algumas pessoas tenham acesso a recursos de edição, enquanto outras só poderão visualizar a planilha.
5. Saiba quando é a hora de mudar
Um CRM no Excel pode ser uma ferramenta poderosa para pequenas empresas e startups. O problema é que fica cada vez mais difícil – senão impossível – gerenciar uma planilha à medida que sua empresa cresce.
Nosso estudo de mercado descobriu que as empresas que utilizam tecnologias de CRM têm 15% mais chances de aumentar suas receitas quando comparadas com aquelas que não as utilizam.
Caso enfrente algum dos problemas abaixo, é um sinal de que o CRM no Excel já não é capaz de suprir suas necessidades e é hora de pensar em uma solução mais avançada:
Há episódios recorrentes de informações dos clientes perdidas ourelatadas incorretamente
Seus representantes de vendas têm dificuldade para trabalhar de forma colaborativa. Passou a ser um desafio manter o CRM em dia; compartilhar informações com sua equipe de vendas ficou difícil e tem causado atrasos
A inserção manual de dados está demorando muito, reduzindo a produtividade da sua equipe
Mudar para um CRM de vendas escalável e econômico como o Pipedrive pode ser uma ótima opção para quem está enfrentando esses desafios e pode ajudar a evitar esses problemas por completo. O pipeline visual de vendas do Pipedrive simplifica a gestão de relacionamento com o cliente, ajudando a acompanhar leads, encontrar insights e focar nas vendas.
Considerações finais
Com o CRM certo, você pode aumentar sua produtividade e melhorar exponencialmente seus resultados de vendas. Um CRM no Excel é uma ótima escolha para quem está apenas começando ou lida com um pequeno grupo de clientes.
Quando sentir que já pode levar sua estratégia de CRM para o próximo nível, considere o Pipedrive. Com uma única fonte central de informações, campos de dados personalizados, automações de fluxo de trabalho e centenas de integrações de terceiros, é possível criar facilmente o sistema CRM perfeito, que se adapta a você, à sua empresa e aos seus objetivos.
