CRM para construtoras: como escolher o melhor para a empresa

Para muitas construtoras, atrair e fidelizar novos clientes é um desafio. No entanto, usar o software certo poderia ser a solução para fechar mais negócios e aumentar a retenção de clientes.

Embora não se trate de um setor tradicionalmente associado à informatização, isso está mudando. As construtoras buscam formas de serem mais eficientes e crescer, por isso recorrem a tecnologias, como softwares de gestão de obras.

E, mais recentemente, ao uso de ferramentas de vendas, como o software de gestão de relacionamento com o cliente, conhecido como CRM – Customer Relationship Management, em inglês.

Neste artigo, será abordado o que um CRM para construtoras é capaz de fazer e como ele pode ajudar você a otimizar suas operações de venda. Por fim, você aprenderá como escolher o CRM que a sua construtora precisa para alcançar as suas metas.

Construtoras precisam de um CRM?

CRM é um recurso utilizado para gerenciar e melhorar os relacionamentos entre uma empresa e seus leads, prospectos e clientes.

O propósito do CRM é ajudar você a acompanhar e gerenciar os contatos com os clientes, além de contribuir para sua empresa ser mais eficiente, permitindo o mapeamento de toda a jornada de compra. Os CRMs também melhoram processos de venda por meio da automação, ferramentas de colaboração em equipe, além de insights e relatórios detalhados.

Você pode acompanhar todos as conexões e movimentações de um contrato complexo dentro de um CRM para projetos do setor de construção. Os melhores CRMs também oferecem recursos em dispositivos móveis para que a sua equipe possa acompanhar projetos em tempo real no campo.

Na indústria da construção, manter a eficiência e seguir o planejamento é fundamental. De acordo com um estudo do Journal of Building Engineering (JOBE) que analisou 2700 projetos de construção, as margens de lucro vêm diminuindo há anos. O estudo também descobriu que poucas construtoras conseguem prever suas margens de lucro com precisão ao submeter uma proposta comercial.

Quando os processos e atividades do seu projeto não são monitorados, é praticamente impossível fazer propostas, previsões de venda e definir metas. Sem uma previsão precisa, você está apenas supondo o seu faturamento, o que pode levar a problemas de fluxo de caixa e até mesmo ao risco de perder o seu negócio.

Para empresas de construção, ter uma boa reputação é essencial – cada interação tem o potencial de afetar a reputação do seu negócio.

A organização financeira e dos contatos é algo indispensável quando se trata de construtoras. Empresas que recorrem a softwares de construção para gerenciar leads e prever com precisão os custos, o faturamento de vendas e as margens de lucro podem ganhar uma forte vantagem competitiva.

Automação que leva ao crescimento: os benefícios do CRM para construtoras e empreiteiras

Antigamente, muitas construtoras e empreiteiras dependiam de documentos em papel para o registro e controle dos seus contatos. Hoje em dia, é mais provável que elas utilizem uma lista de e-mails ou uma planilha. De qualquer forma, para a equipe de vendas pode ser difícil encontrar as informações corretas e atualizadas.

Com CRM para construtoras, sua equipe pode visualizar as informações de contato e seus status em tempo real, assim como todas as próximas etapas necessárias de um negócio ou atividade – tudo de forma fácil, detalhada e imediata. Tudo o que a sua equipe precisa saber fica reunido em um só lugar, permitindo a construção de conexões sólidas e de forma proativa.

À medida que os projetos se desenvolvem e se tornam mais complexos, um software de CRM pode ajudar você a automatizar e criar tarefas, compartilhar informações essenciais com facilidade e fazer previsões financeiras com alta precisão.

Veja abaixo os seis principais benefícios de usar um CRM para construtoras para a sua empresa e equipe de vendas.

Gestão de relacionamento com o cliente

Um software de CRM para construtoras permite que você registre e organize todos os seus leads e clientes, assim como suas informações de contato, em um só lugar.

Com um CRM para construtoras, é possível enviar um e-mail similar de forma automática para todos os contatos selecionados com informações personalizadas e predefinidas. Ao automatizar tarefas repetitivas, como o agendamento de compromissos, atualizações de projetos e a entrada de dados, você permite que a sua equipe tenha mais tempo para focar em tarefas mais importantes.

Gestão de fornecedores

Os melhores CRMs para construtoras também possuem recursos personalizados para a gestão eficiente de fornecedores e colaboradores.

Por exemplo: um CRM pode automatizar o envio de e-mails em massa para todos os fornecedores envolvidos em um determinado projeto de forma personalizada. Sem a necessidade de enviar atualizações individuais, sua equipe economizará um tempo de trabalho valioso, que pode ser voltado à gestão de leads e ao gerenciamento de projetos.

Gerenciamento de projetos

Quando uma empresa de construção precisa lidar com diversos fornecedores e clientes ao mesmo tempo, fica difícil acompanhar tudo o que está acontecendo. Um software de CRM facilita o monitoramento dos seus negócios, oferecendo visualizações detalhadas do projeto para que você possa ver rapidamente o que suas equipes estão fazendo.

Por exemplo, você pode monitorar ordens de serviços específicas ou alterar ordens e pedidos, assim como quais tarefas ainda estão pendentes para mover os projetos pelos pipelines ou funis de vendas em andamento.

Manter todos os dados necessários em um só lugar faz com que seja muito mais fácil obter informações e insights importantes e prever com precisão o desempenho futuro, o escopo e os cronogramas do projeto.

Colaboração aprimorada

A falta de organização complica o trabalho em equipe, já que algumas tarefas podem ser duplicadas e, outras, sequer finalizadas. Mas ao usar um CRM, fica mais fácil ter um processo padronizado com todos os objetivos alinhados.

Com todos os dados disponíveis em um único lugar, suas equipes sempre têm acesso a todas as informações necessárias para tomar as melhores decisões. Sempre que possível, você também pode integrar seus parceiros de arquitetura, engenharia e construção (AEC) aos seus projetos, para trabalhar em conjunto e ter resultados mais rápidos.

De acordo com o Relatório sobre Tecnologia de Construção, elaborado pela JB Knowledge, é fundamental que empresas de construção considerem a integração ao escolher softwares e aplicativos. O relatório diz:

Mais inteligência

Na construção civil, há diversos elementos que estão sempre mudando. Da gestão de documentos, prazos e tempo de execução ao acesso ao local de trabalho e controle das horas trabalhadas, são inúmeras as informações que você precisa saber e acessar a qualquer momento.

Em vez de buscar as informações mais recentes em e-mails com caixas de entrada lotadas ou planilhas desatualizadas, com um CRM para construtoras você tem todas as informações necessárias facilmente ao alcance.

Um CRM também simplifica a gestão do seu pipeline ou funil de vendas e leva você a tomar decisões mais inteligentes, como quais oportunidades priorizar. Por exemplo, se a maioria dos seus vendedores estiver ocupada com um grande projeto para o mês seguinte e surgir um lead que exija um pouco de atenção, um pipeline automatizado pode dar prioridade a esse lead no lugar de um projeto maior e, com isso, capitalizar a oportunidade.

Os principais recursos dos melhores CRMs para construtoras

Embora customizar um CRM para construtoras seja a chave para o seu sucesso, essa pode ser uma tarefa árdua. Para deixar esse processo mais fácil, veja a lista com as sugestões de recursos que você deve priorizar e nos quais vale a pena investir.

Gerenciamento eficaz do pipeline ou funil de vendas

O melhor CRM oferecerá uma maior visibilidade do seu funil ou pipeline, permitindo rastrear leads e ver onde os clientes potenciais estão no ciclo de vendas. Com isso, é possível identificar quais projetos de construção têm maior potencial, quais negócios têm mais chances de ser fechados a qualquer momento e quais estão com problemas.

Com um panorama geral claro e visual, fica fácil ver em quais negócios você deve focar e quais são, provavelmente, uma perda de tempo. Um CRM também pode ajudar a otimizar suas atividades de venda – ao visualizar exatamente em quais etapas determinado negócio tem maior probabilidade de dar errado, você pode identificar e resolver eventuais problemas ao longo do processo e experimentar abordagens diferentes.

Gerenciamento de atividades

O CRM ideal também deve permitir que a gestão de vendas rastreie com facilidade as atividades de venda por trás dos negócios. Embora não seja possível ter total controle sobre o fechamento de um negócio, você pode controlar as tarefas que a sua equipe realiza, como fazer ligações e enviar e-mails. Isso ajuda a aumentar suas chances de fechar novos negócios e a não perder vendas importantes.

Essas atividades ainda incluem ferramentas de gerenciamento de projetos e quaisquer outras tarefas relacionadas ao gerenciamento dos seus clientes e parceiros de construção. Para gerentes de vendas, ter uma maior visibilidade das suas atividades é particularmente vantajoso, uma vez que permite identificar facilmente qualquer ponto fraco no processo ou no desempenho dos seus representantes. Esse recurso também pode ser usado para monitorar orçamentos de projetos, fazer a gestão de contratos e qualquer outra etapa necessária para manter-se em conformidade com as normas, leis e regulamentações.

Gerenciamento de contatos

A função básica das soluções de CRM gira em torno dos seus contatos. Quer se trate de clientes ou fornecedores, é fundamental que você tenha todas as suas informações em um banco de dados fácil de acessar e utilizar.

Isso inclui informações de contato e dados de clientes, como informações da empresa e registros de atividades. Com CRM é possível que você complemente essas informações com dados extraídos do LinkedIn e outras redes sociais, garantindo que você esteja sempre atualizado com os detalhes mais recentes.

Por exemplo, uma ferramenta como os Dados de Contato Inteligentes extrai automaticamente informações de contato públicas sobre seus leads para que você tenha flexibilidade ao definir como entrar em contato para iniciar novas conversas ou aprimorar seus esforços de networking. Assim, quando os contatos chegam, você já tem muito mais informações a seu respeito para otimizar suas estratégias de venda.

Análise de dados

Dados podem ser extremamente valiosos, oferecer insights acionáveis e fortalecer o desenvolvimento de negócios.

Para aproveitar ao máximo seus dados, um CRM deve mostrar as informações de forma clara, em um formato compreensível, com os detalhes necessários para aperfeiçoar os processos da sua empresa. Por exemplo, o que os membros com melhor desempenho da sua equipe estão fazendo de diferente? O treinamento ou procedimentos de vendas precisam ser repensados?

Uma boa análise de dados ajudará você a entender com mais detalhes o que é necessário para fechar um negócio, bem como os obstáculos que podem impedir um resultado positivo. O dashboard de vendas e o dashboard da empresa devem oferecer à sua equipe uma visão clara e imediata das suas informações mais valiosas, personalizadas para mostrar os KPIs mais importantes para a sua organização.

Previsão

Ao analisar os dados disponíveis, um CRM pode ajudar a prever o futuro – identifique quais negócios você tem mais chances de fechar, quando eles provavelmente serão fechados e qual será o valor desses negócios.

Isso pode contribuir para a gestão de negócios e ajudar sua equipe de vendas a entender o que esperar. Em vez de depender de um gerente de vendas para dizer se os membros da equipe estão no caminho certo ou não, eles podem ver por conta própria em quais negócios precisam se focar e evitar surpresas de última hora.

Como escolher o melhor CRM para construtoras

Além dos vários recursos de um CRM, você também precisa levar em conta os serviços oferecidos. Em sua empresa, escolher o melhor software CRM para construtoras fará com que todo o processo de escolha e uso dessa ferramenta seja tranquilo e sem quaisquer dificuldades.

Funcionalidade

Hoje em dia, há inúmeras plataformas de CRM disponíveis com variados graus de complexidade. As empresas de construção devem escolher um pacote com as funções e recursos de que precisam, evitando qualquer coisa muito complicada ou excessivamente complexa. Seja qual for o CRM que você escolher, ele deve ser funcional para o seu negócio de acordo com o tamanho, número de departamentos e processo de vendas.

Também é importante analisar se você realmente precisa de um CRM para construtoras, ou seja, de um CRM especializado no setor. Embora sejam softwares perfeitamente adaptados às exigências específicas do setor de construção, eles também podem não ser tão simples, fáceis de usar ou ter muitas possibilidades de integração com outras ferramentas.

Caso você decida por um CRM completo, é essencial que ele possa ser facilmente personalizado de acordo com as suas necessidades e que seja flexível o suficiente para se adequar ao seu atual processo de vendas.

Preço

O preço de um sistema de CRM pode variar, incluindo desde opções de baixo custo a outras que chegam a centenas de reais por usuário; por isso, é fundamental que você saiba qual é seu orçamento antes de tomar uma decisão. Alguns podem parecer baratos (ou até mesmo gratuitos), mas geralmente não incluem recursos básicos, limitam o número de usuários e cobram por complementos ou add-ons. O resultado é que, a longo prazo, eles podem acabar se tornando uma alternativa mais cara.

Ao definir seu orçamento, você deve ter sempre como objetivo um ROI (retorno sobre investimento) positivo. Quanto tempo você gasta atualmente com suas atividades de venda e gestão que poderia ser poupado usando um CRM? Qual é o preço das oportunidades perdidas devido à falta de um CRM?

Reputação

Caso você esteja procurando um CRM pela primeira vez, dedique um tempo para se familiarizar com o mercado e no que vale a pena investir. Com novos CRMs sendo lançados a todo momento, é importante saber se a empresa fornecedora da sua escolha tem uma boa reputação e é capaz de oferecer um serviço com o nível de qualidade prometido.

Instalação e configuração

O CRM certo precisa deixar o trabalho da sua equipe de vendas mais fácil, não mais complicado. No caso de usuários iniciantes, é interessante descobrir o quão difícil é instalar, adicionar dados e começar a usar o software. Se você já usou outros CRMs antes, é fácil importar seus dados atuais para o sistema novo?

Integrações

Um CRM fica ainda mais vantajoso quando associado às suas outras ferramentas, como e-mail marketing, contabilidade e outros softwares. Por exemplo, em vez usar vários programas para emitir uma fatura ﹣ recorrer ao QuickBooks para emitir suas faturas de venda e retornar ao CRM para as comunicações ﹣, você pode cuidar de tudo isso diretamente de um CRM que integre essas ferramentas ﹣o QuickBooks possui uma integração com o Pipedrive.

O instituto de pesquisa Nucleus Research descobriu que integrar um CRM a dados de fontes internas e externas pode resultar em um aumento de produtividade e crescimento do negócio de até 30%.

Embora os benefícios sejam claros, a pesquisa também destacou que isso vem acompanhado de custos significativos. Se não houver integrações ou se elas foram difíceis de configurar, sua equipe provavelmente terá que atualizar as informações separadamente – o que aumenta as chances de haver dados incorretos ou mesmo não informados.

CRM na nuvem x CRM local

Em geral, as soluções de CRM são hospedadas na nuvem. Essa é normalmente a opção mais fácil, porque elimina a necessidade de investimento em infraestrutura (incluindo o hardware e suporte de TI necessários) exigida para a instalação, configuração e manutenção de uma solução local.

No entanto, caso você deseje gerenciar seu CRM por conta própria, talvez você possa optar por uma solução local. Ainda que essa alternativa provavelmente envolva custos iniciais mais altos e exija suporte contínuo, ela oferece um maior controle sobre os dados, sem depender de terceiros.

Identificar as necessidades e estratégias de CRM para a sua construtora

Embora os CRMs sejam ferramentas poderosas, apenas comprar uma solução de CRM não melhorará magicamente os seus negócios. Para aproveitar ao máximo as vantagens da plataforma, é necessário ter a estratégia de venda e configuração certas.

Em outras palavras, isso significa configurar o seu CRM para que ele esteja alinhado às metas, operações e fluxo de trabalho ideais da sua empresa:

• Saiba quais prospectos você deseja gerenciar

• Identifique a jornada necessária para essas prospecções

• Determine os benchmarks e KPIs essenciais

• Entenda como você acompanhará e medirá o desempenho (com base nessas definições predefinidas)

Veja como encontrar essas atividades e pontos de referência para que você consiga personalizar seu CRM com eficácia, de acordo com as necessidades da sua construtora.

Identificar os prospectos

Quais tipos de prospecções você precisa gerenciar? Isso dependerá em grande parte da sua construtora, seu tamanho e tipos de projetos em que você normalmente trabalha.

Uma construtora menor que lida com o mercado imobiliário local e projetos de pequenas empresas, por exemplo, provavelmente terá menos leads para gerenciar do que uma grande construtora multinacional que lida exclusivamente com projetos comerciais e industriais.

Embora um CRM seja usado principalmente para a gestão de clientes, quaisquer contatos com o potencial de afetar o seu negócio, como prestadores de serviços e outros parceiros, podem ser incluídos. Também é importante que você tenha funis ou pipelines de CRM separados para funcionários e parceiros, permitindo que cada pessoa da sua equipe possa gerenciar seus próprios prospectos e contratos.

Identificar a jornada de relacionamento

Como os clientes encontram você? Como você encontra seus parceiros comerciais e fornecedores? Mapeie as etapas de cada relacionamento, desde a fase de pré-construção até a conclusão bem-sucedida do projeto e o que mais vier a seguir. Preste uma atenção especial a quaisquer etapas que possam se tornar gargalos ou que apresentem obstáculos.

Não se preocupe em registrar todos os mínimos detalhes. O objetivo é ter uma jornada passo a passo que sua equipe possa usar para identificar facilmente a etapa de um contato. Ao analisar cada uma das etapas, verifique se elas são de fato partes integrantes e fundamentais ao processo e, em caso afirmativo, quais informações você deve saber.

Desde que você tenha trabalhado nas etapas principais, você pode (e deve) otimizar todo o processo à medida que ele avança.

Identificar as métricas

Quais KPIs de vendas você usará para medir o desempenho? Quais métricas você acompanhará ao longo do projeto? É importante evitar se distrair com métricas desnecessárias e, em vez disso, focar nas métricas que se relacionam diretamente com seus objetivos.

No Pipedrive, por exemplo, é possível acompanhar no painel de vendas as métricas de duas formas: com base nos resultados ou nas atividades.

As métricas baseadas em resultados incluem:

• Número de negócios no funil ou pipeline

• Taxa de ganho (win rate)

• Tamanho médio dos negócios

• Tempo médio para fechar negócio

• Receita total de vendas

As métricas baseadas em atividades incluem:

• E-mails enviados

• Ligações feitas

• Taxa de follow-up

• Tempo de resposta ao lead

Restrinja suas métricas às atividades mais importantes de acordo com as operações e metas de sua empresa.

A análise funciona melhor se você combinar as métricas de atividade e de resultados para descobrir qual tem sido o desempenho de cada etapa do seu processo de vendas geral ou específico.

Encontrar e avaliar serviços de CRM

Depois de entender claramente quais são os seus critérios, você está pronto para começar a avaliar os diferentes serviços de CRM disponíveis no mercado. Veja agora a melhor forma de fazer essa pesquisa e encontrar a sua solução ideal.

A pesquisa

Muitas empresas cometem o erro de escolher um CRM e depois precisar adaptar seus critérios e processos para que seja possível trabalhar com ele. É o CRM, porém, que deve se adequar às suas necessidades, e não o contrário. Revise sua estratégia de CRM, confira quais recursos de software você mais precisa e use essas informações para encontrar um CRM capaz de atender todas as exigências do seu negócio.

Quando tiver certeza do que procura, você pode usar um mecanismo de busca para encontrar soluções relevantes. No entanto, talvez seja mais fácil recorrer a algum site de reviews, análises e comparações de softwares, como o Capterra, para identificar o melhor CRM para construtoras. Assim, você pode conferir quais são as soluções mais bem avaliadas ou restringir a sua pesquisa com base em recursos, preços, usuários e até mesmo CRMs desenvolvidos para o setor de construção.

Outra alternativa é contratar uma consultoria em CRM. Além de fazer recomendações a partir dos seus requisitos específicos, um consultor ou consultora também pode ajudar a instalar, configurar e implementar o CRM que você escolher.

Os períodos de teste

Assim que você tiver uma lista de possíveis soluções de CRM para a sua empresa, é hora de começar a cortar e reduzir as opções. Dê uma olhada no site de cada fornecedor e atente-se especialmente à presença de quaisquer estudos de caso que apresentem situações semelhantes à sua. Caso você esteja em busca de um CRM geral, ele foi vantajoso para outras empresas de construção? Veja como exemplo o estudo de caso do Pipedrive com o McKeon Group.

Se parecer promissor, você pode solicitar uma demonstração para ter uma ideia dos recursos e discutir suas necessidades com um representante de vendas. Muitas soluções em nuvem oferecem um período de teste gratuito, que é uma oportunidade ideal para experimentar o CRM com a sua equipe antes de tomar a sua decisão final.

Como implementar um sistema de CRM na sua empresa de construção

O CRM pode ser uma ferramenta poderosa e extremamente útil, mas apenas se você e sua equipe o utilizarem da forma certa.

Conseguir adesão

Para que o seu negócio se beneficie ao máximo de um CRM, você precisará de adesão em todos os níveis da empresa. Para empresas de construção maiores, talvez isso signifique que a compra e implementação do CRM precise ser aprovada pela diretoria ou conselho de administração. Se for esse o caso, você precisará se concentrar nos benefícios da implementação de um CRM e em como ele contribuirá para o crescimento do negócio. Esclareça quais são os custos, quaisquer possíveis riscos e evite o uso excessivo de linguagem técnica.

Além da diretoria, você também precisará da adesão das pessoas que usarão o sistema diariamente. Afinal, se não enxergarem valor, elas nem se darão ao trabalho de usá-lo. Certifique-se de que a equipe esteja ciente dos motivos e benefícios da implementação de um CRM e explique como o sistema facilitará o trabalho de todos.

Treinamento

Em vez de deixar que sua equipe de vendas avance nos trabalhos sem qualquer orientação, dê aos seus funcionários o treinamento e os recursos de que precisam. Permita que eles se familiarizem com o software, façam perguntas e não se esqueça de fornecer instruções claras sobre como usá-lo de forma eficaz de acordo com as suas necessidades e critérios específicos.

No caso de empresas maiores, o ideal é que a implementação aconteça em fases. Comece com apenas uma equipe ou departamento, de forma que eles possam entender que o sistema de fato funciona e, ao mesmo tempo, dar a você a oportunidade de resolver quaisquer problemas.

Implementação

Com suas equipes totalmente preparadas, você finalmente está pronto para dar início aos trabalhos. Embora a maneira como você usa seu CRM mudará e melhorará com o tempo, você começará com o pé direito ao…

• Personalizar a configuração, incluindo funis, pipelines e atividades, para que correspondam ao seu processo específico

• Configurar a automação, como e-mails e entrada de dados, para garantir que você não perca nenhuma tarefa importante

• Configurar os relatórios para que as suas métricas forneçam uma visão completa do seu processo

• Definir suas previsões para um melhor planejamento

• Importar quaisquer dados que você já tenha ou adicionar novos contatos

Assim, quando seu CRM já estiver devidamente configurado, você estará pronto para começar a usá-lo para acompanhar e rastrear seus negócios, gerenciar seus clientes e projetos e analisar suas métricas a fim de obter melhores resultados.

Conclusão

Uma solução de CRM pode ajudar empresas de construção a continuarem lucrativas, mesmo em circunstâncias desafiadoras, permitindo que elas monitorem e gerenciem facilmente seus negócios e fortaleçam relacionamentos com fornecedores e clientes.

Dedicando o tempo suficiente para colocar sua estratégia básica em prática, entender quais recursos você precisa e escolher o melhor CRM e pacote de acordo com as necessidades e demandas específicas da sua empresa, você conseguirá fazer um bom uso do CRM para o crescimento do seu negócio.