Personalizar seu software de CRM (Customer Relationship Management, ou Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente) pode ajudar a impulsionar suas vendas e ganhar mais negócios. Adaptar seu CRM para que corresponda ao seu processo de vendas pode economizar tempo, melhorar seu marketing e sistematizar o que você faz de melhor.
Quando se trata de CRMs, os benefícios que você obtém dependem do esforço que você realiza. Se não definir seu processo, você pode acabar obtendo dados de baixa qualidade e desempenho inferior.
Um software de CRM personalizável também dá superpoderes aos seus relatórios, pois ter informações específicas de sua organização aumenta sua chance de obter sucesso, já que elas ajudam a entender exatamente o que precisa ser melhorado.
Quer personalizar seu CRM?
Este artigo é para profissionais de vendas e de marketing que querem sistematizar e melhorar seus processos de vendas. Ele trata das oportunidades de personalizar seu CRM e de como você se beneficiará com isso.
11 benefícios de personalizar seu CRM
O que é um CRM personalizável?
Refinar seu processo de vendas é essencial para gerar resultados. Seu CRM precisa ser otimizado para se alinhar a esse processo, de modo que você facilite a vida da sua equipe de vendas e obtenha dados de melhor qualidade.
Um CRM personalizável permite que você adicione recursos ou faça alterações para melhor atender às necessidades de sua empresa. Isso inclui ações como atualizar os estágios de seu funil e definir quais dados são coletados sobre organizações ou clientes.
A personalização de CRM começa com seus objetivos e demandas
A personalização começa com seu processo de vendas. Observe cada etapa da jornada do cliente e pense em como formatar isso da melhor maneira: quais informações os vendedores precisam registrar? Quais são as etapas principais do processo?
Vale a pena revisar também as metas de vendas e da empresa. Ter uma noção do volume de atividade necessário, e como a rotina de vendas mudará com o tempo, indicará oportunidades de personalização.
Essa é uma chance para solucionar problemas em seu processo de vendas. Talvez as pessoas não estejam inserindo as informações corretamente ou as vendas estejam sendo perdidas em um determinado ponto do funil. Você pode mudar esse processo usando dicas úteis.
Depois de estabelecer o que é necessário, você pode começar a procurar oportunidades para personalizar seu CRM, assunto do qual falaremos na próxima seção.
11 benefícios de personalizar seu CRM
Esta seção inclui sugestões de como você pode personalizar seu CRM, e os benefícios que esses ajustes trarão.
1. Desenvolva seu funil
Os estágios do seu funil de vendas precisam refletir seu processo de vendas, tanto nas etapas que os clientes potenciais realizam enquanto avançam no funil quanto na probabilidade de você fechar negócios.
Personalizar seu funil ajuda a rastrear as vendas com precisão e incentiva os vendedores a seguirem as melhores práticas.
Rever as conversas de vendas é uma maneira útil de dividir o processo em várias etapas. Isso pode incluir chamadas de descoberta, demonstrações de produtos e propostas. Cada empresa pode ter um tipo de funil diferente, mas normalmente ele inclui de quatro a sete estágios.
Para cada estágio em seu processo de vendas, é útil incluir:
O nome do estágio
O que é necessário para mover um negócio a este estágio (por exemplo, completar uma demonstração)
O último ponto é crucial para calcular seu funil de vendas ponderado (o valor dos negócios que você provavelmente fechará com base no que está em seu funil).
Crie funis de vendas variados
Sua empresa pode vender vários produtos com processos de vendas distintos. Nesse caso, pense em separar esses fluxos de receita em diferentes funis de vendas.
Isso significa que você pode ter estágios de negócios e expectativas de sucesso específicos. Isso também significa que você pode gerar relatórios sobre as diferentes áreas do negócio com facilidade.
Por exemplo, imagine que você vende hardware de computador e um serviço de consultoria de TI. É provável que os estágios pelos quais os negócios passam, e o tempo que cada um leva para fechar, sejam diferentes. Pode ser que você queira enxergar com facilidade qual volume de trabalho de consultoria você tem chance de ganhar no próximo trimestre, com não clientes e pessoas, em comparação com aquelas para as quais você já vendeu hardware.
2. Refine seu processo de geração de leads
Normalmente, as oportunidades de negócio são adicionadas ao CRM como leads. Alguém pode fazer uma consulta em seu site ou fornecer detalhes de contato ao baixar um guia.
As informações importantes a serem coletadas para os leads incluem:
A origem do lead
A “temperatura” desse contato
Se é lead qualificado de marketing ou vendas
Rastrear de onde vêm os leads é fundamental porque ajuda a entender quais táticas de vendas e marketing estão funcionando. Usar uma lista pronta com opções para a origem dos negócios, em vez de permitir que as pessoas insiram texto livremente, facilita na hora de gerar relatórios.
Um lead qualificado de marketing é alguém que respondeu a uma campanha. Um lead qualificado de vendas é um cliente potencial que manifestou interesse em se tornar um cliente pagante.
3. Usando dados para desenvolver estratégias de vendas
Depois que você personalizou seu CRM para coletar dados diferentes, ele pode fornecer insights incrivelmente úteis sobre seu processo de vendas e como melhorá-lo.
Se aprofundar nesses dados para analisar o comportamento com base nas características ajuda a identificar oportunidades. Você pode descobrir quais clientes em uma determinada área ou nicho estão respondendo particularmente bem a uma campanha ou novo produto. Ou há detalhes demográficos inesperados que estimam o tamanho do negócio.
4. Aprimore os relatórios usando um painel personalizado
Os relatórios de vendas são uma parte crítica do crescimento dos negócios. Refinar os dados de relatórios permite que a equipe se concentre nas coisas certas, enquanto ter acesso a informações em tempo real também permite que você reaja rapidamente.
Aqui estão sete itens a serem incluídos em um painel de métricas de vendas.
Novos negócios
Negócios ganhos
Motivos de perda
Tempo médio para ganhar negócios
Valor médio dos negócios
Conversão de funil
Negócios abertos em cada estágio
Os painéis de vendas podem ser criados para finalidades diferentes. Você pode ter um painel de visão geral que permite a todos acompanhar o progresso, bem como painéis individuais para vendedores que desejam se concentrar em suas próprias atividades.
CRMs como o Pipedrive permitem que você personalize suas informações e relatórios. Você também pode filtrar relatórios com base em campos personalizados, para que possa olhar o tempo médio para ganhar negócios para cada origem de lead ou o tamanho de negócio por cada região, por exemplo.
Se você fizer a coleta de dados corretamente, o potencial de aproveitá-los para obter insights é ilimitado.
5. Seja mais produtivo: aumente a velocidade de tarefas repetitivas
Você pode realizar ações recorrentes, como fazer ligações e escrever e-mails, a partir de seu CRM.
Não confie em copiar dados de um sistema para outro manualmente. A integração de ferramentas com seu CRM garante que você esteja aproveitando ao máximo os dados que possui.
6. Use modelos prontos de documentos de vendas
A sistematização do processo de vendas cria etapas repetíveis, incluindo o envio de mensagens e de documentos, como e-mails ou propostas. Geralmente, eles são personalizados com base em dados de CRM ou no conhecimento do vendedor sobre uma empresa.
Você pode ter dois ou três tipos de propostas prontas, baseadas no perfil ou setor do cliente, por exemplo, ou um modelo pronto de e-mail para pedir indicações a seus clientes existentes.
Adicionar modelos personalizados de documentos de vendas ao CRM economiza tempo. É uma ótima maneira de garantir que os vendedores também estejam sempre equipados com os recursos de que precisam.
7. Colete dados que aprimoram o marketing
O uso de um software de CRM personalizável permite a você determinar quais dados são coletados, o que pode aprimorar seu processo de vendas e marketing.
O marketing personalizado tem uma chance muito maior de sucesso. É por isso que 89% das empresas digitais estão investindo em personalização, e é por isso também que você exclui imediatamente e-mails automatizados que foram claramente enviados para muitas pessoas.
Você pode personalizar seu CRM para coletar os seguintes dados:
Localização: Adapte o marketing com base na área em que os clientes vivem
Persona: Combine os contatos com suas personas de marketing pré-definidas
Resultados: Registre os objetivos do cliente em relação aos negócios
Tamanho da empresa: Refine o processo de vendas com base no tamanho da empresa
Campanhas: Relacione contatos a campanhas para alcançá-los facilmente
Histórico de compras: Adapte campanhas de marketing e identifique oportunidades de vendas adicionais (upselling)
Satisfação do cliente: Anuncie para clientes felizes e ajude os vendedores a saber o que esperar
Origem do lead: Rastreie de onde os negócios vêm, para saber que tipo de marketing está funcionando
A chave para a coleta de dados é se concentrar nas informações que apoiam seu processo de vendas e marketing. Não colete dados que não sejam úteis.
É difícil voltar e corrigir os dados em um CRM de forma retroativa. O uso de campos obrigatórios, menus suspensos e mensagens de ajuda garante que os dados sejam inseridos corretamente logo na primeira vez.
Por exemplo, você pode estabelecer que um negócio não pode ser movido para o estágio de “Proposta qualificada” a menos que um valor monetário seja atribuído a ele.
Crie campos personalizados para segmentar leads e clientes
Informações adicionais são frequentemente adicionadas por meio de “Campos personalizados”. Essa flexibilidade permite que você colete informações específicas para seus processos de vendas.
Isso incentiva os vendedores a fazerem as perguntas certas e permite que você refine a maneira como você alcança seu público.
8. Use campanhas para implementar e monitorar iniciativas
Lançando um novo produto? Oferecendo um preço reduzido para clientes fiéis? Quer enviar uma campanha para pessoas que se encaixam em uma determinada persona?
Existem muitos motivos pelos quais você pode querer atingir um determinado grupo de contatos. Mas você precisa de uma maneira de identificá-los nas campanhas em seu CRM, a fim de rastreá-los e alcançá-los de forma eficaz.
A inclusão de opções em uma campanha normalmente é feita por meio de campos de dados personalizados.
Adicionar contatos ou organizações às campanhas pode ser feito filtrando os dados de CRM existentes (por exemplo, setor ou data do último contato) ou identificando as pessoas manualmente. Aqui estão dois exemplos:
Uma ligação de um cliente pode identificar um desafio relevante para certo produto, que pode ser marcado para aparecer em futuras campanhas de marketing.
Clientes inativos podem ser marcados para esforços de divulgação
Apenas certifique-se de que os vendedores estejam cientes das campanhas relevantes, pois quanto melhor a qualidade dos dados, mais vendas você extrai deles.
As campanhas também ajudam na geração de relatórios. Um vendedor pode identificar 50 pessoas nas quais irá focar nas próximas quatro semanas. Inserir essa lista permite que você veja como essas conversas estão progredindo em termos de último contato, negócios abertos, etc.
9. Personalize seu CRM com integrações, complementos e recursos
Usar complementos e novos recursos é uma maneira poderosa de aprimorar seu processo de vendas.
O acervo de tecnologia de cada empresa é diferente. Você vai querer usar as ferramentas que funcionam melhor para sua empresa, por isso é importante que seu CRM seja flexível o suficiente para se vincular a esses aplicativos e recursos.
Por exemplo, você pode pesquisar clientes em potencial usando o JotForm. Nesse caso, as respostas podem ser enviadas diretamente para o seu CRM como leads, garantindo que os vendedores possam acessá-las com rapidez e facilidade.
A chave é evitar a repetição de dados e tarefas manuais; os dados dos leads não irão ajudá-lo a ganhar vendas se estiverem trancados em uma planilha no desktop de alguém.
Integrando seu software de contabilidade
Os CRMs coletam dados do negócio. É comum que as empresas copiem isso manualmente para seu software de contabilidade depois que o negócio é fechado, mas não precisa ser assim.
CRMs personalizáveis oferecem a funcionalidade de gerar uma fatura diretamente a partir do negócio. Isso requer vincular seu software de contabilidade e definir quais detalhes são inseridos com base nos dados do CRM.
Essa abordagem economiza tempo e permite que você veja quais faturas um cliente tem em aberto.
10. Defina notificações e alertas personalizados
Todos nós já sentimos aquela ansiedade de não dar acompanhamento aos negócios com a rapidez suficiente, ou de sentir que estamos perdendo vendas porque perdemos etapas no processo.
As notificações de CRM garantem que você não perca oportunidades. Receber um alerta quando algum negócio começa a correr perigo ou um lembrete quando uma atividade precisa ser realizada faz com que as pessoas concluam as tarefas, e ficar por dentro dessa comunicação aumenta suas chances de sucesso.
É importante personalizar seu CRM para fazer com que essas notificações se ajustem ao seu processo de vendas.
Vendendo para uma grande empresa? Um processo de assinatura demorado pode significar que o tempo antes de você apresentar uma proposta, ou de marcar um negócio como expirado, é mais longo. Da mesma forma, as vendas B2B de produtos para pequenas empresas podem expirar mais rapidamente, pois elas precisam de suprimentos imediatamente.
11. Ajuste as configurações de permissão e segurança
As permissões dão aos usuários direitos para acessar e editar diferentes tipos de informações.
Você pode ter membros menos experientes da equipe trabalhando na inserção de dados, mas precisa evitar que eles acabem alterando dados críticos. Da mesma forma, você pode proteger seus dados impedindo que qualquer pessoa, exceto administradores, baixe pacotes completos de dados.
A maneira mais simples de gerenciar o acesso é criar configurações de permissão para grupos específicos de membros da equipe.
Personalizar suas configurações de permissão e segurança melhora a segurança das informações e reduz o risco de perda de dados.
Devemos adquirir um CRM personalizado?
Os CRMs personalizados são desenvolvidos individualmente para as empresas, o que significa que elas podem definir todos os detalhes de como o CRM funciona.
No entanto, construir um CRM do zero é caro. Usar um CRM personalizável é normalmente a melhor aposta, principalmente para pequenas empresas.
O importante é garantir que o CRM que você escolher tenha a funcionalidade que você precisa para executar seu processo de vendas com eficácia.
Considerações finais
Refinar e sistematizar seus processos de vendas é a pedra angular do crescimento, aumentando a probabilidade de fechar negócios e ajudando a treinar novos vendedores.
Isso significa que é importante personalizar seu CRM para se alinhar a seu processo de vendas. Não adianta trabalhar na jornada do comprador ou pesquisar informações sobre os clientes em potencial se o seu CRM não conseguir capturar esse valor.
É incrível quanto tempo você pode economizar com um CRM personalizado corretamente. Os vendedores só precisam inserir dados que sejam valiosos, o marketing possui um rico conjunto de informações para focar nos clientes em potencial e os painéis personalizados tornam seus relatórios superpoderosos.
Isso significa que você precisa encontrar o melhor CRM personalizável.
