Poucos conceitos no ramo da autoajuda são mais intrigantes que o “eat the frog” (ou “engula o sapo”, em tradução livre). Seu nome é estranho e sua origem incerta, mas a estrutura que ele oferece pode beneficiar profissionais de todos os cargos e indústrias.
Nesse artigo, você saberá como essa técnica pode ajudá-lo a se tornar mais organizado, capaz de lidar com tarefas desafiadoras e aumentar sua produtividade pessoal. Também vamos oferecer algumas dicas para ajudá-lo a maximizar sua produtividade.
Definição de “eat the frog”:
Engolir o sapo significa completar sua tarefa mais difícil logo no início do dia, fazendo com que todas as tarefas menores que sobraram para o dia sejam mais simples do que a primeira.
Esse conceito é frequentemente atribuído a Mark Twain, autor do século XIX, que, segundo várias fontes na internet, disse:
“Caso o seu trabalho seja engolir um sapo vivo, é melhor fazer isso logo de manhã. Se o seu trabalho for engolir dois sapos, comece pelo maior.”
Não podemos provar que Mark Twain disse essas palavras algum dia e há várias outras possíveis origens para essa ideia. Recentemente, o autor Brian Tracy, que escreve materiais sobre produtividade e autodesenvolvimento, adaptou o conceito para o ambiente de negócios no livro Eat That Frog!: 21 Ótimas Maneiras de Parar de Procrastinar e Fazer Mais em Menos Tempo.
Em seu blog sobre o assunto, o consultor de produtividade escreve:
Digamos que você lidere uma equipe de vendas e precise fazer uma avaliação de desempenho. Sua análise envolve duas tarefas: criar um plano de desenvolvimento para um funcionário de baixo desempenho e congratular um outro que bateu a cota de vendas bem antes do prazo. Trabalhar no plano de desenvolvimento (a tarefa mais difícil entre as duas) o ajudará a acabar com o estresse do dia antes de seguir para a próxima tarefa.
Quem pode se beneficiar do método “eat the frog”?
Embora Brian Tracy afirme que o conceito é um “hábito adotado por pessoas bem-sucedidas”, a verdade é que ele funciona melhor em alguns casos específicos. Sua eficiência está diretamente ligada a quais desafios de produtividade uma pessoa enfrenta.
Comer seu sapo logo de manhã o beneficiará muito caso você:
Tenha problemas com procrastinação. Todos somos procrastinadores em algum nível, mas não fazer o que temos que fazer é adiar o inevitável. Evite suas tarefas por tempo demais e acabará tendo que apressar coisas que deviam ter sido feitas cuidadosamente.
Prefira tarefas simples sobre as complexas. Nem todos os trabalhos são prazerosos de fazer. Focar muito tempo e energia em tarefas menores pode criar um falso senso de produtividade; embora seja possível riscar muitos itens da sua lista dessa forma, também faz com que você deixe de executar uma tarefa valiosa para sua equipe ou negócio com máxima concentração e tempo hábil.
Tenha dificuldades em priorizar. Priorização é a essência por trás do eat the frog, pois o força a identificar pelo menos uma tarefa como sendo a mais importante do dia. Esse hábito o treinará a organizar seu trabalho pelo valor agregado, fazendo tarefas importantes antes de mais nada, o que aumenta sua produtividade no longo prazo.
Essas características transcendem cargos e indústrias, mantendo-o focado independentemente do seu trabalho ser na área de vendas, marketing, construção ou gestão de projetos.
Como identificar os “sapos”
O primeiro desafio é sempre identificar as tarefas do dia que são os “sapos” a serem engolidos. A prática definitivamente leva à perfeição nesse caso, fazendo com que você passe cada vez menos tempo comparando suas opções, comece a trabalhar mais cedo e faça mais durante o dia.
Os critérios podem variar. Algumas tarefas você procrastina porque não gosta de fazer, outras porque têm dificuldades para completar, etc. Porém, há algumas características em comum que devem ser ponderadas na hora de descobrir o que priorizar:
Importante, mas não urgente
Nem sempre tem a ver com tempo. Foque nas atividades que terão o maior impacto positivo na sua equipe ou negócio, não em tarefas pequenas e reativas como responder e-mails ou organizar reuniões. Essas pequenas ações podem parecer urgentes, mas frequentemente podem esperar você fazer algo que realmente contribua para um objetivo de desempenho.
Requer mais tempo ou concentração
Frequentemente, as tarefas que evitamos são as que mais consomem tempo. Devido ao seu valor e importância, elas demandam muita concentração, de modo que começar por elas o ajuda a fazer um trabalho melhor e mais detalhado, o que certamente não aconteceria no final do expediente.
Todo o propósito da técnica “eat the frog” é tornar seu dia mais produtivo, não apenas a primeira parte dele. Considere estabelecer um limite de meio dia para as suas tarefas prioritárias, para que você tenha tempo para outros trabalhos. Se uma tarefa levar mais de quatro horas, tente dividi-la em ações menores e continue no dia seguinte.
Demanda resistência mental
Certas tarefas são desafiadoras por natureza. Em alguns casos, a pressão para concluí-las pode levá-lo a procrastinar ou ficar constantemente preocupado. Muitas vezes, trata-se apenas de algo que você simplesmente não gosta de fazer.
Por exemplo, se o seu gerente passa o tempo todo perguntando sobre seu progresso, mas não faz o mesmo com os outros funcionários, você pode se sentir ansioso para terminar e fazer direito. Começar por uma tarefa desse tipo alivia parte do estresse, permitindo que você siga seu dia com a mente mais tranquila.
Não pode ser automatizado
“Sapos” sempre demandam atenção humana. Caso uma tarefa possa ser automatizada, utilize a tecnologia disponível a seu favor e foque sua atenção naquilo que precisa da sua inteligência e habilidades para progredir.
Por exemplo, sincronizar dados de consumidores em diferentes plataformas é valioso, mas demanda muito tempo da sua equipe de vendas. Ao utilizar uma ferramenta de gestão de relacionamentos (CRM) com recursos que automatizam o fluxo de trabalho, você pode eliminar essa tarefa completamente.
3 formas de ser mais produtivo com o “eat the frog”
O conceito eat the frog melhora sua produtividade de três formas diferentes:
1. Aumenta sua confiança durante o resto do dia (e além)
Uma conquista substancial logo no início do dia o coloca em um mindset positivo e o lembra do quão capaz você é.
Quanto maior a conquista, mais dopamina seu cérebro libera e melhor você se sente, o que pode reduzir o estresse e melhorar seu desempenho durante todas as outras tarefas.
A cada tarefa que você tira do caminho, maiores são as recompensas de longo prazo. É um clássico exemplo de formação de hábito, o que significa que fica mais fácil a cada dia que passa.
Em suma, fica cada vez menos problemático começar seu dia eliminando as tarefas mais difíceis.
2. Faz com que você precise ser mais organizado e melhor em priorizar
Já olhou para uma lista de tarefas e resolveu começar com qualquer coisa que estivesse no topo? Fazendo isso, você corre o risco de ignorar as tarefas mais importantes e urgentes, além de:
Ficar sem tempo para completá-las
Forçar-se a fazer algo realmente difícil no final do dia, quando você já não consegue se concentrar como deveria
A ideia por trás da abordagem eat the frog o força a considerar qual parte do seu trabalho é mais importante. Escolher uma tarefa principal todos os dias o ensina a avaliar o valor de cada parte do trabalho e quais características constituem uma tarefa importante. Completar sua lista de afazeres de uma forma mais lógica melhora sua eficiência e desempenho.
3. Ajuda você a aproveitar melhor suas horas mais produtivas
Embora a maioria de nós não goste muito da parte da manhã, há certa verdade no ditado “Deus ajuda quem cedo madruga”.
Um estudo (como o momento do dia afeta a produtividade: evidências de programação letiva em faculdades) publicado pelo Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT) concluiu que a “produtividade entre os participantes se mostrou maior na parte da manhã e que essa variação de produtividade pode ser explorada para aumentar a eficiência”.
Eat the frog é uma tática de gerenciamento de tempo que, caso você seja uma pessoa diurna e precise começar o dia cedo, garante que você utilize suas horas mais eficientes com sabedoria.
As desvantagens da abordagem “eat the frog”
É claro que o conceito seria padrão ouro em todas as indústrias se fosse a prova de falhas.
A verdade é que há alguns motivos para cautela aqui. Compreender esses motivos pode ajudá-lo a evitar armadilhas e aproveitar os aspectos mais valiosos dessa abordagem.
Confira agora alguns dos pontos negativos por trás do método eat the frog:
Menos espaço para o dinamismo. Algumas tarefas menores são realmente urgentes e surgem sem aviso prévio. Ficar preso demais na ideia de terminar aquela grande tarefa do dia e não fazer mais nada até concluí-la pode causar um gargalo de produtividade na equipe ou mesmo fazer com que você perca um cliente porque não atendeu uma ligação, verificou seu e-mail ou falou com um colega de trabalho.
Um início de dia ruim pode comprometer o resto dele. Começar o dia com uma grande conquista libera dopamina no seu sistema e o deixa mais confiante, mas quando essa grande primeira tarefa não vai bem (o que vai acontecer em algum momento), isso pode trazer um efeito negativo para o resto do seu dia. Se você permitir, uma manhã desafiadora afetará sua produtividade durante toda a jornada de trabalho.
Algumas pessoas acham o método muito rígido. Pesquisas confirmam que a maioria das pessoas é mais produtiva pela manhã, mas sempre haverá aqueles que aproveitam melhor a tarde ou a noite. Para esses, o melhor é começar o dia com tarefas menores e terminar com as mais importantes.
Seja como for, não encare essa abordagem como “tudo ou nada”. Você pode aliviar algumas das desvantagens com algum nível de flexibilidade. O tempo e a experiência o ensinarão a romper os padrões quando for uma boa ideia fazer isso.
Por exemplo, em um projeto de curto prazo e objetivos que evoluem rapidamente, adaptar-se é essencial. Novos desafios podem surgir a qualquer momento e você pode acabar dependendo da programação de outra pessoa. Nesse caso, a abordagem eat the frog funciona bem como padrão, mas não como regra, já que é preciso estar pronto para reagir assim de acordo assim que algo importante surgir.
5 dicas para aumentar a produtividade com “eat the frog”
Leva algum tempo para dominar o método eat the frog. É ainda mais o caso quando você já está familiarizado com outro tipo de abordagem de produtividade, como o método ABCDE (uma tática de priorização que envolve classificar tarefas com base em sua importância) ou a técnica Pomodoro.
Caso esteja considerando o método eat the frog, confira cinco dicas para ajudá-lo a começar com o pé direito:
1. Informe suas expectativas aos membros da equipe
Quando seus colegas de trabalho sabem a forma com que você prioriza suas tarefas, também sabem o que esperar com relação ao tempo de resposta de e-mails, e disponibilidade para reuniões. Diga a eles que você está experimentando uma nova forma de trabalhar, explique rapidamente a ideia por trás da abordagem eat the frog e como ela define a forma de estabelecer seus prazos, beneficiando toda a equipe.
Use sua assinatura de e-mail ou status do messenger para avisar que não está disponível para responder mensagens imediatamente e explique como a equipe pode falar com você em caso de emergência.
2. Divida tarefas que levam mais de quatro horas em objetivos menores
Lembre-se de que o objetivo aqui é tornar todo o seu dia mais produtivo, não só a primeira parte dele.
Escolha tarefas que caibam na primeira parte do seu dia. Divida em dois ou mais passos qualquer coisa que você estime que possa levar o dia todo e cumpra esses passos durante a semana. Quatro horas (metade do dia de trabalho) é uma boa referência, mas você pode ajustar para a sua realidade de trabalho.
Garantir que sempre haja espaço para tarefas menores e menos importantes no seu dia impede que sua lista de afazeres saia de controle.
3. Planeje sua primeira tarefa do dia na noite anterior
Eat the frog é mais uma técnica de gestão de tempo do que uma estratégia de programação. À medida que você adquire o hábito de completar suas tarefas mais importantes primeiro, pode se sentir tentado a programar toda a semana de uma vez, mas isso limita o espaço para adaptação e mudança de prioridades.
Faça sua agenda semanal, mas crie uma regra de só escolher sua primeira tarefa do dia na noite anterior. Isso permite que suas decisões sejam melhor informadas e que você sempre saiba o que precisa mais da sua atenção no momento.
4. Continue usando sua tecnologia de gestão de tarefas
Eat the frog é um complemento para as ferramentas de gestão de projetos e agendamento que você já tem, não um substituto.
Aplicativos como Asana e Trello (duas das muitas ferramentas que possuem integração com o Pipedrive) criam uma organização geral na sua empresa, permitindo que você e seus colegas sempre saibam quais tarefas são mais urgentes, o que garante que ninguém evite ou esqueça suas responsabilidades.
Caso você seja responsável por agendar tarefas para outros colegas, aloque-as em dias ou semanas, não em horários específicos, permitindo que eles tenham a liberdade de escolher abordá-las em seus momentos mais produtivos.
5. Aprenda a separar tarefas desafiadoras entre si
Ninguém garante que você só terá uma tarefa difícil por dia. Quando perceber que há mais de uma coisa a fazer que consome muito tempo, esforço e energia, você até pode concluir as duas no mesmo dia, mas sempre comece com a mais importante. Pode-se determinar isso pensando em qual delas contribui mais para um objetivo de equipe, aliviando o gargalo de produtividade.
E é claro: não havendo tempo para mais de uma dessas tarefas em um dia, comece a outra no dia seguinte.
Considerações finais
Quando aplicado com cuidado e nas circunstâncias certas, o método eat the frog é uma técnica poderosa para aumentar a produtividade. Sua estrutura simples pode ajudá-lo a vencer hábitos ruins como procrastinar, tornando-o mais valioso para sua equipe e empresa.
Para ter os melhores resultados, encontre o equilíbrio perfeito entre rotina e flexibilidade. Quanto mais priorizar tarefas importantes, menos problemáticas elas serão, mas não deixe sua nova forma de trabalhar impedi-lo de se adaptar a situações e objetivos.