Escolher uma ferramenta de gestão de projetos entre o vasto número de opções disponíveis pode ser uma tarefa difícil para qualquer líder de negócios.
Quando uma ferramenta não se adapta às necessidades da sua organização, em vez de facilitar a execução dos projetos, ela pode complicar os fluxos de trabalho e diminuir a produtividade.
A ferramenta certa, por outro lado, pode otimizar processos e melhorar a eficiência e o ânimo das equipes que buscam aumentar a receita da empresa.
Neste artigo, descubra como a sua empresa pode se beneficiar com a ferramenta de gestão de projetos certa e quais recursos buscar ao comparar as opções disponíveis. Saiba também quais são as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis em 2022.
O que são ferramentas de gestão de projetos e como elas aumentam a produtividade?
As ferramentas de gestão de projetos são programas que ajudam as empresas, equipes e indivíduos a organizar e gerenciar projetos.
Embora existam muitas ferramentas gratuitas, os recursos adicionais dos softwares pagos (SaaS ou software como um serviço) normalmente justificam o investimento.
O principal objetivo de uma ferramenta de gestão de projetos é organizar e simplificar processos comuns, tais como:
Atividades de agendamento: organizando tarefas, subtarefas e dependências em calendários e listas de afazeres, para que sua equipe trabalhe com eficiência e não perca nenhum detalhe importante.
Facilitar a comunicação e colaboração: atuando como uma central, por onde a equipe pode fazer o planejamento dos projetos, compartilhar informações, fornecer atualizações de status e alocar recursos.
Analisar riscos: documentando possíveis desafios associados a um projeto, normalmente com um sistema de classificação de gravidade e probabilidade.
Emitir relatórios sobre o progresso dos projetos: transformando dados de projetos em painéis acessíveis e relatórios compartilháveis, para que os gerentes e outras partes envolvidas possam avaliar desempenho.
Armazenar documentos: permitindo que os líderes salvem termos de abertura de projeto (project charters), estudos de viabilidade, avaliações de risco, modelos de framework, aprovação, tabelas de prazos, etc. em um local seguro.
Ao centralizar todos esses processos, o software de gestão de projetos elimina a necessidade de as equipes usarem vários sistemas ao mesmo tempo, como:
Aplicativos de comunicação para facilitar o trabalho colaborativo e as atualizações de projetos
Planilhas do Excel para armazenar dados de projetos, acompanhar o progresso e antecipar problemas
Plataformas de armazenamento em nuvem para organizar documentos e entregáveis
Calendários para agendamento de projetos com várias tarefas, sprints e milestones (ou marcos)
A centralização torna os processos mais rápidos (já que a equipe não precisa alternar entre programas ou buscar informações em diferentes aplicativos) e os dados mais consistentes e padronizados.
Os gerentes de projeto e as partes interessadas podem utilizar isso para comparar o andamento de diferentes projetos com rapidez e precisão, abordando os pontos fracos conforme necessário.
Por que as ferramentas de gestão de projetos não são apenas para os gerentes
Muitas pessoas as associam a profissionais de gestão de projetos. No entanto, a relevância delas tem se ampliado à medida que gestores de outras áreas passam a se envolver com trabalhos baseados em projetos.
De certo modo, as ferramentas para gestão de projetos são ainda mais benéficas para os líderes que atuam na área de projetos, principalmente para os que continuam atuando no operacional.
Com um software que organiza projetos, automatiza tarefas e fornece relatórios, os gerentes podem atingir suas metas com o mínimo de atenção.
7 características que toda ferramenta de gestão de projetos deve ter
Há várias ferramentas de gestão de projetos disponíveis no mercado, cada uma com prós, contras e recursos diferentes.
Você pode iniciar o processo de pesquisa definindo as necessidades e objetivos da sua empresa, para que possa escolher a opção com os recursos mais úteis.
Para ter uma ideia mais precisa do que você está buscando, pergunte a opinião dos membros da sua equipe e de outras partes envolvidas antes de começar. Ao fazer isso, foque no seguinte:
Membros da equipe. São as pessoas que utilizarão a ferramenta escolhida por você todos os dias. Pergunte quais aspectos do trabalho de projetos elas têm achado mais desafiadores ou demorados, e dê prioridade a recursos que possam resolver esses problemas. Por exemplo, se o time estiver perdendo muito tempo atualizando os colegas, sua ferramenta precisará ter um recurso de notificações de status automáticas.
Stakeholders. Descubra o que essas pessoas têm buscado e não têm recebido em relação ao trabalho de projetos. Se estiverem precisando de atualizações mais frequentes sobre o progresso das atividades, uma ferramenta com relatórios automatizados e painéis de desempenho em tempo real pode eximir os gerentes de compartilhar essas informações manualmente.
Há centenas de variáveis que distinguem os aplicativos de gestão de projetos. Descubra a seguir os sete recursos mais importantes que você deve buscar ao comparar ferramentas.
1. Testes gratuitos (e promoções para novos usuários)
Os testes gratuitos permitem que você experimente as ferramentas e seus recursos mais relevantes sem se comprometer com a compra.
Faça um rascunho de projeto para usar nos testes e verificar com mais precisão se a ferramenta oferece uma interface intuitiva, ou se possui eventuais falhas de software que possam prejudicar o andamento dos trabalhos.
Mas crie algo simples e que reflita os projetos em que sua empresa normalmente trabalha. E procure utilizar esse mesmo rascunho em todas as avaliações, para descobrir como cada ferramenta lida com processos idênticos e fazer comparações diretas entre elas.
Pergunte a opinião da sua equipe para saber quais softwares eles acharam mais benéficos e fáceis de usar. Escolher uma ferramenta que agrade a todos pode agilizar seu onboarding.
2. Estudos de caso, análises e depoimentos
Você pode descobrir muita coisa sobre a utilidade das ferramentas a partir da experiência que empresas parecidas com a sua tiveram.
O jeito mais fácil de encontrar estudos de caso e depoimentos é visitando o site dos desenvolvedores. Ao ler esse tipo de conteúdo, foque nos dados quantitativos, que são menos tendenciosos do que qualquer narrativa em torno da ferramenta.
Por exemplo, no estudo de caso abaixo, o Zoom economiza o equivalente a 133 semanas de trabalho por ano utilizando os recursos de automatização da Asana. Se as prioridades da sua empresa forem as automatizações e economia de tempo, esse conteúdo sugere que a Asana pode ser uma boa opção.
Em sites de negócios e tecnologia, você encontra análises mais neutras sobre as ferramentas para gestão de projetos. Páginas estabelecidas sabem o que seu público (por ex.: pequenas empresas) mais valoriza e adaptam seu conteúdo.
Esta análise do Basecamp feita pelo site TechRadar Pro (disponível apenas em inglês) aborda preços, prós e contras para ajudar os leitores.
Ela sugere que o Basecamp é uma boa opção para quem busca uma ferramenta gestão de projetos com recursos de chat integrados e funções para dispositivos móveis. Se a sua prioridade for o compartilhamento de arquivos, você pode continuar procurando ou pelo menos fazer um teste da ferramenta.
3. Integrações
Embora a ferramenta de gestão de projetos centralize suas atividades, a otimização da produtividade vem do uso de tecnologias que funcionam bem em conjunto.
Outras ferramentas que a sua equipe pode usar nos projetos são: gerenciadores de e-mail, navegadores de internet, ferramentas de Business Intelligence (BI) e softwares de CRM (gestão de relacionamento com o cliente).
Opte por uma solução de gestão de projetos que possa ser integrada ao seu tech stack atual para tornar a sincronização de dados entre diferentes plataformas possível.
Por exemplo, os dados de um CRM contextualizam todas as tarefas relacionadas aos clientes no seu sistema de gestão de projetos. Com a integração certa, você não precisa procurar por esses dados ou copiá-los manualmente de uma plataforma para a outra.
Como vemos abaixo, o Notion pode ser integrado a ferramentas de reunião, aplicativos de armazenamento em nuvem e outras plataformas de gestão de projetos.
Essa flexibilidade permite que a ferramenta escale com o seu negócio. Por exemplo, se você ultrapassar o limite de armazenamento de arquivos do Notion, pode integrar o Google Drive, Dropbox ou OneDrive para gerar mais espaço para documentos de projetos, minimizando os transtornos.
4. Flexibilidade e personalização
Nenhuma empresa é igual, por isso, é improvável que uma ferramenta de gestão de projetos não personalizada entregue resultados consistentes a todos os usuários.
Busque uma solução sob medida para as suas necessidades. Além de ajudar você a obter melhores resultados no presente, um software personalizável pode se adaptar a novas necessidades da sua empresa à medida que ela cresce.
Alguns recursos importantes incluem:
Painéis e relatórios: relatórios só são úteis quando contêm os dados de que você ou outras partes interessadas precisam para tomar as melhores decisões possíveis. Por isso, é importante que você possa escolher quais métricas serão incluídas nas atualizações de progresso e desempenho.
Workflows e atualizações de status: as etapas entre o início e o fim de um projeto são exclusivas da sua empresa. Personalizar as etapas e os status faz com que cada tarefa tenha um título, garantindo que todos os membros da equipe saibam no que devem trabalhar e como está o progresso dos colegas.
Visualizações de projetos: é importante que os membros da equipe possam visualizar os projetos de maneiras convenientes, seja em formato de calendário, quadros kanban ou listas de tarefas. Isso contribui para que todos entendam suas responsabilidades e para que tarefas não sejam esquecidas ou deixadas de lado.
Modelos de projetos: criar modelos personalizados para projetos comuns pode ajudar a economizar tempo durante a etapa de planejamento. Por exemplo, em um projeto de marketing de conteúdo, você pode reutilizar o mesmo modelo para inserir os materiais a serem entregues nas etapas de estratégia, briefing, criação, revisão e edição.
As etiquetas personalizadas são bastante comuns, por isso não as listamos acima, mas não subestime a utilidade delas. Elas funcionam como palavras-chave ou legendas, e facilitam a busca por tarefas, projetos, mensagens e membros da equipe específicos em uma interface de gestão de projetos.
Crie um sistema que funcione para a sua equipe usando o mesmo conjunto de etiquetas consistentemente, para que os usuários possam encontrar informações rapidamente. No exemplo de marketing de conteúdo, as etiquetas podem ser descrições como “blog", "notícias" e "estudo de caso".
5. Suporte para navegadores e dispositivos móveis
Mais do que nunca, o acesso a dados em diferentes locais é extremamente importante. Quanto mais fácil for usar a ferramenta de gestão de projetos fora da empresa, maiores as chances de os membros da equipe organizarem seu tempo e atualizarem as tarefas regularmente.
Quando isso acontece, você obtém um panorama mais claro e preciso do progresso de um projeto. A maioria das ferramentas de gestão modernas são baseadas em nuvem, isto é, os dados que você armazena nelas podem ser acessados de qualquer lugar, desde que haja conexão com a internet.
A conectividade com aplicativos de nuvem como o Google Docs e Dropbox aumenta a capacidade de armazenamento, para que as equipes possam compartilhar e colaborar com arquivos maiores.
O próximo passo é verificar a compatibilidade com navegadores. O Chrome, Firefox e Safari são compatíveis com boa parte das ferramentas para gestão de projetos online, ao contrário do Internet Explorer, Opera e algumas extensões.
Os aplicativos para desktop oferecem uma forma de contornar isso, mas pergunte aos membros da sua equipe como eles preferem trabalhar antes de tomar uma decisão. O fator mais importante aqui é o suporte para aplicativos móveis.
A melhor forma de garantir que as ferramentas oferecem as funcionalidades que você busca é testá-las em diferentes ambientes (aplicativos móveis para iOS e Android em smartphones e tablets).
6. Uma interface intuitiva para facilitar o onboarding
Treinar os membros da equipe durante ou entre projetos pode ser uma experiência assustadora para todos os envolvidos.
Ter um PMO (Project Management Office, ou escritório de projetos, em tradução livre) de apoio pode acelerar o onboarding de novos contratados com os processos da empresa.
Ainda assim, o conhecimento de pouco adianta se o seu software de gerenciamento de projetos for difícil de usar. Por isso encontre o equilíbrio entre recursos e simplicidade. Você até pode oferecer algumas sessões de treinamento, mas os bons softwares devem fazer sentido com o mínimo de contexto.
O Trello é um ótimo exemplo de acessibilidade. Suas linhas do tempo interativas, funcionalidades de arrastar e soltar e modelos profissionais tornam a gestão de projetos mais acessível para membros da equipe em todos os níveis.
Desde que não seja às custas de funcionalidades, a simplicidade encoraja os membros da equipe a utilizar as ferramentas disponíveis regularmente, aumentando as chances de darem continuidade às tarefas. O resultado são processos mais rápidos e harmoniosos.
7. Opções de suporte variadas
Independentemente da ferramenta de gestão de projetos que você escolher, e por mais intuitiva que ela seja, é provável que em algum momento você precise tirar uma dúvida. Certifique-se de que você e a sua equipe possam obter respostas rapidamente em diferentes canais.
O suporte agrega pouco valor quando o tempo médio das respostas é de dias, e não de minutos. Afinal, você pode perder até um dia de trabalho se um recurso não funcionar ou se um membro da equipe precisar de ajuda urgente.
O e-mail, telefone e perguntas frequentes são opções de suporte básicas e normalmente menos úteis (ou mais lentas) que:
Chat em tempo real: ideal para resolver problemas urgentes (grandes ou pequenos) rapidamente, essa opção permite que os usuários continuem trabalhando enquanto aguardam uma resposta. O chat em tempo real é ainda mais eficiente quando ocorre em uma plataforma com a qual os usuários já estão acostumados, como o Slack.
Fóruns e comunidades: há boas chances de que outros usuários tenham enfrentado e superado os mesmos problemas que você. Use fóruns para encontrar soluções existentes baseadas em cenários reais ou pedir ajuda à comunidade.
Cursos online: cursos e tutoriais permitem que você foque o treinamento nos recursos que mais importam para sua empresa. Os membros da equipe podem aprender a usar a plataforma no seu próprio ritmo ou fazer consultas rápidas sobre áreas específicas dela.
Além disso, as opções de suporte da Asana ajudam os usuários a encontrar soluções da maneira que acharem mais conveniente. Porém, a empresa agrega ainda mais valor com um guia que traz dicas de recursos de personalização para as equipes de desenvolvimento e outros usuários avançados.
Um suporte de qualidade deve ir além da resolução de problemas; deve oferecer inspiração para a gestão de projetos. Procure por casos de uso e até blogs para obter ideias para seus trabalhos.
4 melhores ferramentas de gestão de projetos para aumentar a produtividade
Embora a lista de ferramentas para gestão de projetos seja enorme, alguns aplicativos são constantemente bem avaliados, tendo conquistado a confiança de milhões de usuários.
Sem ordem específica, confira principais ferramentas a considerar.
1. Para acessibilidade imediata: Trello
O Trello é conhecido pelos seus recursos de colaboração simples e abordagem acessível para a gestão do trabalho. Ele conta com um painel digital onde os usuários podem criar, organizar e priorizar atividades utilizando “cartões”.
Ele também oferece quatro opções de visualização diferentes, para que os membros da equipe possam ver os projetos de várias perspectivas. Elas incluem o quadro de projetos clássico e as visualizações de mapa, linha do tempo, calendário e tabela.
Leve e simples de usar, o Trello é ideal para indivíduos e equipes pequenas que gerenciam um ou poucos projetos de cada vez. Um ponto negativo é a falta de recursos nativos de relatórios, ou seja, esta é uma plataforma menos útil para monitorar o desempenho e atualizar as partes interessadas.
Se você gostou do visual do Trello, mas precisa de recursos adicionais, confira a biblioteca de Power-Ups da ferramenta. Nela, você encontra aplicativos de monitoramento de tempo, gestão de recursos, cobrança e mais.
Preços do Trello: o plano gratuito do Trello é bem interessante, mas os planos pagos oferecem recursos adicionais, como automatizações, integrações e suporte prioritário. Os planos pagos variam de US$ 5 a US$ 17,50 mensais por usuário.
2. Para colaboração e prestação de contas em grandes projetos: Asana
A Asana é um pouco mais difícil de usar que o Trello, mas oferece uma variedade de recursos que ajudam a aumentar a produtividade das equipes de projetos complexos a longo prazo. Torna-se mais simples navegar pela sua interface depois que você aprende o que cada recurso faz.
Por exemplo, enquanto os gerentes de projetos focam nas seções projetos, espaços de trabalho e relatórios de desempenho, os membros da equipe monitoram suas responsabilidades no quadro kanban e na lista de tarefas.
As sequências de mensagens e seções de comentários da Asana a tornam uma ferramenta de colaboração eficiente. Os usuários podem marcar os colegas para atrair a atenção deles e filtrar as caixas de entrada para ver as atualizações mais relevantes.
Preços do Asana: a plataforma possui um plano gratuito voltado para indivíduos e equipes novas em gestão de projetos, e planos pagos, com diversos recursos, que variam de R$ 57 a R$ 125 mensais por usuário.
3. Para centralizar informações comerciais e de projetos: Notion
O Notion é um aplicativo avançado de notas e uma ferramenta de gestão de projetos. Você pode usá-lo para delegar e criar listas de tarefas, definir prazos e ver quadros de monitoramento de projetos. No entanto, ele agrega mais valor se usado como um espaço para centralizar informações comerciais e de projetos.
Disponível apenas em inglês e com uma estrutura repleta de textos, no estilo Wiki, o Notion pode parecer difícil de usar no começo. Claramente não é tão visualmente intuitivo como o Asana ou o Trello.
Entretanto, seu armazenamento gratuito ilimitado, possibilidades quase infinitas de personalização e recursos abrangentes de notas podem ajudar a sua equipe a se organizar melhor depois do onboarding.
Considere usar o Notion como uma sede digital para sua equipe de projetos, ou um PMO baseado na web. Ou seja, um lugar no qual seus funcionários ﹣especialmente aqueles que trabalham em equipes remotas ﹣podem obter insights valiosos sobre projetos e processos rapidamente.
Preços do Notion: o Notion também tem um plano gratuito bem interessante. Já os planos pagos variam de US$ 10 a US$ 18 mensais por usuário, mas podem precisar ser complementados com softwares de gestão de projetos mais tradicionais.
4. Para gestão de vendas e projetos de marketing: Pipedrive
Acima de tudo, o Pipedrive é uma ferramenta de vendas. No entanto, sua capacidade de fornecer tanto uma visão geral dos dados quanto informações detalhadas sobre os projetos, o torna uma solução perfeita de gestão de projetos.
Recursos como agendamento de tarefas, opções de filtragem rápida de projetos, fluxos de trabalho automatizados e pipelines personalizados ajudam os gerentes a organizarem e acompanharem o andamento dos projetos.
O valor do Pipedrive na gestão de projetos também está crescendo. O novo recurso Projects está em beta para um grupo fechado de usuários e será lançado em breve. Acesse a nossa comunidade para ficar por dentro das últimas novidades.
Observação: todas as informações, preços e dados foram verificados em dezembro de 2022. Para relatar qualquer informação incorreta ou desatualizada, entre em contato conosco.
Conclusão
Se você pesquisar "ferramentas de gestão de projetos" no Google, vai encontrar centenas de opções, cada qual afirmando ser a melhor solução para as suas necessidades.
Mas lembre-se: a ferramenta perfeita é aquela que possui os recursos que podem ajudar você e a sua equipe a trabalhar mais rapidamente e obter melhores resultados.
Use seus objetivos para criar uma lista de qualidades importantes, depois, restrinja as opções mais adequadas e use os testes gratuitos para avaliar a eficiência de cada plataforma.
Quando encontrar a ferramenta certa, você vai se perguntar como foi que conseguiu chegar até aqui sem ela.
