Depois de dois anos participando de mais de 50 eventos do mercado de vendas, Rodrigo Stoqui, Diretor de Business Development da Pipedrive, startup estoniana de CRM, percebeu que havia uma falha simples ocorrendo com empresas do segmento, mas que parecia não ter sido percebida, muito menos colocada em prática pelos outros players: o uso do CRM já no primeiro contato com o cliente em vez de apenas nas etapas posteriores da negociação.
Uma das maiores preocupações entre as empresas que investem na participação em qualquer evento é a possibilidade de medir os resultados que foram gerados, afinal trata-se de um investimento significativo e, justamente por isso, importante.
Atualmente, muitas pessoas ainda trocam cartões de visita durante os eventos, utilizando pouca tecnologia - apenas para "marcar" possíveis leads que visitaram o estande a fim de pegar contatos após o evento - e isso consome tempo. Além disso, o processo se estende ainda mais quando não há automatização do processo de prospecção e captação de leads.
Transcrever os dados do cartão dos clientes potenciais para a ferramenta de CRM, receber os dados por excel para depois inserir na plataforma de funil, fazer o upload e organizar os contatos ou ainda ter de lembrar o que foi combinado com todas as pessoas com as quais trocaram cartões são atividades que podem ser abolidas mediante o uso de uma ferramenta de CRM eficaz e com a correta organização por parte dos vendedores antes dos eventos.
O ideal é que os contatos gerados em eventos sejam levados rapidamente ao CRM para que profissionais de venda possam se comunicar mais rapidamente, além de garantir um follow up automatizado, uma maior economia de tempo no pós-evento e consolidar as informações num único local - facilitando a gestão da informação para que quem não estava no evento possa trabalhar com este contato em algum momento.
Pensando no aumento da eficiência desses profissionais, que frequentemente marcam presença em diversas feiras de múltiplos setores, o executivo da Pipedrive fez uma análise do que pode ser otimizado nesse primeiro momento de contato com possíveis leads. Aqui estão 5 dicas simples e eficazes de uso das ferramentas em uma plataforma de CRM para otimizar a presença em eventos e atrair mais leads:
1. Importante se preparar antes do evento
Antes mesmo de comparecer ao evento, o ideal é que os participantes criem um funil para cada atividade que irão participar, para casos como:
- Se uma empresa oferece diferentes tipos de produtos que podem precisar de etapas próprias durante o fechamento de um negócio;
- A empresa vende tanto produtos quanto serviços em sua operação, podendo cada um destes ter diferentes etapas no funil de venda;
- Proprietários também podem querer acompanhar a entrega dos itens vendidos depois do fechamento dos negócios.
2. Formulários Web simplificam o processo
Os formulários web, que podem ser enviados aos clientes para serem preenchidos com os dados de cada um deles, tornam a vida dos usuários de CRM mais simples. Isso acontece porque essas funcionalidades permitem que, depois que os dados forem inseridos, eles sejam automaticamente conectados a projetos e funis dentro da ferramenta dos vendedores. Com essa automatização, fica mais simples para os vendedores terem uma organização dos contatos feitos em eventos e a qual empresa/negócio eles pertencem.
Criar um formulário antes de eventos ajuda profissionais a economizarem tempo pois, mesmo trocando cartões com o cliente, eles podem coletar informações específicas para que o mesmo cliente seja cadastrado automaticamente na plataforma de CRM, ganhando tempo, agilidade e, principalmente, possibilitando um retorno rápido a este cliente.
Além disso, vendedores podem ter até dez funis simultaneamente ligados aos seus e-mails, recebendo notificações quando um novo cadastro é feito em um formulário, podendo agir rapidamente para começar a fechar as vendas.
"Utilizando plataformas de CRM, como o Pipedrive, usuários podem construir um formulário web em busca de uma informação específica sobre um cliente", diz Stoqui. "Ao preenchê-lo, os dados são automaticamente armazenados na ferramenta como negócio, pessoa ou organização, dependendo das informações coletadas", completa.
Saiba como criar um formulário no Pipedrive agora mesmo.
3. Personalize os contatos com clientes potenciais
Por mais que as plataformas de CRM sejam, na maioria das vezes, super completas e com abordagens minimalistas, isso pode não ser suficiente no momento de prospectar clientes - alguns ainda podem precisar de um campo específico dentro do funil de vendas para inserir as necessidades e informações particulares sobre as empresas.
A partir das informações coletadas durante os eventos presenciais e após a criação de formulários, cada contato é incluído no funil de vendas dividido em campos - que podem ser utilizados para organizar negócios, anotações e administrar contatos com pessoas e/ou organizações. Além disso, usuários da plataforma podem personalizar o que desejam escrever em qualquer pergunta ou mensagem para os contatos com base no tópico que quiserem abordar com esses clientes potenciais.
Uma das opções de personalização desses campos é classificá-los como obrigatórios - o que significa que o formulário web não pode ser concluído até que esse campo obrigatório seja preenchido pelo cliente - como por exemplo nome da pessoa e nome da organização, já que os itens e tarefas de plataformas de CRM não podem ser criados sem isso.
Entenda como criar campos personalizados no Pipedrive aqui.
4. Personalize modelos de e-mail para o pós-evento
Modelos pré-prontos de e-mails são uma das maneiras mais fáceis de economizar tempo pois, com essa automatização, a necessidade de estruturar e personalizar um e-mail para cada prospeção deixa de existir. Ferramentas de CRM, como o Pipedrive, oferecem esse recurso, que na maioria dos casos leva a um aumento de produtividade.
Dentro do Pipedrive, os modelos de e-mail estão disponíveis para usuários dos planos Avançado e Profissional que configuraram a sincronização de e-mail. Depois da curadoria dos modelos, usuários podem adicionar e personalizar modelos para cada etapa do funil de vendas. Os modelos de e-mail podem ser enviados — ou editados — a partir de qualquer página de visualização dos negócios ou contatos no funil.
O Pipedrive fornece alguns modelos para começar os contatos, mas caso o usuário deseje configurar outros, pode salvar o formato que quiser como um novo modelo.
Veja como criar modelos de e-mail aqui.
5. Utilize a automatização para acelerar os contatos
A automatização do fluxo de trabalho pode ajudar bastante na diminuição da chance de erros humanos em processamento de dados - que acabam indo parar em previsões e relatórios, além de causarem a perda de negócios por falta de acompanhamento ou porque informações não foram encontradas.
Por exemplo, no caso de um evento ou de alguém que não esteja no escritório naquele momento, outro vendedor poderá facilmente assumir as tarefas diárias da pessoa ausente, o que é muito mais simples do que tentar decodificar anotações feitas à mão. Ou seja, a partir do contato automatizado feito no evento, a divisão das tarefas entre a equipe de vendas também fica mais fácil.
Utilizando ferramentas de CRM automatizadas como o Pipedrive, profissionais de venda podem aumentar sua produtividade e eficiência - eliminando a parte trivial do trabalho. No Pipedrive, esse recurso que acaba com as tarefas administrativas está disponível nos planos Avançado, Profissional, Power e Corporativo.
