Tudo o que você precisa saber sobre gestão de pequenos negócios

Para que uma pequena empresa possa crescer, é necessário uma liderança habilidosa. Você líder deve ser capaz de construir uma base de clientes fiéis, minimizar riscos e manter a sua equipe engajada.

Neste artigo, você vai aprender como funciona uma gestão de pequenos negócios eficiente e descobrir quais habilidades precisa ter para construir uma empresa de valor que está a todo instante interagindo com clientes e funcionários.

O que é gestão de pequenos negócios (e por que é importante)?

A gestão de negócios de pequenas empresas é uma função que envolve a coordenação e supervisão de todos os aspectos de um negócio, com o intuito de garantir que as operações funcionem sem contratempos para alcançar todas as metas definidas.

Isso inclui planejar, organizar e controlar todos os recursos e atividades da empresa, tais como:

Para a maioria das empresas de pequeno porte, a gestão empresarial costuma ser realizada por apenas uma pessoa, em geral, pelo proprietário ou fundador. No entanto, alguns desses empreendimentos contam com uma equipe de gestão de negócios que compartilha responsabilidades, envolvendo gerentes de RH e líderes de vendas.

Em todo caso, uma gestão de pequenos negócios que tenha a visão global do panorama da empresa é crucial, já que isso pode influenciar na capacidade de sobrevivência, competição e crescimento do negócio em um mercado desafiador. Sem uma gestão de negócios eficiente, as pequenas empresas podem se tornar ineficientes, falhar na tomada de decisões e, por fim, culminar no fracasso.

Considere, por exemplo, um proprietário de loja de comércio eletrônico. Ao gerenciar o estoque, o atendimento ao cliente e as finanças comerciais de forma eficiente, ele terá mais chances de atender às necessidades do cliente de maneira satisfatória e manter um fluxo de caixa saudável. Sem uma gestão eficaz, a loja pode enfrentar escassez no estoque, insatisfação do cliente e dificuldades financeiras, levando ao possível fechamento.

Os principais benefícios de uma gestão de pequenos negócios eficiente

Uma gestão eficiente de pequenas empresas garante não apenas a sobrevivência do negócio como também o ajuda a prosperar. Veja a seguir os principais benefícios de uma gestão de negócios habilidosa:

• Previsibilidade. Estabelecer processos e procedimentos transparentes traz mais previsibilidade. A consistência ajuda as equipes a prever o desempenho, gerenciar riscos e tomar boas decisões.

• Resiliência. Estruturas organizacionais sólidas com processos consistentes ajudam a empresa a superar flutuações de mercado e crises econômicas, garantindo estabilidade e crescimento a longo prazo.

• Flexibilidade. Uma boa gestão de negócios reage às mudanças de mercado e às necessidades dos clientes. Isso permite que sua empresa alterne estratégias e inove, permanecendo competitiva em ambientes dinâmicos e incertos.

• Sucesso financeiro. A correta gestão financeira garante o uso eficiente de recursos, controle de custos e planejamento estratégico orçamentário. O controle financeiro leva ao aumento dos lucros, crescimento sustentável e à liberdade financeira para investir em novas oportunidades de negócios.

• Satisfação dos funcionários. Comunicação clara, políticas justas e oportunidades de desenvolvimento profissional estimulam os funcionários a ser mais engajados, produtivos e leais. O resultado disso é um ambiente de trabalho com melhores resultados comerciais.

O que um gestor de pequenos negócios faz?

O gerente de uma pequena empresa é responsável pela maioria senão por todas as operações diárias de um empreendimento.

Embora alguns gestores de pequenos negócios deleguem trabalho a colegas ou outros gerentes, suas funções em geral incluem:

• Gerenciar equipe

• Supervisionar atividades financeiras

• Desenvolver estratégias de negócios

• Garantir a satisfação do cliente

• Lidar com tarefas administrativas

Muitos empreendedores também se tornam os próprios gerentes de negócios de sua empresa. No entanto, contratar um gestor de negócios para a função também é possível, o que significa que o empreendedor e o gerente de pequenos negócios não têm a mesma função.

Da mesma forma, alguns gerentes de pequenas empresas também são os diretores executivos (CEOs) de seus negócios. Porém, essas funções também são distintas. Confira:

Em termos gerais, quanto menor for a empresa, maior será a chance de uma pessoa ocupar mais de um desses cargos de liderança.

5 habilidades essenciais para uma boa gestão de pequenos negócios

Uma boa gestão empresarial de um pequeno negócio requer habilidades e características específicas. Para liderar sua equipe ao sucesso, você pode começar trabalhando com os seguintes atributos pessoais:

Comunicação clara

Uma comunicação clara garante que todos entendam suas funções, responsabilidades e os objetivos da empresa. Com instruções simples e disposição para ouvir, você pode aprimorar o foco da equipe e torná-la mais produtiva.

Em um estudo do website Grammarly, 72% dos líderes empresariais disseram que a comunicação eficaz impactou positivamente na produtividade, enquanto 63% garantiram que essa estratégia ajudou na satisfação do cliente. Já 60% dos gestores concordaram que a comunicação clara aumentou a confiança dos funcionários. Veja também a opinião dos colaboradores sobre a comunicação clara por parte dos gestores:

A seguir, você confere algumas maneiras para otimizar a comunicação em sua pequena empresa:

• Ouça ativamente. Empenhe-se em entender sua equipe e responda com atenção, independentemente de sua posição na empresa.

• Aceite feedback. Peça feedback a colegas e membros da equipe sobre seu estilo de gestão de negócios (especificamente sobre o aspecto da comunicação) por meio de questionários e reuniões individuais.

• Utilize vários canais. Use e-mail, telefone, mensagens instantâneas entre outros meios para se comunicar com a equipe. Assim, você inclui a todos.

Honestidade

A honestidade ajudará a criar relacionamentos fortes com os funcionários. Com isso, as chances de ver um aumento da produtividade, do lucro e da retenção de colaboradores aumentarão.

Dê o exemplo sendo transparente em todas as suas interações com os membros da equipe, colegas e clientes. Quando a equipe sabe que você valoriza a honestidade e a responsabilidade, diminuem as chances de que alguém tente esconder erros ou rejeitar desafios.

Veja como ser um gestor de negócios honesto e responsável:

• Compartilhe informações da empresa. Compartilhe informações com sua equipe regularmente, incluindo boas notícias e o que pode ser aprimorado. A transparência na comunicação cria confiança e respeito.

• Admita seus erros. Reconheça os erros e explique o que você aprendeu com eles. Isso incentivará uma cultura na qual os erros são oportunidades de aprendizado ao invés de fracassos.

• Incentive a honestidade nos outros. Promova um ambiente em que os membros da equipe se sintam seguros para falar a verdade, compartilhar suas opiniões e oferecer feedback sem medo de retaliação.

Empatia

A empatia é outra característica fundamental na gestão de pequenos negócios, já que ela ajuda a criar relacionamentos fortes ao mesmo tempo em que estimula mais engajamento e produtividade.

Além disso, a empatia na gestão de pequenos negócios evita a rotatividade de funcionários, fazendo com que você gaste menos em recrutamento e treinamento.

Você pode exercitar a empatia ao se mostrar genuinamente interessado no bem-estar físico e mental de sua equipe. Ouça as preocupações dos funcionários, reconheça seus sentimentos e priorize o desenvolvimento pessoal e profissional. Isso o ajudará a se conectar em um nível mais profundo com seus funcionários, melhorando a moral e a união da equipe.

Confira abaixo três maneiras de se tornar um gerente mais empático:

• Ouça atentamente. Preste atenção ao que os membros de sua equipe estão dizendo e responda de uma forma que mostre que você entende e se importa.

• Mostre compaixão. Demonstre cuidado e preocupação com o bem-estar de sua equipe dentro e fora do trabalho. Pequenos atos de gentileza fazem toda a diferença.

• Veja por outro ângulo. Tente ver as situações a partir do ponto de vista do seu colaborador. Isso ajudará você a ter novas ideias e a tomar decisões mais ponderadas.

Pragmatismo

Pragmatismo significa priorizar soluções práticas ​​e tomar decisões com base no que é viável e eficaz. Esta é uma qualidade que ajuda a navegar pelos muitos desafios de administrar uma pequena empresa, mantendo sua equipe firme e focada.

Você pode adotar uma abordagem pragmática, mantendo-se flexível e aberto a mudanças. É importante estar disposto a adaptar suas estratégias com base no que funciona melhor para sua empresa e equipe, dependendo das circunstâncias.

Imagine, por exemplo, que sua estratégia de marketing não está entregando os resultados esperados. Ao ser pragmático, você analisaria os dados para identificar o que não está funcionando e mudar sua estratégia ao invés de se ater rigidamente ao plano original.

A mudança de direção em casos assim pode envolver a realocação do orçamento para canais mais apropriados ou o ajuste de mensagens para melhor repercutir com seu público-alvo.

Para aprimorar o seu pragmatismo gerencial, você pode:

• Estabelecer metas realistas. Torne suas metas alcançáveis ​​e mensuráveis. Fracione objetivos maiores em tarefas gerenciáveis ​​para garantir um progresso consistente e estável.

• Priorizar tarefas. Concentre-se primeiro nas questões mais importantes e aloque os recursos adequadamente. Isso o ajudará a gerenciar seu tempo e esforço de forma eficiente.

• Avaliar resultados. Analise os resultados de suas ações regularmente e ajuste sua abordagem conforme necessário. Aprender com a experiência o ajudará a tomar melhores decisões no futuro.

Resiliência

Um líder resiliente supera desafios com compostura e perseverança, inspirando sua equipe a permanecer motivada e comprometida.

Por isso, cultive a resiliência mantendo uma mentalidade positiva e encorajando a equipe a ver os desafios como oportunidades de crescimento. Lidere pelo exemplo, mantendo a calma e o foco diante da adversidade.

Caso sua empresa enfrente uma crise inesperada, por exemplo, você pode avaliar a situação e planejar como lidar com os desafios de maneira calma e focada. Comunique-se abertamente com sua equipe sobre os próximos passos e incentive novas ideias.

Afinal, uma abordagem proativa pode melhorar a moral e fortalecer o esforço coletivo para superar as dificuldades.

Você pode aumentar a sua resiliência seguindo os seguintes passos:

• Mantenha-se adaptável. Esteja pronto para mudar o curso do planejamento estratégico quando necessário e adotar novas estratégias para superar obstáculos.

• Pratique o autocuidado. Cuide do seu bem-estar físico e mental para garantir que você possa liderar de forma adequada. Incentive sua equipe a fazer o mesmo.

• Aprenda com os contratempos. Enxergue os fracassos como oportunidades de aprendizado, usando-os para aumentar a sua resiliência. Compartilhe essas lições com sua equipe para promover uma cultura de melhoria contínua.

Como prosperar na gestão de pequenos negócios: melhores práticas

Gerenciar uma pequena empresa para atingir o sucesso requer planejamento estratégico, gerenciamento inteligente de recursos e processos eficientes.

Para criar um ambiente de negócios produtivo e próspero, você deve seguir algumas práticas. Confira:

Crie uma estratégia financeira robusta

Uma estratégia financeira segura é a espinha dorsal de qualquer pequena empresa bem-sucedida. Por isso, comece criando um orçamento que detalha todas as despesas previstas e as receitas desejadas.

A tabela do planejamento orçamentário será exclusiva para o seu tipo de negócio, mas a seguir você encontra alguns pontos em comum na maioria dos casos. Veja:

Para manter uma estratégia financeira robusta, também é recomendável que você monitore o seu fluxo de caixa (ou seja, sua receita) regularmente para garantir que tenha o suficiente para cobrir os custos operacionais (despesas).

Além disso, é sensato reservar um fundo de reserva para custos inesperados como possíveis quedas nas vendas, reparos de equipamentos ou ausências de funcionários por tempo maior que o esperado.

Também vale apostar em ferramentas de gerenciamento financeiro como Sage ou QuickBooks, que podem ajudar a acompanhar despesas, gerenciar faturas e gerar relatórios financeiros para manter a base financeira do seu pequeno negócio estável.

Mais do que isso, é importante se cercar de ótimas pessoas. Afinal, sua equipe é o seu maior patrimônio. Com isso em mente, busque contratar funcionários qualificados, motivados e adaptáveis. Isso certamente vai gerar um ​​impacto significativo no sucesso do seu pequeno negócio.

Foque em construir uma equipe diversificada, com habilidades diversas e comprometimento. Invista também no desenvolvimento dos colaboradores por meio de treinamentos e cursos, e incentive-os a se arriscar em novas tarefas e funções dentro do negócio.

Caso um dos seus principais vendedores trabalhe exclusivamente em vendas outbound, por exemplo, vale a pena incentivá-lo a interagir com sua equipe de vendas inbound. Isso permitirá que eles criem confiança enquanto compartilham conhecimento com toda a organização.

Por outro lado, acompanhar o desempenho da equipe o ajudará a identificar as habilidades e características de cada um. Até porque, se todos os seus funcionários tiverem um melhor desempenho em apenas uma área, isso significa que existe uma lacuna pronta para ser preenchida com o desenvolvimento de novas habilidades. Isso vale também na hora da contratação.

No entanto, se seus colaboradores mais produtivos são aqueles que preferem trabalhar de forma independente, você pode ajustar a carga de trabalho para permitir ainda mais autonomia.

Crie processos confiáveis ​​para cada área de negócios

Na gestão de pequenos negócios, você pode e deve estabelecer métodos claros e confiáveis de trabalho ​​para cada setor do seu negócio. Com isso, será possível otimizar as operações e construir bases sólidas para um crescimento sustentável.

Um estudo feito pelo grupo BOC apontou que a otimização de processos e o gerenciamento de documentos são os benefícios mais significativos da gestão de processos.

Nesse contexto, você pode padronizar e documentar quase tudo que sua empresa faz, mas construir um arquivo abrangente levará tempo. Por isso, comece sua jornada documentando as seguintes atividades:

• Atendimento ao cliente: reclamações e feedback de clientes

• Vendas e marketing: definição dos estágios de funil de vendas, táticas de geração de leads e campanhas de marketing

• Gestão financeira: faturamento, controle de despesas e relatórios financeiros

• Recursos humanos: processo de recrutamento, integração e avaliações de desempenho

• Gestão de estoque: monitoramento dos níveis de gestão de estoque e solicitação de suprimentos

Você pode documentar esses processos e outros como procedimentos operacionais padrão (POPs). Os POPs são um conjunto de instruções que ajudam a equipe a realizar tarefas de rotina.

Veja como seria um modelo POP de consulta ao cliente com quatro etapas:

1. Recebendo a consulta:

Canais: monitore todos os canais (telefone, e-mail, mídia social e formulários da web) regularmente.

Confirmação: confirme o recebimento do pedido de atendimento em até uma hora durante o horário comercial.

2. Respondendo a consultas:

Resposta inicial: dê uma resposta inicial em até quatro horas, confirmando a consulta e informando ao cliente que uma resposta detalhada será enviada.

Resolução: tente resolver a consulta em até 24 horas. Se precisar de mais tempo, atualize o cliente sobre o status e o tempo de resolução esperado.

3. Escalonamento:

Critérios para escalonamento: se você não puder resolver uma consulta em até 24 horas, encaminhe-a ao gerente do departamento relevante.

Acompanhamento: mantenha o cliente informado durante todo o processo de escalonamento.

4. Encerramento:

Confirmação: confirme com o cliente que sua consulta foi resolvida.

Documentação: registre os detalhes da consulta e as etapas de resolução no banco de dados de atendimento ao cliente para referência futura.

Ter um arquivo de SOP em uma ferramenta de gerenciamento de projetos de fácil acesso garante que todos entendam suas funções e responsabilidades. Isso melhora a eficiência, minimiza erros e permite que seu pequeno negócio cresça de forma sustentável.

Automatize tarefas repetitivas

A automação economiza seu tempo, reduz erros e permite que sua equipe se concentre em trabalhos mais criativos e exigentes como personalizar experiências do cliente e dar suporte a novos funcionários.

Está comprovado que a automação aumenta a produtividade em várias áreas de um negócio. Nosso Relatório sobre o Mercado de Vendas e Marketing revelou que as empresas que automatizam os dados de vendas têm 11 pontos percentuais a mais de probabilidade de atingir suas metas do que aquelas que fazem isso manualmente.

Portanto, comece identificando tarefas repetitivas que possam ser automatizadas. Verifique também se as ferramentas que você já usa suportam a automação ou se será necessário incluir novas tecnologias.

Entre as operações comerciais que você pode automatizar total ou parcialmente na gestão de negócios estão:

• E-mail marketing: para distribuir e-mails em diferentes estágios da jornada do cliente

• Marketing nas redes sociais: para postar novos conteúdos e responder aos seguidores com mais agilidade

• Workflow em vendas: para agilizar o envio de e-mails de follow-up, gerar leads e relatórios de desempenho

• Faturamento e cobrança: para rastrear pagamentos e enviar lembretes

Gerenciamento de recursos humanos: para gerar integração, folha de pagamento e avaliações de desempenho

Como escolher o melhor software de gestão de pequenos negócios: 3 ferramentas indispensáveis

Seja você um novo empresário administrando uma startup ou o gerente de um negócio já bem-sucedido, precisará de algumas ferramentas para gerenciar dados, cargas de trabalho e desempenho da empresa.

De acordo com um estudo da Zylo, um pequeno negócio (1–500 funcionários) usa em torno de 162 aplicativos.

Tamanho médio do portfólio SaaS

Tamanho da empresa/Contagem de aplicativos

Despesa anual (milhões)

No entanto, algumas ferramentas são mais valiosas do que outras e gastar tempo e dinheiro com alguns apps pode acabar com o seu orçamento.

Com isso em mente, priorize o software de gestão abaixo para o sucesso da gestão de uma pequena empresa.

Software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

O software de gestãoCRM ajuda a gerenciar interações com clientes atuais e potenciais. Ele organiza dados do comprador, acompanha a atividade de vendas e atua como um ponto de referência central para toda a equipe de vendas, marketing e suporte.

Ao concentrar todas as informações do cliente, o CRM permite que você execute um serviço personalizado enquanto melhora as vendas e a retenção.

A TrekkSoft usou o Pipedrive, um CRM de vendas baseado em nuvem, para direcionar campanhas de marketing com base na localização e no setor.

A empresa utilizou o Pipedrive como banco de dados para todos os seus leads e os filtros do Pipedrive para criar segmentos direcionados.

Com integrações para o Zapier (um aplicativo de automação) e software de e-mail marketing, os profissionais de marketing da TrekkSoft podem enviar e-mails personalizados para segmentos específicos e com isso conseguir interações mais significativas e valiosas.

O vice-presidente de vendas Robert Lederer está satisfeito com os resultados:

“Conseguimos quadruplicar nossa produtividade, o que resultou em uma taxa maior de leads qualificados e novas inscrições. No geral, dobramos o número de inscrições desde que começamos a impulsionar nosso processo com a nova integração personalizada.”

Software de gestão de projetos

O software de gestão de projetos é essencial para manter sua equipe organizada e garantir que os projetos permaneçam no caminho certo.

Ele ajuda a planejar, executar e monitorar tarefas e prazos de maneira simples para que todos possam estar cientes do que precisam fazer.

Existem várias ferramentas de gestão de projetos disponíveis, então você precisará escolher uma que se ajuste às suas necessidades.

Por exemplo, o Asana tem funções distintas para equipes e líderes, tornando-o mais adequado para pequenas empresas que gerenciam cargas de trabalho complexas para equipes maiores.

Como gerente, você passará a maior parte do tempo nos Projetos, Espaços de Trabalho e relatórios do Asana. E sua equipe terá à disposição, em tempo real, cronogramas e listas de tarefas para não deixar nenhuma tarefa atrasada. Vocês se reunirão por meio de tópicos de comentários e mensagens específicas de projetos e tarefas.

Um dos usuários do Asana, o varejista de moda online Showpo, aumentou a eficiência geral em 30% usando modelos de projeto para organizar seu trabalho.

O Trello é outra opção, ideal para administrar uma pequena empresa com poucos funcionários. O Trello utiliza quadros Kanban personalizáveis ​​e modelos de projeto, tornando-o fácil de usar até mesmo para iniciantes em software de gerenciamento de projetos.

No entanto, ele não tem os recursos avançados de relatórios de alguns de seus concorrentes. Se o rastreamento de desempenho é importante na sua empresa e você não tem outra solução, leve isso em consideração.

Outras ferramentas populares de gerenciamento de projetos incluem ClickUp, Notion e Monday, todas elas integradas ao Pipedrive.

Software de e-mail marketing

O software de e-mail marketing facilita a criação, o gerenciamento e a mensuração de campanhas de e-mail. Alguns até permitem que você automatize tarefas repetitivas, como relatórios, para acelerar seus fluxos de trabalho.

Um ótimo software de e-mail marketing ajuda a atingir seu público, promover seus produtos e nutrir relacionamentos com clientes com o mínimo de esforço.

O Pipedrive combina CRM com e-mail marketing por meio do Campaigns, uma ferramenta que oferece recursos de análise, design e segmentação de e-mail em uma interface simples.

Para você ter uma ideia, a Trainify é apenas uma das pequenas empresas que atingiram seus objetivos usando o software de e-mail marketing do Pipedrive.

A empresa criou várias campanhas segmentadas, economizando duas horas por semana ao automatizar o fluxo de dados.

O CEO Viktors Pedčenko descreveu sua experiência ao usar o Pipedrive e o Campaigns:

“É a melhor e mais econômica maneira de atingir seu público com uma mensagem segmentada. Eu segmento o público para enviar notícias, vendas, lembretes ou mensagens de valor.”

“Eu usei outra ferramenta de e-mail marketing no passado, mas estava com muitas ferramentas e para mim é importante ter uma melhor funcionalidade e mais ferramentas em apenas um aplicativo. Ter CRM e e-mail marketing em um só lugar acelerou a criação de campanhas, pois não há necessidade de exportação/importação de dados extras.”

O Campaigns é uma extensão do Pipedrive, então as duas ferramentas funcionam perfeitamente juntas. Se você já usa outra ferramenta de e-mail marketing, ela provavelmente também se integrará ao Pipedrive. Confira o Marketplace do Pipedrive para obter mais informações sobre integrações.

Considerações finais

A qualidade da gestão de pequenos negócios impacta diretamente no sucesso, lucro e satisfação de funcionários e clientes. Por isso, seguir os conselhos deste guia é a maneira mais simples de superar seus concorrentes menos organizados.

Construa bases sólidas a partir de processos confiáveis, estabeleça metas ambiciosas, mas realistas, e permaneça aberto para aprender à medida que avança. Em breve, você terá uma equipe e uma base de clientes leais que geram lucro consistentemente.