Se todos temos as mesmas 24 horas, por que algumas pessoas conseguem produzir mais do que outras no tempo que têm disponível? A resposta é simples: boa gestão de tempo.
Mesmo que você seja organizado por natureza, sempre é válido implementar ferramentas digitais e estratégias específicas para melhorar ainda mais sua produtividade.
Neste artigo, falaremos sobre gestão de tempo e por que ela é tão importante. Também compartilharemos nove estratégias baseadas em dados para maximizar a produtividade do seu dia.
O que é gestão de tempo?
Gestão de tempo é a habilidade de planejar suas atividades e organizar seus horários para conseguir se dedicar adequadamente a cada tarefa. É uma “skill” muito importante para quem deseja se tornar mais produtivo no trabalho, na escola e até em casa.
É claro que gerenciar seu tempo nem sempre é fácil. Faz décadas que as pessoas tentam tornar seus dias ou semanas mais produtivos (por exemplo, estabelecendo metas ou praticando a autodisciplina), e, dessa forma, muitos métodos já foram inventados, alguns até com marca registrada.
Imagine um gerente de vendas que precisa equilibrar sua carga de trabalho e realizar mais tarefas. Ele pode fazer isso dedicando um horário específico do seu dia, estratégia que chamamos de bloqueio de horários.
Por exemplo, no início do expediente, ele pode tirar a primeira hora para colocar atividades urgentes em dia, como chamadas e e-mails importantes. Como os gerentes costumam trabalhar mais pela manhã, as duas horas seguintes podem ser dedicadas ao planejamento estratégico.
Para concluir essas tarefas sem distrações, o gerente pode fechar a porta do escritório, limitar as notificações do seu smartphone e atualizar seu status para “usente” nos aplicativos de comunicação com a equipe. Ele também pode usar uma ferramenta de gestão ou agendamento para automatizar quaisquer solicitações de reunião recebidas durante esse período.
Maus hábitos e a cultura do imediatismo podem dificultar as coisas. No entanto, a gestão eficaz do tempo pode ser o diferencial entre um dia produtivo e um dia em que você sente que nunca terá o tempo necessário para fazer o que precisa.
Os efeitos também podem ser cumulativos, aumentando ou diminuindo o tempo dedicado a tarefas cruciais que impactam sua vida pessoal e profissional.
Algumas pessoas conseguem gerenciar seu tempo naturalmente. Outras precisam adotar estratégias para aproveitar cada segundo do dia e lembrar-se da importância disso.
Por que usar técnicas de gestão de tempo é essencial para aumentar sua produtividade?
Porque elas ajudam você a aumentar a qualidade do seu trabalho e respeitar prazos consistentemente. Isso pode ajudar você a atingir objetivos pessoais e profissionais, abrindo portas para novas oportunidades e crescimento na sua carreira.
Por exemplo, um representante de vendas que consegue gerenciar bem suas tarefas diárias garante follow-ups oportunos, reuniões produtivas com clientes e tempo suficiente para abordar novos leads. Com tudo isso, ele também consegue atingir ou ultrapassar as metas de vendas, ter um desempenho excepcional e abrir portas para contas maiores e promoções.
Precisa de mais motivação para testar as técnicas de gestão de tempo? Veja a seguir quatro benefícios comprovados por dados:
Redução na pressão psicológica: planejar-se e fazer a priorização de tarefas pode reduzir sua sobrecarga cognitiva, ajudando você a produzir mais e relaxar no fim do dia
Melhorias de raciocínio estratégico: esta pesquisa feita pela Microsoft sugere que quase duas a cada três pessoas sentem falta de tempo e energia para realizar seu trabalho. Consequentemente, as chances dessas pessoas terem dificuldades com inovação e raciocínio estratégico são 3,5 vezes maiores. Com mais tempo para pensar, os funcionários conseguem ser mais criativos e experimentar novas abordagens
Aumento no bem-estar no ambiente corporativo: este estudo sugere que a gestão eficaz do tempo pode ter um impacto maior na satisfação geral dos funcionários do que o desempenho profissional
Limitação do estresse no local de trabalho: nesta pesquisa da Timewatch, 91% dos entrevistados concordou que gerenciar melhor o tempo reduz o estresse no trabalho
As habilidades de gestão de tempo claramente impactam vários aspectos da vida, aumentando nossa eficiência, reduzindo nosso estresse e nos levando ao sucesso geral.
9 dicas de gestão de tempo para fazer mais demorando menos
Na internet, não faltam dicas de como gerenciar melhor seu tempo. No entanto, colocar isso em prática pode ser difícil devido a fatores psicológicos, ambientais e práticos.
Buscar formas de derrubar essas barreiras e aderir a práticas testadas e comprovadas ajuda você a superar dificuldades e encontrar o caminho para o sucesso.
Veja nove dicas de gestão para ajudar você a ganhar tempo e atingir metas.
1. Priorize suas tarefas diárias usando a Matriz de Eisenhower
Batizada em homenagem ao presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower, a Matriz de Eisenhower desmembra tarefas específicas de acordo com sua importância e urgência para priorizá-las com mais precisão. O conceito dessa estratégia possui conexão com a seguinte frase sobre gestão de tempo dita por ele: “existem dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes”.
Observação: embora Eisenhower tenha usado a frase em um discurso no ano de 1954, seu real autor foi Dr J. Roscoe Miller, que era presidente de uma universidade.
O relatório da Microsoft que mencionamos antes também sugere que 68% das pessoas não conseguem se concentrar sem interrupções por tempo suficiente durante o dia de trabalho. A Matriz de Eisenhower pode ajudar você a identificar as tarefas mais importantes e se concentrar nelas.
Neste estudo, metade dos usuários da Matriz de Eisenhower afirmam ter total controle sobre suas atividades de trabalho diariamente, enquanto a outra metade afirma ter a mesma sensação apenas em quatro dias da semana.
Como aplicar a Matriz de Eisenhower
Existem quatro categorias divididas em duas colunas (cujos nomes são “rgente” e “ão urgente”) e duas linhas (com nomes “mportante” e “ão importante”).
A ideia é inserir cada uma das suas tarefas em um quadrante específico, e depois:
Realizar tarefas importantes e urgentes de forma imediata
Agendar tarefas não urgentes, porém importantes, para uma data posterior
Delegar tarefas urgentes, porém não importantes, para outra pessoa
Eliminar tarefas não urgentes e não importantes por completo
Para usar a Matriz de Eisenhower, crie uma lista de tarefas e use etiquetas de cores diferentes para organizá-las nos quadrantes (por exemplo, vermelho significa “rgente”, verde significa “xcluir”). Eliminar tarefas desnecessárias o mais rápido possível também ajuda você a direcionar seu foco e garantir que não ficará sobrecarregado.
2. Trabalhe em intervalos com a Técnica Pomodoro, mas experimente diferentes durações
A Técnica Pomodoro foi desenvolvida por Francesco Cirillo durante a faculdade. Para organizar seu cronograma de estudos, ele usou um cronômetro de cozinha em formato de tomate para conseguir se concentrar em uma tarefa por vez. Dessa forma, a técnica consiste em um ciclo de duas horas composto por quatro blocos de 25 minutos de trabalho, chamados pomodori, alternados com quatro blocos de cinco minutos de descanso.
Focar em uma atividade por vez e trabalhar em pequenos intervalos pode ajudar a manter níveis mais altos de concentração e reduzir suas chances de atingir a exaustão mental.
Como mencionamos, originalmente, cada pomodori tem duração de 25 minutos, porém, esse tempo pode não ser ideal para você. Por isso, recomendamos fazer testes com pomodoris mais longos ou mais curtos até descobrir o que funciona melhor.
Como implementar a Técnica Pomodoro
Você pode usar um cronômetro de qualquer tipo ou até mesmo seu smartphone. Depois, faça o seguinte:
Escolha uma tarefa
Inicie um timer com a duração desejada
Trabalhe na tarefa escolhida sem interrupções até o timer terminar
Faça um intervalo rápido
É comum fazer também um intervalo maior a cada quatro pomodori
Como dissemos, a duração de cada pomodori pode variar dependendo da pessoa ou da tarefa. Você pode começar com pomodoris mais curtos, de 10 minutos, por exemplo, e aumentar a duração conforme for conseguindo se concentrar por mais tempo.
Segundo o neurobiólogo Dr. Andrew Huberman, o ideal é que cada sessão de esforço físico e mental dure em torno de 90 minutos. Se optar por seguir essa orientação, você pode fazer intervalos pelo menos a cada uma hora e meia.
3. Limite o número de tarefas realizadas ao mesmo tempo combinando os métodos Pareto e Getting Things Done
O Princípio de Pareto (ou regra 80/20) afirma que cerca de 80% das consequências são desencadeadas por 20% das causas. Entender esse conceito ajuda você a priorizar as tarefas de maior importância e impacto.
O economista italiano Vilfredo Pareto observou a regra 80/20 em diferentes áreas da sua vida, no século 19. Por exemplo, 80% das terras pertenciam a 20% da população. Nas plantações, 80% dos frutos eram produzidos por 20% das plantas.
Em negócios, é muito comum ouvir que 80% do lucro de uma empresa é gerado por 20% dos clientes, e que 80% dos resultados são provenientes de 20% das ações.
Segundo esta pesquisa da PwC, uma parte significativa do tempo gasto em tarefas de rotina é ineficaz, por isso, o ideal é focar seus esforços em áreas que possam maximizar seus resultados.
Comece identificando as tarefas que mais impactam sua empresa ou equipe. Em seguida, foque em realizá-las. Você pode fazer isso através do método Getting Things Done (GTD).
Como usar o método Getting Things Done
O método GTD (desenvolvido por David Allen no início dos anos 2000) tem como objetivo organizar e armazenar todas as tarefas em uma única fonte externa. Isso permite que você foque em cada tarefa sem precisar ficar lembrando de tudo mentalmente.
Por mais que acreditemos não estar fazendo mais de uma coisa ao mesmo tempo, subconscientemente, nosso cérebro está sempre atento aos nossos outros afazeres, para evitar que nada seja esquecido.
O método GTD elimina essa pressão para conseguirmos trabalhar com mais eficiência. A seguir, confira cinco passos para realizar suas tarefas com eficácia:
Registre tudo: escreva qualquer tarefa que passar pela sua cabeça em uma única folha ou “caixa de entrada” (por exemplo, a integração do Notion disponível no Pipedrive ou qualquer outra ferramenta digital que preferir).
Esclareça: descreva tudo que você registrou começando com um verbo (por exemplo, “nalisar o feedback do usuário X”) e qualquer outro contexto (por exemplo, o prazo da tarefa).
Organize: utilize uma estrutura organizacional para ordenar tudo (por exemplo, por prioridade).
Execute: comece a execução de tarefas.
Analise: reflita sobre sua lista no início e no fim do dia para atualizá-la.
Combine o Princípio de Pareto com o método GTD para esvaziar sua mente e se concentrar nas tarefas mais importantes.
4. Experimente diferentes aplicativos de gestão de tempo para dificultar a procrastinação
Os aplicativos de gestão de tempo ajudam indivíduos e equipes a gerenciar seu tempo com mais eficiência. Recursos valiosos podem incluir planejamento diário, organização, rastreamento e otimização do tempo de uso para aumentar a produtividade e eficiência.
Experimentar ajuda você a encontrar soluções mais adequadas para suas preferências e estilo de trabalho. Isso também aumenta suas chances de adquirir o hábito de usá-las e manter-se no controle do seu tempo a longo prazo.
Esses aplicativos também ajudam você a prestar mais atenção nos seus hábitos de procrastinação, para assumir a responsabilidade se algo sair errado. Fazer isso diversas vezes pode até mesmo motivar mudanças de comportamento com o tempo.
Como usar aplicativos de gestão de tempo para manter a produtividade
Com tantos aplicativos de gestão de tempo no mercado, você pode filtrar aqueles que realmente atendem às suas necessidades usando o framework Jobs-To-Be-Done (JTBD), ou “trabalhos a fazer”, em tradução livre. Pense no que você deseja realizar em uma situação específica e encontre uma ferramenta de gestão que resolva esse problema.
Por exemplo, você pode monitorar o tempo gasto em cada tarefa ou melhorar seus fluxos gerais de gestão de projetos.
A seguir, veja alguns dos melhores aplicativos de gestão com recursos valiosos:
Asana cuida da gestão do trabalho a nível de empresa para ajudar as equipes a trabalhar lado a lado e garantir o bom andamento dos projetos
Todoist oferece gerenciamento de tarefas inteligente e listas de afazeres para você se manter organizado e com sua produtividade em alta
Timely automatiza o rastreamento de tempo para fornecer insights precisos sobre o que você produz em seus dias
GoalsOnTrack ajuda a definir metas inteligentes (específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e baseadas em tempo) para você atingir objetivos na sua vida profissional e pessoal
Você também pode usar uma ferramenta de gestão do relacionamento com o cliente (CRM) como o Pipedrive. Com os diversos recursos, extensões e integrações do Pipedrive, você e sua equipe podem economizar tempo em uma ampla variedade de atividades.
Para começar, você pode automatizar muitas das partes demoradas dos seus processos de vendas e notificar membros da equipe automaticamente quando o status delas mudar.
O Assistente de vendas com IA do Pipedrive fornece insights em tempo real e recomendações para ajudar a aumentar a eficiência das vendas e fechar mais negócios.
A extensão Projects simplifica a gestão para eliminar atritos dos fluxos de trabalho e proporcionar a conclusão dos projetos em tempo hábil.
Você também pode acessar o Pipedrive por um aplicativo móvel para manter sua produtividade, não importa aonde vá.
Observação: equipes de vendas podem integrar aplicativos de gestão como o Asana e Timely com o CRM Pipedrive para ter acesso a recursos úteis de economia de tempo.
5. Defina um “porquê” para as tarefas para dar sentido a elas e aumentar sua motivação
Entender o impacto que uma tarefa tem na sua qualidade de vida, ou na rotina das pessoas com quem você se importa, pode aumentar sua motivação para realizá-la.
Por exemplo, suponha que você precise aumentar suas reuniões de vendas em 10% para atingir sua cota. Ao refletir sobre por que isso é importante, você pode pensar no seguinte:
Se eu fizer 10% mais reuniões e atingir minha cota, receberei um bônus que me permitirá fazer a viagem dos sonhos com minha família.
Pesquisas sugerem que a sensação de melhorar o bem-estar de outras pessoas realizando alguma tarefa dá mais significado às coisas.
Por exemplo, “se eu fizer X agora, minha equipe conseguirá ultrapassar a meta da semana”. O sentimento resultante pode elevar o bem-estar dos trabalhadores e aumentar a produtividade das organizações.
Você pode aplicar essa tática às suas metas profissionais ou pessoais para se coagir a alcançá-las.
Como fazer upgrade das suas listas de tarefas adicionando “porquês”
Quando uma tarefa não tem um significado maior, é mais difícil sentir motivação para realizá-la. Ao adicionar um contexto às tarefas, você enxerga com clareza o(s) motivo(s) por trás de cada uma delas e adquire a sensação de propósito para persistir até concluí-las.
Monte sua lista de tarefas em um momento mais calmo (no começo do mês, por exemplo) e, em seguida, adicione um “porquê” ao lado de cada uma delas.
Veja alguns exemplos:
“Identificar estratégias e maneiras eficazes de trabalhar usando relatórios semanais de vendas nos ajudará a atingir as metas do trimestre e promoverá o crescimento da equipe, deixando-me livre aos domingos para treinar o time de futebol do meu filho”
“Organizar um workshop de treinamento sobre o novo sistema de CRM que a empresa adotou vai otimizar nosso processo de vendas e reduzir as tarefas repetitivas, o que significa que terei noites mais tranquilas com minha esposa”
“Desenvolver uma campanha de outreach direcionada para prospectos de alto valor nos ajudará a fechar um negócio e me dará mais tempo para realizar atividades de voluntariado no meu centro comunitário local”
Mesmo que você já saiba como uma tarefa beneficiará sua empresa, você pode torná-la ainda mais substancial explicando como ela impactará você na esfera pessoal.
6. Alinhe as recompensas pela conclusão das tarefas com os esforços colocados nelas
Recompensar-se ao concluir uma tarefa gera um sentimento de gratificação imediata (ou seja, uma emoção positiva). Fazer isso com frequência pode reforçar o comportamento e programar seu cérebro a adquirir um hábito produtivo.
De acordo com Dr. Ralph Ryback:
Como se recompensar ao terminar uma tarefa
Assim que acabar uma tarefa importante, celebre com algo que ajude você a se manter motivado e curtir o processo.
As recompensas para tarefas diárias não precisam ser mirabolantes. Veja abaixo alguns exemplos:
Fazer um intervalo para tomar um café
Dar uma volta no quarteirão
Fazer um lanche (comer uma barra de proteínas ou uma fruta)
Praticar um hobby que você curta (como desenhar ou tocar um instrumento)
Conversar com um amigo ou familiar
Também é importante alinhar o tamanho da recompensa com o esforço necessário para terminar a tarefa. Tarefas mais difíceis podem ter recompensas maiores (por exemplo, um dia de spa ou uma viagem de fim de semana), enquanto tarefas mais fáceis podem gerar recompensas menores.
Manter moderadas as recompensas para tarefas diárias garante que elas mantenham sua eficácia a longo prazo e que as maiores permaneçam especiais. Você também pode variar suas recompensas regulares para manter as coisas interessantes.
7. Sinta-se à vontade para pedir ajuda quando necessário
Às vezes, precisamos pedir ajuda para gerenciar nossa carga de trabalho e nos sentirmos menos sobrecarregados. No entanto, às vezes não fazemos isso por orgulho, por sermos muito autossuficientes ou até por medo da rejeição, sentimento que ativa as mesmas regiões do cérebro que as dores físicas.
A autossuficiência (por exemplo, pensar de forma independente e abraçar sua individualidade) é um traço que pode levar à felicidade, mas que também pode ser prejudicial se usada como desculpa para você enfrentar todos os desafios sozinho.
Se a sua falta de habilidade, conhecimento ou direcionamento estiver prejudicando a gestão do seu tempo, é hora de se acostumar com a ideia de pedir ajuda.
Como pedir ajuda no trabalho
Seus colegas e as pessoas que você conhece provavelmente têm muita experiência e conhecimento. Aproveite-se disso e peça ajuda para sua equipe para encontrar soluções e aumentar sua eficiência.
Se você não tem costume de pedir ajuda, veja algumas dicas que podem ajudar:
Comece pedindo ajuda em tarefas menores e menos intimidadoras para ir ganhando confiança gradativamente
Ensaie o que você vai dizer antes de abordar alguém para reduzir a ansiedade
Espere para falar com a pessoa de cuja ajuda você precisa em um momento em que ela pareça não estar tão ocupada ou estressada, para aumentar as chances de ela estar disponível
Inspire reciprocidade e uma reputação cooperativa ajudando outros membros da sua equipe antes
Teste maneiras diferentes de pedir educadamente (por ex., “você tem cinco minutos para trocar uma ideia comigo?”) e sinta a qual delas as pessoas reagem melhor
Sempre que receber qualquer tipo de ajuda, lembre-se de demonstrar gratidão. Isso leva a interações positivas e incentiva seus colegas a continuar oferecendo ajuda no futuro.
8. Desative as notificações em seu smartphone para evitar distrações
Os smartphones são cruciais para muitas pessoas, seja no trabalho ou em casa. Entretanto, as notificações podem tirar seu foco e dificultar sua concentração.
Recuperar seu foco toda vez que você for interrompido requer tempo e esforços, o que pode reduzir sua produtividade de modo geral.
As notificações contribuem para distrações que resultam na perda de uma média de 6 horas e 23 minutos por semana para os trabalhadores americanos. Ter nossos celulares por perto, mesmo desligados, é suficiente para reduzir nossa capacidade cognitiva.
Mesmo que você não possa desligar seu smartphone completamente (por ex., se você tiver filhos), pode limitar os aplicativos que lhe causam mais distrações.
Como limitar as distrações do seu smartphone
Notificações podem fazê-lo agir impulsivamente (por ex., iniciar uma conversa com um amigo ou navegar pelo site de uma loja virtual). Eliminar essas distrações em potencial pode ajudar você a pensar com mais clareza e tomar decisões mais inteligentes.
Veja algumas dicas para limitar as distrações do seu smartphone:
Ative o modo avião e tire-o de vista (por ex., guarde-o em uma gaveta)
Habilite o modo “não perturbe” ou semelhante e coloque-o em outro cômodo. Em caso de emergência, basta seus contatos ligarem três vezes para contornar isso
Personalize um modo de foco de “rabalho” para ajustar as configurações de notificações de aplicativos individualmente (por ex., você pode desativar o Instagram mas permitir mensagens de certos contatos)
Desative as notificações push e configure seus aplicativos para buscar dados manualmente ou em intervalos mais longos, para que reduzir as chances de interrupções
No começo, você pode sentir ansiedade ao evitar mensagens e notificações, porém, bloquear uma ou duas horas para trabalhar com foco total, sem distrações não relacionadas às atividades profissionais, pode aumentar sua produtividade e melhorar sua saúde mental.
9. Programe o tipo certo de intervalos para manter um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Todos temos um conjunto limitado de recursos físicos e cognitivos. Pausas curtas e frequentes podem ajudar você a recarregar as energias e manter o foco, mas elas precisam ser do tipo certo.
Por exemplo, interromper o trabalho por 10 minutos para ficar nas redes sociais pode aumentar seu cansaço a longo prazo.
Estudos sugerem que fazer pequenos intervalos melhora seu foco consideravelmente. Entretanto, navegar nas redes sociais pode levar à exaustão emocional.
Ler e assistir a um número ilimitado de posts, atualizações e notícias pode sobrecarregar seu cérebro com informações e fazer você se sentir mais cansado do que descansado. As chances de você perder a noção do tempo também aumentam, porque sempre haverá algo novo para ver.
Como programar intervalos frequentes
Passar os intervalos no celular (especialmente se você seguiu nossa dica anterior de deixá-lo em outro cômodo) é tentador, porém, há maneiras mais eficientes de passar seu tempo.
Veja algumas dicas de como fazer isso a seguir:
Sente-se na varanda ou sacada para fazer um lanche, tomar um copo d'água ou uma xícara de café
Alongue-se, pratique yoga ou feche seus olhos para meditar
Leia algumas páginas de um livro
Tire alguns minutos para organizar seu ambiente de trabalho
Faça uma caminhada rápida
Cada pessoa tem um ritmo diferente, por isso, a melhor maneira de você ser produtivo é conhecendo e respeitando o seu.
Talvez você prefira trabalhar mais no começo da manhã, talvez você seja mais produtivo após o almoço. Independentemente do ritmo do seu corpo, foque em fazer intervalos breves quando estiver em um momento bom e mais longos quando estiver precisando de mais tempo para se recuperar/processar as coisas.
Conclusão
Os métodos de gestão de tempo que trouxemos neste artigo podem ser úteis para qualquer pessoa que esteja com dificuldades para atingir suas metas diárias, semanais ou de longo prazo.
Gerenciar seu tempo não apenas torna seus dias mais produtivos, mas também reduz os níveis de estresse e ajuda a evitar o burnout.
Se você é empreendedor ou líder de vendas e deseja otimizar o tempo gasto vendendo seu produto, experimente o CRM da Pipedrive. Você pode usá-lo para automatizar praticamente qualquer etapa do seu processo de vendas e ter mais tempo para se dedicar a tarefas de maior prioridade.
