Sem a conveniência do trabalho presencial, a gestão de equipes remotas exige que os gerentes sejam estratégicos em relação aos sistemas e intenções na comunicação.
Felizmente, existem muitas ferramentas e estratégias para ajudar os trabalhadores remotos a trocar ideias com sucesso, mantendo-se organizados e produtivos apesar da distância.
Neste artigo, compartilhamos dicas, ferramentas e práticas para criar um ambiente de trabalho remoto que fomente a responsabilidade e o crescimento da equipe e, claro, facilite a gestão de times remotos.
Como organizar seu kit de ferramentas para trabalho remoto
Implementar o trabalho remoto é uma ótima forma de trazer uma redução de custos em certos departamentos da sua empresa.
Para aprender como fazer a gestão de equipes remotas de forma eficiente, é essencial encontrar as ferramentas certas para comunicação, colaboração e gestão de projetos.
Tecnologia excessivamente complicada pode causar mais problemas do que soluções e isolar membros da equipe com menos habilidades tecnológicas, então, fique atento a ferramentas que prometem muito, mas não simples de se usar.
É fácil também depender excessivamente de ferramentas e acabar trabalhando com muitas que não se comunicam entre si.
Caso já esteja operando remotamente e deseje reformular seus aplicativos, comece pesquisando sua equipe para ver quais ferramentas causam mais problemas e quais são cruciais para as operações.
Uma vez que você comece a utilizar as ferramentas certas, o trabalho no home office será eficiente, os membros do time remoto se sentirão auxiliados e conectados à equipe.
Veja agora alguns exemplos das melhores ferramentas para adicionar à sua tecnologia de trabalho remoto.
Melhor ferramenta “tudo-em-um”: Pipedrive
Pipedrive é uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) focada em vendas, com funções adicionais de marketing por e-mail, atendimento ao cliente, documentação e geração de leads de vendas.
O CRM da Pipedrive melhora os fluxos de trabalho de vendas, aumenta a produtividade e ajuda as equipes a escalar reunindo e organizando tudo relacionado aos clientes em um só lugar.
Por exemplo, digamos que você seja um gerente de vendas remoto para o aplicativo Duolingo e seu objetivo seja expandir seu uso para um ambiente corporativos.
Você pode usar o Pipedrive para atribuir tarefas aos membros da equipe de vendas ou usar um aplicativo integrado para gerenciar sua carga de trabalho. Você poderá ver quais negócios estão em andamento, identificar gargalos e agir em qualquer negociação parada.
O painel de análise do Pipedrive permite que você veja se sua equipe está no caminho certo para atingir suas metas trimestrais. As funções detalhadas de relatórios ajudam a eliminar suposições na tomada de decisões.
As principais funcionalidades do Pipedrive permitem que sua equipe remota:
Colabore facilmente em negócios por meio de um pipeline visual de vendas
Centralize a gestão de documentos, desde o acompanhamento de contratos e propostas até a solicitação de assinaturas eletrônicas com Smart Docs
Envie convites de calendário e reuniões para prospects para eliminar vai-e-vem ou dupla-reserva por meio da ferramenta de agendamento do Pipedrive
Crie formulários, converse com visitantes do site ou procure por prospects usando o Leadbooster, o software de geração de leads do Pipedrive
Projete campanhas personalizáveis de email marketing através do Campaigns by Pipedrive, um add-on de software de marketing por email
Monitore quem visita seu site com o add-on de visitantes web do Pipedrive
Por que gostamos do Pipedrive para fazer a gestão de equipes remotas: o Pipedrive é uma solução baseada em nuvem, tornando-o perfeito para o trabalho remoto ou home office. Sua ampla gama de funcionalidades, add-ons e integrações significa que você pode ter certeza de que os membros da sua equipe têm todas as ferramentas de que precisam para realizar bem suas funções, sem precisar de microgestão.
Melhor ferramenta de compartilhamento de arquivos: Google Drive
Google Drive é um serviço de armazenamento em nuvem que permite que as equipes colaborem facilmente em documentos, planilhas e apresentações por meio de arquivos que sincronizam automaticamente entre dispositivos.
O Google Drive torna conveniente para as equipes trabalhar juntas em documentos ou fazer apresentações em tempo real, eliminando múltiplas versões e o envio de documentos de um lado para o outro.
As equipes podem organizar arquivos em pastas do Drive com novos filtros de pesquisa que ajudam os membros a localizar arquivos ainda mais rápido.
Os gerentes podem criar templates, acompanhar mudanças em documentos e deixar comentários para facilitar a colaboração.
Os documentos, planilhas e apresentações do Google também podem ser compartilhados com usuários fora da organização da equipe para colaboração mais rápida com fornecedores ou clientes.
O Google Drive também se integra a outras ferramentas para minimizar painéis e interrupções, como a integração do Google Drive com o Pipedrive.
Porque gostamos do Google Drive para gerenciar equipes remotas: o Google Drive é uma maneira fácil para a equipe remota compartilhar arquivos com gerentes. A função de comentários do Google Drive permite que os gerentes deixem notas diretamente no documento e marquem o membro da equipe responsável por fazer as alterações.
Melhor ferramenta para reuniões de equipe: Zoom
Zoom é uma ferramenta de videoconferência que gestores remotos usam para se reunir com times virtuais.
As chamadas de vídeo do Zoom são perfeitas para reuniões um-a-um, em pequenos grupos ou mesmo com toda empresa. Você pode gravar as reuniões para visualização posterior ou compartilhá-las com membros da equipe que perderam a chamada ao vivo.
A função de chat do Zoom é útil para grandes sessões em grupo, pois permite que os funcionários façam perguntas sem interromper o raciocínio do palestrante.
Em uma atualização recente, o Zoom ingressou no movimento de inteligência artificial generativa (GAI) com seu AI Companion, disponível para todos os assinantes pagos. O AI Companion oferece recursos de suporte em texto, como transcrição de reuniões e resumos, que melhoram a tomada de notas e ajudam as pessoas a se atualizarem sobre informações perdidas.
Sugere-se que as equipes remotas continuem de olho no Zoom e seus recursos de AI, pois melhorias adicionais estão a caminho.
O Zoom também se integra com outras ferramentas para otimizar a eficiência, como o Zoom Meetings do Pipedrive.
Porque gostamos do Zoom para gerenciar equipes remotas: os gestores remotos podem usar o compartilhamento de tela para colaborar em projetos ou fornecer treinamentotão eficaz quanto o treinamento presencial. Além disso, o Zoom possui um novo recurso de whiteboard que oferece outra maneira de elaborar ideias durante as chamadas.
Melhor ferramenta de comunicação em equipe: Slack
Slack é uma ferramenta de mensagens em equipe que faz o e-mail parecer ultrapassado – e sua nova interface visa tornar a comunicação de equipe ainda mais eficiente.
Membros da equipe podem enviar mensagens no Slack em tempo real ou de modo assíncrono. As mensagens diretas do Slack podem ser enviadas entre colegas individualmente ou em grupo para todos os membros envolvidos em um projeto.
Os gerentes podem designar canais de comunicação no Slack para mensagens em grupo sobre assuntos específicos, como “anúncios” e “planejamento trimestral”. Líderes da equipe também podem acompanhar e referenciar canais e conversas específicas para monitorar fluxos de trabalho.
O novo recurso “Slack canvas” ainda proporciona outra forma para que colegas de trabalho remoto colaborem no Slack. As equipes podem registrar notas de reuniões, listar itens de ação e compartilhar recursos em um espaço dedicado e contínuo.
O Slack não é apenas para os membros imediatos da equipe. Conversações externas também podem ocorrer no Slack graças ao recurso de convidar fornecedores ou clientes a participar de um canal compartilhado.
Ele também se integra a outras ferramentas para eliminar infinitos e-mails, como o Dealbot do Pipedrive para Slack.
Porque gostamos do Slack para fazer a gestão de equipes remotas: o Slack é mais do que apenas um sistema de mensagem instantânea para o ambiente de trabalho. As equipes podem realizar “huddles” para comunicação rápida com foco em áudio através do aplicativo Slack, uma alternativa para quando uma chamada de vídeo não é necessária.
Melhor ferramenta de mensagens em vídeo: Loom
O Loom é uma ferramenta de gravação de tela e mensagens que permite que os gestores gravem e compartilhem mensagens em vídeo com facilidade.
O Loom é ótimo para gravar vídeos de treinamento rápidos ou dar feedback individual.
Por exemplo, é possível enviar um Loom para oferecer críticas construtivas quando um membro da equipe submeter um rascunho para você revisar. Enviar um Loom em resposta humaniza sua mensagem e pode suavizar uma mensagem que possa parecer muito dura via texto.
O Loom também facilita o compartilhamento de anúncios com toda a sua equipe, o que permite mais nuances do que apenas um e-mail. Os espectadores podem mostrar seu apoio ou fazer perguntas em resposta à transmissão, deixando comentários ou reações.
O novo recurso do Loom, Loom AI, oferece suporte para criação de vídeos melhores com resumos de texto e novas maneiras de editar e aprimorar vídeos.
Gestores remotos devem ficar atentos as atualizações mais recentes, como o recurso de mesclar múltiplos Looms e encontrar vídeos com base em suas transcrições.
Porque gostamos do Loom para gerenciar equipes remotas: o Loom é uma ótima maneira de cultivar a cultura da empresa remota sem realizar uma reunião ao vivo cada vez que houver notícias para compartilhar, um assunto para ensinar ou um novo processo para explicar. Ele permite uma maior conexão com a equipe, pois os telespectadores podem deixar comentários em resposta aos vídeos.
Melhor ferramenta de gestão de projetos: Trello
O Trello é um software de gestão de projetos que permite aos gestores remotos configurar quadros, criar listas, usar cartões para criar fluxos de trabalho e atribuir tarefas aos membros da equipe.
O Trello ajuda líderes de equipe a gerenciar projetos visualmente, organizando-os juntos para que todos os membros da equipe possam vê-los e cumprir os prazos.
Os gerentes podem então monitorar projetos em formato de quadro, linha do tempo ou calendário. Templates pré-fabricados, como “Onboarding de Novos Contratados” e “Brainstorming de Equipes Distribuídas” tornam o Trello ainda mais fácil para a gestão de times remotos.
O AI Butler do Trello oferece automação sem programação que permite configurar ações facilmente, criando regras, botões e comandos.
Os Power-Ups do Trello oferecem ainda mais funcionalidades, trazendo outros aplicativos e recursos adicionais à vida dentro do Trello. Por exemplo, o Power-Up Planyway auxilia a criação de uma linha do tempo visual para ajudar os gerentes a acompanhar e gerenciar o trabalho em equipe em diferentes projetos.
Porque gostamos do Trello para gerenciar times remotos: o Trello é uma das principais ferramentas “leves” de gestão de projetos, oferecendo um plano gratuito para gerenciamento de projetos sem muito orçamento. O Trello também se integra bem com outras ferramentas como a integração Pipedrive-Trello.
Dicas e estratégias de gestão de times remotos e funcionários em home office
As estratégias para gestão de times remotos são semelhantes aos métodos de liderança no escritório, mas muitos requerem métodos de execução diferentes.
Considere estas dicas para onboarding, gestão de carga de trabalho e treinamento contínuo da equipe. Elas auxiliam na criação de uma equipe remota engajada e bem-sucedida.
Gerencie o onboarding de funcionários remotos
De acordo com uma pesquisa do grupo Brandon Hall, empresas com processos robustos de onboarding melhoram a retenção de novos contratados em 82% e a produtividade em mais de 70%.
A experiência de onboarding remoto é importante para ajudar os novos funcionários a se sentir conectados apesar da distância e desenvolver a coesão da equipe remota.
A empresa de seguros de automóveis Clearcover faz isso muito bem.
A equipe Clearcover compartilhou com a Comparably que eles seguem um processo específico de onboarding para garantir que todos os membros da equipe se sintam bem-vindos e apoiados.
O processo de onboarding da Clearcover faz com que os novos contratados se conheçam sob a liderança e os executivos, o que envia uma forte mensagem de cultura de equipe positiva e conexão desde o início da experiência na empresa.
Dicas adicionais de onboarding
O onboarding é o melhor momento para definir expectativas claras em relação ao horário de trabalho e ao tempo de resposta de comunicação. Oferecer procedimentos e guias de referência também ajudará ainda mais no sucesso do seu novo funcionário.
Funcionários novos no trabalho remoto podem se beneficiar do treinamento específico para funções e home office, que ajuda os novos contratados a ver a importância de gerir o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Os limites são chave para evitar o burnout, já que é mais fácil trabalhar demais quando seu escritório está em casa.
Gerencie a carga de trabalho para times remotos
Gerenciar cargas de trabalho para times remotos requer uso de ferramentas para colaboração e gestão de projetos, como discutimos detalhadamente acima.
A comunicação aberta com sua equipe é o segundo aspecto de fazer a gestão de equipes remotas com eficiência.
É importante ter momentos um-a-um para falar com sua equipe, pedir e oferecer feedback. Relacionar-se com os membros da equipe não tem a ver com microgerenciamento, mas com aumentar ar confiança entre gerentes e seus subordinados por meio de práticas de gestão de apoio.
Reuniões um-a-um não são a única maneira de promover o sucesso da sua equipe no trabalho.
Projetos em grupo e sessões de coworking virtual aumentam o engajamento dos funcionários e evitam que eles se sintam isolados no ambiente remoto.
A empresa de recrutamento DotConnect faz isso muito bem em sua força de trabalho remota e distribuída pelo mundo todo.
Segundo os relatórios na Comparably, o CEO e a equipe de liderança da DotConnect têm horários semanais nos quais os funcionários podem fazer coaching intensivo, brainstorming e receber apoio..
A equipe de liderança também realiza reuniões mensais “plenárias” para compartilhar atualizações de negócios e marcos, reconhecer funcionários e seguir seus princípios de liderança consciente.
A equipe dedicada “culture connect” da DotConnect planeja várias atividades para interações sociais da equipe que fomentam o engajamento dos funcionários.
Gerencie o treinamento contínuo para equipes remotas
Gestores remotos precisam pensar em como promover o sucesso contínuo de sua equipe em suas funções e facilitar a progressão na carreira alinhada com os objetivos da empresa.
A plataforma de experiência empresarial Medallia Experience Cloud é muito boa para isso. A Medallia realiza “Feel Good Fridays”, nas quais os funcionários são encorajados a deixar suas agendas de sexta-feira livres de reuniões e utilizar seu tempo para desenvolvimento profissional.
O treinamento contínuo no ambiente remoto pode vir direto de um gerente ou do uso de recursos como o LinkedIn Learning, livros, webinários ou cursos relevantes para o setor.
Habilidades e qualidades dos melhores gestores de times remotos
Gerenciar trabalho remoto é um desafio. Gestores remotos precisam se desdobrar para cumprir todos os requisitos da função. Ser um comunicador eficientes está entre as mais importantes.
A comunicação por texto é, sem dúvida, a forma mais popular de comunicação remota, com a prevalência de e-mails, comentários e mensagens instantâneas. No entanto, é fácil de interpretar mal uma mensagem de texto, já que os destinatários não podem ler o tom e a linguagem corporal da comunicação.
Gestores remotos devem ficar atentos para enviar mensagens sensíveis e bem escritas à sua equipe. O texto é frequentemente melhor para comunicação tática e relacionada a tarefas, mas uma chamada de vídeo é melhor se a mensagem for mais complexa ou demandar um certo tom para ser transmitida com precisão.
Vamos explorar mais algumas habilidades e qualidades dos grandes gestores de equipes remotas.
Abertura
A comunicação aberta com seus subordinados diretos promove relacionamentos mais profundos no local de trabalho e maior compreensão.
Perguntar aos funcionários desde cedo sobre seus estilos de aprendizado e de gestão preferidos é uma maneira de facilitar o diálogo aberto. É igualmente importante ser transparente sobre suas preferências de comunicação e estilo de gestão.
Confiabilidade
Sua equipe precisa confiar em você para valorizar sua liderança. Gestores remotos podem fomentar a confiança dando feedback à sua equipe, mostrando que valorizam suas contribuições e sendo respeitosos e gratos pelo trabalho deles.
Empatia
Gestores remotos eficazes devem ser empáticos. Uma maneira de mostrar empatia é perguntar proativamente como está o desenvolvimento dos funcionários e como você pode auxiliar em seu bem-estar no ambiente de trabalho.
Os gestores devem deixar uma “porta aberta” para a comunicação de quaisquer problemas e usar uma linguagem tranquilizadora, que mostre que você ouve as preocupações da equipe, se importa e ajudará a encontrar uma solução.
Flexibilidade
A flexibilidade na gestão remota é essencial, pois é um dos principais motivos pelos quais as pessoas escolhem o trabalho remoto.
Gestores remotos podem abraçar horários de trabalho flexíveis para ajudar a todos, desde funcionários com filhos ou problemas de saúde, a trazer o melhor de si ao trabalho.
Inclusão
Conscientização cultural e inclusividade são essenciais para todas as equipes, mas ainda mais para equipes nas quais os trabalhadores podem estar em diferentes países.
Gestores remotos podem praticar conscientização e inclusão cultural respeitando feriados de outras culturas e compreendendo as diferenças na etiqueta cultural.
Nota: Práticas de negócios diversas e inclusivas não são apenas boas para formentar uma equipe positiva, mas também para os negócios. Segundo uma pesquisa do Gartner, equipes diversas e inclusivas têm um aumento de 12% no desempenho.
Orientação para metas
Cabe aos gestores ajudar suas equipes a mover as métricas na direção certa. Quando se trabalha fora do escritório, é preciso aprender maneiras inovadoras para motivar a equipe a alcançar essas metas.
Por exemplo, você pode usar aplicativos de gamificação como o Gamifier para criar desafios. Os funcionários não precisam estar fisicamente presentes para acompanhar seu progresso; tudo acontece remotamente.
Além dos objetivos de negócios, gestores de equipes remotas também devem considerar os objetivos individuais dos membros da equipe. Por exemplo, se um membro da equipe indicar que gostaria de ser um gerente, você pode criar um roteiro para os objetivos dele e gradualmente aumentar suas responsabilidades.
Organização
Habilidades organizacionais são fundamentais para todos os líderes de equipe. Ao operar fora de um escritório, a importância delas só aumenta.
Como gestor de equipe remota, você pode estar supervisionando funcionários em múltiplos fusos horários, com diferentes hábitos de trabalho e várias necessidades. Você precisará de um bom sistema organizacional para acompanhar projetos, especialmente quando não pode dar um pulo até a sala ao lado para conferir.
A tecnologia pode ajudar a manter gestores remotos no caminho certo. Saiba mais sobre o CRM de equipe do Pipedrive.
Considerações finais
As habilidades interpessoais que a gestão de times remotos requer são semelhantes às da gestão presencial, mas os gestores remotos devem ser mais intencionais na comunicação e no fomento da coesão da equipe.
O trabalho remoto não foi uma resposta temporária à pandemia, ele veio para ficar. Mesmo sem interação olho no olho no bebedouro, gestores remotos podem criar conexões e encorajar o trabalho em equipe usando as ferramentas e estratégias corretas.
O Pipedrive pode ajudar sua equipe remota em várias tarefas, desde geração de leads até onboarding de clientes.
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