Já imaginou ter uma visão geral sobre os processos da sua empresa, para garantir um fluxo constante de atividades e entregas? Esse é justamente um dos objetivos da metodologia Kanban, um sistema de gestão que se popularizou nos últimos anos.
O Kanban não é um método novo. Criado em meados dos anos 40, ele já foi muito explorado, testado e aprovado, e o que mais chama a atenção das pessoas em relação a ele é a sua simplicidade. Afinal, empresas de qualquer porte conseguem utilizá-lo.
Mas, apesar de simples, será que ele pode ser adaptado a qualquer negócio, incluindo o seu? Neste artigo, você vai entender tudo sobre o sistema Kanban. Saiba o que é, como funciona e como você pode aplicá-lo nos seus projetos.
O que é a metodologia Kanban?
Kanban é uma metodologia de gestão que possui uma estrutura bem simples e visual. Esse sistema, adotado por inúmeras empresas ao redor do mundo, ficou conhecido com o passar dos anos justamente por ser fácil de adaptar aos mais variados cenários.
O sistema Kanban funciona como um direcionador para tudo que acontece no dia a dia de uma empresa. Isso porque, ao mapear processos, é possível estabelecer fluxos padronizados para cada etapa de um projeto.
Ao indicar caminhos para o trabalho que precisa ser feito, o Kanban também consegue delimitar o que está em andamento. Com uma estrutura bem organizada, a tendência é que os profissionais consigam ser mais produtivos, reduzindo custos e aumentando sua autonomia.
Dessa forma, ao proporcionar um fluxo de trabalho mais coerente e proveitoso, o Kanban se torna uma metodologia ágil. E, nesse caso, temos como vantagem adicional a acessibilidade do método para qualquer tipo de empresa.
A história do método Kanban
Apesar de ser um método bastante conhecido ao redor do mundo, muita gente não sabe como e onde o sistema Kanban nasceu.
Na verdade, essa metodologia de gestão teve sua origem no Sistema Toyota de Produção (TPS). Em 1940, nas fábricas da Toyota, os especialistas em gerenciamento criaram um sistema de produção chamado “just in time”, que era diferente das práticas de fabricação na época.
Nesse sistema, em vez de produzir determinadas quantidades de produtos e apenas esperar que o mercado os absorvesse, a proposta era manter uma linha de fabricação totalmente baseada nas demandas dos clientes. Ou seja, só se produzia ao considerar o interesse de compra.
Mas para que toda essa ideia, na época bastante inovadora, funcionasse corretamente, era preciso criar um sistema de gestão capaz de identificar gargalos em todas as etapas produtivas – da entrada da matéria-prima no estoque à finalização.
Antes de passarmos para uma explicação bem completa sobre o método, uma curiosidade: Kanban é um termo do japonês, que pode ser traduzido como “quadro de sinal” ou “sinalização”.
Essa palavra vai fazer todo o sentido na medida em que você conhece mais sobre o Kanban. Vamos lá?
Kanban: como funciona e seus quatro pilares
Kanban é um board visual que dá um panorama sobre as atividades que estão em andamento e que devem ser feitas dentro de uma empresa.
Basicamente, ele é composto por colunas que indicam as etapas de produção de um produto ou serviço. Conforme esse processo avança, existe uma mudança nas informações das colunas, proporcionando mais controle para a gestão.
O Kanban pode ser feito em diferentes plataformas: você pode usar um quadro, a parede de um escritório com post-its ou softwares mais modernos (como o Pipedrive). Além disso, hoje também é possível criar Kanban em aplicativos como o Microsoft Teams, por exemplo.
Para que o Kanban atinja o seu objetivo, que é manter a organização das entregas com um nível de produtividade adequado, é fundamental entender seus quatro pilares. Eles ajudam a compreender a parte teórica do Kanban e também a colocar a metodologia em prática dentro de cada empresa.
Quatro pilares que direcionam tudo
O Kanban permite organizar e estruturar sistemas produtivos com foco na eficiência a partir de seus fundamentos bem definidos.
Ao se basear nesses pilares, os gestores que pretendem utilizar o Kanban conseguem ter uma visão geral de como está o processo produtivo hoje, para chegar em fluxos de trabalho ainda melhores no futuro.
Os pilares do Kanban são:
O primeiro pilar é começar com o que você já faz. Nesse sentido, é preciso identificar qual é o processo para realizar uma atividade atualmente. As mudanças bruscas não são recomendadas no Kanban, mas sim o pensamento de que os procedimentos se transformam, de que a melhoria deve continuar dia após dia.
Aceitar a busca por uma mudança evolutiva e incremental. Por mais que uma alteração radical nos seus processos pareça necessária, o ideal é fazer ajustes pequenos e pontuais. Isso vai evitar atritos com o time e manter o fluxo de produção em movimento.
Respeitar os processos, as funções e as responsabilidades atuais. O Kanban não propõe que você faça grandes transformações na hierarquia da empresa. A ideia é reconhecer bons profissionais e implementar mudanças no processo sem provocar medo de demissão nas pessoas.
Incentivar a liderança em todos os níveis. Nesse método, todas as pessoas impactam no processo produtivo. Por isso incentivar um ambiente participativo faz com que os profissionais, de diferentes funções, estejam dispostos a buscarem por melhorias juntos.
Quais são os tipos de Kanban?
Conhecer os pilares do método Kanban é a primeira etapa para compreender como a sua estrutura possibilita mudanças positivas em qualquer empresa.
A lógica da metodologia Kanban é sempre a mesma. Porém, existem dois modelos diferentes, com propostas que se adequam à fabricação de produtos e à prestação de serviços.
Em comum, esses modelos compartilham um layout similar, afinal, ambos são compostos por um board com colunas, sendo que estas representam estágios de um processo produtivo.
Os dois tipos de Kanban board são:
Kanban de produção
O Kanban board de produção é bastante utilizado por empresas que trabalham com material intelectual ou com a prestação de serviços.
Ele é composto por três colunas principais, sendo elas: A Fazer (to do), Fazendo (doing) e Feito (done).
Dentro dessas colunas, os gestores de um time adicionam as atividades a serem realizadas. É importante que as atividades tenham informações básicas, como o que é preciso ser feito, qual é o prazo, quem é responsável pela entrega, etc.
Conforme elas são concluídas, mudam de coluna. E sempre que abrir um espaço na coluna Fazendo, por exemplo, é possível inserir uma tarefa que estava na lista de A Fazer.
O uso de cores na ferramenta Kanban facilita o entendimento. Por isso, pode ser uma boa ideia usar cores diferentes para os responsáveis ou mesmo para os tipos de tarefas
Kanban de movimentação
Este é o modelo focado na fabricação de bens. Foi a estrutura original, que teve início na fábrica da Toyota e foi aperfeiçoada com o passar dos anos.
A ideia deste Kanban board é separar as etapas produtivas em colunas. Como cada empresa costuma ter fases específicas, não há um número específico de colunas.
Normalmente, as etapas também contam com um número de itens produzidos. Dessa forma, um processo produtivo só passa para a próxima fase quando o anterior é concluído.
É como uma cadeia de acontecimentos, isto é, um fato após o outro. E uma vez que a fase inicial esteja “livre”, é possível trazer mais produtos para serem fabricados.
É importante entender que o ritmo dessa fabricação é determinado pelo padrão de consumo e pelo giro do estoque. Isso ajuda a reduzir custos, uma vez que as empresas só produzem o que o mercado demanda.
Nesse sentido, contar com um bom CRM e realmente entender o seu público pode fazer toda a diferença.
E o e-Kanban?
O método Kanban sempre ofereceu dois modelos principais. Porém, nos últimos anos, muita gente passou a considerar a existência de um terceiro modelo: o e-Kanban.
Ele nada mais é do que um Kanban online. Na prática, ele segue a mesma lógica tradicional, mas com a sua aplicação feita em ambiente virtual.
Nesse sentido, não há diferenças reais. O sistema Kanban funciona em diferentes plataformas desde que foi criado. O ambiente virtual é somente uma nova ferramenta, que traz facilidade para os usuários e já conta com aplicativos capazes de replicar a metodologia.
A estrutura do método Kanban
Um dos pontos de destaque do Kanban, e que o faz ser tão popular, é a sua facilidade de uso. Afinal, sua estrutura é bem simples e pode ser replicada nos mais variados ambientes – sejam eles virtuais ou não.
O Kanban tem um layout simplificado, dividido por quadros que variam em número, de acordo com a atividade. Esses quadros são as áreas delimitadas para cada etapa de um processo produtivo, em que cada coluna representa uma fase deste.
Não por acaso, o primeiro pilar do Kanban (que já oferece um direcionamento inicial) é identificar o processo produtivo hoje. Afinal, você precisa saber disso para estruturar as colunas.
Depois disso, cada atividade desse processo de produção ganha um cartão, que deve conter informações básicas (você pode usar como base o modelo 5W2H para fazer um briefing da tarefa).
Sempre que a atividade muda de status, ou seja, passa de uma fase para a outra, ela se movimenta no board. Assim, mantém-se um fluxo produtivo, com uma estrutura bem prática e acessível.
Kanban vs Scrum: qual é a relação?
Scrum e Kanban são métodos ágeis. Ou seja, são metodologias definidas que têm como meta proporcionar melhores fluxos de processos.
Porém, as semelhanças param por aí. O Scrum tem uma estrutura bem padronizada, e é aconselhável que se utilize a metodologia rigorosamente para que os resultados sejam positivos.
Por outro lado, o Kanban não é uma ferramenta que estipula regras padrões para todos. Ele funciona como um guia, um direcionador, mas pode ser variável de negócio para negócio.
Nenhum método substitui o outro. Você pode usar o Kanban ou o Scrum, ou mesmo utilizar ambos combinados.
Como criar e executar o Kanban
A possibilidade de ter todos os processos bem definidos, organizados e direcionados faz com que as pessoas procurem mais informações sobre o método Kanban. Mas como colocá-lo em prática e implementá-lo na sua empresa?
A verdade é que o processo de implementação do Kanban não é complexo. Afinal, um dos seus pilares é provocar impacto mínimo, fazendo ajustes e melhorias.
Essa proposta vem de encontro com o conceito de Lean Manufacturing (manufaturamento enxuto, em tradução livre), que é um sistema de gestão com foco no aumento da eficiência e produtividade ao reduzir erros e redundâncias.
Na teoria, a ideia pode parecer confusa, por isso, aqui você encontra um passo a passo para implementar o Kanban no seu negócio!
1. Identifique o tipo ideal de Kanban
Já sabemos que existem dois modelos de Kanban, um para produção e outro para movimentação. Assim, o primeiro passo para implementar o método ao dia a dia da sua organização é definir qual é o tipo adequado para as suas necessidades.
Isso porque, caso sua empresa produza bens de consumo, precisará utilizar como base o Kanban de movimentação. Agora, se a ideia for organizar processos de serviços, o Kanban de produção é o ideal.
Este também pode ser um bom momento para definir se você vai utilizar o método online ou pendurar um grande quadro no seu escritório.
2. Equipe alinhada
Toda vez que uma mudança acontece pode gerar atrito. Por isso, é aconselhável conversar com a sua equipe antes de colocar o Kanban em prática.
Explique o que é a ferramenta Kanban, como ele funciona, quais são seus benefícios e, principalmente, deixe claro que nenhum cargo será alterado com essa implementação.
3. Um processo mapeado
Com o modelo adequado definido, é hora de entender os processos produtivos da sua empresa.
Se você não souber por onde começar, uma boa dica é mapear todos os procedimentos padrões do negócio. Como começa a produção de um item e quais etapas existem até a entrega? Coloque cada fase no quadro Kanban.
Além disso, alimente as colunas com as informações das atividades que estão dentro de uma fase. Imaginar um projeto sendo desenvolvido do zero também pode ser útil.
4. Implemente a mudança
O mapeamento dos processos te ajuda a entender como controlar as atividades e, se preciso, quais mudanças implementar.
No ato da implementação e nas semanas posteriores, incentive a participação das pessoas no processo. Essa atitude motiva os profissionais e faz com que eles queiram trazer novas ideias de melhorias.
5. Mantenha o processo no fluxo
Por fim, depois que o seu processo estiver bem definido e mapeado, ele entrará no fluxo de produção. Aqui, o modelo escolhido de quadro Kanban será muito útil, pois vai permitir o acompanhamento do que precisa ser feito.
É bom ter algum tipo de controle para verificar as mudanças provocadas pelo Kanban. E claro, esteja aberto a fazer melhorias caso perceba a necessidade. Você pode usar o modelo de kanban abaixo como inspiração.
Quais os benefícios de se utilizar o método Kanban?
Uma máxima bastante popular na gestão de projetos é que o Kanban ajuda a aumentar a produtividade. Mas a verdade é que esse não é o único benefício que o método proporciona.
Para começar, com a ferramenta Kanban você consegue definir como um processo vai acontecer. Por conta disso, é normal que haja uma redução no tempo necessário na realização de uma tarefa. Afinal, você conseguiu estabelecer o melhor fluxo produtivo possível.
Ao reduzir o tempo, você reduz os custos. Na prática, isso significa que há uma melhora econômica da empresa, aproveitando ao máximo todos os seus recursos, inclusive o capital intelectual – os profissionais estão sempre ocupados.
Por fim, um grande benefício é que o método é fácil de ser aplicado. Seja com um quadro na parede, com post-its ou com Kanban online, não é preciso fazer grandes investimentos para colocar a metodologia em ação.
Conclusão
Focar na conclusão das tarefas, permitindo uma melhora no fluxo de produção: esse é o objetivo principal da metodologia Kanban.
A partir de pequenos ajustes, que não comprometem a estrutura de uma empresa, o método consegue gerar mais, com menos custos. E esse “mais” inclui vários elementos: produtividade, comprometimento da equipe, tempo disponível, organização, etc.
É claro que toda metodologia possui pontos positivos e negativos, e nem todas funcionam para todos os negócios. Por isso é interessante analisar se a ferramenta Kanban pode ser útil para a sua realidade.
Se estiver em dúvida, experimente colocá-lo em prática, mesmo que em um processo menor da sua empresa, para entender os impactos que ele pode trazer.
Quem sabe você não descobre uma ferramenta útil, que proporciona organização e melhora os fluxos de trabalho do seu negócio para levá-lo ainda mais longe?!
