Você está procurando maneiras simples e eficazes de tornar o gerenciamento de projetos mais eficiente em sua companhia? Se este for o caso, poderá achar que o método Lean é a abordagem de que precisa.
Também chamado de Lean management, este método de gestão de projetos favorece a redução de desperdícios – seja qual for a sua origem – em favor de melhores métodos organizacionais. A ideia é aumentar a eficiência dos processos para, em última análise, melhorar a satisfação dos clientes da empresa. Está interessado no potencial da abordagem Lean? Continue lendo para aprender tudo sobre o assunto.
Modelo de Painel de Vendas
A abordagem Lean corresponde à otimização dos processos de gestão e produção, aliada ao desejo de eliminar os desperdícios (seja com a eliminação de atividades ou etapas). Traduzido do inglês, “lean” significa “enxuto” ou “magro”. É claro que o termo “gestão Lean” é muito menos significativo em nosso idioma.
Em vez disso, veja esta expressão figurada como a ideia de se livrar do supérfluo. Em suma, trata-se de um método organizacional que permite uma melhoria nos processos produtivos, nomeadamente através da redução de perdas e movimentos desnecessários – iniciando pelas fontes de desperdício.
Qual é o objetivo do método Lean?
Inspirada no Toyota Production System (TPS), da Toyota Motor Corporation, ele foi criado por um engenheiro japonês que trabalhou para o fabricante automóvel Taiichi Ohno – entre 1948 e 1975. A metodologia Lean se diferencia do taylorismo por integrar o bem-estar e a saúde dos colaboradores nos seus princípios fundamentais.
Em muitos aspectos, ela fica próxima ao método Kanban, que devemos ao mesmo Taiichi Ohno, e diz-se que está na origem dos métodos modernos de gestão de projetos, como os métodos ágeis (ou agile).
De modo geral, para uma empresa, o interesse da abordagem Lean está em identificar e reduzir desperdícios que podem prejudicar a eficiência operacional. Tais desperdícios, como tempos de espera, estoque excessivo, movimentos desnecessários ou defeitos de qualidade, são fontes de custos operacionais desnecessários para uma companhia.
Ao colocar o Lean em prática, uma organização pode melhorar os seus processos e eliminar tais fontes de desperdício – resultando em economia de recursos gerais, tempo e dinheiro.
Quais empresas podem se beneficiar com o método Lean?
O Lean pode ser vantajoso para uma ampla gama de empresas brasileiras, independentemente do nicho. Seja na indústria, nos serviços, na logística, na saúde ou mesmo no setor público, quase todas as organizações podem se beneficiar de uma melhor gestão de processos.
Em um ambiente competitivo no qual a eficiência operacional é fundamental, a metodologia Lean pode somar vantagem competitiva. As organizações que enfrentam problemas como prazos de produção excessivos, altos custos, erros frequentes que comprometem a alta qualidade ou processos ineficientes podem aproveitar a Gestão Lean a fim de melhorar o seu desempenho.
Além disso, o método Lean incentiva a participação de todos os membros da organização, desde os mais altos níveis da empresa até os colaboradores de produção (campo). Isto promove uma cultura de melhoria contínua e permite que cada colaborador seja um ator de mudança e se sinta plenamente envolvido no dia a dia corporativo e nos seus alcances.
É importante ressaltar que o método Lean também pode ser adaptado a projetos específicos – sejam eles de pequeno ou grande porte. Seja para a implementação de um novo processo, a criação de um novo produto ou a melhoria de um sistema existente, as melhores práticas aprendidas com esta abordagem podem levar, claramente, à otimização de resultados.
Lean management: os 5 pilares do método Lean
A gestão Lean se baseia em cinco princípios fundamentais, também chamados de “os cinco pilares do método Lean”. Eles constituem a base sólida sobre a qual uma empresa pode construir a sua abordagem Lean, obtendo resultados na cadeia de produção:
Identificando o valor do cliente
O primeiro pilar, independentemente do modelo de negócio ou do modelo de produção, é definir o valor do cliente. É essencial compreender as expectativas e prioridades do consumidor-alvo para fornecer um produto ou serviço que atenda às suas necessidades. A empresa deve focar na criação de valor para o cliente visando maximizar a sua satisfação.
Mapeando a cadeia de valor
O segundo ponto elementar do método Lean envolve o mapa de fluxo de valor. Em outras palavras: se trata de identificar todas as etapas de produção e atividades essenciais (ou não) envolvidas na criação do produto ou serviço – do início ao fim.
Mapear a cadeia de valor permite compreender melhor e gerar melhorias nos processos e destacar os estágios que são de real interesse do cliente, mas também que apenas geram excesso, custos desnecessários ou retardam o processo produtivo.
Criando um fluxo de trabalho contínuo
Em seguida, vem o passo de criação de um fluxo de trabalho contínuo. Trata-se de eliminar interrupções ou tempos de inatividade entre as diferentes etapas da produção, o foco do Lean Manufacturing.
O objetivo é otimizar o fluxo de trabalho a fim de que as tarefas possam ser concluídas sem atrasos desnecessários em meio aos processos internos. Isso ajuda a reduzir os tempos de espera e a acelerar a produção – gerando maior eficiência.
Configurando um sistema pull
O quarto pilar do método Lean é a implementação de um sistema pull. Isso envolve a definição de objetivos claros e mensuráveis, bem como a criação de mecanismos de monitorização para garantir que tais propósitos sejam atingidos.
Um sistema pull permite manter o rumo e garantir a sustentabilidade das ações Lean (com atividades de manutenção e qualidade dos processos). Ele ainda ajuda a detectar possíveis desvios de trajetória e tomar as medidas cabíveis para corrigi-los a tempo.
Aplicando um modo organizacional de melhoria contínua
O quinto e último ponto do método Lean é a aplicação de um modo organizacional de melhoria contínua, gerando uma cultura de aprendizado em cima disso.
Uma vez implementados os primeiros pilares em sua demanda real, a empresa pode, então, concentrar-se na otimização contínua com ênfase em processos e desempenho. Encontrando oportunidades de melhoria amplas, pensando ao longo prazo.
Trata-se nada mais e nada menos do que garantir que os progressos alcançados se mantenham, com a melhoria de processos em um fluxo contínuo, claro.
A metodologia Lean não é, de fato, uma operação pontual, realizada apenas de uma vez por todas. Acima de tudo, trata-se de um processo iterativo e frequente – que faz parte de uma busca contínua pela perfeição.
Como aplicar o método Lean?
Para aplicar o método Lean, é crucial criar uma cultura de melhoria contínua dentro da organização. Isso envolve implementar ferramentas de qualidade e seguir com o aprimoramento dos processos para medir e avaliar o desempenho, bem como promover a colaboração e o envolvimento dos funcionários em todos os níveis da companhia.
Ao identificar um problema organizacional ou operacional, contar com um método comprovado para a resolução, como o diagrama de Ishkawa, também pode economizar tempo valioso.
Também é recomendado buscar especialistas em gestão de projetos, se a estrutura e os recursos da sua empresa permitirem. Gerente de projetos, mestres em scrum e especialistas em desenvolvimento ágil (agile) são exemplos de experts que poderão apoiá-lo para otimizar a demanda real. Assim, saiba que existem diversas ferramentas para ajudá-lo a realizar projetos com o apoio da metodologia Lean, apoiando a cultura de melhoria.
Quais ferramentas são eficazes para o gerenciamento Lean?
Várias ferramentas ou abordagens podem ser incluídas em uma abordagem Lean ao longo do processo produtivo. Listamos as principais a seguir, gerando maior organização e até aumento de produtividade e lucratividade:
Método 5S
Normalmente, esta abordagem é a base de vários processos que visam atingir uma melhor qualidade organizacional e operacional, envolvendo ou não a entrega de produtos. O 5S se refere às palavras japonesas e os seus respectivos significados:
Seiri: seleção, utilização e descarte
Seiton: arrumação e organização
Seiso: limpeza
Seiketsu: higiene, saúde e padronização
Shitsuke: disciplina geral e pessoal
Metodologia Kanban
A abordagem Kanban foca na otimização da gestão de estoques (como excesso de estoque), imaginando e desenvolvendo processos de produção sob demanda. O método Kanban também é aplicável em termos de organização da força produtiva.
Abordagem SMED
Tal qual para os dois métodos mencionados acima, a abordagem SMED (Single Minute Exchange of Die) é particularmente útil em um ambiente de produção que requer equipamento. Neste sistema, o objetivo é reduzir o tempo de espera entre as trocas de ferramentas ou estações – por exemplo, no contexto da produção em massa.
Método Kaizen
Este método faz parte de um processo de melhoria contínua na rotina de uma organização. Ele ajuda a garantir o envolvimento de todas as partes interessadas em um projeto, gerando um fluxo fluido. Mais do que uma metodologia, na verdade, trata-se de uma filosofia que consiste em desenvolver o conhecimento em uma área ou habilidade específica – repetindo a sua prática ao longo do tempo.
Software CRM eficaz
Embora o método Lean ainda seja útil, mas tenha sido imaginado há décadas atrás, há várias ferramentas modernas para facilitar a sua aplicação, ou mesmo otimizá-la. É o caso de um software de CRM, que incita uma abordagem poderosa.
Um CRM promove a expressão de um ambiente de trabalho Lean, permitindo a colaboração eficaz entre as equipes de gestão ou equipes multifuncionais, bem como um melhor acompanhamento de novos projetos, da prospecção e de ciclos de feedback de clientes – integrando ferramentas de pesquisas de satisfação e muito mais.
Conclusão
O método Lean é uma abordagem de gestão que visa otimizar processos e eliminar desperdícios para melhorar a produtividade e a qualidade dos produtos. Embora tenha sido desenvolvida em meados do século passado, ela está longe de seguir apenas o desenvolvimento tradicional.
Mesmo na modernidade, trata-se de uma filosofia muito relevante no universo corporativo, que vale a pena implementar no fluxo operacional e na cultura organizacional.
Os recentes avanços tecnológicos, longe de o terem tornado obsoleto, permitem aplicações ainda mais eficazes e uma demanda assertiva envolvendo este método. Para implementar o Lean aliado a um excelente CRM e comprovar os benefícios na prática, aproveite o teste gratuito de 14 dias do Pipedrive!
