Sem um plano detalhado para orientar suas ações, você pode rapidamente se sentir sobrecarregado ao lidar com projetos complexos. Quer você esteja lançando um novo produto, iniciando uma campanha de marketing ou otimizando processos, contar com um modelo de plano de ação pode tornar seu trabalho muito mais fácil.
Um plano de ação é como um GPS para o sucesso comercial. Ele funciona como um guia que ajuda você a chegar ao destino desejado, com direções passo a passo e avisos de perigo.
Neste artigo, você vai descobrir o que é um plano de ação, qual a sua importância e como criar modelos de plano de ação eficientes.
O que é um plano de ação?
Os planos de ação simplificam projetos complexos, dividindo-os em tarefas menores de gerenciar e oferecendo instruções claras sobre cada processo, do início ao fim. Em outras palavras, eles detalham todos os aspectos de um projeto, facilitando a jornada até a sua conclusão.
Aqui está um exemplo simples de modelo de plano de ação:
Os principais elementos de um plano de ação incluem:
Objetivos: metas claramente definidas que guiam o projeto.
Tarefas ou ações: ações específicas a serem cumpridas a cada etapa do projeto.
Responsabilidades: quem é responsável por cada tarefa.
Status: quanto falta para a conclusão do projeto.
Cronograma: prazos e marcos importantes.
Recursos: o que você precisa (ex.: orçamento, ferramentas, mão de obra).
KPIs: indicadores-chave de desempenho para medir o sucesso do projeto.
Se o seu objetivo principal é aumentar as vendas em 20% no quarto trimestre, por exemplo, seu plano de ação pode ser dividido em tarefas-chave, como conduzir pesquisas de marketing, melhorar a captação de leads e treinar sua equipe de vendas.
Você também pode criar um plano de ação para cada tarefa. Aqui está um exemplo de plano de ação para a primeira tarefa:
Objetivo 1: realizar uma pesquisa de mercado | Exemplo |
Tarefa | Identificar novos mercados potenciais |
Responsabilidade | Equipe de marketing |
Data de início | 1º de outubro |
Data de término | 7 de outubro |
Recursos necessários | Ferramentas de análise de mercado, orçamento para grupos focais |
KPIs | Número de novos segmentos potenciais encontrados |
Ao dividir cada objetivo em etapas acionáveis, você garante que sua equipe compreenda suas responsabilidades e os prazos a serem cumpridos, permitindo que todos se mantenham no caminho certo. O monitoramento regular também permite que você faça ajustes e lide com quaisquer obstáculos que surgirem no caminho.
Modelo de plano de ação
Um modelo de plano de ação pode ajudar você a organizar, monitorar e ajustar o seu plano de ação sem ter que começar do zero.
Se você utiliza um CRM, detalharemos como agilizar a criação e monitoramento de um plano de ação com as ferramentas que você já possui. Continue lendo para aprender como maximizar a sua eficiência e automatizar o processo de planejamento.
Se você ainda não utiliza um CRM, aqui está um modelo de plano de ação para o Google Sheets (você pode convertê-lo facilmente para Excel se preferir).
7 motivos para usar um plano de ação
Os modelos de plano de ação ajudam a criar ambientes de trabalho mais organizados, focados e produtivos. Aqui estão suas maiores vantagens:
Maior eficiência: planos de ação ajudam a dividir tarefas complexas em metas realistas, agilizando processos e reduzindo esforços.
Mais consistência: eles garantem que todos os membros da equipe sigam os mesmos passos, mantendo procedimentos padrão e resultados consistentes.
Melhor planejamento: a definição de tarefas, cronogramas e recursos necessários com base em um plano estratégico facilita o cumprimento de metas específicas.
Monitoramento simplificado: planos de ação oferecem parâmetros de referência e KPIs claros, facilitando o monitoramento e a identificação de áreas que necessitam de ajustes.
Mais responsabilidade: a atribuição de responsabilidades em um plano de ação responsabiliza cada membro da equipe por tarefas específicas.
Melhor comunicação: planos de ação claros melhoram a comunicação, definem expectativas e reduzem mal-entendidos dentro da sua equipe.
Resolução proativa de problemas: os planos de ação ajudam as equipes a prever desafios e desenvolver planos de contingência com antecedência.
5 tipos-chave de modelo de plano de ação
Existem vários tipos de plano de ação, cada um com foco em áreas diferentes, como vendas, marketing, operações e mais. Moldar o seu modelo de plano de ação às necessidades específicas do seu negócio é essencial para garantir melhores resultados.
Aqui estão os principais tipos de plano de ação:
Tipo de plano de ação | Definição e exemplo |
Plano de ação estratégico | Um plano de ação estratégico (também conhecido como modelo plano de ação de negócios) é um roteiro abrangente e de alto nível para o cumprimento de metas e estratégias empresariais de longo prazo. Estes planos são ideias para grandes iniciativas, como entrar em um novo mercado, lançar uma nova linha de produtos ou fazer mudanças organizacionais. |
Plano de ação operacional | Um plano de ação operacional tem como foco melhorias nas operações comerciais cotidianas ao invés de objetivos de grande escala. Eles especificam passos acionáveis para garantir que as operações funcionem de forma simples e eficiente. |
Plano de ação de marketing | Os planos de ação de marketing são documentos estratégicos que ajudam a impulsionar a presença de mercado, aumentar a consciência de marca e atrair mais clientes. O objetivo é converter objetivos de marketing em tarefas concretas com responsabilidades, prazos e métricas de desempenho. |
Plano de ação de vendas | Um plano de ação de vendas detalha como aumentar as vendas, otimizar o relacionamento com clientes e impulsionar a receita. Ele é ideal para equipes que precisam cumprir metas de vendas específicas, melhorar processos de vendas e lançar novos produtos. |
Plano de ação corretivo | Os modelos de plano de ação corretivos são uma forma metodológica de corrigir problemas nos processos comerciais. Diferente dos planos de ação listados acima, que são proativos, os planos de ação corretivos são retroativos. Ou seja, seu objetivo é identificar problemas, suas causas e formas de corrigi-los. |
Como criar um plano de ação eficiente
A criação de um plano de ação eficiente exige muita atenção aos detalhes. Com uma abordagem estruturada, você pode agilizar processos e impulsionar a produtividade. Veja como criar o seu próprio plano de ação:
1. Defina seus objetivos
O primeiro passo é deixar claro o que você pretende alcançar. Comece fazendo um brainstorm sobre o que faria o seu projeto ser bem-sucedido.
Você quer lançar um novo produto ou aumentar o engajamento nas redes sociais? Seja específico e defina metas mensuráveis para cada objetivo.
Por exemplo, ao invés de definir um objetivo vago, como “aumentar o tráfego no site”, opte por algo tangível, como “aumentar o tráfego do site em 20% nos próximos três meses”. A definição de objetivos precisos significa que você pode monitorar os visitantes do seu site e avaliar o desempenho do seu objetivo com mais eficiência.
Uma das melhores formas de definir objetivos é utilizar a metodologia SMART. De acordo com essa estratégia, objetivos devem ser específicos (specific), mensuráveis (measurable), tangíveis (achievable), realistas (realistic) e baseados em tempo (time-based).
Objetivos baseados nestes critérios podem ser acompanhados e avaliados de maneira mais precisa. Eles também permitem uma abordagem mais estruturada e alinhada aos objetivos gerais da empresa.
Coloque tudo o que você deseja alcançar na ponta do lápis, criando até mesmo sub-objetivos se necessário.
Dica: nem todos os objetivos possuem a mesma urgência. Avalie a importância de cada um e priorize-os de acordo. Essa abordagem ajudará você a se concentrar nas questões mais imediatas, garantindo um uso mais eficiente dos recursos disponíveis. Considere também categorizar seus objetivos em metas de curto prazo e longo prazo para orientar seu plano de trabalho.
2. Divida o seu plano em etapas
Com objetivos claramente definidos, o próximo passo é dividir o plano em etapas acionáveis. Este processo facilita a conclusão de tarefas menores. É como escalar uma montanha: ao invés de se concentrar em chegar ao pico, você se concentrará em chegar ao acampamento base e seguir para os pontos de controle.
Se o seu objetivo é lançar um novo produto, por exemplo, você poderia dividir o processo de planejamento em uma lista de tarefas como:
Conduzir uma pesquisa de mercado
Desenvolver o produto
Testar o protótipo
Desenvolver uma estratégia de marketing
Lançar o produto
Seja minucioso em sua análise, garantindo que cada passo seja claro e executável. Cada etapa deve informar exatamente o que você precisa fazer, eliminando qualquer ambiguidade no momento de agir.
Dica: certifique-se de que cada tarefa seja mensurável. É necessário estabelecer critérios para o seu sucesso. Por exemplo, se uma etapa envolver a realização de uma pesquisa de mercado, você pode especificar que seu objetivo é “entrevistar 100 clientes e analisar o feedback até o final do mês.”
3. Determine dependências
Dependências são tarefas que requerem a conclusão de outras para serem iniciadas. Identificá-las é crucial para que o seu plano funcione sem problemas. Seguindo o exemplo anterior, não seria possível iniciar o teste do protótipo até que o design do produto estivesse concluído.
O mapeamento das dependências é essencial para a criação de um fluxo lógico de atividades, evitando o surgimento de problemas de ordem prática.
Comece observando como cada tarefa se conecta com as outras. Faça perguntas como: “Esta tarefa depende da conclusão de outra tarefa para começar?” Registre essas conexões para que todos saibam como mover o plano adiante.
Dica: use o mapeamento de processos para determinar dependências. O mapeamento de processos envolve o layout de todas as tarefas do início ao fim. Crie um fluxograma (ou gráfico de Gantt) que descreva a sequência do plano de atividades para identificar tarefas que dependem da conclusão de outras. Esse mapeamento detalhado facilita a visualização do quadro completo e de como cada pequena tarefa contribui para o objetivo maior.
4. Defina marcos e prazos
Marcos são pontos significativos que marcam a conclusão das fases do projeto. Voltando a metáfora da escalada de uma montanha, os marcos são como os acampamentos e pontos de controle que você alcançará ao longo do caminho até o topo.
Por exemplo, você pode definir um marco para a conclusão de uma pesquisa de mercado dentro do primeiro mês, seguido pela fase de desenvolvimento até o final do mês seguinte. Além de ajudar na celebração de conquistas, estes marcos permitem que você avalie o progresso do projeto e se mantenha motivado.
Você também vai precisar de prazos para cada marco para cumprir tarefas em tempo hábil. Ao definir prazos, considere a complexidade de cada tarefa, os recursos necessários e os possíveis obstáculos.
Evite prazos muito ambiciosos, já que eles podem levar a erros, mas evite prazos muito distantes e que possam afetar a sua motivação.
Dica: tire proveito de ferramentas de gerenciamento de projeto para configurar, visualizar e acompanhar marcos e prazos. Softwares como Trello e Asana, facilitam a criação de planos de projeto, permitindo uma gestão de tempo mais precisa. Eles também podem ser integrados a sistemas como o Pipedrive para criar um ecossistema de gerenciamento de projeto mais completo para equipes de marketing e vendas.
5. Identifique recursos necessários
Não é possível executar um plano sem os recursos necessários, como tempo, dinheiro, ferramentas ou mão de obra. Por isso, após definir marcos e prazos, você precisa fazer um inventário de tudo o que será necessário para a conclusão do projeto.
Para lançar um novo produto, por exemplo, você vai precisar de recursos como um software de design, materiais de prototipagem e ferramentas de vendas. Conhecer suas necessidades é a melhor forma de evitar complicações de última hora e se manter bem preparado.
Avalie seus recursos disponíveis e determine o que está faltando. Isso pode incluir recursos humanos (habilidades e conhecimentos especializados), recursos financeiros e ferramentas e materiais tecnológicos.
Não poupe detalhes na criação da sua lista ou planilha de recursos, principalmente se estiver lidando com um projeto mais complexo.
Em seguida, combine cada tarefa ou marco do seu plano de ação aos seus recursos necessários específicos. Para fazer isso, você também pode considerar quantidade e qualidade. Uma tarefa crítica pode exigir um conjunto de habilidades mais especializado, por exemplo, e um maior comprometimento de tempo.
Dica: é importante tentar antecipar a escassez e planejar adequadamente. Crie planos de backup caso recursos fiquem indisponíveis. Liste recursos alternativos que poderiam ser usados e treine os membros da sua equipe para lidar com diferentes tarefas. Incluir flexibilidade em seu plano de ação evita atrasos e ajuda você a se adaptar rapidamente a mudanças inesperadas.
6. Atribua tarefas
As atribuições de tarefas descrevem as funções e responsabilidades de cada membro da sua equipe ao longo do projeto. Ao atribuir tarefas, considere os pontos fortes, as habilidades e os conhecimentos de cada colaborador.
A definição de funções com base nas preferências e capacidades dos seus funcionários é essencial para maximizar a produtividade e a satisfação de toda a equipe, garantindo que o projeto corra bem.
Você pode atribuir ao seu especialista em marketing a responsabilidade de desenvolver a estratégia de automação de marketing, por exemplo, enquanto o designer do produto se concentra na fase de desenvolvimento.
Comunique os detalhes, objetivos e prazos de cada tarefa aos membros da sua equipe. Descreva suas expectativas de desempenho e disponibilize todas as informações básicas necessárias para a realização do trabalho.
Dica: capacite os membros da sua equipe, dando-lhes um senso de propriedade sobre suas tarefas. Deixe claro que sua contribuição é crucial para o sucesso do projeto. Para acompanhar o seu modelo de plano de ação, crie um plano de comunicação e informe aos membros da equipe que eles podem pedir ajuda sempre que necessário.
7. Avalie o progresso
Revisar o progresso do seu projeto regularmente é essencial para que as coisas continuem no caminho certo e as metas sejam cumpridas. Avaliações contínuas também ajudam na identificação de problemas antecipadamente, permitindo que ajustes sejam feitos antes que pequenos problemas se tornem grandes contratempos.
Para acompanhar o progresso do seu projeto, agende reuniões regulares para discutir o status das tarefas, prazos futuros e possíveis obstáculos. Use métricas e dados específicos descritos na fase de definição de metas para tornar suas avaliações de progresso tão objetivas quanto possível.
Se sua meta é aumentar as vendas, por exemplo, avalie métricas como números de vendas mensais, taxas de conversão ou números de aquisição de clientes.
Dica: peça o feedback dos membros da sua equipe e das partes interessadas. Incentive o diálogo aberto durante as avaliações de progresso, permitindo que os membros da equipe compartilhem ideias ou preocupações. Certifique-se de agir rapidamente de acordo com o feedback, ajustando seu plano de ação para manter o alinhamento com os objetivos.
Como criar um plano de ação com o Pipedrive
O Pipedrive é principalmente um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). No entanto, você pode usar nossos recursos personalizáveis para criar um plano de ação poderoso e eficiente.
Veja como fazer isso em sete etapas simples.
1. Defina os seus objetivos e crie pipelines
Defina claramente cada um dos objetivos do seu projeto. Depois de definir uma lista de metas tangíveis, crie um novo pipeline para cada projeto principal.
Os pipelines representam o fluxo de trabalho em cada etapa do seu projeto até que os seus objetivos sejam cumpridos.
2. Configure estágios para cada pipeline
Dentro de cada pipeline, defina estágios para as principais fases do seu projeto.
Essas etapas podem incluir “Planejamento”, “Execução”, “Revisão” e “Conclusão”, por exemplo.
3. Adicione negócios ou tarefas aos seus pipelines
Ao invés de usar os negócios (conhecidos como Deals) do Pipedrive para monitorar oportunidades de vendas, você pode adaptá-los para representar tarefas específicas em seu plano de ação. Crie um novo negócio para cada tarefa (como “realizar pesquisas de mercado”) e alinhe-os com o pipeline apropriado.
4. Atribua responsabilidades e prazos
Use o campo “Pessoa Responsável” dentro de cada negócio para atribuir tarefas aos membros da sua equipe.
Você também pode definir datas de início e vencimento para cada negócio para manter todas as informações relevantes em um só lugar.
5. Use atividades para manter as tarefas em dia
O recurso Atividades do Pipedrive pode ajudar no agendamento de reuniões e ligações em tempo real, assim como na definição de prazos, para cada tarefa. Você também pode adicionar notas a cada atividade, com detalhes, instruções ou atualizações.
6. Acompanhe o progresso com filtros e painéis
O Pipedrive permite monitorar taxas de conclusão usando filtros e relatórios. Use as opções de filtragem do Pipedrive para visualizar uma lista de tarefas por pessoa, prioridade ou data de vencimento.
Você também pode gerar relatórios personalizados para monitorar o progresso e o status do projeto.
7. Faça revisões e ajustes regularmente
Manter todos informados é essencial para melhorar a colaboração entre tarefas. Use o recurso de calendário do Pipedrive para agendar check-ins regulares e revisar planos conforme necessário.
Incentive os membros da sua equipe a atualizar o progresso dos negócios atribuídos a eles e a compartilhar novidades usando aplicativos integrados como Slack, Trello ou e-mail.
Otimize seu plano de ação com complemento Projects do Pipedrive
Use o complemento Projects do Pipedrive para adicionar recursos ainda mais poderosos ao seu plano de ação.
Veja como é fácil delinear seu projeto do início ao fim com esta ferramenta de gerenciamento de projetos:
Usando o complemento Projects, você pode:
Criar projetos e preenchê-los com uma lista de tarefas relevantes, detalhes, membros responsáveis e cronogramas
Acompanhar o progresso pelo calendário ou linha do tempo, facilitando a detecção de problemas
Usar comentários para discutir atualizações, adicionar notas ou fazer alterações
Aproveitar os recursos de análise do CRM do Pipedrive para avaliar o desempenho do projeto
Conclusão
A elaboração de um modelo de plano de ação eficaz é essencial para qualquer projeto de sucesso. Estes documentos prepararam o terreno para o seu sucesso, permitindo que você determine objetivos, divida-os em etapas, atribua tarefas e monitore o seu desempenho com mais precisão.
Pronto para agilizar ainda mais os seus processos? Experimente o Pipedrive e transforme suas estratégias de planejamento de ações hoje mesmo.
