E-mail é uma das maneiras mais convenientes e fáceis de fazer um follow-up de vendas dos seus potenciais clientes. Usando e-mails de follow-up, você começa a transformar prospectos em leads e leads em compradores.
No entanto, as caixas de entrada dos seus leads já estão cheias de outras mensagens. Então como você evita que a sua desapareça em meio a tanto lixo eletrônico?
Compilamos 15 dos melhores modelos de e-mails de follow-up que você pode usar para cobrir praticamente qualquer situação de vendas. Eles cobrem tudo, desde como acompanhar uma demonstração bem-sucedida até como escrever um e-mail de acompanhamento sem resposta.
Além disso, oferecemos conselhos sobre como fazer um follow-up de vendas, a hora certa de enviar, como adaptar os modelos e, por fim, como aprender com os check-ins de e-mail para aumentar suas conversões.
Boa leitura!
O que é follow-up de vendas?
Follow-up signfica “acompanhamento de vendas”. É a prática de acompanhar clientes potenciais durante o processo de vendas para garantir que tenham todas as respostas e informações necessárias para avançar na jornada de compra, construindo um relacionamento entre eles e a empresa.
Um e-mail de follow-up ou de acompanhamento é uma mensagem que você envia a alguém com quem já entrou em contato antes. Ao contrário de uma mensagem de cold call, o follow-up é um acompanhamento. Ele retoma uma conversa com quem você já tem um relacionamento.
As equipes de vendas enviam esses e-mails de follow-up em etapas significativas do funil de vendas com vários objetivos:
Coletar mais informações para enriquecer os leads ou entender melhor a sua situação particular
Lembrar o destinatário de uma ação a ser tomada
Iincentivar o cliente a continuar a sua jornada de compra
Um bom e-mail de follow-up de vendas pode ser transacional (um e-mail enviado a um destinatário individual para concluir uma transação). Esses tipos de mensagens geralmente têm um tom mais informativo e não contêm uma mensagem de marketing direto.
Por exemplo, uma mensagem de follow-up pós-compra transacional pode conter detalhes sobre preço ou frete.
Muitos e-mails de acompanhamento de vendas são comerciais. Estes são e-mails que incluem uma mensagem de marketing. Seu principal objetivo é promover a conscientização e o engajamento, ou mesmo fazer uma venda.
Seja qual for a natureza da mensagem, um e-mail de follow-up educado pode ajudá-lo a criar confiança e a fechar negócio mais rapidamente.
15 exemplos de e-mail de follow-up
Aqui estão 15 modelos de follow-up (divididos por caso de uso) para ajudar você a engajar seus prospects e mantê-los avançando pelo funil de vendas.
Caso de uso: depois do primeiro encontro
Você já se encontrou com o cliente em potencial e fez o seu pitch, o seu discurso de vendas. Você teve uma ótima reunião e saiu confiante de que o negócio será fechado. Três dias depois, no entanto, você ainda não teve uma resposta. Hora de um follow-up.
Este é o clássico “lembrete gentil” ou “dar um toque”. A chave aqui é fazer a última conversa avançar e dar um motivo concreto para que o cliente responda. Use um desses modelos de acompanhamento de vendas para mostrar aos clientes em potencial por que eles devem comprar de você.
Caso de uso: confirmar o preço de um pedido sob medida
Quando você está vendendo um produto ou serviço que requer uma proposta ou preço sob medida, você precisará enviar um follow-up depois da primeira reunião. Esta é sua (nova) chance de vender seus serviços e reiterar as opções de preços.
Aqui está um modelo de acompanhamento de vendas que você pode usar nessa situação.
Caso de uso: depois de um evento de gatilho
Se suas métricas mostram que um cliente em potencial abriu um e-mail, clicou em um link e visitou seu site, você precisa agir enquanto o lead está quente e dar a ele um plano de ação claro. Dessa forma, você tem mais chances de fazê-los avançar pelo funil de vendas.
Dê uma olhada nesses modelos para se inspirar.
Caso de uso: um prospect precisa consultar colegas
Em alguns casos, a pessoa com quem você falou inicialmente nem sempre toma a decisão final. Isso significa que eles precisam sair e consultar colegas e/ou membros do alto escalão da empresa.
Aqui está um modelo para este caso.
Caso de uso: depois de um encontro em uma feira, evento de networking ou conferência
Feiras e conferências da sua área são ótimos lugares para fazer networking e reunir leads. Se você escolher seus eventos corretamente, provavelmente atingirá seu mercado-alvo no ponto ideal.
Eles confiaram a você seus dados de contato e mostraram interesse em seu produto ou serviço, então agora você pode enviar um e-mail de follow-up. Este e-mail inicial é uma ótima oportunidade para fornecer a eles mais informações e contexto sobre seu produto ou serviço.
Aqui está um exemplo de como fazer follow-up de vendas.
Caso de uso: logo depois de deixar uma mensagem
Se você tentar falar com seu lead, mas não tiver sorte, provavelmente enviará uma mensagem, aúdio ou mesmo mensagem de voz. Nesse cenário, é sempre uma boa ideia acompanhar também com um e-mail de follow-up.
Um correio de voz seguido de um e-mail dá ao cliente potencial um empurrãozinho extra. Isso mostra que você está empenhado em chamar a atenção deles e fica mais fácil que lembrem de você.
Dê uma olhada neste exemplo para ver como fazer um follow-up de vendas.
Caso de uso: identidade trocada
Conseguir encontrar a pessoa certa para conversar já é meio caminho andado quando se trata de vendas.
Se você está falando com a pessoa errada, é muito importante descobrir o mais cedo possível. Dessa forma, você pode passar mais tempo focado em converter o tomador de decisão.
Dê uma olhada neste modelo de follow-up para saber como perguntar a um cliente potencial se ele é o contato certo (e com quem você deve falar se não for).
Caso de uso: o follow-up do follow-up
E como fazer o follow-up de um follow-up? Se você já enviou um e-mail de follow-up, mas não recebeu resposta, é hora de fazer um novo follow-up.
Enviar um e-mail de acompanhamento de vendas curioso ou informativo após nenhuma resposta ao seu e-mail original pode manter um lead em movimento no pipeline.
Aqui estão alguns modelos para ajudar você a não ser chato e insistente, mas sim cutucar gentilmente o prospect na direção certa.
Caso de uso: oferecer uma amostra grátis, teste ou demonstração
Para atrair ainda mais seus clientes em potencial para o funil de vendas, você pode oferecer uma avaliação gratuita do seu produto ou serviço.
Este modelo é um ótimo exemplo de follow-up porque oferece aos clientes potenciais uma forma de experimentar o seu produto ou serviço.
Caso de uso: apresentar recursos e diferenciais do seu produto
Para mostrar aos clientes em potencial o que eles estão perdendo, envie mensagens de follow-up para promover seus principais recursos e a proposta única de valor do seu produto, serviço ou empresa.
Unique Selling Propositions (ou propostas de valor únicas) são aqueles aspectos da sua empresa, produto ou serviço que os tornam diferentes da sua concorrência.
Este modelo de follow-up informativo é uma boa maneira de promover seus serviços sem parecer muito arrogante. Citar cases de sucesso também é uma ótima maneira de mostrar seus diferenciais e como eles ajudaram outros clientes a atingir seus objetivos no passado.
Caso de uso: a última tentativa
Se você enviou várias mensagens de follow-up e ainda não obteve uma resposta, então a jornada desse cliente em potencial terminou. Como resultado, você terá mais tempo para se concentrar em leads de qualidade com maior probabilidade de se tornarem compradores.
E, às vezes, a melhor maneira de obter uma resposta é dizer a eles que você está saindo. Dê um toque de humor na sua mensagem de follow-up e você pode derrubar as paredes do lead e obter uma resposta.
Aqui estão alguns modelos que você pode experimentar se por acaso estiver nessa situação.
Por que você precisa de e-mails de follow-up?
Agora que falamos sobre como fazer follow-up de vendas e compartilhamos nossos modelos de e-mail de acompanhamento de vendas, vamos ver o motivo de enviá-los.
Todos os vendedores adoram um lead quente, do tipo que compra imediatamente e exige o mínimo de esforço. Mas os leads quentes sempre serão uma pequena porcentagem do número total de clientes em potencial.
De acordo com nosso relatório State of Sales 2020-2021, 55% dos representantes de vendas relatam passar a maior parte do dia vendendo, seguidos de perto pela prospecção de clientes e qualificação de leads. Esse não seria o caso se a maioria dos leads fosse qualificada, quente e pronta para se comprometer.
É aqui que e-mails de follow-up entram em jogo
Um e-mail de follow-up (ou e-mail marketing) é uma ótima ferramenta para nutrir seus leads frios ou quentes e fazê-las avanças pelo funil de vendas. Ele ajuda a construir relacionamento com os prospects, melhorar a percepção da sua marca e encorajar clientes em potencial a converterem-se em compradores.
Como melhorar o engajamento com um processo de follow-ups otimizado
Antes de escrever seu primeiro e-mail de follow-up, você precisará de um processo bem organizado de acompanhamento de vendas.
Aqui, abordaremos cinco etapas essenciais de como fazer follow-up de vendas que seu processo de acompanhamento de vendas deve incluir. Em seguida, veremos os erros a serem evitados, além de maneiras de otimizar seu processo de vendas.
1. Entender a jornada do cliente
Comece entendendo como os seus clientes atravessam a jornada de compra e interagem com sua empresa. Isso ajudará você a definir que conteúdo incluir nas mensagens de follow-up e a melhor hora de enviá-las.
Por exemplo, você não quer enviar um e-mail de apresentação para um lead que está quase pronto para comprar. Em vez disso, você quer enviar um e-mail que os incentivará a fazer uma compra.
Compreender a jornada do cliente ajudará você a criar mensagens de follow-up relevantes e e-mails personalizados, que alcancem os clientes em potencial no momento certo.
Se você não tem certeza de como identificar a jornada do cliente, aqui estão algumas etapas que você pode seguir:
Crie uma persona para o seu comprador ideal. A “buyer persona” é um personagem fictício que representa o seu cliente ideal. Ele descreve seus dados demográficos, traços de personalidade, objetivos, dores e desafios. Uma persona ajuda você a entender o que seu cliente ideal deseja e como ele deseja interagir com sua empresa.
Revise as interações anteriores com o cliente. Entenda claramente como seus clientes se envolvem com sua empresa revisando suas interações passadas. Os clientes em potencial se envolvem com você nas redes sociais? Eles abrem todos os seus e-mails? Eles continuam revisitando seu site?
2. Identificar onde o follow-up cabe melhor no seu funil de vendas
Além da jornada do cliente, você também precisa entender as etapas do seu funil de vendas. A maneira como você acompanha os prospects e leads depende de onde eles estão no funil de vendas (também conhecido como funil de compras). Você precisará de uma sequência de e-mail de acompanhamento em cada estágio.
Um pipeline de vendas típico pode ser dividido nas seguintes etapas:
Aquisição de leads: é quando um lead envia pela primeira vez um formulário ou realiza a primeira ação para saber mais sobre seus produtos ou serviços. Aqui, você deve responder rapidamente com um e-mail de boas-vindas para atacar enquanto sua motivação está quente. Acompanhar o lead caso não confirmem logo um compromisso é um passo importante de como fazer um follow-up de vendas.
Qualificação do lead: a qualificação é quando você decide quais ações indicam que o cliente está se movendo no funil de vendas. Por exemplo, se um cliente já solicitou uma demonstração, você sabe que ele está mais avançado no pipeline do que alguém que se inscreveu para receber um boletim informativo por e-mail.
Priorização de leads: as informações que você tem sobre o cliente em potencial, bem como as ações que eles realizam, ajudarão você a priorizar os leads com maior probabilidade de conversão. Por exemplo, se um lead visitar sua página de preços e sua página de recursos mais de uma vez, você deverá sinalizá-lo como de alta prioridade. Você pode segmentar seu público e oferecer uma sequência de e-mails de follow-up que seja relevante para a jornada do cliente.
Organizar uma demonstração ou reunião: Após a conversa inicial, você deseja agendar uma apresentação para fazer seu pitch. Você também precisará considerar para quem está apresentando. Por exemplo, um tomador de decisão sênior precisará de mais insights estratégicos, enquanto funções mais “táticas” valorizam especificações técnicas. Certifique-se de fazer um follow-up de vendas imediatamente após a chamada, o que vai fazer o lead se lembrar de você por mais tempo (além de estar presente na sua caixa de entrada).
Negociar e assumir um compromisso: Esta etapa envolve a discussão de preços, serviços e contratos com o lead. Envie mensagens de follow-up relevantes para gerenciar expectativas e solidificar compromissos.
Feche o negócio: Finalmente, o negócio é fechado e a venda é feita.
Se você receber um “não” direto em qualquer um desses estágios, o jogo ainda não acabou. Você pode continuar fazendo follow-up de vendas com os leads na esperança de convertê-los a longo prazo (dentro do razoável, claro, porque você não quer irritá-los).
3. Planejar quando enviar suas mensagens de follow-up
Algo essencial de como fazer follow-up de vendas é saber a hora certa de enviar e-mails. Saber o tempo certo de espera, a que horas do dia e em quais dias da semana enviar seus e-mails de acompanhamento de vendas o ajudará a gerar uma taxa de resposta mais generosa.
O dia e a hora perfeitos para enviar e-mails de acompanhamento variam de setor para setor. O melhor lugar para procurar? Seu próprio CRM.
Veja quais e-mails geram as melhores taxas de abertura e respostas. Analise quando eles foram enviados e use isso para planejar o tempo em torno de seu processo de acompanhamento. Se você não tiver acesso aos dados anteriores, dê uma olhada nos dados de terceiros ou realize seu próprio teste A/B para ver o que funciona para seus assinantes.
4. Criar assuntos relevantes e interessantes
Uma linha de assunto interessante pode ser a diferença entre um lead abrir seu e-mail ou enviá-lo direto para a lixeira.
Aqui estão algumas práticas recomendadas para criar uma linha de assunto atraente para seu público-alvo:
Revise as taxas de abertura, cliques e engajamento para entender o que funciona. Dê uma olhada em como clientes em potencial e leads se envolveram com suas linhas de assunto anteriores. As linhas de assunto mais curtas geram mais engajamento? O uso de pontuação aumenta os cliques? Identifique as tendências e use essas informações para informar suas linhas de assunto daqui para frente.
Faça alguns testes A/B para experimentar novas opções. Use diferentes exemplos de linha de assunto para ver qual formatação funciona melhor para o seu público.
Segmente seu público para personalizar as linhas de assunto. As linhas de assunto do e-mail de acompanhamento devem estar alinhadas com o segmento do público e seu estágio na jornada do comprador. Lembre-se do seu público ao escrever sua linha de assunto. Se não for relevante para eles, podem não clicar.
5. Monitorar os resultados
Para medir o sucesso de seus e-mails de follow-up, você precisa definir metas.
Se as coisas não forem planejadas, você pode voltar à prancheta e mudar a maneira como está fazendo as coisas. Se as coisas estiverem indo bem, você pode aprimorar seu plano e melhorar os restante dos seus e-mails de acompanhamento de vendas.
Para rastrear e gerenciar com eficácia suas metas de marketing por e-mail, dê uma olhada nos recursos de análise e relatórios de e-mail do Pipedrive. Com nosso software, você pode definir metas e acompanhar o progresso em tempo real. Crie relatórios, acesse informações exclusivas e use essas informações para informar seus futuros e-mails de acompanhamento.
6 Erros para não cometer ao fazer follow-up de vendas
Desenvolver um processo de acompanhamento de vendas consistente coloca você em uma boa posição para ajudar seus clientes em potencial na jornada do cliente. Mas há vários desafios que você precisa evitar para não abrir brechas pelas quais seus leads podem escapar.
De todos os erros de acompanhamento de vendas que os representantes de vendas cometem, aqui estão os seis que mais costumam pegar as equipes de vendas:
Não enviar follow-ups rapidamente. Quanto mais tempo você demorar para acompanhar os leads e clientes em potencial, menos chances terá de obter uma resposta. Implemente sistemas (como automação de e-mail) para garantir que você responda o mais rápido possível.
Não focar na empresa como um todo. Se você está segmentando grandes organizações, suas mensagens de follow-up precisam envolver várias pessoas. Sempre descubra o máximo de informações possível sobre todos os tomadores de decisão no processo de compra para direcionar seus e-mails de acordo.
Não enviar follow-ups com frequência suficiente. Um estudo do Rain Group descobriu que são necessários oito pontos de contato para levar um cliente em potencial à conversão. O contato consistente é essencial, portanto, certifique-se de acompanhar o suficiente para incentivar os leads a fazer uma compra.
Enviar follow-ups com mais frequência do que o necessário. Embora seja importante acompanhar regularmente, você também não quer bombardear seu público com um fluxo constante de e-mails. Precisa ser a quantidade certa, na hora certa.
Não usar os canais preferenciais. Nem todos os leads querem ser contatados por e-mail. Alguns preferem um telefonema ou uma comunicação cara a cara. Para nutrir efetivamente os leads até a conversão, descubra a melhor maneira de alcançá-los. Se eles já compraram de você, tudo o que você precisa fazer é acompanhar os clientes no canal que você usou anteriormente.
Não monitorar suas métricas. Sem medir seu desempenho em vendas, você não saberá se o que está fazendo está funcionando. Use um CRM para medir as taxas de abertura e resposta de cada um de seus e-mails para ver como eles funcionam.
Otimize seus e-mails de follow-up para obter taxas de resposta melhores
Ao otimizar seus e-mails, é mais provável que você veja uma taxa de resposta mais generosa e, consequentemente, uma taxa de conversão melhor.
Mas como exatamente você pode otimizar seus e-mails para aumentar o engajamento?
Leve essas dicas em consideração:
Comece com valor: assim que um novo lead entra em seu funil, você fica tentado a ir vender seu peixe o mais rápido possível. Em vez disso, adicione o máximo de valor possível no início. É improvável que novos leads confiem em você e, ao orientá-los e agir como um consultor, é mais provável que você construa a confiança crucial para fechar o negócio.
Use dados e insights: faça backup de declarações com dados válidos, estatísticas de terceiros e anedotas de líderes do setor. Aproveite a prova social como depoimentos e estudos de caso, mostrando os resultados que você gerou para clientes como seu cliente em potencial.
Use a automação de forma eficaz: o uso inadequado da automação de e-mail pode fazer com que suas mensagens de follow-up pareçam descuidadas e robóticas. Para que a automação seja eficaz, você precisa usá-la com personalização. Com o CRM Pipedrive, por exemplo, você pode usar a automação para enviar e-mails personalizados sempre que um lead atingir um determinado estágio do pipeline.
Seja claro sobre seu produto ou serviço: use uma cópia concisa para descrever o que seu produto ou serviço envolve. Evite jargões complexos e use palavras e frases que descrevam claramente o que você faz e por que o lead deve comprar de você.
Crie e-mails visualmente atraentes. Se o seu e-mail for mal projetado ou mal estruturado, é provável que seu público não continue lendo para ver do que se trata. Estruturar suas mensagens de forma eficaz e profissional é um ponto vital de como fazer follow-up de vendas. Use espaços brancos, CTAs e não polua seu e-mail visualmente.
Considerações finais
Os melhores e-mails de follow-up– comerciais ou informativos – impulsionam as vendas e constroem relacionamentos. Até agora você tem uma ideia clara do que são e-mails de acompanhamento de vendas, por que eles são importantes e como criar sua própria sequência de follow-ups para nutrir e segmentar seus clientes em potencial e leads.
A próxima etapa é determinar como gerenciar com eficácia suas mensagens de follow-up (e todos os seus esforços de marketing por e-mail).
O software de e-mail marketing do Pipedrive permite que você gerencie campanhas de e-mail perfeitamente. Crie e-mails bem elaborados, rastreie cliques e taxas de abertura em tempo real e use nossos painéis para revisar as principais informações rapidamente.
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