Se você deseja administrar uma equipe de vendas eficaz hoje em dia, precisa ter controle sobre os seus dados e ter uma estratégia de relatórios de vendas eficiente e rigorosamente testada.
Neste guia, vamos destacar como usar um modelo de relatório de vendas para descobrir insights inestimáveis para sua equipe, e detalhar 12 exemplos de relatório de vendas, incluindo um exemplo de relatório de desempenho de funcionário, e modelos que podem ser usados para melhorar a revisão, avaliação e previsão das metas da sua equipe.
Por que os relatórios de vendas são tão importantes para sua empresa
Você e sua equipe, sem dúvida, vivem fazendo malabarismos com diversas tarefas do dia a dia, cada uma com sua própria importância. Dito isso, nunca é demais lembrar da necessidade de relatar e discutir dados com seus representantes.
Abaixo, listamos alguns dos benefícios trazidos por relatórios de vendas consistentes e detalhados.
Relatórios ajudam a alinhar as metas de sua equipe de vendas e da empresa em geral
Quando as metas de vendas e marketing estão alinhadas, as empresas têm uma probabilidade 2,3 vezes maior de atingir ou exceder as metas de receita. Os departamentos que priorizam a colaboração cruzada e a comunicação têm maior probabilidade de obter resultados positivos.
A definição de objetivos em termos de alvos e metas de vendas nasce com base em seus dados. Até que seus representantes de vendas saibam quais são essas metas e referências, eles estão no escuro.
Quatro passos para encontrar os leads certos rapidamente
Relatórios geram mais transparência e responsabilidade entre seus representantes
Os gerentes de vendas devem saber quem são seus vendedores com melhor desempenho assim como quais deles estão enfrentando dificuldades. Se você não souber quem está impulsionando e quem está atrasando sua equipe, não será capaz de replicar o comportamento produtivo ou fazer as melhorias necessárias.
Seus representantes precisam saber onde estão. Uma pesquisa da Gallup observa que o engajamento dos funcionários está diretamente ligado ao desempenho dos gerentes no seu desenvolvimento.
Um bom processo de gestão de vendas ajuda você a coordenar suas operações de vendas, motivar sua equipe e, por fim, aumentar o desempenho. Por meio de relatórios de progresso e atualizações, assim como relatórios de desempenho profissional, os representantes podem refletir sobre suas estratégias de vendas para que, em vez de perder a motivação, sejam estimulados a melhorar ao longo do tempo.
Relatórios incentivam uma cultura de trabalhar em equipe e colaboração
Embora os vendedores geralmente sejam movidos pela competição, as equipes estão, em última análise, trabalhando com o mesmo objetivo: fechar negócios.
Compartilhar dados com a sua equipe ajuda a criar um senso de motivação fundamental para que seus representantes trabalhem juntos e atinjam suas metas. Seus dados de desempenho destacam a expectativa de fazer isso de forma clara
Relatórios fornecem previsões de vendas e definição de metas mais precisas
Em uma época em que apenas metade dos representantes de vendas está realmente alcançando suas metas, qualquer equipe pode se beneficiar de previsões de vendas melhores.
Dados realistas significam projeções mais precisas em relação à receita, o que influencia em tudo, desde sua estratégia de vendas até a contratação de vendedores e muito mais.
Além disso, relatórios de desempenho profissional que destacam performance e atividades bem-sucedidas podem ajudá-lo nas tomadas de decisão, priorizando ações que resultem em negócios fechados. Por sua vez, você pode direcionar melhor metas de vendas mais precisas que sejam alcançáveis por seus representantes.
12 exemplos de relatórios de vendas que sua equipe pode usar na prática
Lembre-se de que provavelmente você precisará de mais de um modelo de relatório de vendas para ter uma visão abrangente da estratégia de sua empresa. Por outro lado, você não precisa de todos os modelos abaixo para começar a criar e usar relatórios.
Qualquer combinação dos modelos a seguir pode ajudá-lo a prever melhor o desempenho de sua equipe de vendas no futuro.
1. Relatório de funil de vendas
Um modelo de relatório de funil de vendas cobre a posição e o andamento dos negócios da sua equipe, todos divididos por trimestre. Esta planilha representa uma maneira simples de prever seus negócios no Excel se você ainda não estiver usando uma ferramenta de relatório dedicada ou um CRM.
Em vez de se aprofundar nos detalhes específicos do funil e do desempenho individual da equipe, este modelo de relatório de vendas se preocupa mais com o panorama geral.
Conforme sua equipe cresce, no entanto, você precisará migrar para um CRM dedicado, que abra oportunidades de melhorias na colaboração de toda a equipe e a automação de tarefas, permitindo que você se dedique a ações individuais.
2. Relatório semanal de vendas
Os relatórios semanais de vendas permitem que você descubra tendências entre sua equipe de vendas sem microgerenciar seus representantes. Além disso, esses dados podem representar pontos de debate durante reuniões semanais de vendas ou conversas rápidas.
Um modelo de relatório semanal de vendas analisa principalmente as ações e o desempenho da equipe e de cada funcionário que atua como vendedor. Por exemplo, quem está ganhando mais negócios? Quem está fazendo mais chamadas externas?
Enquanto isso, você também pode usar relatórios semanais de vendas para ficar de olho no total de reuniões e conversões para garantir que sua equipe esteja operando em produtividade máxima.
3. Relatório de vendas mensal/trimestral
Aqui, você se concentra nas tendências gerais, na saúde geral de seu funil e na receita.
A vantagem de um modelo de relatório de vendas mensal é que você dá à sua equipe de vendas um período de tempo suficiente para coletar dados acionáveis. Se você quiser determinar o que está funcionando e o que não está, um ou dois meses normalmente é tempo mais do que suficiente.
Por exemplo, uma queda consistente nas conversões ou ligações feitas mês a mês é definitivamente um motivo de alarme, enquanto um aumento nas vendas ou conversões mostra que você está fazendo algo certo - relatórios detalhados irão ajudá-lo a descobrir o que e como continuar fazendo isso.
Este também é um modelo de relatório de vendas importante para compartilhar fora de sua equipe, fornecendo uma visão geral de como seu departamento de vendas está se saindo no contexto de sua empresa.
4. Exemplo de relatório de desempenho de funcionário
Montar um exemplo de relatório de desempenho de funcionário para cada representante individual é uma jogada inteligente. Isso permite que os vendedores individuais dominem seus dados de desempenho, como negócios fechados e perdidos, o que cria um maior senso de cobrança.
Abaixo está um exemplo de relatório de desempenho de funcionário de uma equipe menor (dividido por desempenho individual) no Pipedrive. Nossa plataforma é uma ferramenta que permite que você controle as permissões e o acesso quando se trata de compartilhamento de dados.
Em outras palavras, você pode limitar o acesso individual a determinados relatórios para que não precise se preocupar com os vendedores espiando o desempenho uns dos outros.
5. Relatório de avaliação e de desempenho profissional (individual ou equipes)
No mínimo, os relatórios individuais de desempenho dos funcionários oferecem uma visão clara dos seus representantes de melhor performance, e do que eles estão fazendo certo.
Mas além do número de ligações feitas, leads contatados e negócios fechados geralmente apresentados em exemplo de relatório de desempenho de funcionário, você também precisa avaliar fatores mais complexos. Aqui um exemplo de relatório de avaliação de desempenho é essencial.
Geralmente, existem indicadores de desempenho que podem ser avaliados neste sentido, como:
Produtividade: Comparativo entre a capacidade de entrega e os recursos utilizados pelo funcionário
Capacidade: Comparativo entre a entrega do funcionário e o tempo de execução
Qualidade: Comparativo entre a entrega do funcionário e a satisfação do cliente
Estratégia: Comparativo entre a entrega do funcionário em relação às estratégias e objetivos definidos pela empresa
6. Relatório de status do lead
Em alguns casos, você pode precisar de um modelo de relatório de vendas dedicado a um único lead ou conta. Por isso o relatório de status do lead é essencial.
Monitorar o status de seu lead significa manter o controle de cada interação individual que os aproxima de finalmente se tornar um cliente. Esse relatório fornece uma lista de tarefas a fazer e das próximas etapas em termos de nutrição de seus leads mais valiosos.
7. Relatório do plano de vendas anual
É difícil prever o futuro (especialmente com o clima maluco de hoje). Mesmo assim, montar um plano de ação é fundamental.
Resumindo, seu plano anual de vendas baseia-se nos relatórios do ano passado para ajudá-lo a determinar suas metas de vendas, campanhas e quantos representantes você precisa para realizar tudo isso.
8. Relatório de vendas e marketing
Você se lembra das estatísticas anteriores mostrando que, quando as equipes de vendas e marketing alinham seus esforços, a receita dispara? Ter os dados sobre o desempenho de ambas as operações no mesmo modelo de relatório de vendas ajuda a monitorar esse progresso.
A capacidade de rastrear seus canais e ações de marketing mais valiosos anda de mãos dadas com a entrega de um melhor Retorno sobre o Investimento ou Return Over Investment (ROI) para os esforços de ambos os departamentos. Isso vale para vários esforços, incluindo leads do Google, anúncios pagos, cold e-mails, postagens de blog, mídia social e tudo mais.
O departamento de vendas da sua empresa deve se esforçar para colaborar com o marketing quando se trata de estratégia e relatórios. Isso não apenas simplifica seu processo de vendas, mas também permite que você reúna dados valiosos sobre o desempenho de seus leads por e-mail em comparação com os leads de outras fontes.
9. Modelo de relatório de vendas diárias
Os relatórios diários de atividades de vendas devem ser curtos e agradáveis. Ao invés de se preocupar com tendências, esses relatórios se concentram nos fatos cotidianos.
Por exemplo, quantas reuniões você marcou? Quem conseguiu fechar um negócio? Acompanhar as atividades de vendas diárias é importante para acompanhar o sucesso individual e de toda a equipe no curto prazo.
10. Relatório de atividades
Os relatórios de atividades permitem que você tenha uma visão aprofundada da produtividade de sua equipe e quais atividades estão ajudando você a gerar mais vendas.
Com relatórios de atividades precisos (como dos insights de desempenho de atividades do Pipedrive), você pode ver quem em sua equipe concluiu a maioria das atividades e obter uma visão geral das atividades planejadas para, em seguida, verificar quanto do trabalho previsto foi concluído.
Quais são algumas das métricas mais importantes para relatórios de vendas?
Existem inúmeras métricas de vendas para ajudar a medir o sucesso. Você não consegue colocar todas elas em um único modelo de relatório de vendas (nem deveria tentar, na verdade).
Aqui está um resumo de métricas importantes a serem observadas em seu relatório para garantir que você possa transformar seus dados em ação.
E-mails enviados e/ou chamadas feitas
A importância de rastrear e-mails e cold calls é dupla. Você não apenas está tentando determinar a produtividade de seus vendedores, mas também quantas dessas ações resultam em demonstrações e agendamentos.
Atividades concluídas por usuário
Com base nas atividades de vendas concluídas, você pode determinar quais ações são mais valiosas e quais representantes estão batendo suas metas.
Novos negócios adicionados
Para o bem de seus representantes e da sua receita, o ideal é estar sempre adicionando novos negócios de forma consistente. Caso contrário, você deve voltar à prancheta e reestruturar a forma de levar mais leads para o seu funil.
Valor de novos negócios
Claro, mais negócios não significam necessariamente negócios melhores. O monitoramento de valor coloca seus negócios em contexto e determina quais deles você deve priorizar.
Negócios ganhos
Resumindo, o que é preciso para que alguém atravesse seu funil e acabe convertendo? Encontrar características comuns entre os negócios ganhos pode contribuir para refinar a estratégia do seu departamento de vendas ao longo do tempo.
Negócios perdidos
Assim como você deseja comemorar suas vitórias, você deve analisar suas derrotas. Se os negócios estão sendo perdidos no mesmo estágio do funil, isso não é algo que você possa ignorar. É aqui que recursos do Pipedrive como o relatórios que indicam os principais motivos de perdas são inestimáveis.
Taxa de conversão de lead
As taxas de conversão são cruciais para avaliar a eficiência de sua estratégia de vendas e determinar se suas metas de receita são realistas.
Tempo médio para conversão
Observe que quase todos os modelos de relatório de vendas acima são baseados em um determinado período de tempo. Ao entender quanto tempo em média leva para alguém converter, você pode regular suas expectativas em termos de desempenho de vendas.
Vendas por tipo de fonte
Novamente, distinguir a fonte de onde seus compradores estão realmente vindo permite que você priorize os canais de vendas apropriados.
Valor vitalício do cliente (LTV)
O valor vitalício do cliente (LTV, ou Lifetime Value) é uma previsão de quanto um cliente pode render para sua empresa durante todo o período de seu relacionamento.
Comparando o quanto é necessário para adquirir com o quanto é preciso para reter um cliente, melhorar seu LTV e gerar receita recorrente deve ser uma prioridade. Além disso, o LTV é uma métrica chave para a previsão de vendas.
Rotatividade
A taxa de rotatividade é uma medida de quantos clientes deixam de fazer negócios com você em um período específico. Quantitativa e qualitativa, a taxa de rotatividade influencia diretamente suas previsões de vendas e fornece mais pistas sobre o motivo pelo qual seus clientes acabam saindo.
De novo, obviamente, há uma tonelada de métricas para monitorar. A beleza de gerar relatórios por meio do Pipedrive é que todas as suas métricas são claras, personalizáveis e destacadas em cada relatório. Em vez de adivinhar os números ou tentar rastreá-los manualmente, nossa plataforma garante relatórios precisos e sempre à mão, que são fáceis de compartilhar com sua equipe.
Como ter certeza que seus relatórios de vendas são eficazes
Digamos que você tenha definido seus modelos de avaliação e relatórios de vendas. E agora?
Aqui estão algumas dicas importantes para garantir que sua equipe trate seus dados como mais do que apenas números em uma planilha.
Compartilhe seus relatórios de desempenho de vendas com sua equipe
Conforme observado anteriormente, os gerentes de vendas não devem guardar dados de desempenho para si mesmos. Para melhorar sua estratégia e manter seus colegas engajados, você precisa compartilhar as informações.
Felizmente, todos os modelos de vendas mencionados acima são ideais para compartilhamento. Não existe uma maneira “correta” de compartilhar seus dados, mas aqui estão algumas ideias rápidas que vão além das reuniões presenciais:
Revisar os dados usando plataformas de compartilhamento de tela (como Zoom)
Apresentar dados de relatório em seu quadro Kanban (como Trello ou Asana)
Agendar e-mails semanais ou mensais que destacam seus principais relatórios de vendas
Qualquer coisa que você puder fazer para tornar seus relatórios mais acessíveis e dignos de compartilhamento é um ponto positivo, até mesmo no caso de quadros de ranking de vendas. Apresentar esses dados, se toda a equipe estiver praticando uma competição saudável, cria um burburinho em torno de seus números.
O conceito aqui é simples: informe seus representantes sobre o que está acontecendo e como eles podem melhorar. Os relatórios são uma maneira eficiente de fornecer essas respostas rapidamente.
Não afogue sua equipe em dados
Relatórios podem ser quase viciantes. Quanto mais você mergulha em seus dados, mais fundo você quer ir em termos de detalhes e especificações.
No entanto, tente se ater aos fatos quando compartilhar dados com sua equipe. Caso contrário, você corre o risco de sobrecarregá-los. Isso significa que você é responsável por determinar quais métricas compartilha, e também com que frequência decide enviar relatórios.
Mais uma vez, não existe uma abordagem única para todos os relatórios em termos de frequência. Equipes menores podem discutir os dados de vendas durante sua apresentação diária, enquanto as equipes maiores podem revisar os relatórios com mais detalhes no final da semana. Contanto que você esteja refletindo sobre seus dados, você está no caminho certo.
Lembre-se: nenhum relatório de vendas consegue conter tudo. Se precisar dividir seus dados e relatórios em vários modelos, vá em frente.
Traduza seus dados em etapas práticas
O objetivo final dos relatórios deve ser gerar alguma forma de ação dentro de sua equipe. Talvez isso signifique repensar seu volume de ligações, ou investir mais em um determinado canal.
De qualquer forma, você nunca saberá o que deve fazer a seguir até conversar sobre seus dados. Isso significa estabelecer próximas etapas e prioridades claramente definidas com base no que você já sabe.
Além de simplesmente compartilhar um modelo de relatório de vendas, sua equipe é responsável por responder ao seguinte:
Estamos no caminho certo para atingir nossas metas de vendas?
Se não, quais mudanças precisamos fazer? Se sim, o que estamos fazendo bem?
Como podemos ter conversas melhores com nossos clientes?
Com essas perguntas em mente, você pode apontar ações práticas para orientar sua estratégia de vendas sempre em frente.
Conclusão
Trabalhar com relatórios é absolutamente obrigatório para as equipes de vendas atuais. Com a ajuda do nosso modelo de relatório de vendas e do nosso exemplo de relatório de desempenho de funcionário, você pode começar a organizar seus dados o mais rápido possível.
Se tudo correr bem, esses exemplos, métricas e dicas colocarão você e sua equipe no caminho para dominar seus dados.
