Priorizar tarefas é essencial para o sucesso de um projeto. O processo de elencar as atividades mais importantes otimiza a tomada de decisões e evita atrasos, garantindo que tarefas essenciais tenham tempo e recursos suficientes para serem bem executadas.
Uma das maneiras mais eficazes de priorizar tarefas é através do método MoSCoW. Neste artigo, você vai descobrir como funciona a técnica de priorização MoSCoW e se essa é a abordagem ideal para o seu projeto.
O que é o método de priorização MoSCoW?
No MoSCoW, priorização é fundamental. Isso porque se trata de técnica de gerenciamento de projetos utilizada para identificar as tarefas mais importantes e que devem ser realizadas antes das outras. Esse modelo também é usado para priorizar recursos e requisitos de um projeto, com base na importância e urgência de cada um. A técnica garante que as demandas essenciais de um projeto sejam atendidas, apesar dos prazos ou recursos limitados.
Dai Clegg, especialista em desenvolvimento de software da Oracle, desenvolveu a priorização MoSCoW em 1993. O objetivo era priorizar tarefas durante o desenvolvimento rápido de aplicações (RAD) - uma metodologia de desenvolvimento de sistemas. Atualmente, a técnica é usada por equipes de gerenciamento de projetos e desenvolvimento de software para o refinamento do backlog de um produto.
O que é o backlog do produto?
O backlog de produtos é uma lista de tarefas e entregas que uma equipe deve concluir para criar ou melhorar um novo produto. Essa metodologia ágil é essencial e todos os gerentes de produto devem adotar para um bom gerenciamento de projetos, no qual as equipes trabalham em ciclos repetitivos ou sprints.
Veja um exemplo de como o backlog do produto ficaria:
O MoSCoW tem como objetivo abordar os itens do backlog com base na prioridade. Com isso, as equipes podem usar essa técnica para criar um roteiro determinando quais tarefas abordar primeiro.
Pense em um processo de vendas, por exemplo. Nesse cenário, o backlog do produto consistiria em tarefas como fechar negócios, otimizar o funil de vendas e melhorar as estratégias de alcance do cliente. A equipe de vendas usaria o MoSCoW para identificar quais dessas tarefas geram mais conversões e receitas e, assim, poder ajustar o backlog de acordo com o que é mais importante para o negócio.
Observação: a técnica de priorização MoSCoW se originou como parte do Método de Desenvolvimento de Sistema Dinâmico (ou DSDM), uma estrutura ágil para o processo de desenvolvimento de software que enfatiza a colaboração, o feedback frequente e o maior valor no menor tempo, em todo o projeto.
Desenvolvido na década de 1990, o DSDM é uma resposta aos desafios das abordagens tradicionais de gerenciamento de projetos complexos, rígidos e lineares. No DSDM, as equipes usam o MoSCoW para priorizar tarefas e recursos.
Afinal, o que significa MoSCoW priorização?
O nome MoSCoW é um acrônimo em inglês, no qual suas consoantes remetem a um nível de prioridade. Entenda:
Tem que fazer (Must have): Tarefas obrigatórias para o sucesso do projeto
Deve fazer (Should have): Tarefas importantes
Pode fazer (Could have): Tarefas que não são essenciais
Não precisa fazer (Won't have): Tarefas que podem ser descartadas no momento
Vamos analisar essa ordem de prioridades estabelecida no método com mais detalhes.
Tem que fazer
No MoSCoW priorização significa realizar atividades mais importantes e que gerem os resultados mais esperados em primeiro lugar. Assim, no topo da lista está a categoria que determina o que o profissional “tem que fazer” para que o projeto seja bem-sucedido. Sendo assim, as tarefas dessa categoria são obrigatórias e essenciais.
Digamos que você queira otimizar o seu processo de qualificação de leads e melhorar as taxas de conversão. Um “tem que fazer” neste cenário seria estabelecer critérios claros de qualificação de leads. A sua equipe de vendas precisa dessas informações para diferenciar leads de qualidade de leads ruins. Sem elas, o projeto irá falhar.
Deve fazer
No “deve fazer” estão as tarefas que são importantes para o sucesso do projeto, mas que não são essenciais.
Vamos usar o mesmo exemplo da qualificação de leads. Neste cenário, a tarefa de automação de lead scoring estaria na coluna “deve fazer”.
A pontuação de leads envolve atribuir valores a leads com base na probabilidade de conversão em vendas. E o fato é que, ainda que o projeto funcione sem essa automação, incluí-la no projeto vai atribuir leads adequados aos representantes de vendas certos de maneira mais rápida. Como resultado, os representantes gastam menos tempo qualificando leads e mais tempo nutrindo aqueles que se encaixam no perfil.
Pode fazer
As atividades dessa categoria no método MoSCoW priorização são aquelas ações desejáveis, mas que não tem um peso grande nos resultados do projeto. Você pode incluir essas tarefas se o tempo e os recursos permitirem, mas a verdade é que o projeto não vai sofrer um grande dano se elas ficarem de fora do planejamento de projetos.
Por exemplo, permitir que os representantes de vendas personalizem o lead scoring com base em suas preferências daria a eles mais controle sobre os leads prioritários, mas isso não impacta diretamente no sucesso do projeto. Até porque você ainda pode otimizar o processo de qualificação de leads sem esse recurso.
Observação: a principal diferença entre “deve fazer” e “pode fazer” é a forma como essas tarefas impactam no resultado do projeto. Deixar de lado atividades da categoria “deve fazer”, como reduzir um funcionalidade ou alterar a experiência do usuário, tem um efeito mais significativo. Enquanto que as ações do “pode fazer” - como, reduzir a funcionalidade sem impactar a experiência do usuário - quando não realizadas, trarão um impacto menor.
Não precisa fazer (agora)
As atividades que se enquadram na classificação de “não precisa fazer” são consideradas as menos importantes dentro de uma execução de projeto. Veja as características comuns de tarefas que não necessariamente precisam ser realizadas para o sucesso de um projeto:
Demandam muitos recursos
Não estão alinhadas com os objetivos imediatos
Não trazem resultados tão significados
Tem menor prioridade do que as outras tarefas
No entanto, ainda que as “tarefas que não precisam ser feitas” fiquem fora do escopo atual do projeto, elas permanecem em segundo plano para serem revisitadas em uma versão futura.
Integrar sistemas menos críticos ao planejamento do projeto – como ferramentas de gerenciamento de projetos – é um exemplo de uma atividade que “não precisa fazer”.
Afinal, os sistemas de gerenciamento de projetos não são essenciais para otimizar o processo de qualificação de leads, mas agregam valor. Assim, as equipes de vendas podem, por exemplo, organizar e rastrear tarefas de qualificação de leads mesmo que elas não sejam essenciais para o sucesso do projeto atual.
Prós e contras da técnica MoSCoW priorização
No método MoSCoW, priorização é fundamental. Mas a verdade é que existem vantagens e desvantagens na utilização dessa técnica.
Conheça os principais motivos para usar o MoSCoW:
Vantagens | Explicação |
O método MoSCoW é simples | Você pode usar a técnica imediatamente se entender como as quatro categorias funcionam |
Você pode visualizar as tarefas de alta prioridade rapidamente | As equipes se concentram em atividades essenciais, garantindo o uso eficiente de tempo e recursos |
A técnica MoSCoW evita extrapolar escopo do projeto | Definir prioridades claras no início do processo impede que os limites e recursos ultrapassem o plano original sem os devidos ajustes |
Mesmo com essas vantagens, a técnica MoSCoW também pode apresentar alguns desafios.
Veja as principais desvantagens a serem consideradas na hora de utilizar o MoSCoW na execução de um projeto:
Desvantagens | Explicação |
A priorização de tarefas geralmente é um processo subjetivo | As preferências pessoais e opiniões da equipe podem levar à atribuições incorretas de tarefas à cada categoria, o que pode afetar o sucesso do projeto |
Reunir as considerações de todas as partes interessadas é complicado | Para garantir um MoSCoW coerente, você precisa da contribuição de todas as partes interessadas no projeto. Mas envolver um grande número de tomadores de decisão pode ser complexo e demorado. |
O MoSCoW não considera todos os fatores que impactam a sequência de tarefas | O MoSCoW não considera critérios como as dependências (tarefas que dependem uma da outra), o orçamento ou as restrições de tempo, que são elementos vitais para um planejamento eficaz, a alocação de recursos e a entrega bem-sucedida do projeto |
Dicas rápidas para superar os desafios do MoSCoW
Confira como é possível contornar os obstáculos do MoSCoW priorização:
Garanta a categorização correta das tarefas ao incluir todas as partes interessadas e relevantes na discussão. Dessa forma, você consegue uma gama ampla de perspectivas para ajudá-lo a categorizar as prioridades corretamente.
Mapear as partes interessadas é uma estratégia que facilita a inclusão e o gerenciamento de todos os envolvidos. O processo envolve a classificação das partes interessadas em grupos, com base em seu nível de influência ou interesse no projeto, sejam eles tomadores de decisão, usuários finais ou colaboradores.
Adote uma abordagem completa para organizar as tarefas e planejar projetos. Para isso, você pode adotar a técnica MoSCoW juntamente com outras estratégias de gerenciamento de tarefas. A análise do caminho crítico (CPA) ou a técnica de avaliação e revisão do programa (PERT) são exemplos que funcionam bem com o MoSCoW priorização.
Como usar a técnica MoSCoW para priorização de tarefas
O método MoSCoW não é complexo, mas seguir as etapas corretas e usar sua estrutura em seu potencial máximo é importante para atingir os objetivos.
Conheça as etapas que você deve seguir para alcançar suas metas com a técnica de priorização MoSCoW:
1. Liste as entregas do projeto
As entregas são os resultados mensuráveis que devem ser finalizados para a conclusão do projeto. Listar as entregas ajuda a identificar as tarefas necessárias para alcançar os resultados.
Para determinar as entregas do projeto, comece delineando os objetivos. O que você está tentando alcançar? Se a sua meta é aumentar a receita de vendas em 20%, quais entregas ajudarão você a chegar lá? Confira alguns exemplos:
Desenvolver uma nova estratégia de vendas
Criar um programa de treinamento de vendas melhor
Otimizar o processo de qualificação de leads
Com essas entregas em vigor, determine as tarefas necessárias para a conclusão do projeto. Usando o processo de qualificação de leads como exemplo, as tarefas do projeto incluem:
Pesquisar as melhores práticas do setor para qualificação de leads
Determinar os critérios de qualificação de leads
Selecionar a tecnologia ideal para implementar a qualificação de leads (como um CRM de lead scoring)
Testar a tecnologia de qualificação de leads
Integração da tecnologia de qualificação de leads
Treinamento das equipes de vendas
Lançamento do processo de qualificação de leads
Análise dos resultados e ajustes
Essas tarefas são as atividades que você vai priorizar no desenvolvimento do seu projeto usando o método MoSCoW. Siga o mesmo processo para cada entrega.
Como listar todas as entregas do projeto no Pipedrive
Use o SmartDocs do Pipedrive para anotar todas as entregas do seu projeto. As atualizações aparecem em tempo real, permitindo que você colabore com outros usuários no mesmo documento.
Observação: o SmartDocs é um complemento do Pipedrive incluído gratuitamente nos planos Profissional, Power e Corporativo. Saiba mais sobre os preços do Pipedrive.
2. Identifique as partes interessadas
Identifique quais partes interessadas precisam estar na discussão de priorização de tarefas. Para fazer isso, compare os requisitos do projeto com as funções e responsabilidades dos funcionários da sua empresa. Se as funções forem essenciais para o sucesso do projeto, inclua-as no processo MoSCoW.
Ao criar um novo fluxo de trabalho de vendas, por exemplo, você vai precisar da contribuição das seguintes funções:
Representantes de vendas
Gerentes de vendas
Membros da equipe de marketing
Representantes de customer success
Gerentes de projetos
Equipes de produto
Gerentes de produto
Membros da equipe de desenvolvimento
Equipes de TI
Liderança executiva
Você também pode precisar incluir partes interessadas externas. Considere a participação delas no negócio e se as suas contribuições são necessárias para o projeto.
Como identificar as partes interessadas mais relevantes com o Pipedrive
Acesse a seção de usuários no CRM do Pipedrive para ter uma imagem clara das funções e responsabilidades de todos os funcionários da empresa. Com isso, você pode atribuir os usuários relevantes a um projeto MoSCoW específico e reunir todos em um mesmo espaço virtual.
3. Execute o MoSCoW
Reúna-se com as partes interessadas mais relevantes para executar o MoSCoW. Pense nisso como uma sessão de brainstorming. Os participantes se reúnem para expor suas opiniões, sugerir novas ideias e determinar onde as tarefas se encaixam na estrutura para projetos do MoSCoW.
Entenda como realizar uma sessão para definir as tarefas prioritárias dentro do método MoSCoW:
Agende a reunião. Use uma ferramenta de agendamento para identificar o melhor horário para que todos possam se reunir. Você pode realizar a reunião do MoSCoW pessoalmente ou virtualmente. No encontro presencial, organize um espaço adequado e garanta que todas as partes relevantes possam comparecer. Se a sessão for virtual, prepare a infraestrutura digital necessária para que a discussão ocorra sem intercorrências. Nesse caso, você pode usar uma plataforma de vídeo colaborativa como o Miro.
Crie uma programação. Uma programação bem elaborada garante que você permaneça no caminho certo, o que é útil se você tiver muitas tarefas para cobrir. Defina as metas da reunião, liste os tópicos principais e atribua um limite de tempo para a discussão de cada item. Compartilhe essa programação com os participantes para que eles saibam o que esperar da reunião e como se preparar para ela.
Escolha um facilitador. Não é raro que uma pessoa acabe dominando a reunião, impedindo que outras se manifestem. Para evitar isso, peça para alguém facilitar a sessão e garantir que todos tenham a chance de compartilhar suas opiniões. Dessa forma, você obtém o máximo de informação possível para garantir que as tarefas sejam categorizadas corretamente.
Como planejar a reunião de priorização com o Pipedrive
Veja como você pode usar a ferramenta de agendamento de reuniões do Pipedrive:
Adicione notas ou informações relevantes ao convite (como a pauta da reunião)
Envie o convite para a equipe do projeto
A imagem abaixo mostra como é simples agendar uma reunião no Pipedrive:
4. Documente a categorização
Mantenha um registro das prioridades acordadas na reunião. Há algumas maneiras de fazer isso:
Crie uma matriz, que divide visualmente as prioridades nas quatro categorias de prioridade do método MoSCoW
Use um documento para anotá-las, listando as tarefas sob os quatro subtítulos de categoria
Confira um exemplo de uma matriz de priorização MoSCoW:
A matriz MoSCoW é a melhor opção se você precisa comparar várias tarefas ou recursos lado a lado. Ela também beneficia projetos complexos, permitindo que você visualize todas as tarefas e prioridades simultaneamente. Sinta-se à vontade para usar a imagem acima como seu modelo de MoSCoW.
Já um documento de anotação funciona bem se você tiver menos requisitos a serem pontuados. Esse formato também é útil para adicionar descrições ou contexto sobre o motivo pelo qual as tarefas estão em categorias específicas.
Como documentar categorias de prioridade no Pipedrive
Existem algumas maneiras de documentar a ordem de prioridade de execução de tarefas em um projeto através do MoSCoW usando o Pipedrive. Veja como:
Use o Smart Docs para transformar suas atas de reunião em uma lista de prioridades
Use as etiquetas de prioridade de atividade do Pipedrive para categorizar tarefas
Crie etapas no projeto que se alinhem com as categorias MoSCoW e atribua tarefas a essas fases.
Observação: para adicionar tarefas aos projetos do Pipedrive, clique no botão “+ Tarefa”. Como alternativa, use a opção “+ Tarefa” abaixo de suas etapas. Clique em “Salvar” e a nova tarefa aparecerá na etapa do projeto especificada. Confira uma análise mais detalhada de como usar a função de projetos no Pipedrive aqui.
5. Revise e ajuste as prioridades conforme necessário
As categorias de prioridade podem mudar dependendo de alterações nas entregas e resultados, especialmente em projetos de metodologia ágil. Quando isso acontecer, retorne ao método MoSCoW priorização e o atualize conforme necessário.
Digamos que você implemente um novo processo de vendas em diferentes sprints, usando o método MoSCoW. Após vários sprints, você percebe que precisa ajustar uma de suas prioridades. Nesse cenário, um dos itens essenciais na categoria “tem que fazer” é a integração de mídia social para geração de leads, mas a equipe de vendas não a usa com frequência. Isso ocorre porque a maioria dos leads de alta qualidade vem de outras fontes, como os follow-ups automatizados por e-mail.
Com isso, você deve retornar à sua matriz (ou documento) com as priorizações MoSCoW e fazer os ajustes necessários. Assim, a geração de leads por meio de redes sociais passa para a categoria de “pode fazer” e você adiciona o ato de realizar follow-ups automatizados por e-mail à categoria “tem que fazer”.
Como ajustar prioridades no Pipedrive
Ajustar as prioridades do processo de desenvolvimento de um projeto no Pipedrive é rápido e fácil. Para isso, você pode usar o recurso de arrastar e soltar para mover tarefas entre as etapas do projeto (suas categorias do MoSCoW). Se você usou o SmartDocs para listar suas prioridades, também pode copiar e colar texto na aba de tarefas.
Observação: configure notificações no Pipedrive para lembrar de revisar e atualizar suas prioridades do MoSCoW. Acesse o Marketplace do Pipedrive e acesse ferramentas como GReminders e Acuity Scheduling.
O método MoSCoW priorização é adequado para o seu negócio?
Para você se certificar que essa é a técnica ideal para sua empresa, confira situações em que o MoSCoW é útil:
Priorizar tarefas em projetos complexos e grandes. Se você tem que lidar com a gestão de muitas tarefas ao mesmo tempo, use o método MoSCoW para identificar as atividades que devem ser priorizadas e garantir a conclusão do projeto.
Gestão ágil de projetos. Use a técnica do MoSCoW para priorizar tarefas que agregam mais valor aos usuários finais em cada sprint.
A metodologia do MoSCoW não é adequada para todos os projetos, isso é um fato. Até porque, existem limitações a serem observadas (conforme mencionado acima). Por exemplo, se você precisa levar em conta as tarefas que dependem uma da outra para serem realizadas, ou orçamento e recursos, a técnica do MoSCoW pode não ser a escolha certa.
No entanto, esse método sempre será funcional, principalmente se utilizado em conjunto com outras estratégias de gerenciamento de projetos, como a matriz RACI.
RACI é uma sigla em inglês para Responsável, Autoridade, Consultor e Informado (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Entenda como é a atribuição de tarefas na matriz RACI:
Responsável: a pessoa que delega ou executa a tarefa
Autoridade: a pessoa que responde pelo resultado da tarefa
Consultor: pessoas que fornecem informações antes de concluir o trabalho
Informado: pessoas que precisam de atualizações sobre o progresso do projeto, mas não contribuem para o trabalho
Enquanto o método MoSCoW prioriza tarefas, a matriz RACI determina as funções e as responsabilidades do projeto. A combinação dessas técnicas pode fornecer uma abordagem completa para gerenciar e programar atividades de um projeto.
Considerações finais
No método MoSCoW, priorização é o objetivo. Através dessa técnica, é possível categorizar facilmente as tarefas de um projeto e ajustar a priorização à medida em que o trabalho é desenvolvido. No entanto, existem desvantagens que devem ser levadas em conta.
A estrutura do MoSCoW carece de elementos-chave para identificar dependências ou os estágios que devem ser realizados antes ou após a execução de uma determinada tarefa. Por esse motivo, a técnica é melhor empregada junto com outras práticas de gerenciamento.
De todo modo, se você estiver pronto para atualizar o seu gerenciamento de tarefas, o convidamos a utilizar o Pipedrive. Nosso CRM é simples de usar e ajuda você a gerenciar projetos, otimizar o pipeline de vendas, rastrear leads e fechar negócios - tudo em uma única plataforma. Experimente gratuitamente hoje mesmo!
