A palavra contabilidade engloba um mundo com vários jargões difíceis de desvendar. Caso esteja com dificuldades para começar a contabilidade da sua empresa, fazer um planejamento financeiro ou só queira saber se precisa de ajuda profissional, esse artigo é para você.
Após ler esse artigo, você saberá todo o básico da contabilidade. Você também vai aprender os diferentes tipos, descobrirá se precisa da ajuda de um profissional da área ou se basta um software para fazer seu planejamento empresarial.
O que é contabilidade?
Trata-se de um processo com base em dados de registrar e organizar transações financeiras e acompanhar todo o dinheiro que entra e sai do seu negócio através de vendas, compras, recibos e pagamentos.
Ficar de olho em todos os valores que entram e saem ajuda a entender o estado de saúde financeira da sua empresa, permitindo que você tome decisões de negócios bem informadas e faça o seu negócio crescer.
Um panorama claro do seu fluxo financeiro mostra onde e como você pode investir seus recursos de uma forma mais eficiente. Por exemplo, se o objetivo é bater a meta de vendas, seus registros contábeis podem apontar as mudanças necessárias para alcançar isso.
Tipos de contabilidade: registro único e duplo
Há dois principais tipos de contabilidade: registro único e duplo.
O que é contabilidade de registro único?
Esse tipo de contabilidade registra as transações financeiras da sua empresa apenas uma vez. Geralmente, acompanha-se as entradas (recebidos) e saídas (pagamentos). Tudo que entra é registrado como receita e tudo que sai, como despesa.
Confira um exemplo de como esse tipo de registro funciona:
A contabilidade de registro único é o método mais simples de se registrar transações de negócios. É útil para pequenos negócios ou indivíduos, como freelancers e traders, pois é fácil de fazer, demanda pouco tempo e requer apenas um conhecimento inicial de contabilidade.
Porém, esse método não oferece insights valiosos, que ajudam a acompanhar ativos, dívidas e investimentos (falaremos mais sobre isso adiante).
O que é contabilidade de registro duplo?
Esse método registra todas as transações financeiras de pelo menos duas formas, crédito e débito. Imagine que você pegue um empréstimo para seu negócio. Isso seria registrado uma vez como débito (aumentando seus ativos) e outra como crédito (aumentando suas dívidas).
Registrar duas vezes cada transação equilibra a equação da contabilidade (ativos = dívidas + investimentos), o que é fundamental para a precisão e confiabilidade de seus registros financeiros.
Digamos que uma empresa compre $5.000 em inventário no crédito. Em um registro de contabilidade duplo:
O débito aumenta os ativos em $5.000 (porque agora a empresa tem mais inventário)
O crédito aumenta as dívidas em $5.000 (porque a empresa agora deve o dinheiro usado na compra de inventário)
As duas partes se equilibram e a equação de contabilidade funciona.
Registros de entrada dupla oferecem insights valiosos da sua condição financeira, facilitando a preparação de documentos.
Por esse motivo, essa modalidade de registro é o padrão de váriasempresas com faturamento anual alto e a experiência necessária para mantê-la. O processo demanda mais tempo, mas os resultados são mais precisos do que os da contabilidade de registro único.
Qual a diferença entre contabilidade e registros contábeis?
As duas atividades são muito parecidas até certo ponto, mas não são intercambiáveis. O registro contábil é parte do processo de contabilidade:
Registros contábeis | O primeiro passo de um registro financeiro. Refere-se ao registro de todas as transações financeiras como vendas, compras, pagamentos e despesas. O objetivo é manter registros atualizados e precisos. |
Contabilidade | A contabilidade gerencial usa os dados dos registros contábeis para criar relatórios financeiros. Os contadores analisam os números, preparam abatimentos nos impostos e auxiliam no planejamento financeiro, oferecendo uma visão geral do estado econômico da empresa. |
Registro contábil é o processo de manter documentos financeiros. A contabilidade gerencial determina que tipo de registros você deve manter.
Por exemplo, as empresas mantêm registros diferentes quando usam regimes de caixa ou de competência.
Contabilidade gerencial com regimes de caixa e competência
A diferença entre os dois modelos é a forma como se registra receita e despesas. O regime de competência reconhece:
Os fundos no momento que você os ganha, não quando os recebe
As despesas quando você faz a dívida, não quando gasta os fundos
Através desse processo, o profissional de contabilidade oferece uma ideia precisa da posição financeira da empresa. É útil para tomadas de decisão de longo prazo e planejamento, uma vez que considera rendimentos futuros mesmo quando ainda não os recebeu.
Porém, o regime de competência pode ser confuso em termos de fluxo de caixa, já que pode mostrar lucros e receitas que não refletem sua conta bancária.
Por outro lado, o regime de caixa registra as transações no momento que elas acontecem. A receita e o lucro entram nos relatórios quando caem na sua conta bancária, enquanto as despesas só são registradas quando você gasta o dinheiro.
O regime de caixa oferece uma visão em tempo real do seu fluxo de caixa. Porém, ele pode dar uma ideia equivocada da sua posição financeira, pois o saldo bancário pode não refletir as despesas em um certo período.
O que a contabilidade envolve?
O profissional de contabilidade pode lidar com tarefas e atividades de contabilidade gerencial que envolvem registrar, organizar e gerenciar as transações financeiras do seu negócio, o que se divide em duas áreas:
A manutenção do livro contábil
A preparação de documentos financeiros
Vamos tratar disso um pouco mais detalhadamente.
1. Mantendo e gerindo um livro contábil
Essa prática envolve registrar e atualizar seu livro contábil, o principal documento envolvendo suas transações financeiras, que lida com tudo que você faz com fins lucrativos. Donos de pequenos negócios geralmente conseguem fazer isso utilizando planilhas do Excel. Porém, softwares dedicados facilitam muito a inserção de dados e equilíbrio das contas.
Normalmente, um livro contábil registra as seguintes informações:
Ativos são itens que a empresa possui, incluindo inventário e dinheiro devido por terceiros
Dívidas incluem tudo que o negócio precisa pagar, como contas, impostos, salários e empréstimos
Participação é o dinheiro investido ou retirado pelos proprietários do negócio ou acionistas
Receita é o dinheiro que vem das dívidas, juros ou dividendos
Despesas incluem quaisquer valores gastos para manter o negócio funcionando
Gráfico de contas é uma lista de contas utilizadas para registrar transações financeiras, também conhecida como códigos de registro contábil
Confira abaixo um exemplo de um livro contábil genérico:
Despesas operacionais | Saldo |
Conta de despesas de viagem (5.000 – #) | Conta de gastos ordinários (2.000 – #) |
Tipo de transação: despesa | Tipo de transação: despesa |
Data: Jan 1, 2024 | Data: Jan 1, 2024 |
Débito: $100,00 | – |
– | Crédito: $100 |
Esse tipo de registro contábil acompanha todos os dados financeiros que você precisa para criar declarações e relatórios precisos.
2. Preparando e analisando declarações financeiras
Contabilidade envolve a preparação de declarações financeiras para seu negócio. Trata-se de documentos que demonstram as atividades financeiras da sua empresa em um determinado período, como ano ou trimestre.
Há vários tipos de declaração financeira, incluindo os seguintes:
Demonstrativo de fluxo de caixa
Demonstrativos de fluxo de caixa acompanham o dinheiro que entra e sai do seu negócio durante períodos determinados. Eles mostram como sua empresa lida com gastos e dívidas. Esses dados ajudam a determinar se você ganha dinheiro suficiente para que sua empresa seja considerada sustentável e lucrativa.
Esse documento também o ajuda a perceber tendências no seu fluxo de caixa, como seu momento mais lucrativo do ano. Com essas informações, é possível tomar decisões informadas sobre orçamento, recursos e investimento.
Planilhas de saldo
Planilhas de saldo são um recorte da posição financeira da sua empresa em um momento específico. Elas exibem:
Ativos (o que você possui)
Dívidas (o que você deve)
Participação (a parte dos acionistas na empresa)
Esse documento tem duas sessões: ativos de um lado, dívidas e participação do outro. O objetivo aqui é equilibrar a equação de contabilidade (ativos = dívidas + participação).
Declaração de renda
Declarações de renda resumem sua receita e gastos durante um período e também são conhecidas como declarações de lucros e perdas. Normalmente, esse documento contém as seguintes informações:
Despesas operacionais que cobrem as atividades diárias do negócio como aluguel, contas e salários
Custos de bens vendidos, que representa o custo de produção de um produto ou serviço, como materiais e força de trabalho
Renda não operacional que vem de atividades indiretamente relacionadas com o negócio, como juros de investimentos
A declaração mostra sua perda ou lucro líquido subtraindo as despesas totais da receita total, o que mostra o quão eficientemente seu negócio gera lucro. Assim, você pode avaliar sua performance financeira e saber quais partes do seu negócio desempenham melhor.
Conciliação bancária
A conciliação bancária é outra parte vital do processo de declaração financeira, que envolve garantir que todos os dados financeiros são precisos. Para fazer isso, é necessário revisar suas atividades bancárias e as transações em seus registros contábeis.
Caso os dados se alinhem, tudo está como deveria ser. Do contrário, é preciso investigar o motivo para garantir que suas declarações financeiras sejam precisas.
Você precisa de um contador?
Há muitas empresas de contabilidade disponíveis, mas a necessidade de um contador depende de algumas variáveis, incluindo o tamanho do seu negócio, a complexidade das suas contas e seu nível de conforto ao lidar com números.
No fim das contas, é você quem decide se ter um contador fará bem para o seu negócio. Confira algumas coisas a se considerar antes de tomar sua decisão:
Economia de tempo: caso você leve muito tempo para cuidar dos seus registros financeiros, um serviço de contabilidade tradicional pode ser de grande ajuda. Deixe essa parte com ele e foque em outros aspectos importantes do seu negócio.
Precisão: um contador garante que seus registros serão sempre precisos e atualizados, reduzindo riscos que podem causar problemas econômicos como erros ao calcular receita ou impostos.
Contabilidade fiscal: trabalhar com um contador garante que seus registros financeiros e notas fiscais estejam todos a postos para atender requisitos legais e impostos, fazendo com que você não precise se preocupar com multas, repercussões e penalidades.
Contabilidade para empresas: com um negócio em crescimento, aumenta também a dificuldade de manter os números em ordem. Um contador pode aliviar boa parte do stress da situação.
Caso a ideia de contratar um serviço de contabilidade empresarial não pareça muito atraente, mas você também não queira gerir as finanças você mesmo, considere utilizar um software de contabilidade gerencial.
Software de contabilidade: o que é e como pode ajudá-lo?
Plataformas que cuidam dos seus registros e transações financeiras, como o Quickbooks e o Xero, são dois ótimos exemplos. Esses sistemas guardam toda a sua informação financeira em um só lugar, facilitando acompanhar a sua posição e criar relatórios.
Dependendo do software, você pode usar os seguintes recursos para melhorar sua eficiência contábil:
Registrar transações: acompanhe seus pagamentos em tempo real para ter uma ideia precisa do seu fluxo de caixa. Utilize essa informação para tomar decisões embasadas sobre gastos e orçamentos.
Acompanhar e pagar suas contas: com apenas alguns cliques é possível poder pagar suas contas corretamente e a tempo. Você pode agendar pagamentos para evitar atrasos, cultivando bons relacionamentos com vendedores e fornecedores.
Compartilhar boletos automáticos e lembretes de pagamento: envie boletos para clientes instantaneamente, ganhando tempo precioso para focar em outras áreas do seu negócio. Em caso de atraso por parte deles, envie comunicações automáticas para coletar o pagamento o mais rápido possível.
Criar relatórios financeiros: automatize a criação de declarações e relatórios (como demonstrações de fluxo de caixa e planilhas de saldo) cujas informações são essenciais para sua empresa. Também é possível criar relatórios personalizados para exibir os dados como você quiser.
Preparar sua conciliação bancária: tenha a certeza de que seus números batem com seus registros financeiros. Softwares de contabilidade financeira reduzem o risco de erros humanos e garantem total precisão.
Nota: softwares de contabilidade gerencial podem fazer muito mais quando integrados a outros sistemas. Por exemplo, você pode usar a integração do Pipedrive com o Quickbooks e seu recurso de boletos para automatizar o fluxo de trabalho e gerenciar seu funil de vendas no mesmo sistema.
Como o CRM do Pipedrive pode ajudá-lo com suas contas
O sistema de gestão de relacionamento com o consumidor (CRM) ajuda você a organizar, acompanhar e gerenciar todo o ciclo de vida do cliente em um só lugar.
A plataforma oferece um panorama em tempo real que o permite monitorar seu funil e desempenho financeiro, incluindo atividades de contabilidade como vendas e pagamentos
O Pipedrive pode melhorar sua contabilidade financeira:
Integrando-se aos melhores sistemas contábeis como o Zoho Books, Quickbooks e Paycove, o que centraliza suas informações de vendas e contabilidade gerencial em um só lugar.
Prevendo vendas e desempenho para melhorar a gestão do fluxo de caixa e a tomada de decisão.
Acessando relatórios em tempo real para reconhecer tendências e padrões em seu desempenho financeiro.
Organizando dados com painéis personalizados, fazendo você encontrar tudo que procura em instantes.
Além de tudo isso, o Pipedrive é muito fácil de usar. Sua interface simples facilita a sua vida e a de toda a sua equipe.
Considerações finais
À primeira vista, cuidar dos registros contábeis de uma empresa pode parecer muito difícil, tanto que seu primeiro pensamento pode ser contratar um serviço de contabilidade tradicional ou online para lidar com essa parte do negócio.
Está pensando em implementar um software para lidar com suas contas? Use um CRM que se integra às principais plataformas de contabilidade financeira, como o Pipedrive. Combine todas as suas informações de vendas, marketing e contabilidade em um só lugar para tornar mais eficientes as operações da sua empresa.
