O que é lead time: definição, cálculo e como reduzi-lo

Um lead time muito longo pode criar atritos nas suas operações. Felizmente, a simplificação de processos pode ajudar você a entregar produtos e serviços mais rapidamente, construir relacionamentos mais fortes e aumentar as suas vendas.

Neste artigo, você aprenderá o que é lead time, como calculá-lo e sete estratégias para reduzi-lo e manter os clientes satisfeitos.

Qual é o lead time?

Em outras palavras, o lead time é o tempo total necessário para concluir um processo do início ao fim. Empresas geralmente monitoram e tentam reduzir o lead time como parte de sua gestão de manufatura ou de cadeia de suprimentos.

Você pode quantificar o tempo gasto desde o instante em que um pedido é realizado até a entrega dos produtos ou serviços aos clientes, por exemplo. Além disso, você pode monitorar o período necessário para converter matérias-primas em produtos finalizados.

O lead time também pode ser diferente para empresas que vendem produtos físicos e online. Um pedido de 200 bicicletas personalizadas, por exemplo, pode ter um lead time total de 16 dias:

• Dois dias para processar o pedido

• Nove dias para fabricar as bicicletas

• Cinco dias para enviá-los para a loja

Por outro lado, um projeto de design para uma página da web online pode ter um lead time de seis dias:

• Um dia para configurar a conta

• Dois dias para processar o pedido

• Três dias para o designer criar a página do produto

Compreender o lead time é crucial para uma gestão eficiente da cadeia de suprimentos e para aumentar a lucratividade. Isso também ajuda as empresas a gerenciar as expectativas dos clientes e garantir que eles tenham estoque suficiente para reduzir atrasos.

Lead time vs. cycle time

Embora relacionados, os conceitos de lead time e cycle time tem papéis diferentes nas operações da cadeia de suprimentos. O lead time refere-se a todo o período desde o pedido até a entrega final (por exemplo, o tempo entre a solicitação e a entrega de um laptop).

O cycle time, por outro lado, concentra-se na duração de um processo ou tarefa específica dentro desse fluxo de trabalho geral (por exemplo, a fabricação de um único laptop na linha de produção).

Veja como os dois conceitos se comparam:

Embora seja crucial para melhorar a eficiência operacional, existem diferentes tipos de lead time a serem monitorados.

6 tipos diferentes de lead time e qual a sua importância

Agora que você já sabe o que é lead time, é hora de conhecer suas variações. Cada tipo de lead time atende a um propósito específico na cadeia de suprimentos. Medir e otimizar cada um deles pode aumentar a produtividade, reduzir atrasos e cativar os clientes.

Aqui estão seis exemplos cruciais de lead time e por que você deve monitorá-los:

1. Lead time do pedido

O lead time do pedido é o período entre o momento em que um cliente faz um pedido e o recebimento da mercadoria ou serviço. As etapas envolvidas também incluem processamento do fornecedor e tempos de envio.

Um fabricante pode levar 18 dias para produzir e entregar 500 cadeiras personalizadas a um cliente, por exemplo.

Acompanhar o lead time do pedido é crucial para gerenciar as expectativas do cliente e garantir a entrega de tudo conforme o programado. Saber quanto tempo os pedidos levam do início ao fim também pode ajudar você a planejar melhor o estoque e programar a produção para entregar os produtos no prazo prometido.

2. Lead time de produção

O lead time de produção (ou lead time de fabricação) é o tempo necessário para criar um produto. Ele se estende desde o início da produção (com as matérias-primas) até a sua conclusão (produto final).

Uma fábrica pode levar quatro dias para criar, montar e embalar uma mesa de escritório personalizada, por exemplo

A redução do lead time de produção pode ajudar você a operar com mais eficiência, aumentar a capacidade e responder mais rapidamente às demandas dos clientes ou às mudanças do mercado. Isso também permite que os fabricantes cumpram prazos e reduzam falhas de forma consistente.

3. Lead time de entrega

O lead time de entrega é o período desde o envio de um produto até o momento em que ele chega ao cliente ou usuário final. As etapas de entrega incluem transporte, manuseio e processos alfandegários.

Um varejista com lead time de entrega de 22 horas pode oferecer entrega no dia seguinte para roupas encomendadas antes das 13h, por exemplo.

Lead times de entrega mais rápidos são cruciais para empresas de comércio eletrônico, onde os clientes geralmente esperam uma entrega rápida. Esta prática pode deixar os clientes mais satisfeitos e proporcionar uma vantagem competitiva.

4. Lead time de aquisição

O lead time de aquisição é o período entre a identificação da necessidade de um produto ou serviço e o recebimento de um fornecedor. Ele envolve todo o processo de compra, desde a consulta até o recebimento da mercadoria.

O processo de aquisição de aço, por exemplo, pode levar três semanas desde a solicitação de um orçamento até o recebimento, devido a longas negociações.

A aquisição eficiente minimiza as interrupções na cadeia de fornecimento e mantém os cronogramas de produção sob controle, garantindo que os materiais ou componentes estejam disponíveis quando necessário.

5. Lead time de materiais

O lead time de materiais é o tempo que uma empresa leva para solicitar matérias-primas ou componentes (após selecionar um fornecedor e negociar) até que eles sejam entregues e preparados para uso na produção.

Os tempos de processamento, transporte e envio do fornecedor podem afetar o lead time de materiais. Uma fábrica de roupas para o varejo, por exemplo, pode ter de esperar duas semanas para receber algodão cru.

Ao gerenciar o lead time de materiais de forma eficaz, empresas podem garantir uma produção mais tranquila e evitar atrasos dispendiosos.

6. Lead time cumulativo

O lead time cumulativo abrange todos os outros lead times (pedido, produção, entrega e aquisição). O lead time cumulativo desde a realização de um pedido de arte personalizada até a entrega ao cliente pode ser de 21 dias, por exemplo.

Entender o tempo total que todos esses processos demandam pode ajudá-lo a otimizar o planejamento de operações e a gestão das cadeias de suprimentos.

Além disso, ter uma visão geral de seus processos do começo ao fim significa que você pode tomar melhores decisões baseadas em dados sobre estoque ou promessas de entrega.

Por que é importante ter um lead time curto?

Ter um lead time curto é essencial para que você se mantenha competitivo em um mercado cada vez mais acelerado. Isso também vai ajudar você a responder rapidamente às demandas dos clientes, liberar dinheiro e permanecer ágil.

Aqui estão quatro razões pelas quais reduzir lead times mais longos é crucial:

1. Maior satisfação do cliente

Lead times curtos garantem que os clientes recebam seus produtos ou serviços o mais rápido possível, melhorando sua confiança e experiência geral com a marca.

Clientes valorizam velocidade e confiabilidade. Uma pesquisa do Digital Commerce 360, por exemplo, ​​descobriu que a entrega rápida (68%) e o frete grátis (82%) são fatores decisivos para os consumidores escolherem onde gastar seu dinheiro. Outros aspectos importantes incluem produtos disponíveis para envio imediato (59%), devolução gratuita (52%) e atendimento ao cliente de qualidade (52%). Custos de envio razoáveis (38%) e avaliações de entrega (30%) também influenciam as decisões, enquanto fatores como sustentabilidade (8%) e lockers para retirada (7%) têm menor impacto.

Quando você atende ou supera as expectativas das pessoas, é mais provável que elas comprem novamente ou recomendem sua empresa a familiares e amigos.

Estudos também sugerem que as entregas antecipadas no comércio rápido (refeições e compras que demoram minutos ao invés de dias, por exemplo) têm um impacto positivo no comportamento de recompra, enquanto as entregas atrasadas o prejudicam.

2. Fluxo de caixa mais ágil

Lead times curtos ajudam a acelerar os ciclos de produção para que você receba pagamentos mais cedo após atender pedidos. Um fluxo de caixa estável significa que você pode estar mais bem preparado para despesas inesperadas (por exemplo, um aumento repentino nos custos de matérias-primas ou reparos de emergência).

Isso também permite que você expanda seu negócio de forma sustentável. Por exemplo, você pode optar por:

• Reinvestir em suas operações (por exemplo, expandir sua equipe ou adotar novas tecnologias)

• Pagar fornecedores mais rapidamente para fortalecer relacionamentos (por exemplo, obter remessa prioritária ou preços em grandes quantidades)

• Oferecer melhores condições de pagamento para impulsionar as vendas (por exemplo, oferecer opções flexíveis, como descontos para pagamentos antecipados)

Ter dinheiro disponível com mais agilidade pode reduzir a pressão econômica sobre o seu negócio e proporcionar mais liberdade financeira.

3. Menores custos de estoque

Lead times mais curtos significam que você pode manter menos estoque e reduzir os custos associados a grandes volumes de estoque. Você poderia, por exemplo, mudar para um armazém menor e mais barato.

De acordo com pesquisa da APQC, a empresa média gasta 10% do valor anual do seu estoque para armazená-lo. No entanto, os números podem chegar a 15% entre as empresas com menor desempenho, indicando ineficiências significativas na gestão de estoques. Por outro lado, empresas de alto desempenho conseguem reduzir esse custo para cerca de 6,5%, demonstrando maior eficiência em processos logísticos, utilização de espaço e controle de inventário. Esses dados refletem a importância de práticas otimizadas de gestão de estoque para minimizar custos e aumentar a competitividade no mercado.

Estoques enxutos também podem reduzir os custos com seguro ou impostos sobre produtos armazenados. Eles também reduzem o risco de os produtos estragarem ou serem danificados por ficarem nos armazéns por muito tempo.

Para indústrias que lidam com bens perecíveis ou produtos com ciclos de vida curtos (por exemplo, tecnologia ou moda), isto pode ter um impacto significativo na rentabilidade do negócio e na redução de resíduos.

4. Operações mais flexíveis

Um lead time curto permite que você se ajuste rapidamente às mudanças na demanda, nas condições do mercado ou interrupções na cadeia de suprimentos.

Essa flexibilidade significa que você pode aumentar a produção quando a demanda aumentar ou reduzi-la para evitar a superprodução durante crises (por exemplo, diante de pandemias ou desastres naturais).

O atraso no tráfego de carga quando um dos maiores contentores marítimos do mundo ficou preso no Canal de Suez em 2021 causou às empresas perdas diárias de cerca de US$10 bilhões de dólares, por exemplo.

As tendências e as preferências dos consumidores também mudam rapidamente. Responder rapidamente a elas pode ajudá-lo a aproveitar oportunidades emergentes (por exemplo, lançar novas linhas de produtos durante tendências sazonais) para se manter competitivo.

Como calcular o lead time: fórmulas de lead time

Saber o que é lead time é só o começo. Para aproveitar o conceito de forma eficiente, é importante que você saiba exatamente como calculá-lo.

O tempo total necessário para a conclusão de diferentes processos (por exemplo, pedidos ou produção) pode ser calculado manualmente ou com a ajuda de ferramentas digitais.

Calcular o tempo que cada um dos seus processos leva do início ao fim é a melhor forma de entender o quão eficientes eles são e onde você pode melhorar.

Você pode descobrir que o processamento de pedidos demora mais devido aos tempos de resposta lentos dos fornecedores, por exemplo. Esta informação destaca a necessidade de uma melhor comunicação ou de estratégias alternativas de fornecimento.

A fórmula básica para calcular o lead time do pedido é:

Você pode calcular quantos dias ou horas cada um dos seus lead times leva com estes cálculos:

Aqui estão cinco etapas para calcular cada tipo de lead time de forma mais detalhada:

• Identifique as etapas do processo: comece determinando as etapas específicas do cálculo do lead time (por exemplo, da realização do pedido, a produção e envio).

• Colete dados: reúna informações e métricas relevantes para cada etapa do processo (por exemplo, carimbos de data/hora para início e término da produção) para garantir cálculos precisos.

• Some os tempos: some a duração de cada etapa para medir o lead time total do início ao fim.

• Considere a variabilidade: considere quaisquer fatores que afetem os lead times (por exemplo, flutuações sazonais ou confiabilidade do fornecedor) para garantir que seus cálculos reflitam cenários do mundo real.

• Calcule manualmente ou usando ferramentas: escolha o método que melhor se adapta às suas necessidades e complexidade operacionais (por exemplo, fórmulas manuais ou software automatizado).

Os números com os quais você começa se tornarão seus benchmarks. A partir daí, você pode implementar estratégias para reduzi-los, agilizando cada etapa ou processo.

7 formas de reduzir o lead time, entregar produtos com mais rapidez e aprimorar a experiência do consumidor

Reduzir os lead times pode ajudá-lo a melhorar a experiência geral do cliente e fazer com que eles voltem a comprar com você.

Aqui estão sete dicas para reduzir lead times:

1. Simplifique o processamento de pedidos, transporte e logística

Otimizar a forma como você recebe, processa e transporta pedidos pode reduzir atrasos causados ​​por fluxos de trabalho manuais.

A automatização desses processos pode ajudar a acelerar os pedidos dos clientes, reduzindo o lead time. Ela também permite que materiais ou produtos acabados cheguem mais rapidamente ao seu destino.

Você pode usar formulários de pedido padronizados, por exemplo, para minimizar erros e evitar comunicações que causam atrasos. Você também pode usar um software que agrupe os pedidos em remessas maiores e mais eficientes e que os envie pelas rotas mais rápidas e confiáveis.

A implementação de um sistema automatizado de gerenciamento de pedidos ajuda a acelerar os tempos de atendimento e processamento, respondendo a pedidos automaticamente e gerando atualizações em tempo real.

Você também deve escolher parceiros logísticos que ofereçam rastreamento em tempo real e utilizem tecnologia para otimizar rotas de entrega.

A integração deste software com os sistemas dos seus fornecedores e a plataforma de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) também pode melhorar a coordenação e acelerar os tempos de resposta ao longo da cadeia de abastecimento.

A integração de um sistema de CRM logístico como o Pipedrive, por exemplo, pode automatizar notificações de clientes durante o processamento ou envio de pedidos de compra.

Você também pode usar integrações como Beeline Routes para otimizar rotas diretamente pelo seu CRM.

Você também pode organizar suas atividades logísticas em pipelines para monitorar o atendimento e permitir que sua equipe de vendas se comunique proativamente com os clientes sobre o status dos pedidos.

2. Utilize fornecedores locais

A aquisição de fornecedores locais significa entregas mais rápidas, reduzindo significativamente os prazos de aquisição e de entrega de materiais. Distâncias de transporte mais curtas também ajudam a reduzir as taxas de envio e atrasos alfandegários imprevisíveis.

Você pode encontrar uma empresa local capaz de entregar componentes críticos em 24 horas, por exemplo, cortando o lead time em uma semana se comparado ao de fornecedores internacionais.

Fornecedores locais oferecem muitos outros benefícios, incluindo:

• Capacidade de responder mais rapidamente a pedidos urgentes (por exemplo, devido a um aumento repentino na demanda)

• Tempos de trânsito mais curtos reduzem o risco de danos às mercadorias durante o transporte e podem ajudar a manter o controle de qualidade

• Minimizar a distância de transporte pode reduzir o impacto ambiental da sua empresa e contribuir para os esforços de responsabilidade social corporativa

A responsabilidade social corporativa é uma prioridade crescente para muitas empresas e clientes. Uma pesquisa da Deloitte descobriu que um quarto dos consumidores está disposto a pagar mais por marcas sustentáveis.

Para encontrar fornecedores locais adequados, use motores de busca, crie uma lista e leia avaliações para avaliar as capacidades de cada empresa.

Quando vocês começarem a trabalhar juntos, estabeleça métricas de desempenho claras (por exemplo, taxas de entrega no prazo, pontuações de garantia de qualidade e capacidade de resposta).

Avalie fornecedores regularmente para garantir que todos atendam consistentemente a expectativas de qualidade e pontualidade.

3. Mantenha um estoque de segurança

Manter um estoque de materiais críticos garante que você possa cumprir lead times regulares, mesmo quando enfrentar atrasos. O estoque de segurança atua como um amortecedor, evitando rupturas que podem interromper a produção e levar à perda de vendas ou à insatisfação de clientes.

Você pode sempre manter duas semanas extras de matéria-prima à mão, por exemplo, em caso de emergência.

De acordo com a pesquisa da Netstock, lead times longos e variáveis ​​são dois dos principais desafios para as pequenas e médias empresas, com 72% enfrentando lead times imprevisíveis. Esse problema é acompanhado de perto pela dificuldade de lidar com lead times excessivamente longos, que afeta aproximadamente 58% das empresas entrevistadas. Além disso, questões como quantidades mínimas de pedido (MOQ) representam um desafio para 55% das organizações, criando barreiras para a flexibilidade de compra e estoque. Outro fator relevante é o custo dos fornecedores, que impacta cerca de 40% das empresas, tornando a gestão de orçamento e margens uma preocupação constante. Por fim, entregas parciais são mencionadas como um desafio menor, mas ainda significativo, afetando cerca de 15% das empresas, o que pode resultar em interrupções no fluxo operacional e na satisfação do cliente.

Para evitar rupturas de estoque e manter tempos de produção regulares, você deve primeiro analisar os padrões de demanda, a variabilidade do lead time e a confiabilidade do fornecedor.

A análise desses fatores ajuda a determinar seus níveis ideais de estoque de segurança, garantindo que você não mantenha estoque demais (perda de capital) ou muito pouco (escassez).

Ferramentas de gerenciamento de estoque (MRPeasy ou Workday, por exemplo) podem ajudá-lo a monitorar os níveis de estoque em tempo real e a reordenar automaticamente os materiais quando os níveis ficarem abaixo de um limite definido.

Essas ferramentas digitais podem agilizar os processos de reabastecimento para manter o fluxo da sua cadeia de suprimentos.

4. Trabalhe para melhorar o relacionamento com os fornecedores

Os fornecedores que valorizam o seu negócio têm maior probabilidade de ajudá-lo a manter uma cadeia de fornecimento confiável e lead times mais curtos.

Relacionamentos fortes podem levar a um tratamento prioritário, respostas mais rápidas e resolução colaborativa de problemas quando surgem desafios.

Fornecedores que o veem como um parceiro importante também podem estar mais inclinados a ir além. Eles podem atender solicitações urgentes, priorizar seus pedidos durante períodos de maior movimento ou fornecer acesso antecipado a novos materiais, por exemplo.

Para fortalecer o relacionamento com fornecedores:

• Mantenha canais de comunicação claros e consistentes

• Faça check-in regularmente para que ambas as partes fiquem alinhadas em suas expectativas

• Trabalhe em conjunto para resolver problemas como escassez ou atrasos em novos pedidos rapidamente

• Negocie contratos de longo prazo para que os fornecedores saibam que você está comprometido com uma colaboração duradoura

Embora a lealdade gere confiança, fornecedores alternativos também são importantes se o seu fornecedor principal não conseguir atender às suas necessidades. Além de melhorar a resiliência da sua cadeia de suprimentos, os backups podem lhe dar vantagem nas negociações, pois todos saberão que você tem outras opções.

5. Implementar gerenciamento de estoque just-in-time (JIT)

O gerenciamento de estoque just-in-time (JIT) é uma estratégia que garante que você só receba materiais quando precisar deles no processo de produção. O objetivo é minimizar o tempo que o estoque passa parado em armazenamento para reduzir o lead time, os custos de manutenção e o desperdício.

O alinhamento mais preciso das entregas de materiais com cronogramas de produção reduz o tempo entre o recebimento e o uso deles. No entanto, isso significa que você precisa ser capaz de responder de forma mais dinâmica aos pedidos dos clientes.

A Toyota começou a reduzir os tempos de montagem dos carros e evitou o acúmulo de estoques, por exemplo, produzindo peças apenas quando necessário.

Na prática o JIT funciona assim:

O fluxo inicia com a ordem de produção, que é rapidamente incorporada ao plano de produção (1). Em seguida, ocorre a produção just-in-time (2), onde veículos com diferentes especificações são produzidos um de cada vez, passando por etapas como processamento da carroceria, pintura e montagem. O sistema Kanban é usado para instruir e recuperar peças necessárias na produção de componentes e no reabastecimento. As peças utilizadas são substituídas de forma eficiente (3), com produção focada somente nas peças retiradas (4), evitando excesso de estoque e desperdício. Por fim, os veículos são entregues ao cliente, evidenciando um fluxo contínuo e sincronizado.

O JIT requer vários fatores para ser bem-sucedido:

• Você deve ser capaz de trabalhar em estreita colaboração com fornecedores confiáveis capazes de fazer entregas sob demanda

• Os materiais devem chegar exatamente quando necessário, com pouco ou nenhum atraso

• A comunicação regular e o desempenho do monitoramento são vitais para manter a precisão

Você também deve investir em um software de gerenciamento de cadeia de suprimentos capaz de monitorar o estoque em tempo real. Essas ferramentas digitais podem acionar automaticamente pedidos de materiais com base nos níveis de produção, para que você sempre tenha o que precisa à mão.

Por fim, planos de contingência são vitais para lidar com picos inesperados de demanda ou ineficiências de fornecedores.

6. Reduza o cycle time de produção

Por meio de melhorias e automação de processos, você pode reduzir o tempo necessário para produzir produtos. Uma produção mais rápida significa entregas mais rápidas, reduzindo naturalmente os lead times gerais.

Você pode identificar atritos em sua linha de produção que retardam todo o processo, como uma máquina específica que causa atrasos e fluxos de trabalho ineficientes, por exemplo.

Depois de identificar esses problemas, você poderá implementar os princípios da manufatura enxuta. Esses métodos reduzem o desperdício e melhoram a produtividade, eliminando tarefas não essenciais e focando apenas em atividades que agregam valor.

A automação é um excelente exemplo de uma estratégia poderosa para acelerar processos de fabricação repetitivos ou demorados.

De acordo com um estudo, a implementação de robótica ou linhas de montagem automatizadas que funcionam 24 horas por dia, sete dias por semana, pode melhorar drasticamente a velocidade de produção em até 30%.

Softwares de produção também podem ajudar no monitoramento de fluxos de trabalho, detectar problemas e fazer alterações rápidas para reduzir atrasos e erros. Revisar e refinar regularmente esses processos é a melhor forma de continuar melhorando-os.

7. Use software de previsão avançado

A previsão precisa da demanda é fundamental para cronogramas de produção mais enxutos e lead times mais curtos. Um software de previsão avançado pode prever demandas de materiais e pedidos de forma mais eficaz, evitando atrasos causados ​​pela espera por suprimentos ou níveis de estoque inflados.

Melhores previsões também criam processos de aquisição e programação de produção mais eficientes. Ferramentas de previsão em tempo real, por exemplo, podem ajustar imediatamente as demandas de materiais se você receber um aumento nos pedidos.

Softwares de previsão de vendas como o Pipedrive podem ajudá-lo a analisar tendências passadas, flutuações sazonais e mudanças de mercado para prever com mais precisão a demanda futura.

Relatórios coloridos também permitem uma visualização de como esses fatores impactam a receita. Na imagem, observa-se uma tendência de crescimento no valor total de negociações abertas (em azul) ao longo dos anos, subindo de $8.34K em 2020 para $77.9K em 2023. Além disso, em 2023, destaca-se a presença de um valor conquistado (em verde), indicando negociações fechadas com sucesso, o que representa um avanço importante em relação aos anos anteriores. Esses dados evidenciam como o monitoramento contínuo do pipeline de vendas pode ajudar a identificar tendências positivas e oportunidades de melhoria no processo comercial.

Ao analisar dados históricos, representantes de vendas podem identificar padrões para ajudar outros departamentos a tomar melhores decisões, como desacelerar a produção durante épocas mais lentas.

Esses insights também reduzem o risco de ruptura ou excesso de estoque, o que pode levar a ineficiências e lead times mais longos.

Equipes de vendas também podem se concentrar melhor em cada negócio em andamento e na data prevista de fechamento.

Ao se concentrarem em negócios que provavelmente serão fechados em breve, os vendedores podem reduzir atrasos na aprovação, agilizar o processamento de pedidos e reduzir o lead time desde o pedido até a entrega.

Conclusão

Agora que você sabe o que é lead time, é hora de botar a mão na massa. A redução do lead time ajuda a deixar os clientes mais felizes com menos atrasos e atendimento mais confiável.

Calcule seus lead times atuais para estabelecer metas básicas antes de implementar táticas para melhorá-los. Isso permitirá que você tenha uma visão geral melhor sobre o que está funcionando e o que pode ser melhorado.

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