Quando você une dados de CRM com e-mails, fica mais fácil nutrir leads e prospects. Tudo fica organizado em um só lugar, facilitando o acesso a todas as comunicações importantes.
Integrar seus principais sistemas utilizando um Outlook CRM cria processos coesos por todo o seu negócio.
Nesse artigo, você aprenderá como um Outlook CRM é uma opção viável que centraliza comunicações e nutre leads com eficiência. Além disso, falaremos dos mais importantes recursos disponíveis a procurar na hora de escolher a ferramenta ideal para a sua empresa.
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O que é um Outlook CRM?
Um Outlook CRM (ou gestor de relacionamento com o consumidor) é um sistema que se integra com a caixa de entrada do Microsoft Outlook, calendários e tarefas, bem como outros recursos disponíveis (como categorização de dados de contato), formando uma base sólida para seu negócio.
Ele permite acompanhar e gerir interações com o consumidor no CRM em vez de ter que lidar com diferentes plataformas, o que oferece um melhor panorama geral das suas interações com os clientes.
Imagine que você recebeu um e-mail de um cliente pedindo atualizações sobre um pedido. Um Outlook CRM colocaria imediatamente o e-mail no sistema CRM. Ele, por sua vez, notificaria o representante de vendas relevante, que abriria o perfil do cliente e encontraria seu histórico de e-mails. O representante teria acesso a anotações, tarefas e quaisquer acordos, capacitando-o a responder imediatamente.
Sem um Outlook CRM, os representantes de vendas precisariam procurar e-mails manualmente e respondê-los diretamente do Outlook.
Quais os benefícios de integrar um CRM com o Outlook?
Confira alguns dos benefícios de utilizar um CRM que se integre ao Outlook:
Nutrição mais eficiente de leads
A integração dos recursos entre Outlook e CRM pode ajudá-lo a otimizar todo o seu processo de nutrição de leads:
Ela permite que você automatize a comunicação com leads, marque acompanhamentos e campanhas de comunicação da sua ferramenta CRM. Todos os leads recebem mensagens adequadas e sempre na hora certa, melhorando a experiência e aumentando a chance de conversão.
Você também pode acompanhar os esforços de nutrição de leads por e-mail. Assim, é fácil e rápido saber se quais campanhas não estão com bom desempenho e fazer as mudanças necessárias para aumentar as conversões.
A integração dos recursos garante uma visão mais clara da posição de cada lead no pipeline de vendas, permitindo que você tenha o melhor suporte possível para tomar decisões informadas sobre como nutri-los com mais eficiência. Confira abaixo o CRM do Pipedrive.
A plataforma de recursos de nutrição de leads do Pipedrive oferece uma base sólida para você aprender com seu desempenho, acompanhar progressos em tempo real e garantir que todos os leads foram tratados adequadamente.
Uma melhor experiência para o consumidor
Um Outlook CRM torna as interações e histórico de comunicação com os clientes muito mais acessíveis. É a ferramenta ideal para que equipes de vendas consigam acompanhar e fazer comunicações com o CRM, permitindo que elas ofereçam respostas em tempo hábil e aumentem a satisfação do consumidor.
Um sistema integrado também oferece um melhor suporte para representantes focados no desempenho de vendas sempre reagirem de forma apropriada. Eles podem visualizar as últimas comunicações com um cliente, saber o que ele estava discutindo e mandar informações relevantes em vez de um e-mail genérico, o que melhora muito a experiência do consumidor.
As equipes de vendas também podem conferir informações de contato, preferências e dados dos clientes, utilizando todas essas informações para criar um estilo personalizado de comunicação.
Por sua vez, personalizar comunicações impacta positivamente o desempenho. O GetResponse descobriu que e-mails personalizados dão mais resultado que suas contrapartes genéricas.
Melhor acompanhamento de comunicações
Armazenar todos os seus dados de contato e comunicações em um só sistema facilita visualizar a data em que cada contato aconteceu, quem disse o quê e quais respostas precisam ser dadas. Assim, você pode garantir que todos os leads, contatos, prospects e clientes:
Tenham suas dúvidas mais recentes sempre respondidas
Recebam a informação certa no momento certo
Com uma visualização centralizada, representantes de venda podem se atualizar sobre as comunicações mais recentes com clientes sem perder tempo procurando mensagens perdidas em uma ou mais caixas de e-mail.
Colaboração refinada
Quando combinados, sistemas de e-mail e CRM garantem que todos os colaboradores estejam sempre atualizados. Os membros da equipe podem acessar e compartilhar informações para melhorar a colaboração.
A depender da plataforma, o CRM sincroniza alterações em tempo real. Assim que enviar um e-mail, o sistema o registra imediatamente e todos podem visualizá-lo e conferir as informações mais atualizadas de onde estiverem.
Economia do tempo gasto escrevendo e enviando e-mails
Quando o Outlook se integra ao seu CRM, os representantes de venda passam menos tempo preparando e enviando e-mails. Eles também podem automatizar campanhas, procurar leads de qualidade em uma base de dados coesa e criar modelos de e-mail que agilizam a comunicação.
Assim, os representantes ganham mais tempo para atividades que constroem relacionamentos e geram vendas, como criar um processo eficiente de nutrição de leads.
A função Cco Inteligente do Pipedrive é um exemplo de como um Outlook CRM pode economizar seu tempo.
Esse recurso permite que você envie correntes individuais de e-mail para a caixa de entrada do seu Pipedrive. Com isso, é possível vincular as comunicações a quaisquer negócios, leads, prospects e contatos relevantes da sua conta Pipedrive.
Melhor compreensão do consumidor
Através de um Outlook CRM, é possível monitorar a eficiência das comunicações por e-mail, o que o ajuda a saber mais sobre sua base de consumidores.
O CRM mostra a taxa de cliques, abertura de e-mails e anexos, oferecendo uma noção do engajamento e eficiência atual das suas comunicações. Assim, você pode identificar quais e-mails chamam mais a atenção da sua audiência e descobrir formas de se adequar a essas preferências.
Com base em informações relevantes, você pode resolver problemas e se comunicar melhor.
Os principais recursos de um Outlook CRM
Confira alguns dos recursos empresariais que um bom Outlook CRM precisa ter para atender as necessidades do seu negócio:
Recursos de automação
A automação evita falhas humanas permitindo que você envie e-mails para seus clientes da forma mais rápida e eficiente possível, oferecendo respostas personalizadas sem precisar criar campanhas de e-mail do zero o tempo todo.
Ela também ajuda na nutrição de leads, permitindo comunicações mais direcionadas em situações nas quais elas causariam mais impacto, sem operações manuais que tiram eficiência do processo.
Por exemplo, confira o software de e-mail marketing do Pipedrive.
O software permite criar automações de e-mail direcionadas à sua audiência. Acolha novos clientes, nutra leads e prospects e aumente o engajamento com os clientes que você já tem.
A automatização também permite que você capture e nutra todos os leads. O possível cliente realiza uma ação-gatilho (como se inscrever na sua newsletter) e a automação de vendas o move para o processo de nutrição de leads. Não precisar fazer isso manualmente economiza tempo e evita possíveis perdas de clientes em potencial.
Personalização
Excelentes recursos personalizáveis podem alinhar a gestão de e-mail como estratégias e processos do seu negócio, tornando a comunicação mais eficiente e criando interações customizadas em todo o processo de nutrição dos leads.
Utilize layouts personalizáveis para criar novos campos e-mails que reflitam a identidade da sua marca e classificações de leads que os categorizam com base em:
Dados demográficos
Probabilidade de conversão
Preferências e comportamento
Com a personalização, você pode criar comunicações de e-mail específicas para seu público, aumentando a chance de conversão.
Por exemplo, ao categorizar clientes como “provável conversão”, você pode criar uma campanha específica para esse público com e-mails que incluem detalhes como preços de serviços ou produtos.
Para segmentos com menos chance de conversão, pode ser melhor criar uma campanha de e-mail que foque em gerar confiança na sua marca.
Gestão de clientes e leads
O seu CRM deve permitir que você faça a gestão de leads e contatos em cada momento da jornada do comprador, do primeiro contato até a conversão, para ajudá-lo a vender mais.
Imagine que um novo lead o procure para perguntar sobre seu produto.
Um recurso eficiente de gerenciamento de contatos e leads iniciará automaticamente o processo de nutrição de leads. Você pode armazenar informações dos clientes e suas preferências, qualificar os leads com base na chance de conversão e enviar e-mails de acompanhamento personalizados para manter a conversa fluindo.
Confira abaixo o layout da gestão de contatos da interface do Pipedrive.
Cada lead fica em uma coluna diferente, que representa sua posição na jornada do comprador.
Vejamos alguns dos excelentes recursos de gestão de leads e contatos que são indispensáveis no seu Outlook CRM:
Armazenamento e captação automática. Assim que um lead entra em contato, o CRM deve ser capaz de coletar e armazenar suas informações de contato. Isso o permite agir com rapidez e começar a trabalhar em sua próxima venda.
Qualificação de leads. Agrupar e segmentar os leads facilita e melhora o processo de nutrição e aumenta a chance de conversão. Use características como o comportamento do comprador, nível de engajamento e histórico de comunicação como ferramentas para fazer o gerenciamento de contatos, aumentando suas chances de vender.
Monitoramento de e-mails em tempo real. Acompanhe o engajamento ficando de olho em todas as mensagens de e-mail, cliques e taxas de abertura. Com base em informações como essas, você pode posicionar os clientes em potencial nos diferentes estágios da jornada do comprador.
Monitoramento das preferências do consumidor. Saiba mais sobre o comportamento dos compradores, sua localização geográfica, pontos de contato com a sua empresa e use isso para enviar e-mails de acompanhamento que mantenham seus leads engajados e satisfeitos.
Relatórios e análise de dados
A análise de dados ajuda a tomar decisões bem informadas de vendas. Ela oferece insights necessários para otimizar o processo de gerenciamento de leads, melhorar a experiência do consumidor e o desempenho.
Por exemplo, eis uma visão geral das métricas de vendas e comunicação no painel do Pipedrive:
A análise de um bom Outlook CRM deve conter:
Relatórios de vendas personalizados no CRM. Seja um relatório de vendas detalhado, resumo das interações com clientes em potencial ou análise de desempenho de uma campanha, esses relatórios valiosos levam os negócios ao sucesso.
Profundidade de dados. Você deve ser capaz de utilizar análises que revelem áreas de sucesso e pontos e melhorar. Por exemplo, identificar a causa por trás de uma queda na taxa de desistência durante o processo de compra (como a falta de informação sobre o produto, que muitas vezes impede os leads de seguir adiante).
As principais previsões e insights no painel de vendas. Use painéis de vendas para visualizar de forma simples os principais dados de e-mails. Sempre saiba quantos novos leads foram adicionados no funil, taxas de abertura e conversões para determinar o sucesso de suas campanhas.
O Outlook CRM certo para você o ajudará a tomar decisões bem informadas sobre o processo de vendas e comunicação para manter tudo fluindo como deveria para os clientes em potencial e representantes de vendas.
Integração com sistemas
O seu Outlook CRM deve se integrar com outros recursos de negócios como ferramentas para campanhas de marketing, sistemas de contabilidade e plataformas de mídia social para criar um bom fluxo de informação em toda a empresa.
A necessidade de integrações adicionais varia de negócio para negócio. É possível que você tenha tudo o que precisa no momento e, se for o caso, basta garantir que o Outlook CRM se integre com seus principais sistemas.
Por que o Pipedrive é a solução perfeita em Outlook CRM?
O Pipedrive é um CRM fácil de operar que se integra ao Outlook e outros provedores de e-mail. Acompanhe seu funil de vendas, faça o gerenciamento de leads e automatize todos os processos de vendas integrando e-mails em tempo real.
Confira algumas soluções que o Pipedrive pode oferecer que o tornam a solução ideal em CRM:
Sincronize com o Outlook automaticamente, trazendo as comunicações com o cliente para um local que exiba todas as comunicações relacionadas aos seus negócios ativos
Crie e-mails de grupo para até 100 leads por vez para uma comunicação mais rápida e eficiente
Envie e-mails em um espaço de 30 segundos para evitar bloqueios dos provedores de e-mail
Envie correntes individuais de e-mail para a caixa de entrada do seu Pipedrive com o Cco Inteligente
Monitore o desempenho de campanhas em tempo real com o rastreamento de e-mail
Personalize e-mails usando dados de CRM para um melhor engajamento
Marque contatos automaticamente para diferenciar entre acionistas e envie mensagens personalizadas que atendam a interesses únicos
Acesse o histórico de contatos e verifique conversas anteriores para entender contextos antes de enviar e-mails de acompanhamento
Além de tudo isso, o Pipedrive tem mais de 400 integrações de CRM e add-ons em nossa loja de Apps para você se conectar com aplicativos padrão como:
Surfe. Combine contatos do LinkedIn com o Pipedrive para melhorar seu alcance e adicionar leads qualificados automaticamente ao sistema.
QuickBooks. Simplifique a criação de boletos e faça seus processos de vendas fluírem utilizando a ferramenta com visualização detalhada do Pipedrive.
Zapier. Automatize seu fluxo de trabalho em milhares de apps populares com o Zapier, movendo automaticamente informações de um para o outro.
Considerações finais
Integrar e-mails com seu CRM é incrivelmente valioso para os negócios. Ele centraliza comunicações, faz o gerenciamento de dados do consumidor, gestão de clientes e leads em um só lugar. Além disso, ele identifica formas de melhorar suas comunicações e garantir os melhores resultados possíveis.
Use o Pipedrive para gerenciar contatos via Outlook diretamente do seu CRM.
Automatize campanhas de e-mail do Outlook, agende acompanhamentos e analise o desempenho em um sistema fácil de usar. Experimente gratuitamente hoje mesmo.
