Comunicar é essencial para todas as empresas. Seja para atrair novos prospects ou para destacar o lançamento de um novo produto, a comunicação é fundamental. Para facilitar esse processo, o plano de comunicação tem todo o seu significado.
Ele engloba todas as ações necessárias à estratégia de comunicação de uma companhia. Permitindo, assim, visualizar os detalhes do projeto, antecipar as etapas e não esquecer de nada.
Contudo, como fazer um plano de comunicação? Quais são as suas vantagens? Como criar um modelo ideal? Descubra todas as respostas a tais perguntas no restante deste artigo.
O plano de comunicação é um documento estratégico que define todas as ações a implementar para o alcance dos objetivos de comunicação de uma empresa. Ele é utilizado para organizar, estruturar e coordenar as diversas atividades de comunicação.
Vale saber que existem dois tipos de planos de comunicação:
Plano de comunicação interna: define como é feita a comunicação dentro das equipes da empresa.
Plano de comunicação externa: mais popular, inclui as ações a serem realizadas para se comunicar com os prospects e clientes, no ambiente externo.
Um plano de comunicação não se limita a uma lista de ações a realizar. Ele também garante a sua implementação, fornece um enquadramento para as equipes operacionais e define com precisão o processo de planejamento das diversas operações de comunicação.
Igualmente, ele proporciona visibilidade aos gestores da empresa – a fim de avaliar e ajustar a estratégia, caso haja a necessidade.
Vale saber que a marca pode criar um plano de comunicação global ou para um projeto em específico (como o lançamento de um produto, por exemplo). Neste último caso, por se tratar de um evento mais isolado, o plano de comunicação pode ser diferente da comunicação habitual e pautado também sobre o diferencial competitivo.
O plano de comunicação é, muitas vezes, confundido com o plano de ação. Este último descreve as ações a serem realizadas para atingir um objetivo específico. Amplamente utilizado na maioria dos métodos de gerenciamento de projetos, ele não é específico para a comunicação.
A importância de criar um plano de comunicação
Um bom plano oferece diversas vantagens estratégicas às empresas, como:
Melhor controle dos custos de comunicação
Um plano de comunicação bem-sucedido permite estabelecer um orçamento preciso para cada ação de comunicação. Os gestores podem definir prioridades e o cumprimento dos objetivos financeiros antes da campanha. Tal abordagem evita despesas desnecessárias.
A empresa pode ajustar o seu orçamento de acordo com os retornos estimados e os principais canais de comunicação. Assim, otimizando os seus recursos e evitando imprevistos financeiros.
Maior clareza sobre as necessidades de comunicação
A criação de um plano de comunicação exige que a empresa esclareça os seus objetivos e identifique as suas necessidades pensando em comunicação. O processo permite uma melhor compreensão das expectativas dos diferentes públicos-alvo (sejam eles clientes, parceiros ou colaboradores). Deste modo, torna-se mais fácil determinar as mensagens a serem transmitidas.
Ao definir de maneira clara as suas necessidades, a marca consegue personalizar as suas mensagens e atender melhor às expectativas do seu público, gerando impactos positivos.
Melhor coordenação entre a equipe interna
Com um plano de comunicação e metas claras, a companhia pode sincronizar os seus esforços entre os diferentes times. Cada funcionário sabe exatamente o que fazer, quando e com quais ferramentas operar.
Isso reduz o risco de ações conflitantes, conforme relatam especialistas da ESPM, como Isabela Pimentel. Além de tudo, uma boa coordenação da equipe interna também garante que a comunicação seja consistente e alinhada com a imagem da marca.
Maior fidelização do cliente
Um bom plano de comunicação ajuda a ganhar a confiança dos clientes. Quando uma empresa se comunica de forma consistente, ela fortalece a sua imagem e credibilidade aos olhos de seus consumidores. Estes ficam então mais confiantes e mais engajados.
Um plano de comunicação eficaz ajuda, portanto, a reduzir astaxas de churn e a transformar os clientes em verdadeiros embaixadores da marca.
Como fazer um plano de comunicação?
Agora que o básico foi definido, vamos ao que interessa. Aqui está um exemplo de plano de comunicação etapa por etapa. Siga com o seu processo de planejamento:
1. Defina os objetivos
Primeiro, é preciso ter o objetivo do plano de comunicação como ponto de partida. Você deve identificar o problema a ser resolvido ou o propósito almejado pela sua estratégia de comunicação.
Aqui estão alguns exemplos para se orientar:
Introduzir um novo produto ou serviço
Melhorar ou modificar a imagem da marca
Fidelizar o cliente
Aumentar as vendas
Influenciar o comportamento do consumidor
Você pode usar o método SMART para definir objetivos específicos, mensuráveis, aceitáveis, realistas e definidos no tempo.
2. Identifique o alvo
Assim como para a equipe de marketing, a segmentação é essencial para atingir uma comunicação bem-sucedida. Você deve identificar a quem está se dirigindo para se comunicar de maneira eficaz. Nesta etapa, o uso de buyer personas pode ajudar.
Normalmente, o objetivo da comunicação é determinado por meio de três eixos:
Critérios sociodemográficos: idade, sexo, localização
Critérios psicológicos: personalidade, estilo de vida
Critérios relacionados ao comportamento de compra: hábitos de consumo, preferências de compra, marcas favoritas
Nota: tome cuidado para não confundir metas de marketing digital ou físico com as metas de comunicação. A primeira diz respeito às pessoas para quem você deseja vender. Já a outra inclui aqueles que você quer atingir.
3. Defina o eixo de comunicação
O eixo de comunicação é a ideia central em torno da qual está estruturado o seu plano de comunicação – ela é proveniente das etapas anteriores.
Basicamente, corresponde à promessa e à proposta de valor do seu produto ou serviço, bem como o que já vem sendo aplicado na cultura organizacional em si. Aqui estão alguns exemplos de eixos de comunicação:
Um produto ou serviço mais barato
Uma abordagem ecológica ou com impacto positivo
Um produto mais eficaz
Um sentimento de pertencimento a determinada comunidade
4. Crie o plano de ação e uma estratégia de comunicação
A estratégia de comunicação reúne todas as ações a serem colocadas em prática para atingir os objetivos definidos. Nesta fase, o seu objetivo é determinar como transmitir a mensagem e captar a atenção do alvo, gerando diferencial competitivo. E a escolha dos canais deve ser vista com calma, assim como o apoio de influenciadores digitais e mais.
Comece por definir os canais de comunicação a utilizar: e-mail marketing, redes sociais, comunicações automatizadas, feiras ou mesmo comunicados de imprensa.
Uma vez demarcados os meios de comunicação, pode-se criar um cronograma ou calendário de comunicação com as diferentes ações. Essa também é a parte na qual você escolhe a frequência de publicação em cada meio de comunicação.
5. Defina o orçamento
Comunicar tem o seu custo. Mesmo para canais de comunicação “gratuitos”, como as redes sociais, produzir conteúdo leva tempo – e, portanto, requer recursos financeiros.
Desta maneira, o orçamento destinado aos seus esforços de comunicação deve ser definido desde o início, evitando surpresas desagradáveis. Considere também estimar os custos relacionados aos recursos materiais (tais quais câmeras e equipamentos de informática) e recursos humanos necessários.
Além de tudo, lembre que, de tempos em tempos, todos esses detalhes precisam ser revisitados.
6. Escreva a mensagem e produza o conteúdo
A mensagem está no centro da sua estratégia de comunicação. Ela é a única coisa que os seus clientes potenciais se lembrarão. Exatamente por isso, deve ser tratada com rigor e coerência. Entretanto, a sua forma dependerá do canal escolhido.
Por exemplo: um anúncio nas mídias sociais não deve ser escrito como e-mails transacionais. Seja qual for o formato, a mensagem deve informar, convencer, sensibilizar e atrair o público-alvo.
7. Analise os resultados
Chegou a hora de fazer um balanço das suas ações do plano de comunicação integrada. Para obter a opinião mais imparcial possível, use KPIs relevantes e se direcione com base em dados reais.
Se os resultados não corresponderem às suas expectativas, ou cultura organizacional, pergunte-se o seguinte ao olhar os dados importantes:
Os objetivos do seu plano estratégico estão muito ambiciosos?
O orçamento estipulado é o suficiente?
Os canais de comunicação definidos são relevantes ao considerar o seu plano de negócios?
Ao identificar a origem do problema, você consegue adaptar a estratégia, rever a definição dos objetivos, e melhorar os resultados
Crie o seu próprio modelo de plano de comunicação
Deseja lançar uma estratégia de comunicação para a sua marca? Temos boas notícias – é perfeitamente possível criar o seu próprio modelo de plano de comunicação. Aqui estão algumas dicas para te ajudar a atingir os objetivos estratégicos:
Adapte o modelo de tempos em tempos
Na comunicação, como em muitas outras áreas, as regras do jogo mudam constantemente.
Um bom modelo de plano de comunicação deve ser flexível para se ajustar à realidade do mercado – bem como ao momento do seu negócio. Por isso, ele deve permitir que você se adapte à medida que obtém dados mais precisos.
As expectativas dos seus clientes mudaram? Você precisa retrabalhar a mensagem para continuar a alcançá-los? Os seus prospects migraram para uma nova rede social?
Você precisa se comunicar nesta plataforma. Ter um plano básico é essencial, mas os dados que você obtém devem orientá-lo, a fim de adaptar-se conforme a necessidade.
Escolha as ferramentas certas
Ferramentas como Planilhas do Google ou Excel são mais que suficientes para criar um plano de comunicação legível e eficaz. Embora existam modelos gratuitos, geralmente é uma boa ideia criar o seu próprio a fim de adicionar fluidez, qualidade e personalização ao trabalho.
Além do mais, o que funciona para uma marca pode não funcionar para a outra, certo?
Ao traçá-lo, portanto, certifique-se de que o seu plano de comunicação se encaixe em cada um destes elementos:
O tipo de comunicação: estamos falando de uma imagem, de um vídeo, de um infográfico ou de um texto?
O canal: em qual canal o conteúdo será postado?
A frequência: com que frequência você planeja se comunicar?
O público-alvo: quem é o alvo desta comunicação?
Os gestores: quem são os responsáveis pela postagem do conteúdo?
Conclusão
O plano de comunicação é a pedra angular de uma comunicação coerente e controlada. Quando bem executado, ele permite atingir as pessoas certas no momento certo. De fato, é uma ferramenta particularmente poderosa que estrutura os diferentes esforços de comunicação.
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