Como escolher o CRM perfeito para sua empresa de private equity

Empresas de private equity lidam com muitas operações ao mesmo tempo: vários acordos, comunicação com leads diversos e oportunidades de investimento, tudo isso enquanto monitora o desempenho financeiro.

O seu negócio sofrerá se você não gerir todos esses elementos com eficiência, impactando o relacionamento com investidores, prazos, orçamentos e muito mais. Um CRM para private equity pode ajudá-lo com isso.

Um software adequado ajuda os gestores a acompanhar negócios em tempo real, movimentar processos e manter relacionamentos com os investidores, tudo de um ambiente centralizado que aumenta o potencial de crescimento.

Nesse artigo, vamos falar de tudo que você precisa saber para utilizar um private equity CRM, incluindo fatores importantes na hora de escolher o CRM certo para a sua empresa. E mais, também falaremos sobre as cinco melhores opções de private CRM.

O que é um private equity CRM?

Em empresas de private equity (e venture capital), os softwares de gestão de relacionamento (CRM) lidam com todas as interações entre possíveis e atuais investidores, possibilitando centralizar e organizar informações importantes sobre investidores, negócios e portfólios.

Manter essas informações em um só local significa que você pode criar processos únicos e otimizados para sua firma de private equity.

Por exemplo, você pode acompanhar todo o processo de captação de leads para garantir que possíveis investidores recebam as informações corretas e sejam contactados na hora certa (falaremos mais sobre isso adiante).

Você também pode:

• Acompanhar investimentos em tempo real

• Comunicar-se regularmente com seus investidores via CRM

• Diminuir despesas operacionais de compra, reduzindo o tempo para fechar negócios e otimizando recursos

• Acessar dados de vendas para tomar decisões melhores e mais estratégicas sobre negócios e investimentos

• Padronizar o processo de levantamento de capital

Caso não utilize um CRM, você precisará lidar com cada um desses processos manualmente ou utilizar vários sistemas para cada parte do processo de fechamento de negócios. Um sistema centralizado é muito mais eficiente.

Quais os benefícios de se utilizar um CRM na sua empresa de private equity

Um CRM integra todos os estágios do processo de investimento em uma só plataforma. O resultado disso é que você pode gerir e monitorar cada fase, reduzindo o trabalho manual e minimizando erros.

Vamos utilizar a captação de negócios como exemplo, pois geralmente é o primeiro passo no ciclo de vida de um investimento.

Alguns CRMs oferecem geração automatizada de leads para expandir seu acesso a leads qualificados e tornar a busca por possíveis investidores de private equity mais eficiente. Para encontrar e captar leads diretamente do seu CRM, eles inserem formulários no seu site, criam campanhas de e-mail marketing ou criam chatbots.

Por exemplo, o chatbot do Pipedrive ajuda a guiar visitantes até a equipe adequada para que eles consigam as informações de que precisam e tenham suas necessidades rapidamente atendidas.

Tudo isso facilita o primeiro passo do ciclo de investimentos. Agora, você pode otimizar o resto da jornada, incluindo valoração de negócios, buscando aprovação do comitê de gestão de investimentos, fechando o negócio e monitorando o pós-investimento.

Gerir vários negócios ao mesmo tempo

Com um CRM, fica mais fácil gerir e acompanhar vários investimentos ao mesmo tempo.

Essa ferramenta centraliza todas as informações importantes, incluindo dados financeiros, capital de mercado, documentos de conformidade, portfólio e registros de comunicação, tudo em um só lugar. Centralizar dados facilita sua vida na hora de acompanhar vários negócios de uma só vez.

Você pode até mesmo comparar acordos, o que lhe permite priorizar atividades e recursos com base em objetivos estratégicos.

Digamos que haja cinco negócios acontecendo simultaneamente. O trimestre está prestes a fechar e você ainda está longe de atingir seus objetivos.

Um desses negócios é um grande investimento. Caso consiga garanti-lo a tempo, alcançará os objetivos financeiros da empresa antes do fim do trimestre. Com as informações certas em mãos, você poderá priorizar recursos e fechar os negócios mais importantes tão rápido quanto possível.

Garantir que nenhum lead ou prospect se perca

Ao gerir leads manualmente, as chances de perder informações importantes é muito alta. Um CRM reúne tudo que você precisa saber sobre seus leads e prospects em um só lugar, no qual você pode vê-los passando por cada etapa do funil.

Quando um prospect entra em contato, os recursos de gestão do CRM armazenam automaticamente as informações dele no sistema. Algumas dessas ferramentas também enviam o contato para a pessoa adequada na equipe de vendas ou mandam uma série de e-mails de acompanhamento, permitindo o engajamento imediato com prospects.

Nutrir relacionamentos com investidores

Há algumas formas pelas quais um CRM pode ajudá-lo a gerir e nutrir relacionamentos com investidores, parceiros limitados e outros acionistas:

• Agendando comunicações e atualizações regulares. Configure lembretes ou agende e-mails automáticos para seus contatos, garantindo que os investidores estejam sempre incluídos nos processos e mantendo contatos importantes para oportunidades futuras de investimentos.
  

• Personalizando comunicações. Armazene registros detalhados de todas as interações, preferências do cliente e crie um histórico de comunicação que o ajudará a personalizar sua forma de lidar com cada lead. Essa estratégia faz com que os investidores sintam que você valoriza suas parcerias.
  

• Compartilhando relatórios detalhados. A maioria dos CRMs oferecem recursos robustos de relatórios e análise de dados, permitindo que você acompanhe de perto o desempenho dos negócios e compartilhe informações com investidores, ajudando-o a aumentar sua credibilidade e confiabilidade.

Otimizar o funil de negócios

Plataformas de CRM armazenam muitos dados valiosos. Desde informações de contato até métricas de desempenho, essas informações podem ajudá-lo a tornar seu funil mais eficiente.

Uma aplicação importante aqui é que você pode acompanhar todas as etapas de algum negócio que deu errado utilizando um CRM. A ferramenta te permitirá visualizar tendências que indicam o que não deu certo, te ajudando a impedir que o mesmo aconteça no futuro.

Também é possível visualizar o funil de negócios em um só lugar e sempre saber se tudo está progredindo como deveria. Assim, você identifica e resolve com eficiência os gargalos que podem frear seu processo.

Como escolher o CRM adequado: nove recursos a priorizar

Escolher o melhor CRM não é tarefa simples. Há várias opções no mercado e diversos recursos pelos quais procurar.

Confira abaixo algumas das coisas que não podem faltar no seu CRM.

1. Gestão de leads

Encontre um CRM que faça uma gestão eficiente dos seus leads. Procure recursos como comunicação multicanais, nutrição de leads e registro de pontos de contato.

Outro recurso valioso é a filtragem e categorização de leads. No Pipedrive, os usuários podem classificar leads com base em fatores como posição no ciclo de compra e probabilidade de conversão.

Isso o ajuda a priorizar seu tempo e recursos, garantindo que todos os leads valiosos recebam o suporte necessário, aumentando as chances de conversão.

2. Diligência prévia

A diligência prévia é um pilar importante de investimentos bem-sucedidos. Ela envolve reunir as informações necessárias sobre a empresa com quem você quer negociar, seus ativos e históricos, a fim de determinar o preço de compra a ser oferecido.

Ao escolher um CRM, considere recursos que facilitem esse processo, como o armazenamento de documentos.

Normalmente, a diligência prévia demanda muita documentação de apoio. Você precisa de um CRM que faça gestão de documentos e conteúdos, garantindo o acesso facilitado e protegendo a segurança e privacidade de documentos que contenham informações sensíveis.

O seu CRM escolhido também deve ser capaz de armazenar templates e recursos como cartas de intenções e boas práticas jurídicas.

Ter tudo o que você precisa em um só lugar facilita muito a diligência prévia, já que assim não será preciso procurar as informações necessárias em vários bancos de dados diferentes.

3. Integração com outros sistemas

As integrações de um CRM com plataformas de terceiros permitem criar um ambiente que atenda a todas as necessidades da sua empresa.

As integrações unem recursos como programas de contabilidade, soluções de e-mail e sistemas de gestão de documentos na mesma plataforma.

Isso também gera uma sensação de certeza, pois garante que todos os dados e processos passem da mesma forma por toda a organização e que os documentos importantes sejam encontrados em um só local.

Por fim, a integração também facilita o trabalho da sua equipe, que agora consegue acessar todas as informações necessárias no mesmo sistema, em vez de precisar procurar em várias fontes diferentes.

4. Personalização

Personalizar é outra forma de criar processos e fluxos de trabalho específicos para seu negócio. Isso envolve alterar recursos do sistema para atender suas necessidades individuais.

Por exemplo, procure um CRM que permita adicionar ou alterar campos.

Campos personalizados podem ser utilizados para documentações específicas sobre prospects, leads e clientes. Você pode dar nomes a esses campos e categorizá-los por importância, dependendo da prioridade.

No Pipedrive, por exemplo, é possível personalizar campos em todo o processo de vendas, desde acordos e leads até contatos de projetos e produtos.

Na hora de investir em um private equity CRM, fique de olho em sistemas que permitam a personalização de:

• Funis de negócios

• Campos de gestão de dados

• Relatórios

• Fluxo de trabalho e automação de mercado

5. Automatização do fluxo de trabalho

A automatização agiliza tarefas repetitivas e garante a consistência na sua empresa. Isso reduz o tempo que você gasta em tarefas como inserir dados manualmente, fazendo com que o foco esteja sempre nas atividades mais importantes.

Considere, por exemplo, quanto tempo poderia ser economizado se não fosse necessário atualizar manualmente as informações no seu sistema.

Ao receber um e-mail, seu programa pode extrair automaticamente as informações da caixa de mensagens para seu CRM, economizando muito tempo e recursos que seriam gastos ao alocar um funcionário para fazer o serviço.

A automação também faz com que você não perca etapas importantes de um processo, como a valoração ou relatórios para investidores.

Ela move as tarefas pelo funil assim que se completam. Assim, você não precisa acompanhar manualmente todo o processo.

6. Análise e relatório de dados

A análise e relatório de dados são essenciais para qualquer private equity CRM. Esses recursos ajudam a:

• Compartilhar desempenhos anteriores. Possíveis investidores podem pedir seu histórico antes de decidir fazer negócios com você. Usando dados de CRM, é possível mostrar quantas empresas você vendeu, com quantos investidores trabalha e quaisquer outras informações que facilitem a captação de recursos e investimentos.
  

• Acompanhar progressos em negociações. Em alguns tipos de investimentos, é preciso enviar atualizações em tempo real para os investidores. Relatórios de CRM permitem que você compartilhe dados sobre o progresso de um negócio.

Certifique-se de que os recursos de análise e relatórios de um CRM sejam fáceis de usar. Reconhecer dados com facilidade reduz a confusão e estresse.

Também é importante ser capaz de exibir informações importantes em formatos simples na hora de compartilhar relatórios de desempenho com possíveis investidores. Não é bom assustá-los enviando uma tabela do Excel confusa e cheia de dados.

Os insights e relatórios do Pipedrive permitem que você filtre e exiba as informações que deseja ver, oferecendo um panorama geral do seu desempenho.

7. Painéis de trabalho

Trazendo muita clareza a qualquer private equity CRM, os painéis oferecem um panorama das métricas mais importantes, de modo que você possa visualizar instantaneamente o que está dando certo e o que precisa de atenção. Assim, é mais fácil tomar decisões rápidas e bem informadas para recolocar a empresa nos trilhos.

O mesmo recurso também é útil para atualizar acionistas e investidores, apresentando dados financeiros complexos em um formato simples de se entender.

Ao escolher um CRM, considere o quão úteis são seus painéis. Eles precisam ser simples de navegar e atualizar, recuperando automaticamente dados do software CRM e os apresentando em gráficos.

Também é importante que os painéis sejam personalizáveis, permitindo que você escolha como e quando exibir as informações.

Por exemplo, os painéis do Pipedrive podem ser renomeados, ocultam suas ferramentas no modo visualização e as reposicionam em sua ordem favorita.

8. Escalabilidade

Caso os negócios estejam indo bem e sua empresa decida expandir, você precisa de um CRM que cresça junto. A funcionalidade de escala envolve:

• Suportar volumes crescentes de dados

• Lidar com um grande número de usuários

• Gerir processos complexos sem perder desempenho

Nem todos os CRMs contam com esse nível de funcionalidade. Pesquise as integrações e descubra quais ferramentas e sistemas crescem junto com você.

Por exemplo, o Pipedrive se integra com a Grow, uma plataforma que ajuda a gerir e melhorar seu funil de negócios.

A Grow promove o crescimento sustentável da sua empresa alinhando e engajando todos os colaboradores com dados em tempo real.

9. Suporte robusto

Tecnicamente, suporte não é um recurso, mas é algo a ser considerado ao escolher um CRM.

Usar um CRM com um sistema robusto de suporte ajuda a começar com o pé direito.

Por exemplo, quando você conta com total suporte do seu provedor CRM, tem uma melhor experiência de apresentação à ferramenta, garantindo que consiga utilizar todo o potencial do sistema.

O suporte também pode ser útil ao longo do tempo, enquanto você usa novos recursos ou diferentes partes da ferramenta.

Por exemplo, pense na questão da escalabilidade. Enquanto sua empresa cresce, você pode precisar de ajuda com novos add-ons e diferentes recursos. Uma boa equipe de suporte é vital para minimizar o impacto no desempenho.

As cinco melhores soluções em private equity CRM

Vamos conferir alguns dos melhores private equity CRM disponíveis no mercado.

1. Pipedrive

O Pipedrive é um CRM simples de usar com todos os recursos que uma private equity precisa para gerir seus negócios com eficiência.

Os principais recursos para empresas de private equity incluem:

• Gestão de funil. Acompanhe vários negócios durante diferentes estágios, priorizando esforços e recursos nas oportunidades mais promissoras.
  
  

• Personalização. Modifique os estágios do funil para refletir o fluxo dos seus negócios, da captação até a diligência prévia e monitoramento pós-investimento.
  
  

• Automação. Automatize tarefas repetitivas como lembretes de acompanhamento, e alterações de status. Configure lembretes e notificações para garantir que você não perca passos importantes de um negócio.
  
  

• Integrações. Integre-se com ferramentas de terceiros para criar funis, processos e fluxos de trabalho ideais para a sua empresa.
  
  

• Relatórios. Gere relatórios personalizados de progresso, qualidade do funil, desempenho da equipe e comunicações de investidores. Crie painéis que refletem essas métricas de uma forma simples de visualizar.
  
  

• Gestão de leads. Capture e acompanhe leads de várias fontes de dados, garantindo que você não perca possíveis negócios. Implemente a classificação de leads com base em critérios como possível volume de investimentos, posição estratégica e chance de sucesso.
  
  

• E-mail e comunicações. Sincronize e-mails com o Pipedrive, para garantir que todos os comunicados com possíveis clientes e investidores estejam acessíveis.

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2. DealCloud

O DealCloud é um CRM especializado e plataforma de gestão de negócios para investimentos profissionais, incluindo firmas de private equity.

Ele é personalizável, permitindo que usuários criem automações e fluxos de trabalho.

Porém, a interface pode ser complicada de navegar. Os usuários podem precisar gastar um bom tempo aprendendo como o sistema funciona para usar todo o seu potencial.

3. Affinity

Affinity é uma plataforma movida por inteligência artificial que ajuda profissionais de private equity a gerir e otimizar seu fluxo de negócios.

A plataforma possui programas que auxiliam empresas de private equity como captura de dados, acompanhamento de interações e geração de insights. Porém, isso também significa que se trata de um dos CRMs mais caros do mercado.

4. HubSpot

HubSpot é um CRM por nuvem que auxilia negócios a gerenciarem suas vendas, mercado e atividades relacionadas a atendimento ao consumidor.

Empresas de private equity usam o HubSpot porque ele se conecta com a maioria das outras ferramentas e plataformas.

Personalizar essa ferramenta leva tempo, pois ela tem vários recursos e uma certa curva de aprendizado. Os usuários precisam dedicar tempo aprendendo a usar esses recursos para lidar com um funil de negócios.

5. Attio

Attio é uma plataforma de CRM que oferece fluxos de trabalho personalizáveis e integração de dados em tempo real.

O Attio tem a funcionalidade de ajudar empresas de capital e private equity a gerenciar suas principais operações. Os usuários podem cuidar das interações com os investidores e portfólios de empresas, automatizar a diligência prévia e receber insights acionáveis através de análises.

Ele não possui muitas opções de personalização, quando comparado às outras opções dessa lista, tornando seu uso mais difícil em empresas maiores, que precisam gerenciar grandes bancos de dados com eficiência.

Considerações finais

CRMs são muito valiosos para uma firma de private equity. Usar o sistema certo significa que você poderá melhorar o ciclo de vida de investimentos, o relacionamento com investidores e agilizar todas as operações do seu negócio.

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